Систем што вработените навистина го користат за модерно управување со одсуства

Отсуството не треба да се чувствува како борба. Но во многу тимови тоа е токму така. Некој бара одмор во порака. Менаџер одговара неколку часа подоцна. ХР го ажурира табелата. Плата дознава предоцна. Распоредот се руши, а тимот завршува стресен.

A систем за управување со отсустваго решава ова со давање на сите една јасна патека: барање, одобрување, следење и планирање. Го заменува неуредното пораки со едноставен процес за одобрување на отсуства, така што менаџерите можат да ја заштитат покриеноста, а вработените можат да планираат без да погодуваат.

Ако сакате едноставна почетна точка за работните процеси надвор од отсуство, можете да погледнете во основната платформа овде: види како функционира Shifton

Што треба да прави системот за управување со отсуства

Добар систем не е само форма. Тоа е процес кој ги намалува грешките и ги прави одлуките предвидливи.

Треба да се обработуваат барањата за отсуство на начин кој е природен за вработените, вклучувајќи мобилна употреба. Треба јасно да го покажува статусот, за никој да не праша "дали го одобривте" пет пати. Треба да поддржува следење на отсуства од вработените со чиста историја на кој што побарал, кој што одобрил и кои термини биле вклучени.

Треба исто така да им помага на менаџерите да планираат, не само да одобруваат. Тоа значи јасен календар за отсуства, видливост на преклопни барања и начин да се избегнат празни места во персоналот пред да се случат.

За ХР треба да поддржува управување со политики за отсуства со правила што остануваат доследни. За плата, треба да поддржува следење на платеното отсуство и чисти вкупни кои не бараат мануелни корекции на крајот од месецот.

Управувањето со годишни одмори не треба да биде потешко од барање слободен ден. Следењето на боледување треба да биде брзо, бидејќи болничките денови ретко доаѓаат со седмица на известување.

Зошто табелите и разговорите не успеваат

Табелите се кршат затоа што зависат од совршени луѓе. Некој заборава да ажурира клетка. Друг уредува погрешен ред. Менаџер одобрува нешто усно и никој не го регистрира. Наскоро имате две вистини и нула доверба.

Одобрувањата преку разговор се чувствуваат брзи, но создаваат конфузија. Пораките исчезнуваат под нови разговори. Нов менаџер не може да види што се случило минатиот квартал. ХР не може да одговори на основни прашања без да копа низ слики од екранот.

Правилниот процес за управување со отсуство треба да има едноставен извор на вистина што е лесен за користење, а не мозаик од алатки.

Вистинските трошоци на неуредно следење на отсуства

Лошото управување со отсуства не е само досадно. Тоа е скапо.

Кога менаџерите не можат јасно да го видат отсуството, тие го преоптоваруваат персоналот само за да се чувствуваат сигурни. Или го подоптоваруваат и го изгорат тимот. Кога вработените не веруваат во процесот, тие запираат да планираат однапред. Тие земаат отсуства во последен момент, а бизнисот управува во паничен режим.

Исто така создава неферност. Некои луѓе добиваат одобренија брзо затоа што знаат кому да испратат порака. Други чекаат подолго затоа што следат правила. Со време, тоа се чувствува лично, дури и кога не е.

Добар систем за управување со отсуства го прави процесот видлив и конзистентен, така што одлуките се чувствуваат правично и лесно за објаснување.

Како да поставите управување со отсуства што работи секојдневно

Не ви требаат комплицирани правила. Ви требаат јасни правила кои сите можат да ги следат.

Поставете видови на отсуства кои одговараат на реалниот живот

Започнете со мало листче кое луѓето навистина го користат. Најмногу тимови имаат потреба само од годишен одмор, боледување, личен одмор и неплатено отсуство. Задржете ги имињата едноставни. Ако луѓето не можат да направат разлика помеѓу две слични опции, ќе го изберат погрешниот.

Ова помага да се задржи чист софтверот за ХР одмор и спречува пријавување да се претвори во игра на погодување.

Направете одобренијата брзи и предвидливи

Бавните одобренија ја уништуваат довербата. Најдобриот пристап е обично одобрување од еден директен менаџер за повеќето барања, и втор чекор само за специфични случаи.

Дефинирајте што значи брзо во вашиот тим. Менаџерите одговараат во рок од еден работен ден. Ако менаџерот е отсутен, барањето се пренасочува на резервен одобрувач. Така се спречува заглавување на барања и се намалуваат промените во последен момент.

Користете календар за отсуства за да ја заштитите покриеноста

Календарот за отсуства е местото каде планирањето станува реално.

Менаџерите треба да можат на прв поглед да забележат преклопување. Вработените треба да можат да видат ако неделата веќе е преполна, за да избегнат конфликти пред да ја побараат. Ова го намалува бројот на одбиени барања и ја намалува конфликтот.

Кога вашиот календар е доверлив, луѓето престануваат да закажуваат двојни состаноци во животот, и вие престанувате да закажувате двојни смени за персоналот.

Поврзете го отсуството со планирањето и присуството

Отсуството треба да ја промени достапноста. Ако некој е одобрен за отсуство, не треба да се појавува како достапен за смени во тој период. Тоа е разликата помеѓу систем што чува барања и систем што ги штити операциите.

Ако управувате со тимови базирани на смени, спојувањето на отсуствата со планирањето прави голема разлика. Shifton го поддржува овој тип на проток тука:алатки за барање и одобрување на отсуство

Кога исто така ви се потребни чисти тотали за присуство и плата, поврзете ги одлуките за отсуство со следењето на часовите тука:следете работни часови без рачни лисичари

Управување со отсуство за тимови со смени и ризици од покриеност

Некои тимови можат да преживеат неуредно следење на отсуствата подолго од другите. Офисен тим можеби ќе почувствува болка, но сменски тим се соочува со катастрофа.

Во здравството, едно отсутно лице може да преоптовари цела единица. Во малопродажбата, празнина во врвни часови го нарушува приходот и искуството на клиентите. Во работењето со објекти, еден отсутен техничар може да одложи критични задачи.

Ако вашата работа зависи од покриеност, системот за управување со отсуства не е само хигиена на HR. Тоа е оперативна безбедност.

Тимовите во објектите се силен пример затоа што им треба секојдневна доверлива покриеност. Оваа страница го покажува видот на размислување за покриеност кое најмногу значи:како тимови за објекти остануваат покриени

Најдобри практики кои ги тераат вработените да му веруваат на процесот

Системот работи само ако вработените веруваат дека е фер. Довербата доаѓа од јасност, не од строгост.

Прикажете ги состојбите јасно. Ако луѓето не знаат колку PTO следење е достапно, ќе продолжат да прашуваат HR или ќе престанат правилно да го бараат.

Направете правилата видливи пред некој да поднесе барање. Ако има дати на блокирање, минимални правила за известување или лимити на преклопувачко отсуство, покажете ги рано. Не чекајте додека по барањето да се испрати.

Задржете ги одлуките објасниви. Кога менаџерот ќе одбие барање, причината треба да биде едноставна и конзистентна, како граници за покриеност или преклопување.

Задржете историјата. Кога ќе се појават прашања подоцна, ви требаат факти, не мислења.

За тимови во САД, помага да се спомене доверлива препорака за основите на плати и часови:официјални основи за плати и часови

План за имплементација кој не го нервира тимот

Повеќето имплементации пропаѓаат затоа што личат на повеќе работа. Добрата имплементација изгледа како помалку работа од првиот ден.

Прво, поставете видови и правила на отсуства на начин што соговара како луѓето веќе зборуваат. Потоа, обучете ги менаџерите на една навика: одобрувајте брзо и проверувајте покриеност. После тоа, префрлете ги барањата на системот и престанете да прифаќате одобренија во чет. Ако ги одржите двата канала отворени, луѓето секогаш ќе го изберат неуредниот.

Конечно, прегледајте што се случува во првите две недели. Ако вработените продолжуваат да го избираат погрешниот вид на отсуство, преименувајте го. Ако одобрувањата се бавни, поставете резервен одобрувач. Продолжете да го подобрувате процесот додека не стане лесен.

Ако сакате најбрз начин да го тестирате процесот со вашиот тим, започнете тука:создадете го вашето Shifton работно подрачје

ЧПП

Што е систем за управување со отсуства?

Системот за управување со одмори е софтвер што им помага на вработените да поднесуваат барања за одмор и им помага на менаџерите да ги одобруваат, додека одржува точни записи, баланси и споделен календар на одмори.

Како треба да изгледа добар процес на одобрување на одморите?

Треба да ги насочи барањата до вистинскиот менаџер, да го прикаже статусот јасно, да одржи историја на одлуки и да спречи барањата да се заглават кога некој е отсутен.

Како ова помага со управувањето на отсутностите?

Овозможува еден сигурен извор на податоци за тоа кој е отсутен и кога, така што можете да ја планирате покриеноста навремено и да избегнете последен момент со недостаток на персонал.

Дали може да се справи со следење на платеното време и платениот одмор?

Да. Соодветен систем ги следи балансите и вкупниот број одмори, така што вработените знаат што е достапно и платниот список може да ги обработи одморите без рачни корекции.

Како треба да се справиме со следењето на боледувањата?

Да биде брзо и едноставно. Боледување често се случува без најава, така што системот треба да дозволи брзи барања и јасна документација без дополнителни чекори.

Која е најголемата причина зошто тимовите не успеваат да го усвојат софтверот за управување со отсутности?

Се продолжуваат да одобруваат одмори преку чет додека истовремено бараат од луѓето да го користат системот. Изберете еден канал, обучете ги менаџерите да одговараат брзо и навиката ќе се задржи.

Како да ги намалиме конфликтите во управувањето со одмори?

Користете календар на одмори кој покажува преклопувања и ограничувања на персоналот од рано. Кога вработените можат да видат конфликти пред да поднесат, барањето станува попаметно и одобрувањата побрзи.