Софтвер за дежурно распоредување со кој луѓето можат да живеат

Дежурната работа изгледа лесно во една реченица. Некој е одговорен по работно време, и ако нешто тргне наопаку, тој/таа реагира.

Во реални тимови, најтешкиот дел не е инцидентот. Тоа е сè околу него: нејасна одговорност, случајни замени, пропуштени примопредавања, временски зони и тоа тивко чувство дека истите луѓе секогаш ги носат најтешките недели.

Затоа тимовите бараат софтвер за распоредување на дежурства. Не за да додадат бирократија. Туку за да ја отстранат неизвесноста. Добро поставен систем ја прави одговорноста очигледна, го распределува товарот праведно и им дава на луѓето реална можност да се исклучат кога не се на должност.

Овој водич се држи до реалноста. Ќе видите што е важно, што најчесто се расипува и како да изградите дежурен процес со кој луѓето можат да живеат.

Што треба да реши софтверот за распоредување на дежурства

Алатка е корисна само кога веднаш одговара на овие прашања:

Кој е дежурен во моментов

Кој е резерва ако примарниот не одговори

Кога одговорноста започнува и завршува

Како се следи праведноста со текот на времето

Ако тие одговори се менуваат во зависност од тоа кого ќе прашате, немате покриеност. Имате игра на погодување.

Кога навистина е потребна дежурна покриеност

Некои бизниси можат да чекаат до утро. Други не можат, затоа што доцнењата стануваат реален ризик.

Дежурната покриеност е најважна кога вашата работа допира безбедност, итни барања или доверба на клиентите надвор од работното време. Затоа е вообичаена во здравството и медицинските услуги, каде што пропуштен одговор може да влијае на текот на пациентите, одлуките за персонал и на тоа колку брзо се решаваат проблемите. Ако сакате јасен пример за индустрија каде што покриеноста по работно време мора да биде предвидлива, погледнете како тимовите работат во здравствени средини.

Неуспесите што се случуваат дури и во добри тимови

Повеќето дежурни проблеми не се предизвикани од лоши намери. Тие се случуваат затоа што системот остава премногу простор за толкување.

Го гледате тоа кога замените постојат само во чат, кога никој не е сигурен кој е резерва, кога примопредавањата зависат од паметење и кога менаџерите не можат да докажат дека ротацијата е праведна затоа што нема историја. Со текот на времето, неизвесноста станува вистинскиот проблем, затоа што луѓето престануваат да му веруваат на распоредот.

Што да барате во софтвер за распоредување на дежурства

Не ви треба комплицирана алатка. Ви треба сигурна.

Ротации што остануваат стабилни кога ќе се случи животот

Силна ротација поддржува јасни временски опсези, предвидливи шаблони и покриеност што не се распаѓа кога некој зема слободно. Исто така помага кога дежурното планирање природно се вклопува во истиот систем што веќе го користите за распоредување персонал и достапност, затоа што тимовите мразат да одржуваат два календари. Затоа вреди да се почне од основа за распоредување изградена за покриеност, како функциите за распоредување смени на Shifton.

Резервна покриеност што не е мистерија

Резервата треба да биде видлива и намерна. Не „јави се на кој и да е онлајн“.

Дури и едноставна структура помага:

Примарен дежурен

Секундарна резерва

Опционална ескалација до менаџер за прашања со големо влијание

Клучно е што сите можат да го видат тоа, и никој не мора да погодува кој е следен.

Предавање што не зависи од паметење

Предавањето е местото каде што многу тимови губат време.

Доброто предавање е кратко, конзистентно и лесно за прелистување:

Што се случи

Што е веќе направено

Што сè уште е важно

Кој е одговорен за следните чекори во нормално работно време

Кога предавањето е јасно, помалку прашања се префрлаат меѓу луѓе, и помалку мали инциденти се влечат до следниот ден.

Правичност што може да се измери

Дежурството се распаѓа кога изгледа неправедно.

Правичноста не е чувство. Тоа е образец што можеш да го следиш:

Колку често некој е примарен наспроти резервен

Како се распределуваат викендите и празниците

Колку тешки недели по ред изнел некој

Ако можеш да ја видиш историјата, можеш да ја поправиш нерамнотежата пред луѓето да прегорат.

Како да изградите процес на дежурство што не ги прегорува луѓето

Софтверот помага. Правилата ги штитат луѓето.

Држете го опсегот тесен

Дежурството треба да биде за итни прашања, не за рутинска работа. Ако „итно“ стане сè, луѓето никогаш вистински не одмораат.

Тимовите што го прават ова добро одржуваат заедничка дефиниција за „итно“ и се држат до неа. Тоа ги намалува непотребните ескалации и ги прави вистинските итни случаи полесни за препознавање.

Заштитете го времето за опоравување

Ако некој биде вовлечен во инцидент и потоа се очекува да работи како ништо да не се случило, грешките стануваат поверојатни.

Корисна, некомерцијална референца за замор и работни распореди е NIOSH од CDC, која објаснува како нарушените распореди влијаат врз перформансите и безбедноста во своите насоки за работни распореди и замор.

Не ви требаат сложени правила за да бидете хумани. Ви треба реално опоравување кога смената не била нормална.

Направете ги замените официјални

Замените се нормални. Животот се случува.

Проблемот е кога замените постојат само во чет. Тогаш луѓето престануваат да му веруваат на распоредот и почнуваат да го бараат оној што изгледа достапен. Ако замените се дозволени, распоредот мора да остане единствениот извор на вистината.

Дефинирајте ја ескалацијата како смирен договор

Ескалацијата не треба да делува како казна. Треба да делува како јаснотија.

Дефинирајте што се смета за нема одговор, кога презема резервата, кога се контактира менаџер и што значи „решено“ за да можат луѓето да се повлечат. Јасната ескалација ја намалува анксиозноста затоа што луѓето знаат што следува.

Како да ја одржите покриеноста фер без да ја преанализирате

Фер-односот не е да ги направите сите подеднакво незадоволни. Туку да ја направите ротацијата предвидлива и објаснива.

Ротирајте ги најтешките периоди, не само лесните. Распределете ги викендите. Избегнувајте да ги натрупувате тешките недели на истите луѓе. Ако тимот ви е мал, бидете искрени за компромисите и почесто преиспитувајте ја ротацијата.

Ако го градите ова од нула и сакате брза почетна точка, можете да нацртате едноставна ротација така што ќе отидете на регистрацијата на Shifton.

Зошто структурираните работни текови го намалуваат конфликтот

On-call станува полесен кога одлуките се видливи и доследни. Тоа е истиот принцип што прави HR процесите да изгледаат фер: помалку разговори на страна, помалку недоразбирања и помалку „мислев дека го одобри“.

Ако сакате солиден пример како јасните барања и одобрувања го отстрануваат хаосот, пристапот во водичот за системот за управување со отсуства на Shifton вреди да се прочита, затоа што истата јаснотија е тоа што го прави on-call одржлив.

За глобален контекст околу принципите за работно време што често ги обликуваат очекувањата за работа по работно време, HR тимовите често се повикуваат на прегледот на Меѓународната организација на трудот за работно време.

План за воведување што тимовите навистина го следат

Не ви треба големо лансирање. Ви треба доверба — брзо.

Почнете со една ротација и една резерва. Напишете кратка дефиниција за „итно“. Договорете се за едноставен формат за предавање. Пуштете го две недели. Поправете што ги збунуваше луѓето, па потоа проширете.

Повеќето тимови не успеваат затоа што целат кон совршенство уште првиот ден. Тимовите што успеваат градат нешто едноставно, го користат секојдневно и го подобруваат врз основа на реалното триење.

Најчесто поставувани прашања

Што е софтвер за on-call распоредување?

Софтверот за on-call распоредување ви помага да планирате покриеност по работно време со јасни ротации, видливи резерви и сигурен распоред, за инцидентите да не се претворат во конфузија.

Што го прави еден on-call распоред фер?

Фер распоред ги распределува ноќите и викендите низ целиот тим, избегнува да ги натрупува тешките недели на истите луѓе и ја прави историјата видлива за нерамнотежите да се коригираат навреме.

Како да го намалиме прегорувањето со on-call?

Ограничете го опсегот само на итни проблеми, ротирајте фер, заштитете го опоравувањето по нарушен сон и одржувајте ги предавањата доследни за луѓето навистина да можат да се исклучат.

Дали ни треба on-call ако веќе имаме сменски распореди?

Често да. Сменските распореди го покриваат планираното работење. On-call ги покрива неочекуваните итни проблеми надвор од планираното екипирање. Најдобро функционираат кога се поврзани со достапноста и планирањето на покриеноста.

Како функционираат замените без да се наруши покриеноста?

Дозволете замени, но барајте распоредот да се ажурира и да остане единствениот извор на вистина. Ако замените постојат само во чат, довербата се распаѓа.

Што треба да содржи едно добро предавање на смена?

Едно добро предавање на смена накратко наведува што се случило, што е направено, на што сè уште му треба внимание и кој е одговорен за понатамошно следење во текот на редовното работно време.