Làm Thế Nào Để Ưu Tiên Đúng Cách Các Nhiệm Vụ Công Việc

Viết bởi

Daria Olieshko

Xuất bản vào

26 Th7 2022

Thời gian đọc

5 - 7 phút đọc

Những thay đổi lặp đi lặp lại trong kế hoạch công việc liên tục làm xáo trộn danh sách các ưu tiên. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực trong năng suất và tiến độ của nhóm, quản lý thời gian không hợp lý và lỡ hạn chót. Có cách nào để kiểm soát mọi thứ và có đủ thời gian cho tất cả không?

Cách tốt nhất để ưu tiên công việc là viết chúng ra

Để bắt đầu, bạn cần lập kế hoạch cho tương lai gần bằng cách tạo một danh sách chi tiết tất cả các nhiệm vụ và thời hạn hoàn thành của chúng trong một ngày, một tuần hoặc một tháng. Thay vì cố gắng ghi nhớ hết mọi thứ, bạn nên bắt đầu một cuốn nhật ký công việc và viết ra tất cả các nhiệm vụ của mình. Mẹo tâm lý này nhấn mạnh tầm quan trọng của công việc của bạn.

Tổ chức mọi thứ

Khi bạn đã lập danh sách nhiệm vụ, bạn có thể nhận thấy sự tương đồng giữa chúng. Điều này không có gì ngạc nhiên vì hầu hết các nhiệm vụ có thể được chia thành ba loại: đơn lẻ, lặp lại và dự án.

Đơn lẻ Nếu bạn nhận được một nhiệm vụ lẻ, tốt nhất là làm ngay vào ngày mai. Lập danh sách các công việc nhỏ và gạch ngang một số nhiệm vụ mỗi ngày. Trước khi bạn quyết định nhiệm vụ quan trọng nhất, hãy xem xét mức độ khẩn cấp của chúng và thời gian bạn cần để hoàn thành. Mục tiêu của bạn là hoàn tất công việc trong ca làm việc. Nếu bạn không có thời gian, hãy làm nhiệm vụ đó vào ngày mai. Lưu ý rằng phương pháp này không áp dụng cho các nhiệm vụ cần làm ngay.
Lặp lại Bạn không cần phải viết ra tất cả những việc phải làm hàng ngày. Ví dụ, nếu bạn chia sẻ bài viết trên mạng xã hội hoặc chịu trách nhiệm về các chiến dịch email. Dù vậy, một lịch trình nên được lập cho những công việc gắn liền với những giờ và ngày cụ thể. Điều này sẽ đơn giản hóa đáng kể việc sắp xếp ưu tiên công việc.
Dự án Dự án là những nhiệm vụ khó hoàn thành hơn các nhiệm vụ đơn giản. Hãy làm việc với chúng càng lâu càng tốt, nhưng đừng cố gắng đảm nhận nhiều dự án cùng một lúc. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo danh sách các dự án và chọn ra dự án cấp bách và quan trọng nhất. Đừng nhận dự án mới mà chưa hoàn thành dự án trước đó.

Nhiệm vụ quan trọng đến trước

Tạo danh sách theo thứ tự chữ cái hoặc số sẽ không hiệu quả. Mục tiêu của bạn không phải là làm theo danh sách một cách mù quáng, mà cần chú ý vào những nhiệm vụ ưu tiên cao. Những việc còn lại có thể làm theo thứ tự mà bạn cho là cần thiết.Theo thời gian, bạn sẽ học cách chọn công việc có mức độ ưu tiên cao nhất và không để chúng trở thành vấn đề. Nếu bạn tuân theo những quy tắc này, bạn sẽ không tin là quy trình làm việc có thể trở nên nhanh chóng thế nào.