Et selskap kan ikke utvikle seg og bli mer lønnsomt ved å basere all sin skjebne på gamle forretningsideer og -praksiser. Ledelsen må eksperimentere med nye konsepter for å tilpasse seg det stadig skiftende markedet. Produkter og tjenester kan da lages basert på disse ideene. Det høres enkelt ut, men virkeligheten er langt mer komplisert. Én ting er å komme opp med en idé, men en helt annen ting er å lage et prosjekt rundt den.
Ting kan komme så langt ut av kontroll at bare en tredjedel av alle prosjekter fullføres i produksjonssyklusen i tide og med det opprinnelige budsjettet. Dette skjer på grunn av feil gjort av uerfarne prosjektledere. Vi tilbyr deg 5 vanlige ledelsesproblemer som oppstår fra å neglisjere visse områder av prosjektplanlegging. Etter å ha overvunnet dem, vil du være i stand til å styre prosjektene effektivt.
Å unnlater å definere prosjektets mål er den største feilen gjort av ledere
Ifølge flere forskningsartikler fra American Project Management Institute mislykkes en tredjedel av prosjektene fordi de som utvikler dem ikke har en klar visjon. Det er en av de vanligste ledelsesproblemene. Derfor er det avgjørende å ha et bilde av hva du prøver å oppnå, hvordan det vil gagne selskapet og hvorfor kundene vil bruke det. Ellers vil alt videre arbeid vise seg å være meningsløst.
La oss ta som et eksempel et lite mobilapp-selskap som ønsker å utvide seg til mobilspillmarkedet med et puslespill. I dette tilfellet vil utviklerne sannsynligvis diskutere følgende ting:
-
Hva er våre målgrupper?
-
Bør vi lage et 2D eller 3D spill?
-
Hvor mange utviklere trenger vi for å jobbe med ulike aspekter av spillet, f.eks. mekanikk, nivådesign, konseptkunst, lyddesign, osv.?
-
Hvilken type spillmotor bør vi bruke, og har vi nok penger til å lisensiere den?
-
Hvor mye vil spillet koste for kunden?
-
Hvor mye av vår fortjeneste vil gå til selskapet som laget motoren?
Alle disse spørsmålene må diskuteres under innledende og påfølgende selskapsmøter. Ledere og ansatte bør bli enige om den beste måten å nå prosjektmålene på og anslått tid det vil ta å oppnå dette.
Toppfeil ledere gjør – mangel på krav
Når du planlegger et prosjekt, er det viktig å forstå hvordan det endelige resultatet vil se ut. Dette er en av de største feilene gjort av ledere. Ledere er ansvarlige for å lage en liste med krav for prosjektet og gi det til de ansatte. Listen bør inkludere følgende informasjon:
-
Antall ansatte som kreves for forskjellige stadier av prosjektutviklingen
-
Kriterier for å evaluere kvaliteten på prosjektet og dets komponenter
-
Prinsippene for å fordele arbeidsbelastningen blant arbeiderne
-
Prosjektets tidsplan
-
Listen over mål prosjektet vil oppnå for selskapet
-
Hvor ofte vil prosjektet bli endret
-
Den innledende budsjettsstørrelsen
Denne listen inkluderer også det endelige produktet som skal utvikles. I tilfelle av et mobilspill, kan disse inkludere konseptkunst, lydprøver, kode for ulike elementer av spillet, for eksempel mekanikk, fysikk, visuelle effekter, animasjoner, osv. Hver oppføring må inneholde en omtrentlig utgivelsesdato.
Å lage estimater er en annen vanlig feil ledere gjør
Frister er et av de vanlige ledelsesproblemene som dukker opp under prosjektutviklingen. En god leder må holde kontakten med teamet sitt og be om oppdateringer om fremdriften i hvert team. Møter de fristene sine, eller trenger de mer tid for å gjøre alt ordentlig?
Noe uventet kan dukke opp, og hele greia må utsettes. Skulle du mislykkes med å gjøre nødvendige beregninger, risikerer du å stadig skyve på fristen. For å unngå fremtidige problemer, er det best å møte hver ansatt og evaluere med deres arbeid i tide.
Å neglisjere risiko er et vanlig ledelsesproblem
I teorien ville alle planene dine sikkert falle på plass hver gang, men i virkeligheten kan ethvert prosjekt bli gjenstand for forsinkelser, ubesvarte frister, syke ansatte og andre uheldige hendelser. Å ha et skikkelig risikostyringsprogram reduserer sannsynligheten for prosjektfeil nesten med halvparten. Denne prosessen er ikke så vanskelig å utføre, men krever oppføring av mange faktorer som kan gå galt når man arbeider med et bestemt prosjekt. Listen over risikoer bør inkludere slike hendelser som:
-
Manglende oppfyllelse av frister
-
Arbeider med tilleggsfunksjoner utenfor prosjektets opprinnelige omfang
-
Endringer i prosjektomfang. Endringer i prosjektmål, leveranser, oppgaver, kostnader og tidsfrister
En prosjektleders oppgave er å evaluere risiko og fastsette deres innvirkning på prosjektet. For eksempel kan du sørge for å utnevne en visedirektør som vil kunne erstatte prosjektlederen og fortsette arbeidet i hans fravær. Du kan også oppleve tekniske vanskeligheter, som en brå endring i brukt maskinvare eller programvare som kan kreve å ansette flere ansatte. En beredskapsplan må omfatte alle muligheter for ting som kan gå galt for prosjektet.
Feil gjort av ledere – å ha en rigid tidsplan
Det finnes ingen bedre måte å sikre en jevn arbeidsflyt på enn ved å planlegge teamet ditt. Tidsplanen må gi klar informasjon om arbeidsmengden og frister. Alle tidsplaner bør tillate noe fleksibilitet i tilfelle uforutsette omstendigheter. Hvis noen som jobber på et prosjekt må ta seg fri i tilfelle sykdom, en familiesak, en skade eller andre forhold, kan de gjøre det på rimelige vilkår. I så fall må det være noen for å erstatte dem i en nødssituasjon slik at tempoet i prosjektutviklingen kan opprettholdes.
Det er viktig å gi teammedlemmene dine samme fleksibilitet når de foreslår nye ideer til prosjektledere som vil ha fordel for prosjektet generelt. For tiden finnes det et bredt utvalg av løsninger som gjør prosjektledelse enklere. Disse inkluderer Social Shared, Wrike, Slack, Procore og mange andre.
