Qu'est-ce qu'un Horaire de Travail ?
Un horaire de travail est un plan structuré qui précise quand les employés travailleront. Il aide les entreprises à :- Assurer une couverture suffisante en fonction des besoins de l'entreprise.
- Répartir la charge de travail équitablement parmi les employés.
- Optimiser la productivité tout en réduisant les coûts de main-d'œuvre.
- Respecter la législation du travail et les politiques de l'entreprise.
Qu'est-ce qui Fait un Excellent Horaire de Travail ?
Tous les plannings ne sont pas efficaces. Un excellent horaire de travail est clair, prévisible et accessible tout en permettant une flexibilité pour l'employeur et les employés. Les caractéristiques clés suivantes rendent la planification efficace :Mises à Jour en Temps Réel
Les affaires nécessitent du changement, et les plannings doivent pouvoir s'adapter aux modifications imprévues en temps réel. Si un employé se déclare malade, les managers doivent pouvoir ajuster les postes instantanément.Accès Mobile
Un horaire de travail moderne doit être accessible depuis n'importe quel appareil, permettant aux employés de vérifier leurs postes, de demander des modifications et de recevoir des mises à jour en déplacement.Alertes et Rappels
Les rappels de poste automatisés aident les employés à rester sur la bonne voie, réduisant l'absentéisme et garantissant que tous les postes sont couverts sans confusion.23 Conseils sur Comment Créer un Horaire de Travail
Étape 1 : Déterminez Vos Objectifs de Main-d'œuvre
Avant de créer un horaire de travail, vous devez comprendre combien d'employés sont nécessaires à différents moments. Cela implique d'analyser les modèles commerciaux, d'identifier les périodes de pointe et de calme, et de s'assurer qu'il y a suffisamment de travailleurs pour répondre à la demande sans surstaffage.Commencez par évaluer les données historiques pour déterminer quand le trafic client est le plus élevé. Si vous dirigez un restaurant, par exemple, les soirées et les week-ends peuvent être les moments les plus occupés, tandis que les matins en milieu de semaine pourraient nécessiter moins de personnel. Pour les bureaux ou les magasins de détail, les heures de pointe pourraient être pendant les pauses déjeuner ou après les heures de travail.En outre, tenez compte des niveaux de productivité des employés. Certains employés travaillent plus efficacement à certains moments de la journée, donc attribuer des postes en fonction des forces peut améliorer l'efficacité opérationnelle. L'objectif est d'équilibrer les coûts de main-d'œuvre tout en maintenant une excellente qualité de service client et une performance d'entreprise.Étape 2 : Respectez les Lois Fédérales et Locales du Travail
Chaque pays, état ou région a des lois sur le travail qui régissent les horaires de travail. Ces lois couvrent des aspects tels que les heures de travail maximales, la rémunération des heures supplémentaires, les pauses de repos et les avis de planification requis. Ne pas respecter ces lois peut entraîner des pénalités, des litiges juridiques et une réputation négative parmi les employés.Avant de finaliser tout planning, assurez-vous qu'il respecte toutes les règlementations du travail pertinentes. Quelques considérations clés pour la conformité incluent :- S'assurer que les employés ne dépassent pas les limites légales d'heures supplémentaires sans compensation appropriée.
- Programmer les périodes de pause requises, telles que les pauses repas et de repos.
- Respecter les lois sur les semaines de travail équitables, qui exigent des employeurs de donner aux employés un préavis de leurs postes.
Étape 3 : Connaissez Votre Équipe
Un horaire de travail bien équilibré prend en compte les compétences, les forces et les préférences de travail de chaque employé. Cela aide à créer un environnement de travail productif où les employés se sentent valorisés et donnent le meilleur d'eux-mêmes.Prenez le temps de comprendre :- Qui excelle dans quelles tâches et fonctions ?
- Qui préfère les postes de matin, de soir ou de nuit ?
- Qui a des limitations, telles que des responsabilités parentales ou des engagements scolaires ?
Étape 4 : Respectez les Préférences Horaires de Vos Employés
Bien que les besoins de l'entreprise doivent passer en premier, respecter les préférences horaires des employés peut améliorer le moral et réduire l'absentéisme. Les employés avec des horaires prévisibles sont plus satisfaits et productifs.Pour respecter les préférences sans compromettre les opérations, considérez :- Permettre aux employés de soumettre leur disponibilité à l'avance.
- Créer une rotation équitable pour les week-ends et les jours fériés.
- Fournir des options d'échange de poste pour les employés ayant besoin de flexibilité.
Étape 5 : Impliquez Vos Employés
Encourager les employés à participer aux décisions de planification favorise une culture de travail collaborative et améliore la satisfaction générale. Lorsque les employés sentent qu'ils ont leur mot à dire, ils sont plus susceptibles de s'engager à respecter leurs postes assignés.Moyens d'impliquer les employés :- Utiliser un système de demande ouverte où les employés peuvent soumettre leurs jours et heures de travail préférés.
- Permettre aux employés d'échanger leurs postes avec l'approbation de la direction.
- Organiser des enquêtes ou des réunions pour discuter des politiques de planification et des préoccupations.
Étape 6 : Recueillir la Disponibilité des Employés
Avant de finaliser un planning de travail, il est essentiel de recueillir des informations précises sur la disponibilité des employés. Cela évite les changements de dernière minute, les conflits d'horaires et les postes non pourvus.La meilleure façon de collecter les disponibilités est d'utiliser des systèmes de planification numériques où les employés peuvent mettre à jour leurs heures de travail préférées. Cela élimine le besoin de communications constantes et garantit que les horaires s'alignent sur la disponibilité réelle des employés.Étape 7 : Planifier à l'Avance
L'une des plus grandes erreurs de planification est d'attendre la dernière minute pour attribuer des postes. Planifier les horaires de travail à l'avance aide à réduire le stress pour les gestionnaires et les employés.Pour des résultats optimaux :- Créez les horaires au moins deux semaines à l'avance.
- Identifiez les éventuels conflits et apportez des ajustements rapidement.
- Communiquez les horaires dès qu'ils sont finalisés.
Étape 8 : Créer un Plan de Secours
Même les planning les mieux conçus peuvent subir des perturbations inattendues à cause d'appels malades, d'urgences ou de changements de dernière minute. Avoir un plan de secours permet à l'entreprise de continuer à fonctionner sans problème majeur.Quelques stratégies de secours incluent :- Conserver une liste d'employés de garde disponibles pour couvrir les postes à court préavis.
- Former les employés à plusieurs rôles afin qu'ils puissent assumer différentes fonctions si nécessaire.
- Mettre en œuvre un logiciel de planification permettant des ajustements rapides et des échanges de poste.
Étape 9 : Décider de la Création de votre Planning
Il existe plusieurs façons de créer un planning de travail, chacune avec ses avantages et ses inconvénients. Les méthodes les plus courantes sont :- Planification manuelle – Utiliser des feuilles de calcul ou tableaux blancs pour créer et ajuster manuellement les horaires.
- Logiciel de planification automatisée – Outils qui génèrent des horaires de travail en fonction des besoins de l'entreprise, de la disponibilité des employés et des règles de conformité.
- Approche hybride – Combiner l'entrée manuelle avec l'automatisation pour améliorer la précision et l'efficacité.
Étape 10 : Créer votre Planning
Une fois tous les facteurs clés pris en compte, il est temps de construire le planning de travail réel. Suivez ces étapes pour une approche structurée :- Attribuer les postes en fonction de la demande commerciale.
- Assurer une répartition équitable de la charge de travail.
- Tenir compte des exigences légales, y compris les pauses et les heures supplémentaires.
- Ajuster les horaires en fonction de la disponibilité des employés.
- Vérifier le planning à la recherche de conflits ou de postes manquants.
Étape 11 : Publier les Plannings à l'Avance
Les employés apprécient avoir leurs plannings à l'avance afin de pouvoir s'organiser en conséquence. Fournir un accès anticipé aux plannings améliore l'équilibre travail-vie, réduit les absences non prévues et augmente la satisfaction professionnelle.Les meilleures pratiques incluent :- Publier les plannings au moins deux semaines à l'avance.
- Envoyer des rappels d'horaires avant chaque poste.
- Permettre aux employés de confirmer ou de demander des modifications si nécessaire.
Étape 12 : Planifier selon les Forces de vos Employés
Un planning de travail d'équipe bien équilibré ne consiste pas seulement à remplir les postes, mais à affecter les bons employés aux bons rôles au bon moment. Les employés ont des compétences, des niveaux d'énergie et des schémas de productivité différents ; tirer parti de ces forces peut améliorer l'efficacité.Pour une planification stratégique :- Affecter des employés expérimentés aux postes à forte demande pour maintenir la qualité de service.
- Programmez les nouveaux embauchés avec des employés seniors pour mentorat.
- Veillez à ce que les rôles nécessitant une expertise technique ou un leadership soient couverts par le personnel le mieux qualifié.
Étape 13 : Examiner les Erreurs Courantes de Planification
Même avec une planification minutieuse, des erreurs de planification peuvent survenir. Avant de finaliser le planning de travail, vérifiez :- Double réservation – Deux employés affectés accidentellement au même rôle en même temps.
- Sous-effectif pendant les heures de pointe – Ne pas avoir suffisamment de personnel pendant les périodes de forte demande.
- Shifts consécutifs – Des employés programmés pour des postes nocturnes suivis de postes tôt le matin, entraînant de la fatigue.
- Trop d'heures supplémentaires – Des employés qui travaillent au-delà des limites légales ou de l'entreprise.
Étape 14 : Partager votre Planning avec votre Équipe
Une fois que vous avez créé un planning de travail, les employés ont besoin d'un accès rapide à leurs créneaux assignés. Un mauvais partage des plannings peut entraîner de la confusion, des créneaux manqués et de la frustration.Meilleures pratiques pour partager les plannings :- Utilisez des outils de planification basés sur le cloud qui permettent aux employés de vérifier leurs créneaux en ligne.
- Affichez les plannings à un endroit centralisé, comme un tableau d'affichage ou un portail d'entreprise.
- Envoyez des notifications automatiques par SMS ou email pour rappeler aux employés leurs prochains créneaux.
Étape 15 : Assurez-vous que le planning est facilement accessible
Les employés doivent pouvoir consulter leurs créneaux à tout moment, de n'importe où. Un système de planning adapté aux mobiles élimine le besoin de plannings papier ou d'appels constants aux responsables.Pour améliorer l'accessibilité :- Utilisez une plateforme de planification compatible avec les mobiles.
- Fournissez aux employés un accès de connexion à leurs plannings de travail.
- Assurez-vous que les employés peuvent demander des échanges ou des mises à jour des créneaux sans confusion.
Étape 16 : Établissez une méthode de communication d'équipe
Un planning d'équipe efficace va de pair avec un système de communication solide. Les employés doivent avoir un moyen de :- Poser des questions sur leurs créneaux
- Demander des changements de créneaux
- Signaler des conflits ou des préoccupations concernant le planning
- Un chat de groupe sur une application de travail.
- Un email désigné pour les questions liées aux créneaux.
- Un chatbot automatisé qui peut répondre aux FAQ sur le planning.
Étape 17 : Priorisez l'équilibre vie professionnelle-vie privée
Un planning efficace pour les employés soutient non seulement les opérations de l'entreprise mais respecte aussi le bien-être des employés.Pour promouvoir l'équilibre travail-vie personnelle :- Évitez de programmer les employés pour des heures supplémentaires excessives.
- Répartissez équitablement les créneaux de week-end et de nuit.
- Permettez des options de planning flexibles lorsque cela est possible.
Étape 18 : Offrez des opportunités de développement
Le planning n'est pas seulement une question de remplissage de créneaux — c'est aussi l'occasion d'aider les employés à développer leurs compétences et leur carrière.Moyens de fournir des opportunités de développement par le biais du planning :- Assignez aux employés de nouveaux rôles ou responsabilités.
- Offrez des créneaux de formation où les employés peuvent acquérir de nouvelles compétences.
- Faites tourner les opportunités de leadership parmi le personnel.
Étape 19 : Encouragez les retours des employés
Les employés sont directement touchés par les décisions de planification, il est donc important de demander régulièrement leurs retours.Méthodes pour récolter les retours :- Enquêtes anonymes sur l'équité des plannings.
- Réunions d'équipe où les employés peuvent exprimer leurs préoccupations.
- Une boîte à suggestions pour des idées d'amélioration des plannings.
Étape 20 : Mettez la technologie au travail
La planification manuelle peut être longue et sujette aux erreurs. Les logiciels de planification automatisés simplifient le processus et garantissent que les plannings de travail pour les employés sont précis et équitables.Caractéristiques clés à rechercher dans un logiciel de planification :- Recommandations de créneaux basées sur l'IA selon les besoins de l'entreprise.
- Échanges de créneaux automatiques pour permettre aux employés d'échanger facilement leurs créneaux.
- Suivi de la conformité aux lois sur le travail pour prévenir les violations.
Étape 21 : Favorisez un environnement de travail positif
Un planning de travail n'est pas juste une liste de créneaux — c'est un reflet de la culture d'entreprise. Une approche de planification de soutien crée une main-d'œuvre plus motivée.Façons d'améliorer l'environnement de travail grâce à la planification :- Montrez de la flexibilité lorsque c'est possible.
- Reconnaissez les besoins des employés et répondez aux demandes lorsque c'est faisable.
- Évitez les changements de planning de dernière minute qui causent du stress.
Étape 22 : Cherchez des opportunités d'automatisation et de personnalisation
Chaque employé a des préférences et des disponibilités différentes. En utilisant des options de planification personnalisées, on améliore la satisfaction et l'engagement des employés.Quelques moyens de personnaliser la planification incluent :- Permettre la sélection de postes de travail préférés.
- Offrir des options d'auto-planification pour certains rôles.
- Fournir des rappels de poste individualisés.
Étape 23 : Utiliser le meilleur outil pour le travail
Créer un planning de travail en équipe manuellement peut être accablant, surtout pour les entreprises avec une main-d'œuvre importante. L'utilisation d'outils de planification avancés comme Shifton aide les gestionnaires à créer des plannings de travail efficacement en :- Automatisant la planification des postes selon les besoins réels de l'entreprise.
- Permettant aux employés d'échanger des postes sans heurts au sein du système.
- Fournissant des mises à jour en temps réel pour éviter les conflits de planification.
Types de plannings de travail
Les différentes entreprises nécessitent des structures de planification différentes pour répondre à leurs besoins opérationnels uniques. Le type de planning de travail utilisé dépend des demandes de l'industrie, des disponibilités des employés et des priorités organisationnelles. Voici certains des plannings de travail les plus courants que les entreprises mettent en œuvre.Temps Plein
Un planning de travail à temps plein consiste généralement en 40 heures par semaine, bien que certaines industries puissent le définir différemment. Les employés travaillent généralement un nombre fixe d'heures par jour, cinq jours par semaine.Principaux avantages des plannings à temps plein :- Fournit une stabilité d'emploi et un revenu constant pour les employés.
- Assurent des niveaux de personnel réguliers pour les entreprises qui nécessitent une couverture constante.
- Inclut souvent des avantages tels que l'assurance santé, les congés payés et les plans de retraite.
Temps Partiel
Un planning de travail à temps partiel implique généralement de travailler moins de 40 heures par semaine. Les employés peuvent avoir des postes fixes ou variables selon les besoins de l'employeur.Principaux avantages des plannings à temps partiel :- Offre de la flexibilité pour les étudiants, les aidants, ou les personnes jonglant avec plusieurs emplois.
- Aide les entreprises à réduire les coûts de main-d'œuvre tout en maintenant un niveau de personnel adéquat.
- Fournit une solution pour les entreprises ayant une demande saisonnière ou fluctuante.
Plannings de travail à distance/flexible
Un planning de travail à distance ou flexible permet aux employés de travailler depuis chez eux ou tout autre endroit en dehors de l'environnement de bureau traditionnel. Les horaires peuvent être fixes, variables ou basés sur la production, selon les politiques de l'entreprise.Principaux avantages des plannings à distance/flexible :- Augmente l'autonomie des employés et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
- Réduit le temps de trajet et les frais associés.
- Élargit le bassin de recrutements, permettant aux entreprises de recruter des talents de différents endroits.
Planning de travail 5-4/9
Le planning de travail 5-4/9 est un horaire compressé où les employés travaillent des quarts de neuf heures pendant huit jours sur une période de deux semaines, suivis d'un quart de huit heures et d'un jour de repos supplémentaire.Principaux avantages du planning 5-4/9 :- Permet aux employés d'avoir un week-end de trois jours toutes les deux semaines.
- Augmente la productivité en offrant des journées de travail plus longues mais un nombre total de jours de travail réduit.
- Réduit les coûts de trajet et améliore l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Planning de travail 2-2, 3-2, 2-3
Le planning 2-2, 3-2, 2-3 est un planning de roulement où les employés travaillent en cycles de deux jours de travail, deux jours de repos, trois jours de travail, et ainsi de suite.Principaux avantages du planning 2-2, 3-2, 2-3 :- Offre aux employés des jours de repos réguliers pour la récupération.
- Assure des opérations 24/7 sans heures supplémentaires excessives.
- Équilibre les charges de travail en faisant tourner les employés sur différents postes.
Planning 4/10
Un planning 4/10 consiste en quatre journées de travail de 10 heures par semaine, suivies de trois jours de repos.Principaux avantages du planning 4/10 :- Offre aux employés un jour de repos supplémentaire chaque semaine, améliorant l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
- Réduit les frais de déplacement puisque les employés se rendent au travail moins de jours.
- Aide les entreprises à augmenter leur productivité en réduisant le nombre de transitions de postes.
Exemple de Horaire de Travail et Modèle
Créer un planning de travail structuré et clair est crucial pour une gestion efficace du personnel. Un planning bien formaté assure que les employés connaissent leurs équipes à l'avance, prévient les conflits d'horaires et améliore la coordination globale de l'équipe.Ci-dessous un exemple de modèle de planning de travail basique utilisable dans différents secteurs :Nom de l’employé | Poste | Lundi | Mardi | Mercredi | Jeudi | Vendredi | Samedi | Dimanche | Total des heures |
John Doe | Caissier | 9h - 17h | 9h - 17h | CONGÉ | 13h - 21h | 9h - 17h | CONGÉ | CONGÉ | 32 |
Sarah Smith | Serveur | CONGÉ | 10h - 18h | 10h - 18h | CONGÉ | 16h - 00h | 16h - 00h | 16h - 00h | 40 |
Mark Lee | Manager | 8h - 16h | 8h - 16h | 8h - 16h | 8h - 16h | 8h - 16h | CONGÉ | CONGÉ | 40 |
Comment utiliser ce modèle de planning de travail :
- Listez les noms et rôles des employés pour clarifier leurs responsabilités.
- Attribuez des équipes en fonction de la demande de travail et de la disponibilité des employés.
- Assurez-vous de la répartition équitable des équipes pour éviter la surcharge ou le sous-effectif.
- Indiquez clairement les jours de congé, afin que les employés sachent quand ils ne sont pas programmés.
- Calculez les heures totales pour suivre les coûts de main-d'œuvre et garantir le respect des réglementations de travail.
Comment Shifton Simplifie la Création de Plannings de Travail
Gérer les plannings de travail manuellement peut prendre du temps, surtout pour les entreprises avec de nombreux employés, des équipes tournantes ou des opérations 24/7. Shifton, un outil de gestion intelligente du personnel, simplifie le processus en offrant :- Une planification automatisée pour éliminer les erreurs manuelles.
- Des options de libre-service pour les employés pour les échanges de postes et la mise à jour des disponibilités.
- Des mises à jour en temps réel pour éviter les conflits et les changements de dernière minute.
- Le suivi de la conformité pour garantir le respect des lois sur le travail.