Qu'est-ce qu'un planning de travail ?
Un planning de travail est un plan structuré qui indique quand les employés travailleront. Il aide les entreprises à :- Assurer une couverture suffisante selon les demandes de l'entreprise.
- Distribuer équitablement la charge de travail entre les employés.
- Optimiser la productivité tout en minimisant les coûts de main-d'œuvre.
- Assurer la conformité aux lois du travail et aux politiques de l'entreprise.
Qu'est-ce qui fait un excellent planning de travail ?
Tous les plannings ne sont pas efficaces. Un excellent planning de travail est clair, prévisible, accessible tout en permettant une certaine flexibilité pour l'employeur et les employés. Les caractéristiques clés suivantes rendent la planification efficace :Mises à jour en temps réel
Les affaires nécessitent des changements, et les plannings doivent pouvoir s'adapter aux changements inattendus en temps réel. Si un employé appelle malade, les gestionnaires devraient pouvoir ajuster les services instantanément.Accès mobile
Un planning de travail moderne doit être accessible depuis n'importe quel appareil, permettant aux employés de vérifier leurs services, demander des changements et obtenir des mises à jour en déplacement.Alertes et rappels
Les rappels de service automatisés aident les employés à rester sur la bonne voie, réduisent l'absentéisme et garantissent que tous les services sont couverts sans confusion.23 conseils pour créer un planning de travail
Étape 1 : Déterminez vos objectifs de main-d'œuvre
Avant de créer un planning de travail, vous devez comprendre combien d'employés sont nécessaires à différents moments. Cela implique d'analyser les schémas d'activité, d'identifier les périodes de pointe et les périodes creuses, et de s'assurer qu'il y a suffisamment de travailleurs pour répondre à la demande sans sur-effectif.Commencez par évaluer les données historiques pour déterminer quand le trafic client est le plus élevé. Si vous dirigez un restaurant, par exemple, les soirées et les week-ends peuvent être les périodes les plus occupées, tandis que les matins en milieu de semaine pourraient nécessiter moins de personnel. Pour les bureaux ou les magasins de détail, les heures de pointe pourraient être pendant les pauses déjeuner ou après les heures de travail.De plus, tenez compte des niveaux de productivité des employés. Certains employés travaillent plus efficacement à certains moments de la journée, donc attribuer des services en fonction des forces peut améliorer l'efficacité opérationnelle. L'objectif est d'équilibrer les coûts de main-d'œuvre tout en maintenant un excellent service client et une performance commerciale.Étape 2 : Respectez les lois fédérales et locales sur le travail
Chaque pays, état ou région a des lois différentes qui régissent les plannings de travail. Ces lois couvrent des aspects tels que le nombre maximal d'heures de travail, le paiement des heures supplémentaires, les pauses et les avis de planification requis. Ne pas se conformer à ces lois peut entraîner des sanctions, des litiges juridiques et une réputation négative parmi les employés.Avant de finaliser un planning, assurez-vous qu'il respecte toutes les réglementations de travail pertinentes. Quelques considérations clés en matière de conformité incluent :- S'assurer que les employés ne dépassent pas les limites légales d'heures supplémentaires sans compensation appropriée.
- Planifier les périodes de pause nécessaires, telles que les pauses repas et les pauses-temps de repos.
- Se conformer aux lois sur les semaines de travail équitables, qui exigent que les employeurs informent les employés à l'avance de leurs services.
Étape 3 : Connaître votre équipe
Un planning de travail bien équilibré prend en compte les compétences, les forces et les préférences de travail de chaque employé. Cela aide à créer un environnement de travail productif où les employés se sentent valorisés et donnent le meilleur d'eux-mêmes.Prenez le temps de comprendre :- Qui excelle dans quelles tâches et quels rôles ?
- Qui préfère les services du matin, du soir ou de nuit ?
- Qui a des contraintes, comme des responsabilités parentales ou des engagements scolaires ?
Étape 4 : Respectez les préférences de planification de vos employés
Bien que les besoins de l'entreprise doivent passer en premier, respecter les préférences de planification des employés peut améliorer le moral et réduire l'absentéisme. Les employés avec des plannings prévisibles sont plus satisfaits et productifs.Pour répondre aux préférences sans compromettre les opérations, considérez :- Permettre aux employés de soumettre leur disponibilité à l'avance.
- Créer une rotation équitable pour les week-ends et les jours fériés.
- Offrir des options de permutation de service pour les employés ayant besoin de flexibilité.
Étape 5 : Impliquez vos employés
Encourager les employés à participer aux décisions de planification favorise une culture de travail collaborative et améliore la satisfaction générale. Lorsque les employés sentent qu'ils ont un mot à dire, ils sont plus susceptibles de s'engager à leurs services assignés.Les façons d'impliquer les employés incluent :- Utiliser un système de demande ouvert où les employés peuvent soumettre des jours et des horaires de travail préférés.
- Permettre aux employés d'échanger des services avec l'approbation de la direction.
- Effectuer des sondages ou des réunions pour discuter des politiques de planification et des préoccupations.
Étape 6 : Rassembler les disponibilités des employés
Avant de finaliser un planning de travail, il est essentiel de recueillir des informations précises sur les disponibilités des employés. Cela évite les changements de dernière minute, les conflits de planning et les postes non pourvus.La meilleure façon de recueillir les disponibilités est d'utiliser des systèmes de planification numériques où les employés peuvent mettre à jour leurs horaires de travail préférés. Cela élimine le besoin de communications incessantes et garantit que les horaires sont en accord avec la disponibilité en temps réel des employés.Étape 7 : Planifier à l'avance
L'une des plus grandes erreurs de planification est d'attendre le dernier moment pour attribuer les postes. Planifier les horaires de travail à l'avance aide à prévenir le stress tant pour les managers que pour les employés.Pour des résultats optimaux :- Créer des horaires au moins deux semaines à l'avance.
- Identifier les conflits potentiels et effectuer des ajustements rapidement.
- Communiquer les plannings dès qu'ils sont finalisés.
Étape 8 : Créer un plan de secours
Même les plannings les mieux conçus peuvent rencontrer des imprévus en raison des absences pour maladie, des urgences ou des changements de dernière minute. Avoir un plan de secours garantit que l'entreprise peut continuer de fonctionner sans problèmes majeurs.Certaines stratégies de secours incluent :- Conserver une liste d'employés d'astreinte capables de couvrir les postes à court préavis.
- Former les employés à plusieurs rôles pour qu'ils puissent intervenir là où besoin est.
- Mettre en œuvre un logiciel de planification permettant des ajustements rapides et des échanges de postes.
Étape 9: Décider comment vous souhaitez créer votre planning
Il existe plusieurs façons de créer un planning de travail, chacune avec ses avantages et ses inconvénients. Les méthodes les plus courantes incluent :- Planification manuelle – Utilisation de tableurs ou de tableaux blancs pour créer et ajuster manuellement les plannings.
- Logiciel de planification automatisée – Outils qui génèrent les plannings de travail en fonction des besoins de l'entreprise, des disponibilités des employés, et des règles de conformité.
- Approche hybride – Combinaison de l'entrée manuelle avec l'automatisation pour améliorer la précision et l'efficacité.
Étape 10 : Créer votre planning
Une fois tous les facteurs clés pris en compte, il est temps de construire le planning de travail réel. Suivez ces étapes pour une approche structurée :- Attribuer les postes en fonction de la demande de l'entreprise.
- Assurer une répartition équitable de la charge de travail.
- Tenir compte des exigences légales, y compris les pauses et les heures supplémentaires.
- Ajuster les plannings en fonction des disponibilités des employés.
- Vérifier le planning pour détecter les conflits ou les postes manquants.
Étape 11 : Publier les plannings à l'avance
Les employés apprécient d'avoir leurs plannings à l'avance afin de pouvoir planifier en conséquence. Fournir un accès anticipé aux plannings améliore l'équilibre travail-vie personnelle, réduit les absences inopinées et accroît la satisfaction au travail.Les meilleures pratiques incluent :- Publier les plannings au moins deux semaines à l'avance.
- Envoyer des rappels avant chaque poste.
- Permettre aux employés de confirmer ou de demander des modifications si nécessaire.
Étape 12 : Planifier en fonction des forces de vos employés
Un planning de travail d'équipe équilibré ne consiste pas uniquement à remplir les postes : il s'agit d'assigner les bons employés aux bons rôles aux bons moments. Les employés ont des compétences, des niveaux d'énergie et des schémas de productivité différents, et exploiter ces forces peut améliorer l'efficacité.Pour planifier stratégiquement :- Attribuer les postes à forte demande à des employés expérimentés pour maintenir la qualité du service.
- Programmer les nouvelles recrues avec des employés seniors pour favoriser le mentorat.
- S'assurer que les rôles nécessitant une expertise technique ou un leadership sont couverts par le personnel le mieux adapté.
Étape 13 : Vérifier les erreurs courantes de planification
Même avec une planification minutieuse, des erreurs de planification peuvent arriver. Avant de finaliser le planning de travail, vérifiez :- Double réservation – Deux employés assignés par erreur au même rôle en même temps.
- Sous-effectif pendant les heures de pointe – Ne pas avoir assez de personnel durant les périodes de forte demande.
- Postes consécutifs – Employés programmés pour des postes de nuit suivis par des postes tôt le matin, entraînant de la fatigue.
- Heures supplémentaires excessives – Employés travaillant au-delà des limites légales ou de l'entreprise.
Étape 14 : Partager votre planning avec votre équipe
Une fois que vous avez créé un planning de travail, les employés ont besoin d'un accès rapide à leurs quarts assignés. Un mauvais partage des plannings peut entraîner de la confusion, des quarts ratés et de la frustration.Meilleures pratiques pour partager les plannings :- Utilisez des outils de planification basés sur le cloud qui permettent aux employés de consulter leurs quarts en ligne.
- Affichez les plannings dans un lieu centralisé, comme un tableau d'affichage ou un portail d'entreprise.
- Envoyez des notifications automatiques par SMS ou e-mail pour rappeler aux employés leurs quarts à venir.
Étape 15 : Assurez-vous que le planning est facilement accessible
Les employés devraient pouvoir consulter leurs quarts à tout moment, de n'importe où. Un système de planning adapté aux mobiles élimine le besoin de plannings papier ou d'appels constants aux managers.Pour améliorer l'accessibilité :- Utilisez une plateforme de planification compatible avec les mobiles.
- Fournissez aux employés un accès pour se connecter à leurs plannings de travail.
- Assurez-vous que les employés peuvent demander des échanges de quarts ou des mises à jour sans confusion.
Étape 16 : Établissez une méthode de communication à l'échelle de l'équipe
Un planning de travail d'équipe efficace va de pair avec un système de communication solide. Les employés devraient avoir un moyen de :- Poser des questions sur leurs quarts
- Demander des changements de quarts
- Signaler des conflits de planning ou des préoccupations
- Un chat de groupe sur une application de travail.
- Un e-mail dédié aux questions liées aux plannings.
- Un chatbot automatisé qui répond aux questions fréquentes sur les plannings.
Étape 17 : Priorisez l'équilibre travail-vie personnelle
Un planning efficace pour les employés soutient non seulement les opérations commerciales, mais respecte également le bien-être des employés.Pour promouvoir l'équilibre travail-vie :- Évitez de programmer des heures supplémentaires excessives pour les employés.
- Répartissez équitablement les quarts de fin de semaine et de nuit.
- Permettez des options de planification flexibles lorsque cela est possible.
Étape 18 : Offrez des opportunités de croissance
La planification ne consiste pas seulement à remplir des quarts — c'est aussi une opportunité d'aider les employés à développer leurs compétences et leurs carrières.Moyens de fournir des opportunités de croissance par la planification :- Assigner aux employés de nouveaux rôles ou de nouvelles responsabilités.
- Offrir des quarts d'apprentissage où les employés peuvent acquérir de nouvelles compétences.
- Faire tourner les opportunités de leadership parmi le personnel.
Étape 19 : Encouragez les retours des employés
Les employés sont directement affectés par les décisions de planification, donc il est important de demander régulièrement des retours.Méthodes pour collecter des retours :- Enquêtes anonymes sur l'équité des plannings.
- Réunions d'équipe où les employés peuvent exprimer leurs préoccupations.
- Une boîte à suggestions pour des idées d'amélioration des plannings.
Étape 20 : Utilisez la technologie
La planification manuelle peut être chronophage et sujette à des erreurs. Les logiciels de planification automatisée simplifient le processus et garantissent que les plannings des employés sont précis et équitables.Fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel de planification :- Recommandations de quarts générées par l'IA basées sur les besoins de l'entreprise.
- Échange automatique de quarts pour permettre aux employés de changer facilement de quarts.
- Suivi de la conformité aux lois du travail pour prévenir les violations.
Étape 21 : Favorisez un environnement de travail positif
Un planning de travail n'est pas seulement une liste de quarts — c'est le reflet de la culture de l'entreprise. Une approche de planification de soutien crée une main-d'œuvre plus motivée.Moyens d'améliorer l'environnement de travail par la planification :- Faire preuve de flexibilité lorsque c'est possible.
- Reconnaître les besoins des employés et satisfaire leurs demandes lorsque c'est envisageable.
- Éviter les changements de planning de dernière minute qui causent du stress.
Étape 22 : Recherchez des opportunités d'automatisation et de personnalisation
Chaque employé a des préférences et des disponibilités différentes. Utiliser des options de planification personnalisée améliore la satisfaction et l'engagement des employés.Certaines façons de personnaliser la planification incluent :- Permettre la sélection de postes préférés.
- Offrir des options d'auto-planification pour certains rôles.
- Fournir des rappels de poste individualisés.
Étape 23 : Utiliser le meilleur outil pour chaque tâche
Créer un planning d'équipe manuellement peut être accablant, surtout pour les entreprises avec un grand nombre de salariés. Utiliser des outils de planification avancés comme Shifton aide les gestionnaires à créer des horaires de travail efficacement en :- Automatisant la planification des postes en fonction des besoins actuels de l'entreprise.
- Permettant aux employés d'échanger des postes de manière fluide au sein du système.
- Fournissant des mises à jour en temps réel pour éviter les conflits d'horaires.
Types d'horaires de travail
Différentes entreprises nécessitent différentes structures de planification pour s'adapter à leurs besoins opérationnels uniques. Le type d'horaire de travail utilisé dépend des exigences de l'industrie, de la disponibilité des employés et des priorités organisationnelles. Voici quelques-uns des horaires de travail les plus courants mis en œuvre par les entreprises :Temps plein
Un horaire de travail à temps plein consiste généralement en 40 heures par semaine, bien que certaines industries puissent le définir différemment. Les employés travaillent habituellement un nombre fixe d'heures par jour, cinq jours par semaine.Principaux avantages des horaires à temps plein :- Offre stabilité d'emploi et revenu constant pour les employés.
- Assure des niveaux de personnel réguliers pour les entreprises nécessitant une couverture constante.
- Inclus souvent des avantages tels que l'assurance santé, les congés payés et les plans de retraite.
Temps partiel
Un horaire de travail à temps partiel implique généralement de travailler moins de 40 heures par semaine. Les employés peuvent avoir des horaires fixes ou variables, selon les besoins de l'employeur.Principaux avantages des horaires à temps partiel :- Offre flexibilité pour les étudiants, les aidants naturels, ou des personnes conciliant plusieurs emplois.
- Aide les entreprises à réduire les coûts de main-d'œuvre tout en maintenant un personnel adéquat.
- Fournit une solution pour les entreprises ayant des demandes saisonnières ou fluctuantes.
Horaires de travail à distance/flexibles
Un horaire de travail à distance ou flexible permet aux employés de travailler à domicile ou n'importe où en dehors de l'environnement de bureau traditionnel. Les horaires peuvent être fixes, variables ou basés sur la production, selon les politiques de l'entreprise.Principaux avantages des horaires à distance/flexibles :- Augmente l'autonomie des employés et l'équilibre travail-vie personnelle.
- Réduit le temps de trajet et les dépenses associées.
- Élargit le vivier de recrutement, permettant aux entreprises de recruter des talents de différentes localités.
Horaire 5-4/9
L'horaire 5-4/9 est un horaire compressé où les employés travaillent des journées de neuf heures pendant huit jours sur une période de deux semaines, suivies d'une journée de huit heures et d'une journée supplémentaire de repos.Principaux avantages de l'horaire 5-4/9 :- Permet aux employés d'avoir un weekend de trois jours tous les deux semaines.
- Augmente la productivité en offrant des journées de travail plus longues mais moins de jours de travail total.
- Réduit les coûts de déplacement et améliore l'équilibre travail-vie personnelle.
Horaire 2-2, 3-2, 2-3
L'horaire 2-2, 3-2, 2-3 est un horaire de rotation où les employés travaillent en cycles de deux jours de travail, deux jours de repos, trois jours de travail, et ainsi de suite.Principaux avantages de l'horaire 2-2, 3-2, 2-3 :- Offre aux employés des jours de repos réguliers pour la récupération.
- Assure des opérations commerciales 24/7 sans heures supplémentaires excessives.
- Équilibre les charges de travail en faisant tourner les employés à travers différents postes.
Horaire 4/10
Un horaire de travail 4/10 se compose de quatre jours de travail de 10 heures par semaine, suivis de trois jours de repos.Principaux avantages de l'horaire 4/10 :- Donne aux employés un jour de congé supplémentaire chaque semaine, améliorant l'équilibre travail-vie personnelle.
- Réduit les dépenses de déplacement, les employés se rendant au travail moins de jours.
- Aide les entreprises à augmenter la productivité en réduisant le nombre de transitions de poste.
Exemple et modèle de planning de travail
Créer un planning de travail structuré et clair est crucial pour une gestion efficace des effectifs. Un planning bien formaté garantit que les employés connaissent leurs horaires à l'avance, évite les conflits de planification et améliore la coordination globale de l'équipe.Voici un exemple de modèle de planning de travail de base qui peut être utilisé dans différents secteurs :Nom de l'employé | Poste | Lundi | Mardi | Mercredi | Jeudi | Vendredi | Samedi | Dimanche | Heures Totales |
John Doe | Caissier | 9 AM - 5 PM | 9 AM - 5 PM | CONGÉ | 1 PM - 9 PM | 9 AM - 5 PM | CONGÉ | CONGÉ | 32 |
Sarah Smith | Serveur | CONGÉ | 10 AM - 6 PM | 10 AM - 6 PM | CONGÉ | 4 PM - 12 AM | 4 PM - 12 AM | 4 PM - 12 AM | 40 |
Mark Lee | Manager | 8 AM - 4 PM | 8 AM - 4 PM | 8 AM - 4 PM | 8 AM - 4 PM | 8 AM - 4 PM | CONGÉ | CONGÉ | 40 |
Comment utiliser ce modèle de planning de travail :
- Lister les noms et rôles des employés pour clarifier les responsabilités.
- Attribuer les horaires en fonction de la demande de travail et de la disponibilité des employés.
- Assurer une répartition équitable des horaires pour éviter le surmenage ou le sous-effectif.
- Indiquer clairement les jours de congé, afin que les employés sachent quand ils ne sont pas programmés.
- Calculer le total des heures pour suivre les coûts de main-d'œuvre et garantir le respect des réglementations du travail.
Comment Shifton simplifie la création de plannings de travail
Gérer les plannings de travail manuellement peut être chronophage, surtout pour les entreprises avec de nombreux employés, des rotations d'horaires ou des opérations 24/7. Shifton, un outil de gestion intelligente des effectifs, simplifie le processus en offrant :- Programmation automatisée pour éliminer les erreurs manuelles.
- Options de libre-service pour les employés pour les échanges de postes et les mises à jour de disponibilité.
- Mises à jour en temps réel pour éviter les conflits et les changements de dernière minute.
- Suivi de conformité pour assurer le respect des lois sur le travail.