Paano Gumawa ng Iskedyul sa Trabaho para sa Iyong Koponan: 23 Hakbang

Ang isang mahusay na nakabalangkas na iskedyul ng trabaho ay mahalaga para sa anumang negosyo. Kung ikaw ay nangangasiwa ng isang restaurant, tindahan sa tingi, call center, o remote na team, ang tama at sistematikong iskedyul para sa mga empleyado ay nagtitiyak ng maayos na operasyon, nagbabawas ng hindi pagkakaintindihan, at nagi-engganyo ng mga empleyado.Ang hindi maayos na iskedyul ay nagdudulot ng mga na-miss na shift, agarang pagbabago, labis na pagod, at mga isyu sa pagsunod sa alituntunin. Kapag hindi natatanggap ng mga empleyado ang kanilang iskedyul ng maaga, ito ay lumilikha ng kawalang-katiyakan at stress, na nakakaapekto sa produktibidad at pangkalahatang moral.Gayunpaman, ang isang mahusay na nakaplanong iskedyul ng trabaho ay nag-o-optimize ng staffing, nagpapabuti ng kahusayan, at tinitiyak na ang mga empleyado ay makatanggap ng pantay at balanseng trabaho. Sa tamang diskarte at mga kagamitan para sa pag-iskedyul, maaari mong gawing mas madali ang pagplano ng shift at matiyak ang pagpapatuloy ng negosyo.Ang gabay na ito ay nagbibigay ng 23 praktikal na hakbang upang matulungan ang mga manager na gumawa ng iskedyul ng trabaho na nakakatugon sa mga pangangailangan ng operasyon, natitiyak na naayon sa batas, at pinapanatiling masaya ang mga empleyado.

Ano ang Iskedyul ng Trabaho?

Ang isang iskedyul ng trabaho ay isang nakabalangkas na plano na nagbabalangkas kung kailan magtatrabaho ang mga empleyado. Tumutulong ito sa mga negosyo na:

• Siguraduhing sapat ang mga tao base sa pangangailangan ng negosyo.
• Ipamahagi ng patas ang trabaho sa mga empleyado.
• I-optimize ang produktibidad habang pinapaliit ang gastos sa paggawa.
• Panatilihin ang pagsunod sa mga batas sa paggawa at patakaran ng kumpanya.

Ang isang mahusay na disenyo ng iskedyul ay isinasaalang-alang ang mga pangangailangan ng negosyo, pagkakaroon ng empleyado, at pagiging patas ng shift upang lumikha ng balanseng at mahusay na lakas-paggawa.

Ano Ang Gumagawa ng Isang Mahusay na Iskedyul ng Trabaho?

Hindi lahat ng iskedyul ay epektibo. Ang isang mahusay na iskedyul ng trabaho ay dapat na malinaw, predictable, at naa-access habang pinapayagan ang flexibility para sa parehong employer at mga empleyado. Ang mga sumusunod na pangunahing tampok ay gumagawa ng epektibong pag-iskedyul:

Pagsasaayos ng Oras sa Toto

Kailangan ng negosyo ang pagbabago, at ang mga iskedyul ay dapat na mag-adjust sa hindi inaasahang pagbabago sa oras na totoo. Kung ang isang empleyado ay tumawag at nagkasakit, ang mga manager ay dapat na kayang baguhin ang mga shift agad-agad.

Mobile Access

Ang isang modernong iskedyul ng trabaho ay dapat madaling makuha mula sa anumang aparato, na nagpapahintulot sa mga empleyado na suriin ang kanilang mga shift, humiling ng mga pagbabago, at makatanggap ng mga updates kahit saan.

Mga Alerto at Paalala

Ang mga automated na paalala ng shift ay tumutulong sa mga empleyado na manatiling nasa tamang landas, binabawasan ang absenteeism at tinitiyak na ang lahat ng shift ay tinatakpan nang walang kalituhan.

23 Mga Tip Kung Paano Gumawa ng Iskedyul ng Trabaho

Hakbang 1: Tukuyin ang Iyong mga Target sa Trabaho

Bago ka gumawa ng iskedyul ng trabaho, kailangan mong malaman kung ilang empleyado ang kinakailangan sa iba't ibang oras. Ito ay nangangailangan ng pagsusuri sa mga pattern ng negosyo, pagtukoy sa mga panahon ng abala at hindi abala, at tiyakin na may sapat na mga manggagawa upang matugunan ang pangangailangan nang hindi nag-o-overstaffing.Magsimula sa pamamagitan ng pagtatasa sa historical na data upang malaman kung kailan ang trapiko ng customer ay pinakamataas. Kung ikaw ay nagmamaneho ng isang restaurant, halimbawa, ang gabi at katapusan ng linggo ay maaaring ang pinaka abalang oras, habang ang mga umaga ng kalagitnaan ng linggo ay maaaring kailangan ng mas kaunting kawani. Para sa mga opisina o tindahan, ang peak hours ay maaaring sa mga break ng tanghalian o pagkatapos ng oras ng trabaho.Bukod pa rito, isaalang-alang ang antas ng produktibidad ng mga empleyado. Ang ilang mga empleyado ay nagtatrabaho ng mas mahusay sa mga tiyak na oras ng araw, kaya't ang pagtatalaga ng mga shift batay sa kanilang kalakasan ay maaaring mapabuti ang kahusayan ng operasyon. Ang layunin ay balansehin ang mga gastos sa paggawa habang pinapanatili ang mahusay na serbisyo sa customer at pagganap ng negosyo.

Hakbang 2: Sumunod sa Pambansa at Lokal na Batas sa Paggawa

Bawat bansa, estado, o rehiyon ay may magkakaibang mga batas sa paggawa na namamahala sa mga iskedyul ng trabaho. Ang mga batas na ito ay sumasaklaw sa mga aspetong tulad ng maximum na oras ng trabaho, bayad sa overtime, pahinga, at kinakailangang abiso sa iskedyul. Ang hindi pagsunod sa mga batas na ito ay maaaring magresulta sa mga multa, mga legal na alitan, at isang negatibong reputasyon sa mga empleyado.Bago tapusin ang anumang iskedyul, tiyakin na ito ay sumusunod sa lahat ng nauugnay na mga regulasyon sa paggawa. Ang ilang mga pangunahing konsiderasyon sa pagsunod ay kasama ang:

• Pagsisiguro na ang mga empleyado ay hindi lumampas sa legal na mga limitasyon ng overtime nang walang tamang kompensasyon.
• Pag-iiskedyul ng kinakailangang mga oras ng pahinga, tulad ng mga meal break at rest break.
• Pagsunod sa patas na mga batas sa workweek, na nangangailangan sa mga employer na magbigay ng advance notice ng kanilang mga shift sa mga empleyado.

Ang paggamit ng mga software sa pag-iskedyul ay makakatulong na awtomatikong masunod ang batas sa pamamagitan ng pagtukoy ng mga posibleng paglabag at tiyakin na ang lahat ng shift ay nakakatugon sa mga legal na kinakailangan.

Hakbang 3: Kilalanin ang Iyong Koponan

Ang isang balanseng iskedyul ng trabaho ay isinasaalang-alang ang mga kasanayan ng bawat empleyado, kalakasan, at kagustuhan sa trabaho. Ito ay tumutulong sa paggawa ng isang produktibong kapaligiran sa trabaho kung saan ang mga empleyado ay nararamdaman na pinahahalagahan at gumaganap ng pinakamahusay na nasa kanilang kakayanan.Ilaan ang oras upang maunawaan:

• Sino ang mahusay sa anong gawain at tungkulin?
• Sino ang mas gusto ang pang-umaga, panggabi, o panggabi na shift?
• Sino ang may limitasyon, tulad ng mga responsibilidad sa pag-aalaga ng bata o mga obligasyon sa paaralan?

Ang pag-unawa sa mga salik na ito ay nagbibigay-daan sa iyo na lumikha ng isang iskedyul ng trabaho na nagpapasigla ng pagganap at kasiyahan sa trabaho. Ang mga empleyado na pakiramdam ang kanilang mga pangangailangan ay isinasaalang-alang ay mas malamang na manatiling makisangkot at maghatid ng mas mahusay na resulta.

Hakbang 4: Igalang ang mga Kagustuhan sa Iskedyul ng Iyong mga Empleyado

Habang dapat mauna ang mga pangangailangan ng negosyo, ang paggalang sa mga kagustuhan sa iskedyul ng empleyado ay makakapagpabuti ng moral at magpapabawas ng absenteeism. Ang mga empleyado na may predictable na iskedyul ay mas masaya at produktibo.Upang ma-accommodate ang mga kagustuhan nang hindi isinasakripisyo ang operasyon, isaalang-alang:

• Payagan ang mga empleyado na isumite nang maaga ang kanilang availability.
• Gumawa ng patas na rotation para sa mga weekend at holiday.
• Magbigay ng mga opsyon sa pagpalit ng shift para sa mga empleyado na nangangailangan ng flexibility.

Kahit na hindi laging posible na matugunan ang bawat kahilingan, ang pagpapakita sa mga empleyado na mahalaga ang kanilang mga kagustuhan ay nagtatayo ng tiwala at nagpapabawas ng turnover.

Hakbang 5: Isama ang Iyong mga Empleyado

Ang paghikayat sa mga empleyado na lumahok sa mga desisyon ukol sa pag-iskedyul ay nagtataguyod ng isang kolaboratibong kultura sa trabaho at nagpapabuti ng kabuuang kasiyahan. Kapag naramdaman ng mga empleyado na may inpormasyong ibinabahagi, mas malamang na sundin nila ang kanilang mga inatasang shift.Mga paraan para maisama ang mga empleyado ay kasama ang:

• Paggamit ng open request system kung saan maaring magsumite ng pinapaborang araw at oras ng trabaho ang mga empleyado.
• Payagan ang mga empleyado na ipagpalit ang kanilang mga shift sa aprubal ng pamamahala.
• Pagdaraos ng mga survey o pulong upang talakayin ang mga patakaran sa pag-iskedyul at mga alalahanin.

Sa pagbibigay sa mga empleyado ng salita sa kanilang mga iskedyul ng trabaho, makakalikha ang mga negosyo ng mas positibo at kooperatibong kapaligiran sa trabaho.

Hakbang 6: Kunin ang Availability ng Empleyado

Bago tapusin ang isang iskedyul sa trabaho, mahalagang mangolekta ng tumpak na impormasyon tungkol sa availability ng empleyado. Sa paggawa nito, maiiwasan ang mga pagbabago sa huling minuto, mga konflitong iskedyul, at hindi napunuan na mga shift.Ang pinakamahusay na paraan para mangolekta ng availability ay sa pamamagitan ng digital na sistema ng pag-iskedyul kung saan maaaring i-update ng mga empleyado ang kanilang nais na oras ng trabaho. Nakaalis ito ng pangangailangan para sa patuloy na komunikasyon at tinitiyak na ang mga iskedyul ay umaalinsunod sa real-time na availability ng empleyado.

Hakbang 7: Magplano Nang Maaga

Isa sa pinakamalaking pagkakamali sa pag-iskedyul ay ang paghihintay hanggang sa huling minuto upang magtalaga ng mga shift. Ang pagpa-plano ng iskedyul sa trabaho nang maaga ay nakakatulong iwasan ang stress para sa parehong managers at empleyado.Para sa pinakamahuhusay na resulta:

• Lumikha ng mga iskedyul nang hindi bababa sa dalawang linggo bago ito kailanganin.
• Tukuyin ang mga potensyal na paglaban at gumawa ng mga pagsasaayos ng maaga pa lang.
• I-komunika ang mga iskedyul sa sandaling sila ay finalized na.

Ang ganitong pamamaraan ay nagbibigay sa mga empleyado ng sapat na oras upang planuhin ang kanilang personal na buhay kasabay ng pagtitiyak na maayos ang takbo ng mga operasyon ng negosyo.

Hakbang 8: Gumawa ng Back-Up Plan

Kahit ang pinakamahusay na mga iskedyul ay maaaring makaranas ng mga hindi inaasahang paghina dahil sa mga tawag ng sakit, emergency, o pagbabago sa huling minuto. Ang pagkakaroon ng backup plan ay nagsisiguro na ang negosyo ay makakabukas ng walang malaking mga problema.Ilan sa mga estratehiya ng backup ay kinabibilangan ng:

• Pagpapanatili ng listahan ng mga on-call na empleyado na handang mag-cover ng shift sa agarang pangangailangan.
• Pag-cross-train sa mga empleyado upang kaya nilang hawakan ang maraming tungkulin kung kinakailangan.
• Pagpatupad ng scheduling software na nagbibigay-daan sa mga mabilis na pagsasaayos at pagpapalit ng shift.

Ang isang maagap na diskarte sa mga abala sa iskedyul ay pumipigil sa hindi kinakailangang stress at nagpapanatili ng maayos na pagganap ng koponan.

Hakbang 9: Magpasya Kung Paano Nais Mong Lumikha ng Iyong Iskedyul

Maraming paraan upang lumikha ng iskedyul sa trabaho, bawat isa ay may mga kahusayan at kahinaan. Ang pinakakaraniwang mga pamamaraan ay kinabibilangan ng:

• Manwal na pag-iskedyul – Paggamit ng mga spreadsheet o pisara upang manu-manong lumikha at ayusin ang mga iskedyul.
• Automated scheduling software – Mga tool na bumubuo ng mga iskedyul sa trabaho batay sa mga pangangailangan ng negosyo, availability ng empleyado, at mga tuntunin ng pagsunod.
• Hybrid na diskarte – Pagsasama ng manu-manong input sa automation upang mapabuti ang katumpakan at kahusayan.

Ang pagpili ng tamang pamamaraan ng pag-iskedyul ay depende sa laki ng iyong workforce, pagiging kumplikado ng negosyo, at antas ng kinakailangang kakayahang umangkop.

Hakbang 10: Gumawa ng Iyong Iskedyul

Kapag ang lahat ng mga pangunahing salik ay isinasaalang-alang, oras na upang buuin ang aktwal na iskedyul sa trabaho. Sundin ang mga hakbang na ito para sa isang iskedyuladong diskarte:

1. Magtalaga ng mga shift batay sa pangangailangan ng negosyo.
2. Tiyakin ang makatarungang distribusyon ng workload.
3. Isaalang-alang ang mga legal na pangangailangan, kabilang ang mga pahinga at overtime.
4. Ayusin ang mga iskedyul batay sa availability ng empleyado.
5. Suriin ang iskedyul para sa mga konflikt o nawawalang mga shift.

Dapat balansihin ng maayos na planadong iskedyul ang mga pangangailangan sa operasyon habang pinapanatili ang mga empleyado na nakikibahagi at produktibo.

Hakbang 11: Ilathala ang mga Iskedyul nang Maaga

Ang mga empleyado ay nagpapahalaga sa pagkakaroon ng kanilang mga iskedyul na nauna pa upang makapagplano sila ng naaayon. Ang pagbibigay ng maagang access sa mga iskedyul ay nagpapabuti ng balanse ng work-life, nagbabawas ng hindi naipapakitang tao, at nagpapahusay sa kasiyahan sa trabaho.Ang pinakamahuhusay na kasanayan ay kinabibilangan ng:

• Pagpo-post ng mga iskedyul nang hindi bababa sa dalawang linggo nang mas maaga.
• Pagpapadala ng mga paalala ng iskedyul bago ang bawat shift.
• Pagpapahintulot sa mga empleyado na kumpirmahin o hilingin ang mga pagbabago kung kinakailangan.

Sa malinaw at maagap na pag-iskedyul, maiiwasan ng mga negosyo ang kalituhan at maaaantala ang isang mas organisadong workforce.

Hakbang 12: Iskedyul Batay sa Lakas ng Iyong Mga Empleyado

Ang isang mahusay na balanseng iskedyul ng team sa trabaho ay hindi lamang tungkol sa pagpuno ng mga shift—it’s tungkol sa pag-aasign ng tamang mga empleyado sa tamang mga tungkulin sa tamang oras. Ang mga empleyado ay may iba't ibang hanay ng kasanayan, antas ng enerhiya, at mga pattern ng pagiging produktibo, at ang pag-leverage ng mga lakas na ito ay maaaring mapabuti ang kahusayan.Upang ma-iskedyul ng estratehiko:

• Mag-assign ng mga may karanasang empleyado sa mga high-demand na shift upang mapanatili ang kalidad ng serbisyo.
• Magplanong isama ang mga bagong hire sa mga senior na empleyado para sa mentorship.
• Tiyakin na ang mga tungkulin na nangangailangan ng teknikal na kahusayan o pamumuno ay natatakpan ng pinakakarapat-dapat na tauhan.

Ang ganitong paraan ay pumipigil sa sobrang pagkarga ng mga empleyado sa mga gawain na hindi nila handa at pinapakinabangan ang pagganap sa iba't ibang mga shift.

Hakbang 13: Suriin para sa Karaniwang Pagkakamali sa Pag-iskedyul

Kahit na may maingat na pagpaplano, ang mga pagkakamali sa pag-iskedyul ay nangyayari. Bago tapusin ang iskedyul sa trabaho, suriin ito para sa:

• Double booking – Dalawang empleyado na aksidenteng na-assign sa parehong tungkulin sa parehong oras.
• Understaffing sa panahon ng peak hours – Hindi sapat ang coverage sa mga high-demand na oras.
• Back-to-back na mga shift – Mga empleyado na nakaiskedyul sa mga late-night shifts kasunod ang mga early morning shifts, na nagdudulot ng pagkakapagod.
• Excessive na overtime – Mga empleyado na nagtatrabaho lampas sa legal o limitasyon ng kompanya.

Ang mabilisang quality check ay tinitiyak na ang iyong iskedyul sa trabaho ay makatarungan, legal, at optimized para sa tagumpay ng negosyo.

Hakbang 14: Ibahagi ang Iyong Iskedyul sa Iyong Koponan

Kapag lumikha ka ng iskedyul ng trabaho, kailangan ng mga empleyado ang mabilis na pag-access sa kanilang mga nakatalagang shift. Ang hindi tamang pamamahagi ng mga iskedyul ay maaaring maging sanhi ng pagkalito, hindi pagdalo sa shift, at pagkabigo.Pinakamahusay na kasanayan para sa pagbabahagi ng mga iskedyul:

• Gumamit ng mga cloud-based na scheduling tool na nagpapahintulot sa mga empleyado na tingnan ang mga shift online.
• I-post ang mga iskedyul sa isang sentral na lokasyon, tulad ng bulletin board o portal ng kumpanya.
• Magpadala ng mga awtomatikong abiso sa pamamagitan ng SMS o email upang ipaalala sa mga empleyado ang kanilang paparating na mga shift.

Ang pagbibigay ng malinaw at madaling ma-access na mga iskedyul ay nagpapanatili sa mga empleyado na may kaalaman at nababawasan ang hindi kinakailangang mga tanong at hindi pagkakaintindihan.

Hakbang 15: Tiyakin na Madaling Ma-access ang Iskedyul

Dapat kayang makita ng mga empleyado ang kanilang mga shift anumang oras, mula saanman. Ang isang mobile-friendly na sistema ng iskedyul ay nag-aalis ng pangangailangan para sa mga papel na iskedyul o patuloy na pagtawag sa mga manager.Upang mapabuti ang accessibility:

• Gumamit ng isang scheduling platform na may mobile compatibility.
• Bigyan ang mga empleyado ng access sa pag-login sa kanilang mga iskedyul sa trabaho.
• Tiyakin na ang mga empleyado ay maaaring humiling ng pagpalit o pagbabago ng shift nang walang pagkalito.

Ang madaling pag-access sa mga iskedyul ay nagpapabuti sa komunikasyon at responsibilidad sa loob ng workforce.

Hakbang 16: Magtatag ng Panggrupong Paraan ng Komunikasyon

Ang mabisang team work schedule ay kasama ng isang malakas na sistema ng komunikasyon. Dapat may paraan ang mga empleyado upang:

• Magtanong tungkol sa kanilang mga shift
• Humiling ng mga pagbabago sa shift
• Iulat ang mga alalahanin o mga problema sa iskedyul

Ang mga opsyon para sa mas magandang komunikasyon tungkol sa iskedyul ay kinabibilangan ng:

• Isang group chat sa isang workplace app.
• Isang itinalagang scheduling email para sa mga tanong na may kinalaman sa shift.
• Isang automated na chatbot na maaaring sumagot sa mga FAQ tungkol sa scheduling.

Ang isang streamlined na komunikasyon ay nagiging mas madali upang mabilis na malutas ang mga problema sa iskedyul.

Hakbang 17: Bigyang-Prayoridad ang Work-Life Balance

Ang mabisang iskedyul ng empleyado ay hindi lamang sumusuporta sa operasyon ng negosyo kundi nirerespeto rin ang kagalingan ng empleyado.Upang isulong ang work-life balance:

• Iwasan ang pag-iskedyul sa mga empleyado para sa labis na overtime.
• Patas na distribusyon ng mga shift sa weekend at gabi.
• Pahintulutan ang mga opsyon para sa flexible na iskedyul kung saan posible.

Ang isang balanseng kapaligiran sa trabaho ay nagdudulot ng mas masayang mga empleyado, mababang turnover, at nadagdagang produktibidad.

Hakbang 18: Mag-alok ng mga Pagkakataon para sa Pag-unlad

Ang pag-iiskedyul ay hindi lamang tungkol sa pagpuno ng mga shift — ito rin ay pagkakataon para tulungan ang mga empleyado na mag-develop ng kanilang mga kasanayan at karera.Mga paraan upang magbigay ng mga pagkakataon para sa pag-unlad sa pamamagitan ng pag-iiskedyul:

• Italaga ang mga empleyado sa mga bagong tungkulin o responsibilidad.
• Mag-alok ng mga training shift kung saan ang mga empleyado ay puwedeng matuto ng bagong skills.
• I-rotate ang mga pagkakataon sa pamumuno sa mga tauhan.

Sa pamamagitan ng pagsasama ng mga pagkakataon sa pagkatuto sa iskedyul, puwedeng pataasin ng mga negosyo ang engagement ng mga empleyado at mapabuti ang maiaambag nila.

Hakbang 19: Hikayatin ang Feedback ng Empleyado

Direktang apektado ng mga desisyon sa pag-iiskedyul ang mga empleyado, kaya't mahalagang magtanong ng feedback sa regular na batayan.Mga pamamaraan para mangolekta ng feedback ay kinabibilangan ng:

• Anonymous na survey tungkol sa katarungan sa iskedyuling.
• Mga team meeting kung saan puwedeng ipahayag ng mga empleyado ang kanilang mga alalahanin.
• Isang suggestion box para sa mga ideya sa pagpapabuti ng iskedyul.

Ang pag-aksyon sa feedback ng empleyado ay nagpapalakas ng tiwala at tumutulong sa pagpa-refine ng mga proseso sa pag-iiskedyul sa paglipas ng panahon.

Hakbang 20: Gamitin ang Teknolohiya

Ang pangunahing scheduling ay maaaring matrabaho at mas madaling magkamali. Ang automated scheduling software ay nagpapadali sa proseso at tinitiyak na ang mga iskedyul ng trabaho para sa mga empleyado ay tamang-tama at pantay.Mga pangunahing katangian na dapat hanapin sa scheduling software:

• Mga rekomendasyon sa shift na pinapatakbo ng AI batay sa mga pangangailangan ng negosyo.
• Automated na pagpa-swap ng shift para madaling magpalitan ng mga shift ang mga empleyado.
• Pag-track ng pagsunod sa mga batas ng paggawa para maiwasan ang mga paglabag.

Ang paggamit ng mga tool na nakabatay sa teknolohiya ay tumutulong sa mga manager na gumawa ng mga iskedyul ng empleyado nang mahusay.

Hakbang 21: Pagyamanin ang Isang Positibong Kapaligiran sa Trabaho

Ang isang iskedyul ng trabaho ay hindi lamang isang listahan ng mga shift — ito ay isang salamin ng kultura ng kumpanya. Ang isang supportive na diskarte sa pag-iiskedyul ay lumilikha ng mas motivated na workforce.Mga paraan upang mapabuti ang kapaligiran sa trabaho sa pamamagitan ng pag-iiskedyul:

• Ipakita ang flexibility kung posible.
• Kilalanin ang mga pangangailangan ng empleyado at tugunan ang mga kahilingan kung maaari.
• Iwasan ang mga pabigla-biglang pagbabago sa iskedyul na nagdudulot ng stress.

Ang positibong karanasan sa pag-iiskedyul ay humahantong sa mas magandang pagganap, mas mataas na morale, at pinabuting teamwork.

Hakbang 22: Humanap ng mga Pagkakataon para sa Automation at Personalization

Bawat empleyado ay may iba't ibang kagustuhan at availability. Ang paggamit ng mga personalisadong opsyon sa iskedyul ay nagpapabuti sa kasiyahan at pakikilahok ng mga empleyado.Ilan sa mga paraan para i-personalize ang pag-iskedyul ay:

• Pagpayag na pumili ng mas gustong shift.
• Pag-aalok ng mga opsyon para sa sariling-iskedyul para sa ilang tungkulin.
• Pagbibigay ng indibidwal na mga paalala sa shift.

Ang isang automated na sistema ng pag-iskedyul na may personalisadong mga opsyon sa shift ay ginagawang mas patas at mas naaangkop ang pag-iskedyul.

Hakbang 23: Gamitin ang Pinakamahusay na Tool para sa Trabaho

Ang paglikha ng iskedyul sa paggawa ng koponan nang manu-mano ay maaaring nakakapagod, lalo na para sa mga negosyo na may malalaking bilang ng empleyado. Ang paggamit ng mga advanced na tool sa pag-iskedyul tulad ng Shifton ay nakakatulong sa mga manager na gumawa ng iskedyul ng trabaho nang mahusay sa pamamagitan ng:

• Awtomatikong pagpa-plano ng shift batay sa aktwal na pangangailangan ng negosyo.
• Pagpayag sa mga empleyado na magpalitan ng shift nang maayos sa loob ng sistema.
• Pagbigay ng updates sa real-time upang maiwasan ang pag-aaway ng iskedyul.

Pinapasimple ng Shifton ang pamamahala ng workforce, pinapabuti ang kahusayan ng pag-iskedyul, at pinapababa ang administratibong gawain, na ginagawang mas madali para sa mga negosyo na gumana nang maayos.

Mga Uri ng Iskedyul sa Trabaho

Iba't ibang negosyo ang nangangailangan ng iba't ibang estruktura ng pag-iskedyul upang matugunan ang kanilang natatanging pangangailangang pang-operasyon. Ang uri ng iskedyul sa trabaho ay nakasalalay sa mga pangangailangan ng industriya, availability ng empleyado, at prayoridad ng organisasyon. Nasa ibaba ang ilan sa mga pinaka-karaniwang iskedyul ng trabaho na ipinatutupad ng mga negosyo.

Buong Oras

Ang isang iskedyul ng trabaho na buong oras ay karaniwang binubuo ng 40 oras kada linggo, kahit na ang ilang mga industriya ay maaaring bigyan ito ng ibang kahulugan. Karaniwang nagtatrabaho ang mga empleyado ng tiyak na bilang ng oras kada araw, limang araw sa isang linggo.Mga Pangunahing Benepisyo ng Buong Oras na Iskedyul:

• Nagbibigay ng katatagan sa trabaho at tuluy-tuloy na kita para sa mga empleyado.
• Nagpapasiguro ng regular na antas ng kawani para sa mga negosyo na nangangailangan ng tuloy-tuloy na saklaw.
• Karaniwan itong kasama ang mga benepisyo tulad ng insurance sa kalusugan, bayad na oras ng pahinga, at mga plano para sa pagreretiro.

Ang buong oras na iskedyul ay epektibo sa mga industriya tulad ng corporate offices, healthcare, retail management, at mga sentro ng serbisyo sa customer kung saan kailangan ang tuloy-tuloy na operasyon at pagiging pare-pareho ng workforce.

Part-Time

Ang isang part-time na iskedyul sa trabaho ay karaniwang kinabibilangan ng mas mababa sa 40 oras kada linggo. Ang mga empleyado ay maaaring magkaroon ng tiyak o pabagu-bagong mga shift, depende sa pangangailangan ng employer.Mga Pangunahing Benepisyo ng Part-Time na Iskedyul:

• Nag-aalok ng kakayahan sa mga estudyante, tagapag-alaga, o mga indibidwal na nagbabalansi ng maraming trabaho.
• Tumutulong sa mga negosyo na bawasan ang gastos sa paggawa habang pinapanatili ang sapat na tauhan.
• Nagbibigay ng solusyon para sa mga negosyo na may pana-panahon o pabagubagong demand.

Ang mga part-time na iskedyul ay karaniwang makikita sa mga restaurant, retail stores, call centers, at hospitality industries kung saan ang negosyo ay nangangailangan ng kakayahang umangkop sa tauhan.

Remote/Flexible na Iskedyul ng Trabaho

Ang isang remote o flexible na iskedyul ng trabaho ay nagpapahintulot sa mga empleyado na magtrabaho mula sa bahay o anumang lokasyon sa labas ng tradisyunal na opisina. Ang mga oras ay maaaring nakatakda, pabagu-bago, o batay sa output, depende sa mga polisiya ng kumpanya.Mga Pangunahing Benepisyo ng Remote/Flexible na Iskedyul:

• Pinapataas ang awtonomiya ng empleyado at balanse sa trabaho-buhay.
• Pinababawasan ang oras ng pag-commute at mga gastos na kaugnay nito.
• Pinapalawak ang pool ng pagkuha, na nagbibigay-daan sa mga negosyo na kumuha ng talento mula sa iba't ibang lokasyon.

Ang mga remote at flexible na iskedyul ng trabaho ay partikular na epektibo sa mga industriya tulad ng IT, serbisyo sa customer, paggawa ng nilalaman, at marketing, kung saan ang mga gawain ay maaaring gawin nang digital na hindi nangangailangan ng pisikal na presensya.

5-4/9 na Iskedyul ng Trabaho

Ang 5-4/9 na iskedyul ng trabaho ay isang compressed na iskedyul kung saan nagtatrabaho ang mga empleyado ng siyam na oras na shift sa loob ng walong araw sa loob ng dalawang linggong panahon, na sinusundan ng isang walong oras na shift at isang karagdagang araw ng pahinga.Mga Pangunahing Benepisyo ng 5-4/9 na Iskedyul ng Trabaho:

• Nagbibigay-daan sa mga empleyado na magkaroon ng tatlong araw na weekend tuwing ibang linggo.
• Pinapataas ang produktibidad sa pamamagitan ng pag-aalok ng mas mahabang araw ng trabaho ngunit mas kaunting kabuuang araw ng trabaho.
• Pinababawasan ang mga gastos sa pag-commute at pinapabuti ang balanse ng trabaho-buhay.

Ang ganitong uri ng iskedyul ay karaniwang ginagamit sa mga ahensya ng gobyerno, opisina ng korporasyon, at mga industriya na nakabatay sa proyekto na maaaring umangkop sa mga nababaluktot na istruktura ng trabaho.

2-2, 3-2, 2-3 na Iskedyul ng Trabaho

Ang 2-2, 3-2, 2-3 na iskedyul ay isang rotating shift na iskedyul kung saan nagtatrabaho ang mga empleyado nang dalawang araw, dalawang araw na pahinga, tatlong araw, at iba pa.Mga Pangunahing Benepisyo ng 2-2, 3-2, 2-3 na Iskedyul:

• Nagbibigay sa mga empleyado ng regular na araw ng pahinga para sa pag-recover.
• Tinitiyak ang 24/7 na operasyon ng negosyo nang walang labis na overtime.
• Binabalanse ang mga workload sa pamamagitan ng pagro-rotate sa mga empleyado sa iba't ibang shift.

Ang iskedyul na ito ay perpekto para sa mga industriya tulad ng healthcare, emergency services, manufacturing, at security, kung saan kinakailangan ang tuloy-tuloy na staffing.

4/10 na Iskedyul

Ang isang 4/10 na iskedyul ng trabaho ay binubuo ng apat na 10-oras na araw ng trabaho bawat linggo, na sinusundan ng tatlong araw ng pahinga.Mga Pangunahing Benepisyo ng 4/10 na Iskedyul ng Trabaho:

• Nagbibigay sa mga empleyado ng dagdag na araw ng pahinga bawat linggo, na nagpapabuti sa balanse ng trabaho-buhay.
• Pinababawasan ang gastos sa pag-commute dahil mas kaunting araw ang mga empleyado na pumapasok sa trabaho.
• Tumutulong ang mga negosyo na pataasin ang produktibidad sa pamamagitan ng pagbabawas ng bilang ng pagbabago sa shift.

Karaniwang ginagamit ang 4/10 na schedule sa mga sektor ng customer support, production, logistics, at healthcare kung saan ang mga pinalawig na oras ng trabaho ay maaaring magpataas ng kahusayan. Halimbawa at Template ng Iskedyul ng Trabaho Napakahalaga ang pagbuo ng isang magandang pagkakaayos at malinaw na iskedyul ng trabaho para sa mahusay na pamamahala ng workforce. Ang maayos na naka-iskedyul ay titiyak na ang mga empleyado ay alam ang kanilang mga oras ng trabaho nang maaga, maiwasan ang mga salungatan sa iskedyul, at mapabuti ang kabuuang koordinasyon ng team.Nasa ibaba ang isang halimbawa ng pangunahing template ng iskedyul ng trabaho na maaaring gamitin sa iba't ibang industriya:

Pangalan ng Empleyado	Posisyon	Lunes	Martes	Miyerkules	Huwebes	Biyernes	Sabado	Linggo	Kabuuang Oras
John Doe	Cashier	9 AM - 5 PM	9 AM - 5 PM	WALA	1 PM - 9 PM	9 AM - 5 PM	WALA	WALA	32
Sarah Smith	Server	WALA	10 AM - 6 PM	10 AM - 6 PM	WALA	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	40
Mark Lee	Manager	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	WALA	WALA	40

Paano Gamitin ang Template ng Iskedyul ng Trabaho na Ito:

• Ilista ang mga pangalan ng empleyado at kanilang mga tungkulin upang linawin ang mga responsibilidad.

 

• Mag-assign ng shift batay sa demand ng trabaho at pagkakaroon ng empleyado.

 

• Siguraduhin ang pantay na pamamahagi ng shift upang maiwasan ang labis na trabaho o kakulangan sa tauhan.

 

• Itukoy ang mga araw na wala sa trabaho nang malinaw, upang malaman ng mga empleyado kung kailan sila hindi naka-iskedyul.

 

Kalkulahin ang kabuuang oras upang subaybayan ang mga gastusin sa paggawa at tiyakin ang pagsunod sa mga regulasyon sa trabaho.

Nakakatulong ang isang may estrukturang template ng iskedyul sa mga negosyo na manatiling organisado, mapabuti ang transparency, at pataasin ang produktibidad. Paano Ginagawang Simple ng Shifton ang Paglikha ng mga Iskedyul ng Trabaho Ang manu-manong pamamahala ng iskedyul ng trabaho ay maaaring kumain ng oras, lalo na para sa mga negosyong may maraming empleyado, umiikot na shift, o 24/7 na operasyon. Pinapasimple ng Shifton, isang matalinong tool sa pamamahala ng workforce, ang proseso sa pamamagitan ng pag-aalok ng:

• Awtomatikong pagsasagawa ng iskedyul upang alisin ang mga pagkakamaling manual.

 

• Mga opsyon sa sariling serbisyo ng empleyado para sa pagpapalit ng shift at pag-update ng availability.

 

• Mga real-time na update upang maiwasan ang mga salungatan at huling minutong pagbabago.

 

Pagsubaybay sa pagsunod upang matiyak ang pagsunod sa batas ng paggawa.

Pinapayagan ng Shifton ang mga manager na lumikha ng mga iskedyul ng trabaho sa loob ng ilang minuto, mabawasan ang gawain sa administratibo, at mapabuti ang pangkalahatang kahusayan sa pag-iskedyul.