কিভাবে আপনার টিমের জন্য একটি কাজের সময়সূচী তৈরি করবেন: ২৩টি ধাপ

যেকোনো ব্যবসায়ের জন্য একটি ভাল গঠিত কাজের সূচি অপরিহার্য। আপনি রেস্তোরাঁ, খুচরা দোকান, কল সেন্টার বা দূরবর্তী দল পরিচালনা করছেন হোক, একটি সঠিকভাবে পরিকল্পিত কর্মচারীর সময়সূচী মসৃণ অপারেশন নিশ্চিত করে, দ্বন্দ্ব কমায় এবং কর্মচারীদের সক্রিয় রাখে।দুর্বল সময়সূচী মিসড শিফট, শেষ মুহূর্তের সামঞ্জস্য, বার্নআউট এবং সম্মতির সমস্যার দিকে নিয়ে যায়। কর্মচারীরা যদি তাদের সময়সূচী আগে না পান, তবে এটি অনিশ্চয়তা এবং চাপ তৈরি করে, যা উৎপাদনশীলতা এবং সামগ্রিক মনোবলে প্রভাব ফেলে।যাইহোক, একটি ভাল পরিকল্পিত দলীয় কাজের সময়সূচী কর্মী ব্যবস্থা, দক্ষতা বৃদ্ধি এবং কর্মচারীরা ন্যায্য এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ কাজের ভার পায় তা নিশ্চিত করে। সঠিক পদ্ধতি এবং সময়সূচী সরঞ্জামগুলির সাথে, আপনি শিফট পরিকল্পনা মসৃণ করতে এবং ব্যবসায়ের ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করতে পারেন।এই গাইডটি পরিচালকদেরকে ২৩টি বাস্তবসম্মত পদক্ষেপ প্রদান করে, যা পরিচালনার প্রয়োজনের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ, সম্মতি নিশ্চিত করে এবং কর্মচারীদের খুশি করে এমন কাজের শিডিউল তৈরিতে সহায়তা করে।

কাজের সময়সূচী কী?

কাজের সময়সূচী একটি গঠিত পরিকল্পনা যা বর্ণনা করে কখন কর্মচারীরা কাজ করবে। এটি ব্যবসায়গুলোকে সহায়তা করে:

• ব্যবসায়িক চাহিদার উপর ভিত্তি করে পর্যাপ্ত কভারেজ নিশ্চিত করা।
• কর্মচারীদের মধ্যে কাজের বোঝা সামঞ্জস্যভাবে বিতরণ করা।
• শ্রম ব্যয় কমানোর সময় উৎপাদনশীলতা অপ্টিমাইজ করা।
• শ্রম আইন এবং কোম্পানির নীতির সাথে সম্মতি বজায় রাখা।

কাজের জন্য একটি ভালোভাবে ডিজাইন করা সময়সূচী ব্যবসার চাহিদা, কর্মচারীর উপলব্ধতা এবং শিফটের ন্যায্যতাকে বিবেচনায় নিয়ে একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং দক্ষ জনশক্তি সৃষ্টিতে সহায়তা করে।

একটি চমৎকার কাজের সময়সূচী কী তৈরি করে?

সব সময়সূচীগুলি কার্যকর নয়। একটি চমৎকার কাজের সময়সূচি হলো একটি যা পরিষ্কার, পূর্বানুমানযোগ্য এবং অ্যাক্সেসযোগ্য, যখন নিয়োগকর্তা এবং কর্মচারীদের উভয়ের জন্য নমনীয়তার অনুমতি দেয়। নিম্নলিখিত মূল বৈশিষ্ট্যগুলি সময়সূচীকে কার্যকর করে তোলে:

রিয়েল-টাইম আপডেট

ব্যবসার প্রয়োজন পরিবর্তন করতে পারে এবং সময়সূচীগুলি যেন অপ্রত্যাশিত পরিবর্তনগুলিতে রিয়েল-টাইমে মানিয়ে নিতে পারে। যদি কোনও কর্মী অসুস্থ হয়ে পড়ে, তাহলে ম্যানেজাররা শিফটগুলি তাৎক্ষণাত্ সামঞ্জস্য করতে সক্ষম হওয়া উচিত।

মোবাইল অ্যাক্সেস

একটি আধুনিক কাজের সময়সূচী যেকোনো ডিভাইস থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত, যা কর্মচারীদের তাদের শিফটগুলি পরীক্ষা করতে, পরিবর্তনের জন্য অনুরোধ করতে এবং চলার পথে আপডেটগুলি পেতে সক্ষম করে।

আলার্ম এবং অনুস্মারক

স্বয়ংক্রিয় শিফট অনুস্মারক কর্মচারীদের পথে রাখে, অনুপস্থিতি কমায় এবং বিভ্রান্তি ছাড়াই সমস্ত শিফ্টের কভারেজ নিশ্চিত করে।

কিভাবে একটি কাজের সময়সূচী তৈরি করা যায় তার উপর ২৩টি টিপস

পদক্ষেপ ১: আপনার শ্রম লক্ষ্য নির্ধারণ করুন

কোনো কাজের সময়সূচী তৈরি করার আগে, আপনাকে বুঝতে হবে বিভিন্ন সময়ে কতজন কর্মচারী প্রয়োজন। এটি ব্যবসার প্যাটার্ন বিশ্লেষণ এবং সক্ষম চাহিদা পূরণের জন্য পর্যাপ্ত কর্মী নিশ্চিত করা দিয়ে জড়িত।ঐতিহাসিক ডেটা মূল্যায়ন করে শুরু করুন যাতে বোঝা যায় কখন গ্রাহকের ভিড় সর্বোচ্চ। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি রেস্তোরাঁ চালানোর হোন, সন্ধ্যা এবং সপ্তাহান্তে দ্রুততম সময় হতে পারে, যেখানে মাঝের সপ্তাহের সকালে কম কর্মীদের প্রয়োজন হতে পারে। অফিস বা খুচরা দোকানগুলির জন্য, শীর্ষ সময়টি দুপুরের খাবার বিরতি বা অফিস শেষে হতে পারে।উপরন্তু, কর্মচারীর উৎপাদনশীলতার মাত্রাগুলিকে বিবেচনায় নিন। কিছু কর্মচারীরা দিনের নির্দিষ্ট সময়ে আরো কার্যকরভাবে কাজ করে, তাই শক্তিগুলির উপর ভিত্তি করে শিফ্টগুলি বরাদ্দ করা কার্যকরিতা বৃদ্ধিতে সহায়ক হতে পারে। লক্ষ্য হচ্ছে শ্রম ব্যয়কে ভারসাম্য বজায় রাখা, যখন চমৎকার গ্রাহক পরিষেবা এবং ব্যবসার পারফরম্যান্স বজায় রাখা।

পদক্ষেপ ২: ফেডারেল এবং স্থানীয় শ্রম আইন মেনে চলুন

প্রতিটি দেশ, রাজ্য বা অঞ্চলের কাজের সূচীর যুক্ত শ্রম আইন থাকে। এই আইনে সর্বাধিক কাজের সময়, অতিরিক্ত কাজের মজুরি, বিশ্রাম বিরতি এবং প্রয়োজনীয় সময়সূচী নোটিশ আচ্ছাদিত থাকে। এই আইনের সাথে সম্মতি না থাকলে শাস্তি, আইনি বিরোধ এবং কর্মচারীদের মধ্যে নেতিবাচক খ্যাতির ঝুঁকি থাকে।যেকোনো সময়সূচী চূড়ান্ত করার আগে, নিশ্চিত করুন যে এটি সমস্ত প্রাসঙ্গিক শ্রম বিধি পূরণ করে। কিছু গুরুত্বপূর্ণ সম্মতি বিবেচনা অন্তর্ভুক্ত:

• কর্মচারীরা যেন যথাযথ ক্ষতিপূরণ ছাড়া আইনি অতিরিক্ত সময়ের সীমা অতিক্রম না করে তা নিশ্চিত করা।
• প্রয়োজনীয় বিশ্রাম বিরতি, যেমন খাবার বিরতি এবং বিশ্রাম বিরতির সময়সূচী নির্ধারণ করা।
• ন্যায্য ওয়ার্কউইক আইন অনুসারে, যা নিয়োগকর্তাদের কর্মচারীদের তাদের শিফটের পূর্বাভাস দিতে বাধ্য করে সম্মতি প্রদান।

সময়সূচী সফটওয়্যার ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয় সম্মতি এভাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা যায়, যা সম্ভাব্য ভায়োলেশনগুলি অ্যালার্ট করে এবং সমস্ত শিফটের আইনি প্রয়োজনগুলি নিশ্চিত করে।

পদক্ষেপ ৩: আপনার দলের সঙ্গে পরিচিত হন

একটি সুষম কাজের শিডিউল প্রতিটি কর্মচারীর দক্ষতা, শক্তি এবং কাজের পছন্দ বিবেচনা করে। এটি এক উত্পাদনশীল কাজ পরিবেশ তৈরি করে যেখানে কর্মচারীরা মূল্যায়িত অনুভব করে এবং তাদের সেরা পারফর্ম করে।বোঝার জন্য সময় নিন:

• কে কোন কাজ এবং ভূমিকায় উন্নত?
• কে সকাল, সন্ধ্যা বা রাতের শিফট পছন্দ করে?
• কার সীমাবদ্ধতা আছে, যেমন শিশু পালন দায়িত্ব বা স্কুল প্রতিশ্রুতি?

এই বিষয়গুলি বোঝা আপনাকে এমন একটি কাজের সময়সূচী তৈরিতে সহায়তা করে যা কর্মক্ষমতা এবং কাজের সন্তুষ্টি বাড়ায়। কর্মচারীরা তাদের চাহিদাগুলি বিবেচনা করে নিশ্চিত বোধ করলে তারা আরও সক্রিয় থাকবে এবং ভালো ফলাফল প্রদান করবে।

পদক্ষেপ ৪: আপনার কর্মচারীদের শিডিউলিং পছন্দের প্রতি সম্মান জানান

ব্যবসায়িক প্রয়োজন আগে আসা উচিত, তবুও কর্মচারীদের শিডিউলিং পছন্দের প্রতি সম্মান জানালে মনোবল এবং অনুপস্থিতি কমাতে পারে। পূর্বাভাসযোগ্য শিডিউল থাকা কর্মচারীরা বেশি সন্তুষ্ট এবং উৎপাদনশীল।অপারেশনগুলোকে আপোস না করে পছন্দ মেনে চলতে বিবেচনা করুন:

• কর্মচারীদের আগাম উপলব্ধতা জমা দেওয়ার অনুমতি দিন।
• উইকএন্ড এবং ছুটির দিনের জন্য একটি ন্যায্য রোটেশন তৈরীর করা।
• যে কর্মচারীরা নমনীয়তা প্রয়োজন তাদের জন্য শিফট ব্যবসায়ের বিকল্প প্রদান।

যদিও সমস্ত অনুরোধ মেটানো সব সময় সম্ভব নয়, কর্মচারীদের যে তাদের পছন্দের ব্যাপারে মনোযোগ দেওয়া হয় তা তাদের আস্থা তৈরি করে এবং কর্মীদের মধ্যে পরিবর্তন কমায়।

পদক্ষেপ ৫: আপনার কর্মচারীদের সম্পৃক্ত করুন

কর্মচারীদের সময়সূচী সিদ্ধান্তে অংশগ্রহণ করতে উত্সাহ দেওয়া একটি সহযোগিতামূলক কাজের সংস্কৃতি তৈরি করে এবং সামগ্রিক সন্তুষ্টি উন্নত করে। যখন কর্মচারীরা অনুভব করে যে তাদের ইনপুট আছে, তখন তারা তাদের বরাদ্দ শিফ্টের প্রতি আরও প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হয়।কর্মচারীদের সম্পৃক্ত করার উপায়:

• একটি উন্মুক্ত অনুরোধ সিস্টেম ব্যবহার করা যেখানে কর্মচারীরা পছন্দের কাজের দিন এবং সময় জমা দিতে পারে।
• ম্যানেজমেন্টের অনুমোদন সহ কর্মচারীদের শিফট শেয়ার করার অনুমতি দেয়া।
• সময়সূচী নীতি এবং উদ্বেগ নিয়ে আলোচনা করার জন্য জরিপ বা সভা পরিচালনা করছে।

কর্মচারীদের তাদের কাজের সময়সূচীতে একটি মতামত দিয়ে, ব্যবসাগুলি ইতিবাচক এবং সহযোগিতামূলক কর্মক্ষেত্র পরিবেশ তৈরি করতে পারে।

ধাপ ৬: কর্মচারীদের প্রাপ্যতা সংগ্রহ করুন

কাজের সূচি চূড়ান্ত করার আগে, কর্মচারীদের প্রাপ্যতা সম্পর্কে সঠিক তথ্য সংগ্রহ করা গুরুত্বপূর্ণ। এভাবে শেষ মুহূর্তের পরিবর্তন, সময়সূচীর বিরোধ এবং খালি শিফট এড়ানো যায়।প্রাপ্যতা সংগ্রহের সেরা উপায় হল ডিজিটাল সময়সূচী সিস্টেমের মাধ্যমে যেখানে কর্মচারীদের তাদের পছন্দের কাজের সময় হালনাগাদ করার সুযোগ থাকে। এটি ক্রমাগত কথোপকথনের প্রয়োজনে কমায় এবং সিডিউলকে প্রকৃত সময় কর্মচারী প্রাপ্যতার সাথে সামঞ্জস্য করে।

ধাপ ৭: আগাম পরিকল্পনা করুন

সবচেয়ে বড় সময়সূচী ভুলগুলির মধ্যে একটি হল শেষ মুহূর্ত পর্যন্ত শিফট নিয়োগে অপেক্ষা করা। অগ্রিম কাজের সময়সূচী পরিকল্পনা করা ম্যানেজার এবং কর্মচারীদের উভয়ের জন্য চাপ কমাতে সাহায্য করে।সর্বোত্তম ফলাফলের জন্য:

• অন্তত দুই সপ্তাহ অগ্রিম সময়সূচী তৈরি করুন।
• সম্ভাব্য বিরোধ চিহ্নিত করুন এবং পূর্বেই সমন্বয় করুন।
• সমস্ত সময়সূচী চূড়ান্ত হয়ে যাওয়ার সাথে সাথে তা কর্মচারীদের জানিয়ে দিন।

এই পদ্ধতি কর্মচারীদের ব্যক্তিগত জীবন পরিকল্পনার জন্য যথেষ্ট সময় দেয় এবং ব্যবসার কার্যক্রম মসৃণভাবে চলতে থাকে।

ধাপ ৮: ব্যাকআপ পরিকল্পনা তৈরি করুন

সবচেয়ে ভাল পরিকল্পিত সময়সূচীও হঠাৎ অসুস্থতার কল, জরুরী পরিস্থিতি বা শেষ মুহূর্তের পরিবর্তনের কারণে অবাঞ্ছিত বিপর্যয়ের সম্মুখীন হতে পারে। ব্যাকআপ পরিকল্পনা থাকার ফলে ব্যবসা বড় কোনো সমস্যার সম্মুখীন না হয়ে চলতে থাকে।কিছু ব্যাকআপ কৌশল অন্তর্ভুক্ত করে:

• হঠাৎ নোটিশে শিফট কভার করতে সক্ষম কর্মচারীদের তালিকা বজায় রাখা।
• কর্মচারীদের বিভিন্ন ভূমিকা সম্পাদনের জন্য ক্রস-ট্রেনিং করা যাতে প্রয়োজন হলে তারা সামলাতে পারেন।
• যে সফ্টওয়্যারটি দ্রুত সমন্বয় এবং শিফট বিনিময় করতে দেয় এমন সফ্টওয়্যার বাস্তবায়ন করা।

সময়সূচীর ব্যাঘাতের প্রতি একটি সক্রিয় দৃষ্টিভঙ্গি অপ্রয়োজনীয় চাপ প্রতিরোধ করে এবং দলটিকে কার্যকরী রাখে।

ধাপ ৯: আপনার সময়সূচী তৈরি করার পদ্ধতি ঠিক করুন

একটি কাজের সময়সূচী তৈরি করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে, প্রতিটি নিজস্ব সুবিধা এবং অসুবিধা সহ। সর্বাধিক সাধারণ পদ্ধতিগুলির মধ্যে রয়েছে:

• ম্যানুয়াল সময়সূচী – স্প্রেডশিট বা হোয়াইটবোর্ড ব্যবহার করে হাতে করে সময়সূচী তৈরি এবং পরিবর্তন করা।
• স্বয়ংক্রিয় সময়সূচী সফ্টওয়্যার – ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা, কর্মচারী প্রাপ্যতা এবং নিয়ম মেনে চলা ভিত্তিক কাজের সময়সূচী তৈরি করা জন্য টুলস।
• হাইব্রিড পদ্ধতি – নির্ভুলতা এবং দক্ষতা বাড়ানোর জন্য ম্যানুয়াল ইনপুট অটোমেশনের সাথে মিশ্রিত করা।

আপনার দলের আকার, ব্যবসার জটিলতা এবং প্রয়োজনীয় নমনীয়তার উপর নির্ভর করে সঠিক সময়সূচী পদ্ধতি নির্বাচন করুন।

ধাপ ১০: আপনার সময়সূচী তৈরি করুন

সমস্ত মূল উপাদান বিবেচনা করার পর, প্রকৃত কাজের সময়সূচী তৈরি করার সময় আসে। একটি গঠিত পদ্ধতির জন্য এই ধাপগুলি অনুসরণ করুন:

1. ব্যবসায়িক চাহিদার উপর ভিত্তি করে শিফট নির্ধারণ করুন।
2. ন্যায্য কাজের সমস্যার বিয়োজন নিশ্চিত করুন।
3. টেকসই বাধ্যতামূলক, বিশেষ করে বিশ্রাম বিরতি এবং অতিরিক্ত কাজের সময়।
4. কর্মচারী প্রাপ্যতার উপর ভিত্তি করে সময়সূচী সমন্বয় করুন।
5. সম্ভাব্য বিরোধ বা ফাঁকা শিফটের জন্য সময়সূচী পর্যালোচনা করুন।

একটি ভাল পরিকল্পিত সময়সূচী কার্যক্ষম চাহিদার মধ্যে ভারসাম্য রাখে এবং কর্মচারীদের অংশগ্রহণ এবং উৎপাদনশীল রাখে।

ধাপ ১১: অগ্রিম সময়সূচী প্রকাশ করুন

কর্মচারীরা তাদের সময়সূচী পূর্ব থেকেই পেয়ে প্রসন্ন থাকে যাতে তারা অনুপুঙ্খভাবে পরিকল্পনা করতে পারে। আগাম সময়সূচী প্রদান কর্ম-জীবনের ভারসাম্য উন্নত করে, অনুপস্থিতি কমাতে এবং কাজের সন্তুষ্টি বাড়ায়।সেরা অনুশীলন অন্তর্ভুক্ত করে:

• অন্তত দুই সপ্তাহ আগে সময়সূচী পোস্ট করা।
• প্রতি শিফট আগে সময়সূচী অনুস্মারক পাঠানো।
• কর্মচারীরা প্রয়োজনীয় হলে সময়সূচীতে সমন্বয় বা পরিবর্তনের জন্য অনুরোধ করতে পারে।

স্পষ্ট এবং সময়মাফিক সময়সূচী দিয়ে, ব্যবসাগুলি বিভ্রান্তি কমাতে এবং একটি আরও সংগঠিত কর্মশক্তি তৈরি করতে পারে।

ধাপ ১২: আপনার কর্মচারীদের দক্ষতা অনুযায়ী সময়সূচী পরিকল্পনা করুন

একটি ভারসাম্যপূর্ণ দল কাজের সময়সূচী শুধুমাত্র শিফটের ফাঁকা পূরণের বিষয় নয় - এটি সঠিক সময়ে সঠিক কাজে সঠিক লোকদের নিয়োগের বিষয়। কর্মীদের বিভিন্ন দক্ষতা রয়েছে, এনার্জির স্তর এবং উৎপাদনশীলতার ধরণ, এই দক্ষতাগুলি ব্যবহার করে দক্ষতা উন্নত করা যায়।কৌশলগতভাবে সময়সূচী তৈরির জন্য:

• উচ্চ-চাহিদার শিফট বজায় রাখতে অভিজ্ঞ কর্মচারীদের নিয়োগ করুন।
• মেন্টরশিপের জন্য নবীন নিয়োগদের প্রবীণ কর্মচারীদের সাথে প্লেস্ করুন।
• যে ভূমিকাগুলোতে প্রযুক্তিগত দক্ষতা বা নেতৃত্ব দরকার তা সবচেয়ে উপযুক্ত কর্মীরা কভার করে তা নিশ্চিত করুন।

এই পদ্ধতি কর্মীদের তাদের কাজে উপযুক্তভাবে ব্যবহৃত করে এবং শিফটের উপর সম্পাদন ক্ষমতা সর্বোচ্চ করে।

ধাপ ১৩: সাধারন সময়সূচীর ভুলগুলি পর্যালোচনা করুন

যতই যত্ন নেওয়া হোক, সময়সূচীতে ভুল হয়। কাজের সময়সূচী চূড়ান্ত করার আগে এটি পর্যালোচনা করুন:

• দ্বিগুণ বুকিং - একই সময়ে একই ভূমিকা দুটি কর্মচারীকে দুর্ঘটনাবশত নিয়োগ দেওয়া।
• পিক আওয়ারে অপর্যাপ্ত কর্মী - উচ্চ চাহিদার সময় যথেষ্ট কভারেজ না থাকা।
• পরপর শিফট - কর্মচারীরা রাতের দেরী শিফটের পর সকালে কাজের জন্য সূচিত হয়, যা ক্লান্তির দিকে পরিচালিত করে।
• অতিরিক্ত ওভারটাইম - কর্মীরা আইনী বা সংস্থার সীমার বাইরে কাজ করেন।

একটি দ্রুত মান যাচাইকরণ নিশ্চিত করে যে আপনার কাজের সময়সূচী ন্যায্য, আইনী এবং ব্যবসায়িক সাফল্যের জন্য অপ্টিমাইজড।

ধাপ ১৪: আপনার সময়সূচী আপনার দলের সাথে শেয়ার করুন

আপনি একবার কাজের সময়সূচী তৈরি করলে, কর্মচারীদের তাদের নির্ধারিত শিফটগুলিতে দ্রুত অ্যাক্সেস করতে হবে। সময়সূচী ঠিকমত বিতরণ করতে ব্যর্থ হলে বিভ্রান্তি, মিস হওয়া শিফট এবং হতাশার কারণ হতে পারে।সময়সূচী শেয়ার করার জন্য সেরা পদ্ধতিসমূহ:

• ক্লাউড-ভিত্তিক সময়সূচী টুল ব্যবহার করুন যা কর্মচারীদের অনলাইনে শিফটগুলি পরীক্ষা করার অনুমতি দেয়।
• সংযুক্ত স্থান, যেমন একটি বোর্ড বা কোম্পানি পোর্টালে সময়সূচী পোস্ট করুন।
• এসএমএস বা ইমেলের মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয় বিজ্ঞপ্তি পাঠান যাতে কর্মচারীরা তাদের আসন্ন শিফট সম্পর্কে মনে করিয়ে দেয়া হয়।

স্পষ্ট এবং সহজলভ্য সময়সূচী প্রদান করা কর্মচারীদের তথ্যযুক্ত রাখে এবং অপ্রয়োজনীয় প্রশ্ন এবং ভুল বোঝাবুঝি কমায়।

ধাপ ১৫: নিশ্চিত করুন যে সময়সূচী সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য

কর্মচারীদের যে কোন সময়, যে কোন স্থান থেকে তাদের শিফট দেখতে সক্ষম হওয়া উচিত। মোবাইল-বান্ধব সময়সূচী ব্যবস্থা কাগজের সময়সূচী বা ব্যবস্থাপকদের সাথে ক্রমাগত কল করার প্রয়োজন দূর করে।অ্যাক্সেসিবিলিটি উন্নত করতে:

• মোবাইল উপযোগী সময়সূচী প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করুন।
• কর্মচারীদের তাদের কাজের সময়সূচীতে লগইন অ্যাক্সেস প্রদান করুন।
• যাতে কর্মচারীরা শিফট বদল অথবা আপডেটের জন্য অনুরোধ করতে পারেন এবং কোন বিভ্রান্তি ছাড়াই তা করতে পারেন তা নিশ্চিত করুন।

সময়সূচীতে সহজ প্রবেশাধিকার কর্মচারীদের মধ্যে যোগাযোগ এবং দায়িত্বশীলতা উন্নত করে।

ধাপ ১৬: একটি টিম-ওয়াইড যোগাযোগ পদ্ধতি প্রতিষ্ঠা করুন

একটি কার্যকরী দলে কাজের সময়সূচী মজবুত যোগাযোগ ব্যবস্থার সাথে হাতের সাথেই চলে। কর্মচারীদের এমন একটি পদ্ধতি থাকতে হবে যাতে তারা:

• তাদের শিফট সম্পর্কে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারে
• শিফট পরিবর্তনের অনুরোধ করতে পারে
• সমযুচীনি সংঘাত বা উদ্বেগ জানাতে পারে

ভাল সময়সূচী যোগাযোগের জন্য বিকল্পসমূহ অন্তর্ভুক্ত করেছেন:

• কর্মক্ষেত্র অ্যাপে একটি গ্রুপ চ্যাট।
• শিফট সম্পর্কিত প্রশ্নের জন্য নির্ধারিত একটি সময়সূচী ইমেল।
• সূচীবদ্ধকরণ সম্পর্কে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে এমন একটি স্বয়ংক্রিয় চ্যাটবট।

একটি সরলীকৃত যোগাযোগ কৌশল দ্রুত সময়সূচী সমস্যা সমাধান করতে সহজ করে তোলে।

ধাপ ১৭: কাজ এবং ব্যক্তিগত জীবনের সমন্বয়কে অগ্রাধিকার দিন

একটি কার্যকর কর্মচারী সময়সূচী ব্যবসায়িক কার্যক্রম সমর্থন করার পাশাপাশি কর্মচারীর কল্যাণকেও সম্মান করে।কাজ এবং ব্যক্তিগত জীবনের সমন্বয় বরাবর উপকার করতে:

• অতিরিক্ত ওভারটাইমের জন্য কর্মচারীদের সময়সূচী থেকে এড়িয়ে চলুন।
• সপ্তাহান্ত এবং রাতের শিফটগুলি ন্যায্যভাবে বিতরণ করুন।
• সম্ভব হলে নমনীয় সময়সূচী বিকল্পগুলি অনুমোদন করুন।

একটি সুষম কাজের পরিবেশ বেশি সুখী কর্মচারী, কম টার্নওভার, এবং বৃদ্ধি প্রযোজকতা দিকে নিয়ে যায়।

ধাপ ১৮: বৃদ্ধির সুযোগগুলি সরবরাহ করুন

সূচীবদ্ধকরণ শুধুমাত্র শিফট পূর্ণ করার মাধ্যম নয় — এটি কর্মচারীদের দক্ষতা এবং ক্যারিয়ার উন্নতির সুযোগও প্রদান করে।সূচীবদ্ধকরণের মাধ্যমে বৃদ্ধির সুযোগ সরবরাহ করার উপায়:

• কর্মচারীদের নতুন ভূমিকা অথবা দায়িত্বে নিয়োগ করুন।
• যেখানে কর্মচারীরা নতুন দক্ষতা শিখতে পারে এমন প্রশিক্ষণ শিফট প্রস্তাব করুন।
• কর্মীদের মধ্যে নেতৃত্বের সুযোগ ঘুরিয়ে দিন।

সূচীবদ্ধকরণের মধ্যে শেখার সুযোগ একত্রিত করে, ব্যবসাগুলি কর্মচারী ব্যস্ততা বাড়াতে পারে এবং ধরে রাখতে পারে।

ধাপ ১৯: কর্মচারী প্রতিক্রিয়াকে উৎসাহিত করুন

সমযুচী প্রদানের সিদ্ধান্তগুলি সরাসরি কর্মচারীদের প্রভাবিত করে, তাই নিয়মিত প্রতিক্রিয়া চাওয়া গুরুত্বপূর্ণ।প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করার পদ্ধতি:

• সমযুচী ন্যায্যতা সম্পর্কে গোপন সার্ভে।
• টিম সভা যেখানে কর্মচারীরা উদ্বেগ ব্যক্ত করতে পারে।
• সমযুচী উন্নতি ধারনা জন্য একটি প্রস্তাব বাক্স।

কর্মচারীর প্রতিক্রিয়ার উপর কাজ করে বিশ্বাস গড়ে তোলা হয় এবং সময়ের পর সময়ের জন্য সময়সূচী প্রক্রিয়া শুদ্ধিকরণে সহায়তা করে।

ধাপ ২০: প্রযুক্তিকে কাজে লাগান

ম্যানুয়াল সময়সূচী করা সময়সাপেক্ষ হতে পারে এবং ত্রুটিপূর্ণ হয়ে উঠতে পারে। স্বয়ংক্রিয় সময়সূচী সফটওয়্যার প্রক্রিয়াটি সহজ করে এবং কর্মচারীদের জন্য শিডিউলগুলি যথাযথ এবং ন্যায্য নিশ্চিত করে।সময়সূচী সফটওয়্যার দেখার জন্য মূল বৈশিষ্ট্যগুলি:

• ব্যবসায়িক প্রয়োজনের ভিত্তিতে এআই-চালিত শিফট সুপারিশ।
• শিফটগুলি সহজে পরিবর্তণের জন্য স্বয়ংক্রিয় শিফট স্বাপিং।
• লেবার আইন কাটার সম্পর্কিত ট্র্যাকিং যা লঙ্ঘন রোধ করে।

প্রযুক্তি-চালিত সময়সূচী সরঞ্জাম ব্যবহার করে ব্যবস্থাপকরা কর্মচারী সময়সূচী দক্ষতার সাথে তৈরি করতে পারেন।

ধাপ ২১: একটি ইতিবাচক কাজের পরিবেশ ফস্টার করুন

একটি কাজের সময়সূচী শুধুমাত্র শিফটের তালিকা নয় — এটি কোম্পানির সংস্কৃতির প্রতিফলন। একটি সহায়ক সময়সূচী পদ্ধতি একটি বেশি প্রেরণাপ্রাপ্ত কর্মশক্তি তৈরি করে।সমযুচী উন্নতির মাধ্যমে কাজের পরিবেশ উন্নত করার উপায়:

• সম্ভব হলে নমনীয়তা প্রদর্শন করুন।
• কর্মচারীর প্রয়োজনীয়তা স্বীকার করুন এবং সম্ভব হলে অনুরোধগুলি মেনে নিন।
• যে শেষ মুহূর্তের সময়সূচী পরিবর্তনগুলি স্ট্রেস সৃষ্টি করে তা এড়িয়ে চলুন।

একটি ইতিবাচক সময়সূচী অভিজ্ঞতা ভাল কর্মক্ষমতা, উচ্চ মনোবল এবং উন্নত টিমওয়ার্কের দিকে পরিচালিত করে।

ধাপ ২২: অটোমেশন এবং ব্যক্তিগতকরণের সুযোগগুলো সন্ধান করুন

প্রত্যেক কর্মচারীর বিভিন্ন পছন্দ এবং আনুকূল্য থাকে। ব্যক্তিগত সময়সূচী অপশন ব্যবহারের মাধ্যমে কর্মচারীদের তৃপ্তি এবং সম্পৃক্ততা বৃদ্ধি পায়।সময়ের ব্যক্তিগতকরণের কিছু উপায় অন্তর্ভুক্ত:

• পছন্দনীয় পালা বাছাইয়ের অনুমতি দেওয়া।
• নির্দিষ্ট ভূমিকার জন্য স্ব-সময়সূচী অপশন দেওয়া।
• ব্যক্তিগত পালার অনুস্মারক প্রদান।

ব্যক্তিগত সময়সূচীর বিকল্প সহ একটি স্বয়ংক্রিয় সময়সূচী ব্যবস্থা সময়সুচীকে আরও ন্যায্য এবং অভিযোজ্য করে তোলে।

ধাপ 23: কাজের জন্য সেরা সরঞ্জাম ব্যবহার করুন

বিশেষ করে বৃহৎ কর্মশক্তি সহ ব্যবসার জন্য ম্যানুয়ালভাবে একটি দলীয় কাজের সূচী তৈরি করা চাপগ্রস্ত হতে পারে। Shifton এর মতো উন্নত সময়সূচী সরঞ্জাম ব্যবহার করে ম্যানেজাররা কার্যকরভাবে কাজের সময়সূচী তৈরি করতে সাহায্য করে:

• বাস্তব সময়ের ব্যবসায়িক চাহিদার ভিত্তিতে পালা পরিকল্পনা স্বয়ংক্রিয়করণ করা।
• কর্মচারীরা সিস্টেমের মধ্যে নির্বিঘ্নে পালাবদল করতে পারে।
• সময়সূচীর সংঘাত এড়াতে বাস্তব সময়ের আপডেট প্রদান করা।

Shifton কর্মশক্তি পরিচালনা সহজতর করে, সময়সূচী দক্ষতা উন্নত করে এবং প্রশাসনিক কাজের চাপ কমায়, যা ব্যবসাকে মসৃণভাবে পরিচালনা করতে সহজতর করে।

কাজের সময়সূচীর ধরন

বিভিন্ন ব্যবসার জন্য তাদের অনন্য কার্যক্রমের প্রয়োজন মেটাতে বিভিন্ন সময়সূচী গঠন প্রয়োজন। ব্যবহৃত কাজের সময়সূচীটি শিল্পের চাহিদা, কর্মচারীর আনুকূল্য এবং সাংগঠনিক অগ্রাধিকারের উপর নির্ভর করে। নিচে এমন কিছু সাধারণ কাজের সময়সূচী দেওয়া হয়েছে যা ব্যবসাগুলি প্রয়োগ করে।

পূর্ণকালীন

একটি পূর্ণকালীন কাজের সময়সূচী সাধারণত প্রতি সপ্তাহে 40 ঘণ্টা সমন্বয়ে গঠিত হয়, যদিও কিছু শিল্প এটি ভিন্নভাবে সংজ্ঞায়িত করতে পারে। সাধারণত কর্মীরা প্রতিদিন নির্দিষ্ট সংখ্যক ঘন্টা কাজ করেন, সপ্তাহে পাঁচ দিন।পূর্ণকালীন সময়সূচীর মূল সুবিধাসমূহ:

• কর্মচারীদের জন্য চাকরি স্থায়িত্ব এবং নিয়মিত আয়ের সুযোগ দেয়।
• যেসব ব্যবসায় নিয়মিত কভারেজ প্রয়োজন তাদের জন্য নিয়মিত কর্মক্ষমতার স্তর বজায় রাখে।
• প্রায়ই স্বাস্থ্য বীমা, প্রদত্ত ছুটি এবং পেনশন পরিকল্পনা সহ সুবিধাসমূহ অন্তর্ভুক্ত থাকে।

পূর্ণকালীন সময়সূচী পরিপূর্ণতা এবং কর্মশক্তির ধারাবাহিকতা প্রয়োজন এমন শিল্পগুলিতে যেমন কর্পোরেট অফিস, স্বাস্থ্যসেবা, খুচরা ব্যবস্থাপনা এবং গ্রাহক সেবা কেন্দ্রগুলোতে ভাল কাজ করে।

অর্ধ-কালীণ

একটি অর্ধকালীন কাজের সময়সূচী সাধারণত সপ্তাহে 40 ঘন্টার কম কাজ করার অন্তর্ভুক্ত। কর্মচারীদের নির্দিষ্ট বা পরিবর্তনশীল পালা থাকতে পারে, নিয়োগকর্তার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে।অর্ধকালীন সময়সূচীর মূল সুবিধাসমূহ:

• শিক্ষার্থীদের, সেবাদানকারীদের, অথবা একাধিক কাজ সামলানো ব্যক্তিদের জন্য নমনীয়তা প্রদান করে।
• যথাযথ কর্মী সরবরাহ বজায় রেখে শ্রম খরচ কমাতে ব্যবসাগুলি সহায়তা করে।
• মৌসুমী বা পরিবর্তনশীল চাহিদা সহ ব্যবসার জন্য একটি সমাধান প্রদান করে।

রেস্তোরাঁ, খুচরা দোকান, কল সেন্টার এবং আতিথেয়তা শিল্পগুলিতে অর্ধকালীন সময়সূচী সাধারণ যেখানে ব্যবসাগুলি কর্মী নমনীয়তা প্রয়োজন।

দূরবর্তী/ফ্লেক্সিবল কাজের সময়সূচী

একটি দূরবর্তী বা ফ্লেক্সিবল কাজের সময়সূচী কর্মচারীদের বাড়ি থেকে বা প্রথাগত অফিস পরিবেশের বাইরে যে কোনও স্থান থেকে কাজ করার অনুমতি দেয়। ঘন্টা নির্দিষ্ট, পরিবর্তনশীল বা আউটপুট ভিত্তিক হতে পারে, কোম্পানির নীতির উপর নির্ভর করে।দূরবর্তী/ফ্লেক্সিবল সময়সূচীর মূল সুবিধাসমূহ:

• কর্মচারীর স্বায়ত্তশাসন এবং কাজ-জীবনের ভারসাম্য বৃদ্ধি করে।
• যোগাযোগে সময় এবং সংশ্লিষ্ট খরচ কমায়।
• অন্যান্য স্থানের প্রতিভা নিয়োগের জন্য নিয়োগের সুযোগ প্রসারিত করে।

আইটি, গ্রাহক সেবা, কন্টেন্ট তৈরি এবং বিপণন মত শিল্পে দূরবর্তী এবং ফ্লেক্সিবল সময়সূচী বিশেষভাবে কার্যকর যেখানে কাজগুলি ডিজিটালি সম্পন্ন করা যাবে শারীরিক উপস্থিতি ছাড়াই।

5-4/9 কাজের সময়সূচী

5-4/9 কাজের সময়সূচী একটি সংকুচিত সময়সূচী যেখানে কর্মচারীরা দুই সপ্তাহের মধ্যে আট দিনের জন্য নয়-ঘণ্টার পালা, একটি আট-ঘণ্টার পালা এবং অতিরিক্ত এক দিন ছুটি পায়।5-4/9 কাজের সময়সূচীর মূল সুবিধাসমূহ:

• প্রতি অন্য সপ্তাহে কর্মীরা তিন দিনের সপ্তাহান্তিক ছুটি পায়।
• দীর্ঘ কাজের দিনগুলি রেখে কম মোট কাজের দিন থাকার মাধ্যমে উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করে।
• যোগাযোগে খরচ কমায় এবং কাজ-জীবনের ভারসাম্য উন্নত করে।

এই ধরনের সময়সূচী সাধারণত সরকারী এজেন্সি, কর্পোরেট অফিস এবং প্রকল্প ভিত্তিক শিল্পে ব্যবহৃত হয় যা ফ্লেক্সিবল কাজের গঠনগুলি মঞ্জুর করতে পারে।

2-2, 3-2, 2-3 কাজের সময়সূচী

2-2, 3-2, 2-3 সময়সূচী একটি ঘূর্ণায়মান পালা সময়সূচী যেখানে কর্মচারীরা পর্যায়ক্রমে দুই দিন কাজ, দুই দিন ছুটি, তিন দিন কাজ, এবং এভাবে কাজ করে।2-2, 3-2, 2-3 সময়সূচীর মূল সুবিধাসমূহ:

• কর্মচারীদের পুনরুদ্ধারের জন্য নিয়মিত ছুটির দিন প্রদান করে।
• অতিরিক্ত ওভারটাইম ছাড়াই ব্যবসার ২৪/৭ অপারেশন নিশ্চিত করে।
• কর্মচারীদের বিভিন্ন পালার মাধ্যমে ভারসাম্য বজায় রেখে ওয়ার্কলোড পরিচালনা করে।

এই সময়সূচীটি স্বাস্থ্যসেবা, জরুরি সেবা, কারখানা এবং নিরাপত্তার মত শিল্পের জন্য আদর্শ যেখানে অবিচ্ছিন্ন কর্মী সরবরাহ প্রয়োজন।

4/10 সময়সূচী

একটি 4/10 কাজের সময়সূচী সপ্তাহে চারটি 10 ঘণ্টার কাজের দিন এবং পরবর্তী তিন দিন ছুটি দিয়ে গঠিত।4/10 কাজের সময়সূচীর মূল সুবিধাসমূহ:

• কর্মচারীরা প্রতি সপ্তাহে এক অতিরিক্ত ছুটির দিন পান, যা কাজ-জীবনের ভারসাম্য উন্নত করে।
• যেহেতু কর্মচারীরা কম দিন কাজে যান তাই যোগাযোগ খরচ কমে যায়।
• শিফট পরিবর্তনের সংখ্যা কমিয়ে ব্যবসাগুলি উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করতে সহায়ক।

৪/১০ শিডিউল সাধারণত গ্রাহক সহায়তা, উৎপাদন, লজিস্টিক্স, এবং স্বাস্থ্য সেবা ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয় যেখানে দীর্ঘ শিফটে কর্মদক্ষতা উন্নত করা যায়।

কর্মসূচির উদাহরণ এবং টেমপ্লেট

কাঠামোবদ্ধ এবং পরিষ্কার কর্মসূচি তৈরি করা কার্যকর কর্মশক্তি পরিচালনার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একটি ভালোভাবে বিন্যাসিত কর্মসূচি নিশ্চিত করে যে কর্মীরা তাদের শিফটগুলি আগে থেকেই জানেন, পরিকল্পনায় সংঘর্ষ এড়ায় এবং সামগ্রিক দলীয় সামঞ্জস্য উন্নত করে।নিচে একটি সাধারণ কর্মসূচি টেমপ্লেটের উদাহরণ দেওয়া হলো যা বিভিন্ন ক্ষেত্রে ব্যবহার করা যেতে পারে:

কর্মচারীর নাম	পদবী	সোমবার	মঙ্গলবার	বুধবার	বৃহস্পতিবার	শুক্রবার	শনিবার	রবিবার	মোট ঘণ্টা
জন ডো	ক্যাশিয়ার	৯ এএম - ৫ পিএম	৯ এএম - ৫ পিএম	ছুটি	১ পিএম - ৯ পিএম	৯ এএম - ৫ পিএম	ছুটি	ছুটি	৩২
সারা স্মিথ	সার্ভার	ছুটি	১০ এএম - ৬ পিএম	১০ এএম - ৬ পিএম	ছুটি	৪ পিএম - ১২ এএম	৪ পিএম - ১২ এএম	৪ পিএম - ১২ এএম	৪০
মার্ক লি	ম্যানেজার	৮ এএম - ৪ পিএম	৮ এএম - ৪ পিএম	৮ এএম - ৪ পিএম	৮ এএম - ৪ পিএম	৮ এএম - ৪ পিএম	ছুটি	ছুটি	৪০

কিভাবে এই কর্মসূচি টেমপ্লেট ব্যবহার করবেন:

• দায়িত্ব পরিষ্কার করতে কর্মচারীর নাম এবং ভূমিকা তালিকাভুক্ত করুন।
• কর্মকালীন চাহিদা এবং কর্মচারীর প্রাপ্যতা অনুযায়ী শিফট বরাদ্দ করুন।
• অতিরিক্ত কাজ বা কর্মী সংকট এড়াতে শিফটগুলোর ন্যায্য বণ্টন নিশ্চিত করুন।
• কর্মী কখন দায়িত্বে নেই তা জানার জন্য ছুটির দিনগুলি স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন।
• শ্রম খরচ নিরীক্ষণ করার জন্য মোট ঘণ্টা যোগ করুন এবং কাজের নিয়মাবলী অনুসারে নিশ্চিত করুন।

একটি কাঠামোবদ্ধ শিডিউল টেমপ্লেট ব্যবসা গুলি সংগঠিত থাকার, স্বচ্ছতার উন্নয়ন এবং উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধিতে সহায়তা করে।

কিভাবে শিফটন কর্মসূচি তৈরি সহজ করে তোলে

বহু কর্মচারী, ঘূর্ণায়মান শিফট বা ২৪/৭ পরিচালনাযুক্ত ব্যবসার জন্য ম্যানুয়ালি কর্মসূচি পরিচালনা করা সময়সাপেক্ষ হতে পারে। শিফটন, একটি স্মার্ট কর্মশক্তি পরিচালনা সরঞ্জাম, নিম্নলিখিত সুবিধাসহ প্রক্রিয়াকে সহজ করে তোলে:

• ম্যানুয়াল ত্রুটি দূর করার জন্য স্বয়ংক্রিয় সময়সূচি।
• শিফট পালা এবং প্রাপ্যতা আপডেটগুলির জন্য কর্মী স্ব-পরিষেবা বিকল্পগুলি।
• সংঘর্ষ ও শেষ মুহূর্তের পরিবর্তন রোধে রিয়েল-টাইম আপডেট।
• শ্রম আইন অনুসরণ নিশ্চিত করতে সম্মতি ট্র্যাকিং।

শিফটন ম্যানেজারদের মিনিটের মধ্যে কর্মসূচি তৈরি করতে, প্রশাসনিক কাজের বোঝা কমানো এবং সামগ্রিক সময়সূচির দক্ষতা উন্নত করতে সাহায্য করে।