Wie man einen Dienstplan für Ihr Team erstellt: 23 Schritte

Ein gut strukturiertes Arbeitszeitmodell ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Egal ob Sie ein Restaurant, ein Einzelhandelsgeschäft, ein Callcenter oder ein Remote-Team managen, ein gut geplanter Mitarbeitereinsatz gewährleistet reibungslose Abläufe, reduziert Konflikte und hält die Mitarbeiter engagiert.Schlechte Planung führt zu verpassten Schichten, Last-Minute-Änderungen, Überlastung und Compliance-Problemen. Wenn Mitarbeiter ihren Dienstplan nicht im Voraus erhalten, entsteht Unsicherheit und Stress, was sich negativ auf Produktivität und Gesamtstimmung auswirkt.Ein gut geplanter Arbeitsplan optimiert jedoch den Personaleinsatz, verbessert die Effizienz und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter eine faire und ausgewogene Arbeitsbelastung erhalten. Mit dem richtigen Ansatz und den passenden Planungstools können Sie die Schichtplanung optimieren und die Geschäftskontinuität sicherstellen.Dieser Leitfaden bietet 23 praktische Schritte, um Managern zu helfen, einen Arbeitsplan zu erstellen, der den betrieblichen Anforderungen entspricht, die Compliance sicherstellt und die Mitarbeiter zufrieden hält.

Was ist ein Arbeitszeitmodell?

Ein Arbeitszeitmodell ist ein strukturierter Plan, der festlegt, wann Mitarbeiter arbeiten werden. Es hilft Unternehmen:

• Ausreichende Abdeckung basierend auf den Geschäftserfordernissen sicherzustellen.
• Die Arbeitsbelastung fair unter den Mitarbeitern zu verteilen.
• Produktivität zu optimieren, während Arbeitskosten minimiert werden.
• Einhalten von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien sicherstellen.

Ein gut gestalteter Arbeitsplan berücksichtigt die Geschäftsanforderungen, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und die Fairness der Schichten, um eine ausgewogene und effiziente Belegschaft zu schaffen.

Was macht einen großartigen Arbeitsplan aus?

Nicht alle Pläne sind effektiv. Ein großartiger Arbeitsplan ist klar, vorhersehbar und zugänglich, während er sowohl dem Arbeitgeber als auch den Mitarbeitern Flexibilität bietet. Die folgenden Schlüsseleigenschaften machen die Planung effektiv:

Echtzeit-Updates

Unternehmen sind Veränderungen ausgesetzt und Pläne sollten sich unerwarteten Änderungen in Echtzeit anpassen können. Wenn ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt, sollten Manager die Schichten sofort anpassen können.

Mobile Zugänglichkeit

Ein modernes Arbeitszeitmodell sollte von jedem Gerät aus zugänglich sein und es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Schichten zu überprüfen, Änderungen anzufragen und unterwegs Updates zu erhalten.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Automatisierte Schichterinnerungen helfen den Mitarbeitern, den Überblick zu behalten, reduzieren Fehlzeiten und stellen sicher, dass alle Schichten ohne Verwirrung abgedeckt sind.

23 Tipps zur Erstellung eines Arbeitsplans

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihre Arbeitsziele

Bevor Sie einen Arbeitsplan erstellen, müssen Sie verstehen, wie viele Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten benötigt werden. Dies umfasst die Analyse von Geschäftsmustern, die Identifizierung von Spitzen- und Ruhezeiten und die Sicherstellung, dass genügend Arbeiter vorhanden sind, um die Nachfrage zu decken, ohne Überbesetzung.Beginnen Sie mit der Analyse historischer Daten, um herauszufinden, wann der Kundenverkehr am höchsten ist. Wenn Sie ein Restaurant betreiben, könnten zum Beispiel die Abende und Wochenenden die geschäftigsten Zeiten sein, während werktags morgens weniger Mitarbeiter benötigt werden. Für Büros oder Einzelhandelsgeschäfte könnten die Hauptgeschäftszeiten während der Mittagspausen oder nach Feierabend liegen.Berücksichtigen Sie auch die Produktivitätsniveaus der Mitarbeiter. Einige Mitarbeiter arbeiten zu bestimmten Tageszeiten effizienter, daher kann die Zuordnung von Schichten basierend auf Stärken die betriebliche Effizienz steigern. Das Ziel ist es, die Arbeitskosten auszugleichen und gleichzeitig exzellenten Kundenservice und Unternehmensleistung aufrechtzuerhalten.

Schritt 2: Halten Sie sich an Bundes- und lokale Arbeitsgesetze

Jedes Land, jeder Staat oder jede Region hat unterschiedliche Arbeitsgesetze, die Arbeitspläne regeln. Diese Gesetze betreffen Aspekte wie maximale Arbeitszeiten, Überstunden, Pausen und erforderliche Vorankündigungen. Die Nichteinhaltung dieser Gesetze kann zu Strafen, rechtlichen Streitigkeiten und einem negativen Ruf bei den Mitarbeitern führen.Bevor Sie einen Plan endgültig festlegen, stellen Sie sicher, dass er alle relevanten arbeitsrechtlichen Vorgaben erfüllt. Einige wichtige Compliance-Überlegungen umfassen:

• Sicherstellen, dass Mitarbeiter die gesetzlichen Überstundenhöchstgrenzen ohne angemessene Vergütung nicht überschreiten.
• Planung erforderlicher Pausen, wie Essens- und Ruhepausen.
• Einhalten von Regelungen zur fairen Arbeitswoche, die Arbeitgeber dazu verpflichten, den Mitarbeitern ihre Schichten frühzeitig anzukündigen.

Der Einsatz von Planungssoftware kann helfen, Compliance zu automatisieren, indem potenzielle Verstöße markiert und sichergestellt wird, dass alle Schichten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Schritt 3: Lernen Sie Ihr Team kennen

Ein gut ausgewogener Arbeitsplan berücksichtigt die Fähigkeiten, Stärken und Präferenzen der einzelnen Mitarbeiter. Dies trägt dazu bei, ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich die Beschäftigten wertgeschätzt fühlen und beste Leistungen erbringen.Nehmen Sie sich die Zeit, um zu verstehen:

• Wer in welchen Aufgaben und Rollen herausragt?
• Wer bevorzugt Morgen-, Abend- oder Nachtschichten?
• Wer hat Einschränkungen, wie z.B. Betreuungspflichten oder Schulverpflichtungen?

Durch das Verständnis dieser Faktoren können Sie einen Arbeitsplan erstellen, der Leistung und Arbeitszufriedenheit verbessert. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden, bleiben eher engagiert und liefern bessere Ergebnisse.

Schritt 4: Respektieren Sie die Planungspräferenzen Ihrer Mitarbeiter

Auch wenn die Betriebsanforderungen Vorrang haben sollten, kann das Respektieren der Planungspräferenzen der Mitarbeiter die Moral verbessern und Fehlzeiten reduzieren. Mitarbeiter mit vorhersehbaren Arbeitsplänen sind zufriedener und produktiver.Um Präferenzen zu berücksichtigen, ohne den Betrieb zu beeinträchtigen, können Sie Folgendes in Betracht ziehen:

• Mitarbeitern vorausschauend die Möglichkeit zur Abgabe ihrer Verfügbarkeiten zu geben.
• Eine faire Rotation für Wochenenden und Feiertage zu schaffen.
• Schichttauschoptionen für Mitarbeiter bereitzustellen, die Flexibilität benötigen.

Auch wenn es nicht immer möglich ist, jede Anfrage zu erfüllen, zeigt die Berücksichtigung der Präferenzen der Mitarbeiter Vertrauen und verringert die Fluktuation.

Schritt 5: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein

Die Ermutigung der Mitarbeiter, sich an den Planungsentscheidungen zu beteiligen, fördert eine kooperative Arbeitskultur und verbessert die allgemeine Zufriedenheit. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie mitreden können, sind sie eher geneigt, sich an ihre zugewiesenen Schichten zu halten.Wege, um Mitarbeiter einzubeziehen, umfassen:

• Ein offenes Anfragesystem zu verwenden, bei dem Mitarbeiter bevorzugte Arbeitstage und -zeiten einreichen können.
• Mitarbeitern zu erlauben, Schichten mit Genehmigung des Managements zu tauschen.
• Umfragen oder Besprechungen durchzuführen, um Planungsrichtlinien und Anliegen zu erörtern.

Indem Sie den Mitarbeitern eine Mitbestimmung bei ihren Arbeitszeiten geben, können Unternehmen eine positivere und kooperative Arbeitsumgebung schaffen.

Schritt 6: Verfügbarkeit der Mitarbeiter sammeln

Bevor ein Dienstplan finalisiert wird, ist es wichtig, genaue Informationen über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu sammeln. So werden kurzfristige Änderungen, Planungskonflikte und unbesetzte Schichten vermieden.Die beste Möglichkeit, die Verfügbarkeit zu sammeln, ist die Nutzung digitaler Planungssysteme, in denen Mitarbeiter ihre bevorzugten Arbeitszeiten aktualisieren können. Das erspart ständigen Austausch und stellt sicher, dass die Dienstpläne mit der aktuellen Verfügbarkeit der Mitarbeiter übereinstimmen.

Schritt 7: Vorausplanen

Einer der größten Planungsfehler ist es, die Vergabe von Schichten bis zur letzten Minute aufzuschieben. Die Vorausplanung von Dienstplänen hilft, Stress sowohl für Manager als auch für Mitarbeiter zu vermeiden.Für optimale Ergebnisse:

• Erstellen Sie Dienstpläne mindestens zwei Wochen im Voraus.
• Erkennen Sie potenzielle Konflikte und nehmen Sie frühzeitig Anpassungen vor.
• Kommunizieren Sie die Pläne, sobald sie finalisiert sind.

Dieser Ansatz gibt den Mitarbeitern ausreichend Zeit, ihr Privatleben zu planen und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass der Geschäftsbetrieb reibungslos läuft.

Schritt 8: Einen Backup-Plan erstellen

Auch die am besten geplanten Dienstpläne können durch Krankmeldungen, Notfälle oder kurzfristige Änderungen gestört werden. Ein Backup-Plan stellt sicher, dass das Geschäft weiterläuft, ohne größere Probleme.Einige Backup-Strategien beinhalten:

• Eine Liste von Mitarbeitern führen, die auf Abruf verfügbar sind, um Schichten kurzfristig zu übernehmen.
• Mitarbeiter schulen, damit sie bei Bedarf mehrere Rollen übernehmen können.
• Einsatz von Planungssoftware, die schnelle Anpassungen und Schichtwechsel erlaubt.

Ein proaktiver Umgang mit Planungsunterbrechungen vermeidet unnötigen Stress und sorgt dafür, dass das Team effizient funktioniert.

Schritt 9: Entscheiden Sie, wie Sie Ihren Dienstplan erstellen möchten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Dienstplan zu erstellen, jede mit ihren Vorteilen und Nachteilen. Die häufigsten Methoden sind:

• Manuelle Planung – Verwendung von Tabellenkalkulationen oder Whiteboards zur manuellen Erstellung und Anpassung von Dienstplänen.
• Automatisierte Planungssoftware – Tools, die Dienstpläne basierend auf Geschäftsanforderungen, Verfügbarkeit der Mitarbeiter und Compliance-Regeln erstellen.
• Hybrider Ansatz – Kombination aus manueller Eingabe und Automatisierung zur Verbesserung von Genauigkeit und Effizienz.

Die Wahl der richtigen Planungsmethode hängt von der Größe Ihrer Belegschaft, der Komplexität des Geschäfts und dem erforderlichen Maß an Flexibilität ab.

Schritt 10: Erstellen Sie Ihren Dienstplan

Sobald alle Schlüsselfaktoren berücksichtigt sind, ist es Zeit, den eigentlichen Dienstplan zu erstellen. Befolgen Sie diese Schritte für einen strukturierten Ansatz:

1. Schichten basierend auf der Geschäftsnachfrage zuweisen.
2. Eine faire Arbeitsbelastungsverteilung sicherstellen.
3. Rechtliche Anforderungen, einschließlich Pausen und Überstunden, berücksichtigen.
4. Pläne basierend auf der Verfügbarkeit der Mitarbeiter anpassen.
5. Den Plan auf Konflikte oder fehlende Schichten überprüfen.

Ein gut geplanter Dienstplan sollte die betrieblichen Bedürfnisse ausgleichen und die Mitarbeiter gleichzeitig engagiert und produktiv halten.

Schritt 11: Dienstpläne im Voraus veröffentlichen

Mitarbeiter schätzen es, ihre Dienstpläne im Voraus zu haben, um entsprechend planen zu können. Früher Zugang zu Plänen verbessert die Work-Life-Balance, reduziert Nichterscheinen und steigert die Arbeitszufriedenheit.Best Practices umfassen:

• Dienstpläne mindestens zwei Wochen im Voraus veröffentlichen.
• Erinnerungen vor jeder Schicht senden.
• Mitarbeitern erlauben, bei Bedarf Bestätigungen oder Änderungswünsche zu übermitteln.

Mit klaren und rechtzeitigen Planungen können Unternehmen Verwirrung reduzieren und eine besser organisierte Belegschaft fördern.

Schritt 12: Planen Sie basierend auf den Stärken Ihrer Mitarbeiter

Ein gut ausbalancierter Team-Dienstplan besteht nicht nur darin, Schichten zu besetzen – es geht darum, die richtigen Mitarbeiter für die richtigen Rollen zur richtigen Zeit einzusetzen. Die Mitarbeiter haben unterschiedliche Fähigkeiten, Energielevel und Produktivitätsmuster; die Nutzung dieser Stärken kann die Effizienz verbessern.Um strategisch zu planen:

• Erfahrene Mitarbeiter für stark nachgefragte Schichten einplanen, um die Servicequalität zu halten.
• Neue Mitarbeiter zusammen mit erfahrenen Mitarbeitern für Mentorship einplanen.
• Sicherstellen, dass Rollen, die technisches Know-how oder Führungsverantwortung erfordern, mit den am besten geeigneten Mitarbeitern abgedeckt sind.

Dieser Ansatz verhindert, dass Mitarbeiter mit Aufgaben überlastet werden, für die sie nicht gewappnet sind, und maximiert die Leistung über die Schichten hinweg.

Schritt 13: Auf häufige Planungsfehler überprüfen

Selbst bei sorgfältiger Planung kommen Planungsfehler vor. Vor der Finalisierung des Dienstplans sollte dieser überprüft werden auf:

• Doppeltbelegungen – Zwei Mitarbeiter sind versehentlich zur gleichen Zeit der gleichen Rolle zugewiesen.
• Unterbesetzung während Stoßzeiten – Nicht genügend Abdeckung während der stark nachgefragten Zeiten.
• Rück-zu-Rück-Schichten – Mitarbeiter werden für Spätschichten gefolgt von Frühschichten eingeteilt, was zu Müdigkeit führt.
• Übermäßige Überstunden – Mitarbeiter arbeiten über die gesetzlichen oder unternehmensinternen Grenzen hinaus.

Eine schnelle Qualitätskontrolle stellt sicher, dass Ihr Dienstplan fair, legal und optimiert für den Geschäftserfolg ist.

Schritt 14: Teilen Sie Ihren Dienstplan mit Ihrem Team

Sobald Sie einen Arbeitsplan erstellt haben, benötigen die Mitarbeiter schnellen Zugang zu ihren zugeteilten Schichten. Wird der Plan nicht korrekt verteilt, kann dies zu Verwirrung, verpassten Schichten und Frustration führen.Beste Praktiken zur Weitergabe von Plänen:

• Verwenden Sie cloudbasierte Planungstools, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Schichten online zu überprüfen.
• Hängen Sie den Plan an einem zentralen Ort aus, wie zum Beispiel einem Schwarzen Brett oder einem Unternehmensportal.
• Senden Sie automatisierte Benachrichtigungen per SMS oder E-Mail, um Mitarbeiter an ihre bevorstehenden Schichten zu erinnern.

Ein klarer und zugänglicher Plan hält die Mitarbeiter informiert und reduziert unnötige Fragen und Missverständnisse.

Schritt 15: Stellen Sie sicher, dass der Plan leicht zugänglich ist

Mitarbeiter sollten ihre Schichten jederzeit und überall einsehen können. Ein mobilfreundliches Planungssystem beseitigt die Notwendigkeit für Papíerpläne oder ständige Anrufe bei Managern.Um die Zugänglichkeit zu verbessern:

• Verwenden Sie eine Planungsplattform mit mobiler Kompatibilität.
• Geben Sie den Mitarbeitern Zugang zu ihren Arbeitsplänen.
• Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter Schichtwechsel oder Aktualisierungen ohne Verwirrung anfordern können.

Einfacher Zugang zu Plänen verbessert Kommunikation und Verantwortlichkeit innerhalb der Belegschaft.

Schritt 16: Etablieren Sie eine teamweite Kommunikationsmethode

Ein effektiver Arbeitszeitplan geht Hand in Hand mit einem starken Kommunikationssystem. Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben:

• Fragen zu ihren Schichten zu stellen
• Schichtänderungen zu beantragen
• Planungskonflikte oder Bedenken zu melden

Optionen für eine bessere Kommunikationsplanung sind:

• Ein Gruppenchat in einer Arbeits-App.
• Eine spezielle E-Mail-Adresse für schichtbezogene Anfragen.
• Ein automatisierter Chatbot, der häufig gestellte Fragen zur Planung beantworten kann.

Eine optimierte Kommunikationsstrategie erleichtert es, Planungsfragen schnell zu lösen.

Schritt 17: Priorisieren Sie die Work-Life-Balance

Ein effektiver Mitarbeiterplan unterstützt nicht nur die Geschäftsabläufe, sondern respektiert auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter.Um die Work-Life-Balance zu fördern:

• Vermeiden Sie es, Mitarbeiter zu übermäßiger Überstundenarbeit einzuteilen.
• Verteilen Sie Wochenend- und Nachtschichten gerecht.
• Ermöglichen Sie flexible Planungsoptionen, wo möglich.

Ein ausgewogenes Arbeitsumfeld führt zu zufriedeneren Mitarbeitern, geringerer Fluktuation und gesteigerter Produktivität.

Schritt 18: Bieten Sie Wachstumschancen an

Planung bedeutet nicht nur das Füllen von Schichten — es ist auch eine Chance, die Fähigkeiten und Karrieren der Mitarbeiter zu entwickeln.Möglichkeiten, Wachstumschancen durch Planung zu bieten:

• Weisen Sie Mitarbeitern neue Rollen oder Verantwortlichkeiten zu.
• Bieten Sie Schulungseinsätze an, bei denen Mitarbeiter neue Fähigkeiten erlernen können.
• Rotieren Sie Führungsaufgaben unter dem Personal.

Indem Sie Lernmöglichkeiten in den Plan integrieren, können Unternehmen die Mitarbeiterbindung verbessern und die Mitarbeiterbindung steigern.

Schritt 19: Fördern Sie Mitarbeiterfeedback

Mitarbeiter sind direkt von Planungsentscheidungen betroffen, daher ist es wichtig, regelmäßig Feedback einzuholen.Methoden zur Sammlung von Feedback sind:

• Anonyme Umfragen zur Fairness der Planung.
• Teambesprechungen, in denen Mitarbeiter ihre Bedenken äußern können.
• Eine Vorschlagsbox für Ideen zur Planverbesserung.

Auf Mitarbeiterfeedback zu reagieren, stärkt das Vertrauen und hilft, Planungsprozesse im Laufe der Zeit zu verfeinern.

Schritt 20: Setzen Sie Technik ein

Manuelle Planung kann zeitaufwendig und anfällig für Fehler sein. Automatisierte Planungssoftware vereinfacht den Prozess und stellt sicher, dass Arbeitspläne für Mitarbeiter akkurat und fair sind.Wesentliche Merkmale, die Sie bei Planungssoftware beachten sollten:

• KI-gesteuerte Schichtempfehlungen basierend auf Geschäftsbedürfnissen.
• Automatisierter Schichttausch, damit Mitarbeiter Schichten leicht tauschen können.
• Überwachung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen, um Verstöße zu verhindern.

Der Einsatz technikbasierter Planungswerkzeuge hilft Managern, Mitarbeiterpläne effizient zu erstellen.

Schritt 21: Fördern Sie ein positives Arbeitsumfeld

Ein Arbeitsplan ist nicht nur eine Liste von Schichten — er spiegelt die Unternehmenskultur wider. Ein unterstützender Planungsansatz schafft eine motiviertere Belegschaft.Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsumgebung durch Planung:

• Zeigen Sie Flexibilität, wann immer möglich.
• Berücksichtigen Sie Mitarbeiterbedürfnisse und kommen Sie Anfragen, wenn möglich, nach.
• Vermeiden Sie kurzfristige Planänderungen, die Stress verursachen.

Eine positive Planungserfahrung führt zu besserer Leistung, höherer Moral und verbessertem Teamwork.

Schritt 22: Suchen Sie nach Automatisierungs- und Personalisierungsmöglichkeiten

Jeder Mitarbeiter hat unterschiedliche Vorlieben und Verfügbarkeiten. Die Verwendung von personalisierten Planungsoptionen verbessert die Mitarbeiterezufriedenheit und -engagement.Einige Möglichkeiten zur Personalisierung der Dienstpläne umfassen:

• Erlauben der bevorzugten Schichtwahl.
• Anbieten von Selbstplanungsoptionen für bestimmte Rollen.
• Bereitstellen von individuellen Schichterinnerungen.

Ein automatisiertes Planungssystem mit personalisierten Schichtoptionen macht die Dienstplanung gerechter und anpassungsfähiger.

Schritt 23: Verwende das beste Werkzeug für die Aufgabe

Die Erstellung eines Teamdienstplans manuell kann überwältigend sein, insbesondere für Unternehmen mit großen Belegschaften. Die Verwendung fortschrittlicher Planungstools wie Shifton hilft Managern, Arbeitspläne effizient zu erstellen durch:

• Automatisierung der Schichtplanung basierend auf aktuellen Geschäftsbedürfnissen.
• Ermöglichen der nahtlosen Schichtwechsel durch Mitarbeiter im System.
• Bereitstellen von Echtzeit-Updates, um Planungskonflikte zu vermeiden.

Shifton vereinfacht das Workforce Management, verbessert die Planungseffizienz und reduziert die Verwaltungsbelastung, was es Unternehmen erleichtert, reibungslos zu funktionieren.

Arten von Arbeitsplänen

Verschiedene Unternehmen benötigen unterschiedliche Planungsstrukturen, um ihre einzigartigen betrieblichen Anforderungen abzudecken. Die Art des verwendeten Arbeitsplans hängt von den Anforderungen der Branche, der Verfügbarkeit der Mitarbeiter und den Prioritäten der Organisation ab. Nachfolgend sind einige der häufigsten Arbeitspläne aufgeführt, die Unternehmen implementieren.

Vollzeit

Ein Vollzeit-Arbeitsplan besteht typischerweise aus 40 Stunden pro Woche, obwohl einige Branchen dies anders definieren können. Mitarbeiter arbeiten normalerweise eine feste Anzahl von Stunden pro Tag, fünf Tage die Woche.Wesentliche Vorteile von Vollzeitplänen:

• Bietet Arbeitsplatzsicherheit und ein stetiges Einkommen für Mitarbeiter.
• Sorgt für eine regelmäßige Personalbesetzung für Unternehmen, die eine konstante Abdeckung erfordern.
• Beinhaltet häufig Vorteile wie Krankenversicherung, bezahlten Urlaub und Rentenpläne.

Vollzeitpläne funktionieren gut in Branchen wie Unternehmensbüros, Gesundheitswesen, Einzelhandelsmanagement und Kundendienstzentren, wo kontinuierliche Betriebs- und Personalbeständigkeit erforderlich ist.

Teilzeit

Ein Teilzeit-Arbeitsplan umfasst im Allgemeinen weniger als 40 Stunden pro Woche. Mitarbeiter können je nach Bedarf des Arbeitgebers feste oder variable Schichten haben.Wesentliche Vorteile von Teilzeitplänen:

• Bietet Flexibilität für Schüler, Betreuer oder Personen, die mehrere Jobs balancieren.
• Hilft Unternehmen, Arbeitskosten zu senken und gleichzeitig eine angemessene Personalbesetzung aufrechtzuerhalten.
• Bietet eine Lösung für Unternehmen mit saisonaler oder schwankender Nachfrage.

Teilzeitpläne sind in Restaurants, Einzelhandelsgeschäften, Callcentern und in der Gastgewerbeindustrie üblich, wo Unternehmen Flexibilität in der Personalbesetzung benötigen.

Remote/Flexible Arbeitspläne

Ein Remote- oder Flexibilitätsarbeitsplan ermöglicht es den Mitarbeitern, von zu Hause oder einem beliebigen Ort außerhalb der traditionellen Büroumgebung zu arbeiten. Die Arbeitszeiten können je nach Unternehmensrichtlinien fest, variabel oder ergebnisbasiert sein.Wesentliche Vorteile von Remote/Flexibilitätsplänen:

• Erhöht die Autonomie der Mitarbeiter und das Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben.
• Reduziert Pendelzeiten und die damit verbundenen Ausgaben.
• Erweitert den Bewerberpool, sodass Unternehmen Talente aus verschiedenen Orten rekrutieren können.

Remote- und Flexibilitätsarbeitspläne sind besonders effektiv in Branchen wie IT, Kundenservice, Content-Erstellung und Marketing, wo Aufgaben digital erledigt werden können, ohne physische Präsenz zu erfordern.

5-4/9 Arbeitsplan

Der 5-4/9-Arbeitsplan ist ein komprimierter Plan, bei dem Mitarbeiter für acht Tage in einem Zwei-Wochen-Zeitraum neun-Stunden-Schichten arbeiten, gefolgt von einer acht-Stunden-Schicht und einem zusätzlichen freien Tag.Wesentliche Vorteile des 5-4/9-Arbeitsplans:

• Ermöglicht es Mitarbeitern, alle zwei Wochen ein verlängertes Wochenende von drei Tagen zu haben.
• Erhöht die Produktivität durch längere Arbeitstage, aber weniger Gesamtarbeitstage.
• Reduziert Pendelkosten und verbessert das Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben.

Diese Art von Plan wird häufig in Regierungsbehörden, Unternehmensbüros und projektbasierten Branchen verwendet, die flexible Arbeitsstrukturen ermöglichen.

2-2, 3-2, 2-3 Arbeitsplan

Der 2-2, 3-2, 2-3-Plan ist ein rotierender Schichtplan, bei dem Mitarbeiter in Zyklen von zwei Tagen Arbeit, zwei Tagen frei, drei Tagen Arbeit usw. arbeiten.Wesentliche Vorteile des 2-2, 3-2, 2-3-Plans:

• Bietet Mitarbeitern regelmäßige freie Tage zur Erholung.
• Sichert den 24/7-Betrieb des Unternehmens ohne übermäßige Überstunden.
• Gleicht Arbeitslasten aus, indem Mitarbeiter in verschiedene Schichten rotiert werden.

Dieser Zeitplan ist ideal für Branchen wie Gesundheitswesen, Notdienste, Fertigung und Sicherheit, wo kontinuierliche Personalausstattung erforderlich ist.

4/10 Zeitplan

Ein 4/10-Arbeitsplan besteht aus vier 10-Stunden-Arbeitstagen pro Woche, gefolgt von drei freien Tagen.Wesentliche Vorteile des 4/10-Arbeitsplans:

• Gibt den Mitarbeitern jede Woche einen zusätzlichen freien Tag und verbessert das Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben.
• Reduziert die Pendelkosten, da Mitarbeiter an weniger Tagen reisen.
• Hilft Unternehmen, die Produktivität zu steigern, indem die Anzahl der Schichtübergänge reduziert wird.

Der 4/10-Zeitplan wird häufig in den Bereichen Kundensupport, Produktion, Logistik und Gesundheitswesen eingesetzt, wo längere Schichten die Effizienz verbessern können.

Beispiel und Vorlage für einen Arbeitsplan

Die Erstellung eines strukturierten und klaren Arbeitsplans ist entscheidend für ein effizientes Workforce Management. Ein gut formatierter Plan stellt sicher, dass Mitarbeiter ihre Schichten im Voraus kennen, verhindert Terminüberschneidungen und verbessert die allgemeine Teamkoordination.Nachfolgend ein Beispiel für eine einfache Arbeitsplanvorlage, die in verschiedenen Branchen eingesetzt werden kann:

Mitarbeitername	Position	Montag	Dienstag	Mittwoch	Donnerstag	Freitag	Samstag	Sonntag	Gesamtstunden
John Doe	Kassierer	9 AM - 5 PM	9 AM - 5 PM	FREI	1 PM - 9 PM	9 AM - 5 PM	FREI	FREI	32
Sarah Smith	Kellnerin	FREI	10 AM - 6 PM	10 AM - 6 PM	FREI	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	40
Mark Lee	Manager	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	FREI	FREI	40

Wie Sie diese Arbeitsplanvorlage verwenden:

• Listen Sie die Namen und Rollen der Mitarbeiter auf, um Verantwortlichkeiten klarzustellen.
• Weisen Sie Schichten basierend auf Arbeitslast und Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu.
• Stellen Sie eine faire Verteilung der Schichten sicher, um Überarbeitung oder Unterbesetzung zu vermeiden.
• Geben Sie freie Tage klar an, damit die Mitarbeiter wissen, wann sie nicht eingeplant sind.
• Berechnen Sie die Gesamtstunden, um Lohnkosten zu verfolgen und die Einhaltung der Arbeitsvorschriften sicherzustellen.

Eine strukturierte Planvorlage hilft Unternehmen, organisiert zu bleiben, die Transparenz zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

Wie Shifton die Erstellung von Arbeitsplänen vereinfacht

Die manuelle Verwaltung von Arbeitsplänen kann zeitaufwändig sein, insbesondere für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, rotierenden Schichten oder 24/7-Betrieb. Shifton, ein intelligentes Workforce Management Tool, vereinfacht den Prozess durch:

• Automatische Planung zur Beseitigung manueller Fehler.
• Mitarbeiter-Self-Service-Optionen für Schichttausch und Verfügbarkeitsupdates.
• Echtzeit-Updates zur Vermeidung von Konflikten und Last-Minute-Änderungen.
• Compliance-Tracking zur Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen.

Shifton ermöglicht es Managern, Arbeitspläne in Minuten zu erstellen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Gesamteffizienz der Planung zu verbessern.