Как да направите работен график за вашия екип: 23 стъпки

Добре структурираният работен график е от съществено значение за всеки бизнес. Независимо дали управлявате ресторант, магазин, кол център или отдалечен екип, правилно планираният график на служителите осигурява плавна работа, намалява конфликтите и задържа ангажираността на служителите.

Лошото планиране води до пропуснати смени, промени в последната минута, изгори и проблеми със съответствието. Когато служителите не получават графиците си предварително, това създава несигурност и стрес, което влияе върху производителността и цялостния морал.

Въпреки това, добре планираният график за работа на екипа оптимизира персонала, подобрява ефективността и гарантира, че служителите получават справедливо и балансирано натоварване. С правилния подход и инструменти за планиране можете да опростите планирането и да осигурите бизнес непрекъснатост.

Това ръководство предоставя 23 практически стъпки, които да помогнат на мениджърите да съставят работен график, който отговаря на оперативните нужди, гарантира съответствие и задържа служителите щастливи.

Какво е работен график?

Работният график е структуриран план, който описва кога служителите ще работят. Той помага на бизнеса да:

• Осигури достатъчно покритие въз основа на изискванията на бизнеса.
• Разпредели работното натоварване справедливо между служителите.
• Оптимизира производителността, като минимизира разходите за труд.
• Поддържа съответствие с трудовите закони и политиките на компанията.

Добре проектираният график за работа взима предвид нуждите на бизнеса, наличността на служителите и справедливостта на смените, за да създаде баланс и ефективна работна среда.

Какво прави един работен график страхотен?

Не всички графици са ефективни. Чудесен работен график е този, който е ясен, предвидим и достъпен, като същевременно позволява гъвкавост както за работодателя, така и за служителите. Следните ключови характеристики правят планирането ефективно:

Актуализации в реално време

Бизнесът изисква промяна и графикът трябва да може да се адаптира към неочаквани промени в реално време. Ако служител се обади болен, мениджърите трябва незабавно да коригират смените.

Мобилен достъп

Съвременният работен график трябва да е достъпен от всяко устройство, позволявайки на служителите да проверяват своите смени, да искат промени и да получават актуализации в движение.

Известия и напомняния

Автоматизираните напомняния за смени помагат на служителите да останат на пътя, намалявайки отсъствието и осигурявайки покритието на всички смени без объркване.

23 съвета как да направите работен график

Стъпка 1: Определете вашите цели за труд

Преди да създадете работен график, трябва да разберете колко служители са необходими в различни моменти. Това включва анализ на бизнес модели, идентифициране на пикови и бавни периоди и осигуряване на достатъчно работници, за да се задоволи нуждата без прекомерно наемане на персонал.

Започнете, като оцените историческите данни, за да разберете кога трафикът на клиенти е най-висок. Ако управлявате ресторант, например, вечерите и уикендите може да са най-натоварените времена, докато сутрините през седмицата могат да изискват по-малко служители. За офиси или магазини пиковите часове може да бъдат през обедните почивки или след работно време.

Допълнително, вземете предвид нивата на продуктивност на служителите. Някои служители работят по-ефективно в определени часове на деня, така че възлагането на смени на базата на силни страни може да подобри оперативната ефективност. Целта е да се постигне баланс на разходите за труд, като се поддържа отлично обслужване на клиенти и бизнес изпълнение.

Стъпка 2: Придържайте се към федералните и местни трудови закони

Всяка страна, щат или регион имат различни трудови закони, които регулират работните графици. Тези закони обхващат аспекти като максимален работен час, заплащане за извънреден труд, почивки и изисквани уведомления за график. Неспазването на тези закони може да доведе до глоби, правни спорове и негативна репутация сред служителите.

Преди да финализирате какъвто и да е график, уверете се, че той отговаря на всички съответстващи трудови регулации. Някои от основните съображения за съответствие включват:

• Осигуряване, че служителите не превишават легалните лимити за извънреден труд без съответстващо възнаграждение.
• Планиране на изискваните времена за почивка, като например почивки за хранене и почивни паузи.
• Спазване на закони за справедлив работен седмичен график, които изискват работодателите да дават на служителите предварително уведомление за техните смени.

Използването на софтуер за планиране може да помогне за автоматизиране на съответствието, като обозначава потенциални нарушения и гарантира, че всички смени отговарят на законовите изисквания.

Стъпка 3: Опознайте вашия екип

Добре балансираният работен график отчита уменията, силните страни и предпочитанията за работа на всеки служител. Това спомага за създаване на продуктивна работна среда, където служителите се чувстват ценени и дават най-доброто от себе си.

Отделете време, за да разберете:

• Кой се справя най-добре с кои задачи и роли?
• Кой предпочита сутрешни, вечерни или нощни смени?
• Кой има ограничения, като например отговорности за гледане на деца или училищни ангажименти?

Разбирането на тези фактори ви позволява да създавате работен график, който подобрява производителността и удовлетвореността от работата. Служителите, които усещат, че техните нужди се отчитат, са по-склонни да останат ангажирани и да дават по-добри резултати.

Стъпка 4: Уважавайте предпочитанията за график на вашите служители

Докато нуждите на бизнеса трябва да са на първо място, уважаването на предпочитанията за график на служителите може да подобри морала и да намали отсъствията. Служителите с предвидими графици са по-доволни и продуктивни.

За да отговорите на предпочитанията без да компрометирате операциите, обмислете:

• Позволяване на служителите да подават своето наличност предварително.
• Създаване на справедливо ротационно разписание за уикенди и празници.
• Предоставяне на възможности за замяна на смени за служители, които се нуждаят от гъвкавост.

Дори и да не е винаги възможно да се отговори на всяко искане, показването на служителите, че техните предпочитания са важни, изгражда доверие и намалява текучеството.

Стъпка 5: Включете вашите служители

Насърчаването на служителите да участват в решенията за планиране насърчава съвместна работна култура и подобрява цялостното удовлетворение. Когато служителите се чувстват, че имат принос, те са по-склонни да се ангажират с техните назначени смени.

Начини за включване на служителите включват:

• Използване на система за отворени заявки, където служителите могат да подават предпочитани работни дни и часове.
• Позволяване на служителите да разменят смени с одобрение от ръководството.
• Провеждане на анкети или срещи за обсъждане на полиците за планиране и притесненията.

Като давате възможност на служителите да изразят мнение за техните работни графици, бизнесите могат да създадат по-позитивно и съвместно работно място.

Стъпка 6: Съберете наличността на служителите

Преди да финализирате работния график, е важно да съберете точна информация за наличността на служителите. Това предотвратява промени в последния момент, конфликти в разписанията и незапълнени смени.

Най-добрият начин за събиране на информация за наличност е чрез цифрови системи за разписания, където служителите могат да актуализират предпочитаните си работни часове. Това премахва нуждата от постоянна комуникация и осигурява синхронизация на графиците с реалната наличност на служителите.

Стъпка 7: Планирайте предварително

Една от най-големите грешки при планирането е изчакването до последния момент за определяне на смените. Планирането на работните графици предварително помага да се предотврати стрес както за управителите, така и за служителите.

За оптимални резултати:

• Създавайте графици поне две седмици предварително.
• Идентифицирайте потенциалните конфликти и направете корекции рано.
• Комуникирайте графиците веднага щом са финализирани.

Този подход дава на служителите достатъчно време за планиране на личния си живот, осигурявайки същевременно безпроблемно функциониране на бизнеса.

Стъпка 8: Създайте резервен план

Дори най-добре планираните графици могат да се срещнат с неочаквани нарушения поради болнични обаждания, извънредни ситуации или промени в последния момент. Наличието на резервен план осигурява продължаването на бизнеса без значителни проблеми.

Някои стратегии за резервен план включват:

• Поддържане на списък със служители "на повикване", които са на разположение да покрият смени при кратко предизвестие.
• Обучение на служителите да могат да изпълняват различни роли, когато е необходимо.
• Използване на софтуер за разписание, който позволява бързи корекции и смяна на смените.

Проактивният подход към нарушенията в графика предотвратява ненужния стрес и поддържа ефективността на екипа.

Стъпка 9: Решете как искате да създадете вашия график

Съществуват различни начини за създаване на работен график, всеки с неговите преимущества и недостатъци. Най-честите методи включват:

• Ръчно планиране – Използване на електронни таблици или бели дъски за ръчно създаване и корекция на графици.
• Автоматизиран софтуер за разписание – Инструменти, които генерират работни графици на базата на бизнес нуждите, наличността на служителите и правилата за спазване на разпоредбите.
• Хибриден подход – Комбиниране на ръчно въвеждане с автоматизация за подобряване на точността и ефективността.

Изборът на правилния метод за планиране зависи от размера на работната сила, сложността на бизнеса и необходимото ниво на гъвкавост.

Стъпка 10: Създайте своя график

След като се разгледат всички ключови фактори, е време да се изгради действителният работен график. Следвайте тези стъпки за структурирано подход:

1. Назначете смени въз основа на бизнес нуждите.
2. Осигурете справедливо разпределение на работното натоварване.
3. Вземете под внимание законовите изисквания, включително почивките и извънредния труд.
4. Коригирайте графиците въз основа на наличността на служителите.
5. Прегледайте графика за конфликти или липсващи смени.

Добре планираният график трябва да балансира оперативните нужди, като същевременно държи служителите ангажирани и продуктивни.

Стъпка 11: Публикувайте графици предварително

Служителите оценяват, когато имат графиците си предварително, за да могат да планират съответно. Осигуряването на ранен достъп до графиците подобрява баланса между работа и личен живот, намалява отсъствията и подобрява удовлетворението от работата.

Най-добрите практики включват:

• Публикувайте графици поне две седмици предварително.
• Изпращайте напомняния за графика преди всяка смяна.
• Позволете на служителите да потвърждават или искат промени, ако е необходимо.

С ясни и навременно предоставени графици, бизнесите могат да намалят объркването и да поддържат по-организирана работна сила.

Стъпка 12: Създайте графиците въз основа на силните страни на вашите служители

Добре балансирания график на работа за екипа не е само запълване на смени — това е също така правилно разпределение на служителите на правилните роли в правилното време. Служителите имат различни умения, енергийни нива и продуктивни модели, и използването на тези силни страни може да подобри ефективността.

За стратегическо планиране на графика:

• Назначавайте опитни служители във високо търсени смени за поддържане на качеството на услугите.
• График за новите служители редом с по-старшите за наставничество.
• Обезпечете, че роли, изискващи техническа експертиза или лидерство, са покрити от най-подходящите служители.

Този подход предотвратява претоварването на служителите със задачи, които не са подготвени за тях, и повишава общата производителност на смените.

Стъпка 13: Прегледайте за често срещани грешки в планирането

Дори и с внимателно планиране, грешки в графика се случват. Преди да финализирате работния график, го прегледайте за:

• Двойно резервиране – Двама служители случайно назначени на същата роля по едно и също време.
• Недостатъчен персонал по време на пиковите часове – Липса на достатъчно покритие по време на високо натоварени периоди.
• Последователни смени – Служители планирани за късни нощни смени, последвани от ранни сутрешни смени, което води до умора.
• Прекомерно извънредно време – Служители, работещи над законовите или фирмени лимити.

Бърза проверка на качеството гарантира, че вашият график за работа е справедлив, законен и оптимизиран за успеха на бизнеса.

Стъпка 14: Споделете графика си с вашия екип

След създаването на работен график, служителите трябва да имат бърз достъп до своите назначени смени. Неправилното разпространение на графиците може да доведе до объркване, пропуснати смени и раздразнение.

Най-добри практики за споделяне на графици:

• Използвайте инструменти за планиране в облак, които позволяват на служителите да проверяват смените си онлайн.
• Публикувайте графиците на централно място, като информационно табло или фирмен портал.
• Изпращайте автоматизирани известия чрез SMS или имейл, за да напомняте на служителите за предстоящите им смени.

Предоставянето на ясни и достъпни графици държи служителите информирани и намалява ненужни въпроси и недоразумения.

Стъпка 15: Уверете се, че графикът е лесно достъпен

Служителите трябва да могат да видят смените си по всяко време, от всякъде. Система за графици, която е подходяща за мобилни устройства, елиминира необходимостта от хартиени графици или постоянни обаждания към мениджърите.

За да подобрите достъпността:

• Използвайте платформа за планиране с мобилна съвместимост.
• Предоставете на служителите си достъп за вход към техните работни графици.
• Уверете се, че служителите могат да заявяват замени на смени или актуализации без объркване.

Лесният достъп до графиците подобрява комуникацията и отговорността в целия колектив.

Стъпка 16: Създайте метод за комуникация на екипно ниво

Ефективният график на екипа върви ръка за ръка със силна комуникационна система. Служителите трябва да имат възможност да:

• Задават въпроси относно смените си
• Заявяват промени на смените
• Докладват за конфликти или притеснения относно графика

Опции за подобряване на комуникацията относно графиците включват:

• Групов чат в приложения за работното място.
• Определен имейл за запитвания, свързани със смени.
• Автоматизиран чатбот, който може да отговаря на често задавани въпроси относно графиците.

Оптимизираната стратегия за комуникация улеснява бързото разрешаване на въпроси, свързани с графици.

Стъпка 17: Приоритизирайте баланса между работа и личен живот

Ефективният график не само поддържа бизнес операциите, но и уважава благосъстоянието на служителите.

За да насърчите баланса между работа и личен живот:

• Избягвайте назначаването на служители за прекомерно извънредно работно време.
• Разпределете уикенд и нощните смени справедливо.
• Позволете гъвкави опции за графици, когато е възможно.

Балансираната работна среда води до по-щастливи служители, по-ниска текучество и увеличена продуктивност.

Стъпка 18: Предложете възможности за развитие

Планирането не е само запълване на смени - това е също шанс да помогнете на служителите да развиват своите умения и кариери.

Начини да предоставите възможности за развитие чрез графици:

• Назначавайте служители на нови роли или отговорности.
• Предлагайте тренировъчни смени, където служителите могат да научат нови умения.
• Ротирайте лидерски възможности между персонала.

Чрез интегрирането на възможности за обучение в графика, бизнесът може да увеличи ангажираността на служителите и да подобри задържането им.

Стъпка 19: Насърчавайте обратна връзка от служителите

Служителите са пряко засегнати от решенията по графика, затова е важно да се иска обратна връзка редовно.

Методи за събиране на обратна връзка включват:

• Анонимни анкети за справедливост на графиците.
• Срещи на екипа, където служителите могат да изразяват притесненията си.
• Кутия за предложения за идеи за подобрение на графиците.

Действието по събирането на обратна връзка от служителите изгражда доверие и помага за усъвършенстване на процесите по планиране с течение на времето.

Стъпка 20: Използвайте технологията

Ръчното планиране може да бъде времепоглъщащо и податливо на грешки. Автоматизираният софтуер за планиране опростява процеса и гарантира, че графиците на служителите са точни и справедливи.

Основни характеристики, които да търсите в софтуера за планиране:

• AI-базирани препоръки за смени въз основа на нуждите на бизнеса.
• Автоматично разменяне на смени, за да позволи на служителите лесно да разменят смените си.
• Проследяване на съответствията с трудовите закони, за да се предотвратят нарушения.

Използването на базирани на технологиите инструменти за планиране помага на мениджърите да създават графици за служителите ефективно.

Стъпка 21: Налагайте положителна работна среда

Работният график не е просто списък със смени — той е отражение на културата на компанията. Подкрепящият подход към графиците създава по-мотивиран работен колектив.

Начини за подобряване на работната среда чрез планиране:

• Показвайте гъвкавост, когато е възможно.
• Признавайте нуждите на служителите и удовлетворявайте заявките им, когато е възможно.
• Избягвайте внезапни промени в графиците, които причиняват стрес.

Положителното преживяване с графиците води до по-добро представяне, по-висок морал и подобрено сътрудничество.

Стъпка 22: Потърсете възможности за автоматизация и персонализация

Всеки служител има различни предпочитания и наличност. Използването на персонализирани опции за планиране подобрява удовлетвореността и ангажираността на служителите.

Някои начини за персонализиране на планирането включват:

• Позволяване на избор на предпочитан работен смяна.
• Предлагане на опции за самопланиране за определени роли.
• Осигуряване на индивидуализирани напомняния за смени.

Автоматизирана система за планиране с персонализирани опции за смени прави планирането по-справедливо и по-адаптивно.

Стъпка 23: Използвайте най-доброто средство за работата

Създаването на график за работа на екип на ръка може да бъде предизвикателно, особено за бизнеса с голяма работна сила. Използването на усъвършенствани инструменти за планиране като Shifton помага на мениджърите да съставят график на работа по-ефективно чрез:

• Автоматизиране на планирането на смени въз основа на реалните бизнес нужди.
• Позволяване на служителите да разменят смени безпроблемно в системата.
• Осигуряване на актуализации в реално време, за да се избегнат конфликти с планирането.

Shifton опростява управлението на работната сила, подобрява ефективността на планирането и намалява административното тежест, което улеснява бизнеса да функционира гладко.

Видове работни графици

Различните бизнеси изискват различни структури за планиране, за да отговорят на своите уникални оперативни нужди. Видът на използвания работен график зависи от изискванията на индустрията, наличността на служителите и приоритетите на организацията. По-долу са някои от най-разпространените работни графици, които бизнесите прилагат.

Пълно работно време

График за пълно работно време обикновено се състои от 40 часа на седмица, въпреки че някои индустрии може да го дефинират различно. Служителите обикновено работят фиксиран брой часове на ден, пет дни в седмицата.

Основни предимства на графиците за пълно работно време:

• Осигурява стабилност на работното място и постоянен доход за служителите.
• Осигурява редовни нива на заетост за бизнеса, който изисква постоянна ангажираност.
• Често включва облаги като здравна застраховка, платен отпуск и пенсионни планове.

Пълно работно време се използва добре в индустрии като корпоративни офиси, здравеопазване, управление на търговия и центрове за обслужване на клиенти, където се изискват непрекъснати операции и консистентност на работната сила.

Частично работно време

График за частично работно време обикновено включва работа по-малко от 40 часа на седмица. Служителите може да имат фиксирани или променливи смени, в зависимост от нуждите на работодателя.

Основни предимства на графиците за частично работно време:

• Предоставя гъвкавост за студенти, лица, които се грижат за други, или хора, които балансират няколко работни места.
• Помага на бизнеса да намали разходите за работна сила, като същевременно поддържа адекватен персонал.
• Предоставя решение за бизнеси със сезонно или променливо търсене.

Графиците за частично работно време са често срещани в ресторанти, тъговски обекти, кол центрове и хотелиерската индустрия, където бизнесите изискват гъвкавост в персонала.

Дистанционни/Гъвкави работни графици

Дистанционен или гъвкав работен график позволява на служителите да работят от вкъщи или от всяко друго място извън традиционната офис среда. Часовете могат да бъдат фиксирани, променливи или базирани на изпълнение, в зависимост от политиките на компанията.

Основни предимства на дистанционните/гъвкавите графици:

• Увеличава автономията на служителите и баланса работа-живот.
• Намалява времето за пътуване до работа и свързаните разходи.
• Разширява кръга от кандидати за назначаване, позволявайки на бизнесите да привличат талант от различни места.

Дистанционните и гъвкавите работни графици са особено ефективни в индустрии като IT, обслужване на клиенти, създаване на съдържание и маркетинг, където задачите могат да бъдат изпълнени дигитално, без физическо присъствие.

5-4/9 Работен график

Графикът 5-4/9 е компресиран график, при който служителите работят деветчасови смени осем дни в двуседмичен период, последвани от една осемчасова смяна и допълнителен ден почивка.

Основни предимства на графика 5-4/9:

• Позволява на служителите да имат тридневен уикенд на всеки две седмици.
• Увеличава продуктивността чрез предлагане на по-дълги работни дни, но по-малко общ брой работни дни.
• Намалява разходите за път и подобрява баланса работа-живот.

Този тип график се използва обикновено в държавни учреждения, корпоративни офиси и проектно базирани индустрии, които могат да се справят с гъвкави структури на работа.

2-2, 3-2, 2-3 Работен график

Графикът 2-2, 3-2, 2-3 е ротационен график, при който служителите работят в цикли от два дни работа, два дни почивка, три дни работа и така нататък.

Основни предимства на графика 2-2, 3-2, 2-3:

• Осигурява на служителите редовни почивни дни за възстановяване.
• Осигурява 24/7 бизнес операции без прекомерно извънреден труд.
• Уравновесява работните натоварвания чрез ротация на служителите през различни смени.

Този график е идеален за индустрии като здравеопазване, услуги за спешна помощ, производство и сигурност, където се изискват непрекъснати дежурства.

4/10 График

Графикът 4/10 се състои от четири 10-часови работни дни на седмица, последвани от три дни почивка.

Основни предимства на графика 4/10:

• Дава на служителите допълнителен ден почивка всяка седмица, като подобрява баланса работа-живот.
• Намалява разходите за пътуване, тъй като служителите пътуват до работа по-малко дни.
• Помага на бизнеса да увеличи продуктивността, като намалява броя на преходите на смените.

Графикът 4/10 често се използва в секторите за поддръжка на клиенти, производство, логистика и здравеопазване, където по-дългите смени могат да подобрят ефективността.

Пример и шаблон за работен график

Създаването на структуриран и ясен работен график е от решаващо значение за ефективно управление на работната сила. Добре форматираният график гарантира, че служителите знаят смяните си предварително, предотвратява конфликти при планиране и подобрява цялостната координация на екипа.

По-долу е представен пример за основен шаблон на работен график, който може да се използва в различни индустрии:

Как да използвате този шаблон за работен график:

• Списък с имена и роли на служителите за изясняване на отговорностите.
• Назначаване на смени въз основа на работната натовареност и наличността на служителите.
• Осигуряване на справедливо разпределение на смените, за да се предотврати преработването или недостигът на персонал.
• Ясно посочване на почивните дни, за да знаят служителите кога не са на работа.
• Изчисление на общите часове за проследяване на разходите за труд и спазване на трудовите разпоредби.

Структурираният шаблон за график помага на бизнеса да остане организиран, да подобрява прозрачността и да повишава производителността.

Как Shifton прави създаването на работни графици лесно

Управлението на работни графици ръчно може да бъде времеемко, особено за бизнеси с множество служители, въртящи се смени или 24/7 операции. Shifton, интелигентен инструмент за управление на работната сила, опростява процеса като предлага:

• Автоматизирано планиране за елиминиране на ръчни грешки.
• Опции за самообслужване на служителите за размяна на смени и актуализации на наличностите.
• Актуализации в реално време за предотвратяване на конфликти и последни промени.
• Проследяване на съответствието за спазване на трудовото законодателство.

Shifton позволява на мениджърите да създават работни графици за минути, да намаляват административната работна натовареност и да подобряват цялостната ефективност на планирането.