كيفية إعداد جدول عمل لفريقك: 23 خطوة

جدول العمل المنظم هو أمر ضروري لأي عمل تجاري. سواء كنت تدير مطعمًا أو متجرًا للتجزئة أو مركز اتصال أو فريق عمل عن بُعد، فإن الجدول الزمنية المخطط لها بشكل صحيح تضمن عمليات سلسة، وتقلل من النزاعات، وتحافظ على مشاركة الموظفين.الجدولة السيئة تؤدي إلى فقدان النوبات والتعديلات اللحظية والإرهاق وقضايا الامتثال. عندما لا يتلقى الموظفون جداولهم الزمنية مقدمًا، فإنه يخلق حالة من عدم اليقين والتوتر، مما يؤثر على الإنتاجية والمعنويات العامة.ومع ذلك، فإن الجدول الزمني المخطط له فريق العمل بشكل جيد يحسن التوظيف، ويزيد من الكفاءة، ويضمن أن يحصل الموظفون على أعباء عمل عادلة ومتوازنة. باستخدام النهج المناسب وأدوات الجدولة، يمكنك تبسيط تخطيط النوبات وضمان استمرارية العمل.يوفر هذا الدليل 23 خطوة عملية لمساعدة المديرين في إعداد جدول عمل يفي بالاحتياجات التشغيلية، ويضمن الامتثال، ويبقي الموظفين سعداء.

ما هو جدول العمل؟

جدول العمل هو خطة منظمة تحدد متى سيعمل الموظفون. يساعد الأنشطة التجارية في:

• ضمان تغطية كافية بناءً على متطلبات العمل.
• توزيع عبء العمل بشكل عادل بين الموظفين.
• تحسين الإنتاجية أثناء تقليل تكاليف العمل.
• الحفاظ على الامتثال لقوانين العمل وسياسات الشركة.

جدول العمل المصمم بشكل جيد يأخذ في الاعتبار احتياجات العمل وتوافر الموظفين وعدالة النوبات لإنشاء قوى عاملة متوازنة وفعالة.

ما الذي يجعل جدول العمل رائعًا؟

ليست كل الجداول الزمنية فعالة. الجدول الزمني الرائع هو الجدول الذي يكون واضحًا، وقابلًا للتنبؤ، ومتاحًا للجميع مع السماح بالمرونة لكل من صاحب العمل والموظفين. الخصائص الرئيسية التالية تجعل الجدولة فعالة:

التحديثات الفورية

التجارة تتطلب التغيير، ويجب أن تكون الجداول الزمنية قادرة على التكيف مع التغييرات غير المتوقعة في الوقت الفعلي. إذا اتصل موظف معتذرًا عن المرض، يجب أن يتمكن المديرون من تعديل النوبات على الفور.

الوصول عبر الهاتف المحمول

يجب أن يكون الجدول الزمني الحديث متاحًا عبر أي جهاز، مما يسمح للموظفين بفحص نوباتهم وطلب التغييرات والحصول على التحديثات أثناء التنقل.

التنبيهات والتذكيرات

تساعد التذكيرات الآلية للنوبات الموظفين على البقاء على المسار الصحيح، مما يقلل من الغياب ويضمن تغطية جميع النوبات دون ارتباك.

23 نصيحة حول كيفية إعداد جدول عمل

الخطوة 1: تحديد أهداف العمالة الخاصة بك

قبل أن تنشئ جدول عمل، تحتاج إلى فهم عدد الموظفين المطلوبين في أوقات مختلفة. يتضمن ذلك تحليل الأنماط التجارية وتحديد الفترات الأعلى والأدنى وضمان وجود عدد كافٍ من العمال لتلبية الطلب دون الإفراط في التوظيف.ابدأ بتقييم البيانات التاريخية لمعرفة متى يكون نشاط العملاء في أعلى مستوياته. إذا كنت تدير مطعمًا، على سبيل المثال، قد تكون الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع هي الأوقات الأكثر ازدحامًا، بينما قد تتطلب صباح منتصف الأسبوع عددًا أقل من الأفراد. بالنسبة للمكاتب أو متاجر التجزئة، قد تكون ساعات الذروة خلال فترات استراحة الغداء أو بعد ساعات العمل.بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك مستويات إنتاجية الموظفين. بعض الموظفين يعملون بشكل أكثر كفاءة في أوقات معينة من اليوم، لذا فإن تعيين النوبات بناءً على القوة يمكن أن يعزز الكفاءة التشغيلية. الهدف هو تحقيق التوازن بين تكاليف العمالة مع الحفاظ على خدمة عملاء ممتازة وأداء تجاري.

الخطوة 2: التزام بالقوانين الفيدرالية والمحلية للعمل

كل بلد أو ولاية أو منطقة لديها قوانين عمل مختلفة تحكم الجداول الزمنية. تغطي هذه القوانين جوانب مثل الحد الأقصى لساعات العمل، ودفع الأجر الإضافي، وفترات الراحة، والإشعارات اللازمة للجدولة. عدم الامتثال لهذه القوانين يمكن أن يؤدي إلى عقوبات ونزاعات قانونية وسمعة سلبية بين الموظفين.قبل الانتهاء من أي جدول، تأكد من أنه يفي بجميع اللوائح العمالية ذات الصلة. تتضمن بعض اعتبارات الامتثال الرئيسية:

• التأكد من عدم تجاوز الموظفين الحدود القانونية للوقت الإضافي دون تعويض مناسب.
• جدولة فترات الراحة المطلوبة، مثل فترات الطعام وفترات الراحة.
• الامتثال لقوانين أسبوع العمل العادل، التي تتطلب من أصحاب العمل إعطاء إشعار مسبق لموظفيهم بخصوص نوباتهم.

يمكن أن يساعد استخدام برامج الجدولة في أتمتة الامتثال من خلال تحديد الانتهاكات المحتملة وضمان تلبية جميع النوبات للمتطلبات القانونية.

الخطوة 3: التعرف على فريقك

الجدول الزمني المتوازن يأخذ في الاعتبار مهارات كل موظف ونقاط قوته وتفضيلاته في العمل. يساعد ذلك في خلق بيئة عمل منتجة حيث يشعر الموظفون بالتقدير ويؤدون بأفضل ما لديهم.خذ الوقت الكافي لفهم:

• من يبرع في أي مهام وأدوار؟
• من يفضل النوبات الصباحية أو المسائية أو الليلية؟
• من لديه قيود، مثل مسؤوليات رعاية الأطفال أو التزامات مدرسية؟

فهم هذه العوامل يتيح لك إنشاء جدول عمل يعزز الأداء والرضا الوظيفي. الموظفون الذين يشعرون بأن احتياجاتهم تؤخذ في الاعتبار أكثر عرضة للبقاء مشاركين وتقديم نتائج أفضل.

الخطوة 4: احترم تفضيلات جدول الموظفين

في حين يجب أن تأتي احتياجات العمل أولاً، فإن احترام تفضيلات جدول الموظفين يمكن أن يحسن الروح المعنوية ويقلل من التغيب. الموظفون الذين لديهم جداول متوقعة يكونون أكثر رضا وإنتاجية.للتوفيق بين التفضيلات دون المساس بالعمليات، فكر في التالي:

• السماح للموظفين بتقديم التوافر مسبقًا.
• إنشاء دوران عادل لعطلات نهاية الأسبوع والإجازات.
• توفير خيارات لتبادل النوبات للموظفين الذين يحتاجون إلى المرونة.

حتى لو لم يكن من الممكن دائمًا تلبية كل طلب، فإن إظهار الموظفين أن تفضيلاتهم مهمة يبني الثقة ويقلل من معدل الدوران الوظيفي.

الخطوة 5: إشراك موظفيك

تشجيع الموظفين على المشاركة في قرارات الجدولة يعزز ثقافة العمل التعاونية ويحسن من الرضا العام. عندما يشعر الموظفون أن لديهم مدخلات، فإنهم يكونون أكثر عرضة للالتزام بالنوبات المحددة لهم.طرق إشراك الموظفين تتضمن:

• استخدام نظام الطلب المفتوح حيث يمكن للموظفين تقديم أيام وأوقات العمل المفضلة.
• السماح للموظفين بتبادل النوبات بموافقة الإدارة.
• إجراء استقصاءات أو اجتماعات لمناقشة سياسات الجدولة والاهتمامات.

من خلال منح الموظفين قولًا في جداول عملهم، يمكن للأعمال التجارية خلق بيئة عمل أكثر إيجابية وتعاونية.

الخطوة 6: جمع توافر الموظفين

قبل الانتهاء من جدول العمل، من الضروري جمع معلومات دقيقة حول توافر الموظفين. يساعد ذلك في منع التغييرات في اللحظة الأخيرة، وتضارب الجداول، وتحولات العمل غير المكتملة.أفضل طريقة لجمع التوافر هي عبر أنظمة الجدولة الرقمية حيث يمكن للموظفين تحديث ساعات العمل المفضلة لديهم. هذا يلغي الحاجة للتواصل المتكرر ويضمن تطابق الجداول مع توافر الموظفين في الوقت الفعلي.

الخطوة 7: التخطيط المسبق

أحد أكبر الأخطاء في الجدولة هو الانتظار حتى اللحظة الأخيرة لتحديد التحولات. يساهم تخطيط جداول العمل مسبقاً في منع التوتر لدى كل من المديرين والموظفين.للحصول على أفضل النتائج:

• قم بإنشاء الجداول قبل أسبوعين على الأقل من مقدماً.
• تحديد الصراعات المحتملة وإجراء التعديلات مبكراً.
• التواصل مع الجداول بمجرد الانتهاء منها.

يمنح هذا النهج الموظفين الوقت الكافي لتخطيط حياتهم الشخصية مع ضمان سير عمليات العمل بسلاسة.

الخطوة 8: إنشاء خطة احتياطية

حتى الجداول الأكثر تخطيطاً قد تواجه اضطرابات غير متوقعة بسبب مرض، أو حالات طوارئ، أو تغييرات في اللحظة الأخيرة. الضرورة لوجود خطة احتياطية لضمان استمرار العمل دون مشكلات كبيرة.بعض استراتيجيات النسخ الاحتياطي تشمل:

• الاحتفاظ بقائمة بالموظفين الجاهزين للتغطية في حالة الطوارئ.
• تدريب الموظفين بحيث يمكنهم التعامل مع أدوار متعددة عند الحاجة.
• تنفيذ برامج الجدولة التي تتيح إجراء التعديلات السريعة وتبادل التحولات.

منع الاضطرابات في الجدول بشكل استباقي يحد من التوتر الغير ضروري ويضمن كفاءة العمل.

الخطوة 9: حدد كيف تريد إنشاء الجدول الخاص بك

هناك طرق متعددة لإنشاء جدول العمل، كل منها له مزاياه وعيوبه. الطرق الأكثر شيوعاً تشمل:

• الجدولة اليدوية – باستخدام جداول البيانات أو اللوحات لخلق وتعديل الجداول يدوياً.
• برامج الجدولة الآلية – الأدوات التي تولد جداول العمل بناءً على احتياجات العمل وتوافر الموظفين وقواعد الامتثال.
• النهج الهجين – دمج الإدخال اليدوي مع الأتمتة لتحسين الدقة والكفاءة.

اختيار الطريقة الصحيحة للجدولة يعتمد على حجم القوى العاملة وتعقيد العمل ومستوى المرونة المطلوب.

الخطوة 10: إنشاء جدولك الزمني

بمجرد مراعاة جميع العوامل الأساسية، حان الوقت لبناء جدول العمل الفعلي. اتبع هذه الخطوات لنهج منظم:

1. تعيين التحولات بناءً على طلب العمل.
2. ضمان توزيع عبء العمل بشكل عادل.
3. مراعاة المتطلبات القانونية، بما في ذلك فترات الراحة والعمل الإضافي.
4. تعديل الجداول بناءً على توافر الموظفين.
5. مراجعة الجدول لتحديد الصراعات أو التحولات المفقودة.

يجب أن يوازن جدول العمل الجيد بين الاحتياجات التشغيلية مع إبقاء الموظفين منخرطين ومنتجين.

الخطوة 11: نشر الجداول مسبقاً

يقدِّر الموظفون الحصول على جداولهم في وقت مبكر حتى يتمكنوا من التخطيط وفقًا لذلك. يساهم توفير الوصول المبكر للجداول في تحسين التوازن بين العمل والحياة، وتقليل حالات عدم الحضور، وزيادة الرضا الوظيفي.تشمل أفضل الممارسات:

• نشر الجداول قبل أسبوعين على الأقل من المقدمة.
• إرسال تذكيرات بالجدول قبل كل تحول.
• السماح للموظفين بتأكيد أو طلب تغييرات إذا لزم الأمر.

مع الجدولة الواضحة وفي الوقت المناسب، يمكن للأعمال تقليل الالتباس وتعزيز تنظيم القوى العاملة.

الخطوة 12: الجدولة بناءً على نقاط القوة لدى موظفيك

جدول عمل الفريق المتوازن جيدًا لا يتعلق فقط بملء التحولات - بل يتعلق بتعيين الموظفين المناسبين للأدوار المناسبة في الأوقات المناسبة. يختلف الموظفون في مجموعات مهاراتهم ومستويات طاقتهم وأنماط إنتاجيتهم، واستغلال هذه النقاط القوية يمكن أن يحسن الكفاءة.لجدولة استراتيجية:

• تعيين الموظفين ذوي الخبرة في التحولات ذات الطلب العالي للحفاظ على جودة الخدمة.
• جدولة الموظفين الجدد بجوار الموظفين القدامى للتوجية.
• التأكد من أن الأدوار التي تتطلب خبرة تقنية أو قيادة يتم تغطيتها من قبل الموظفين الأنسب.

هذا النهج يمنع تحميل الموظفين بمهام ليسوا مستعدين لها ويزيد من الأداء في التحولات.

الخطوة 13: مراجعة الأخطاء الشائعة في الجدولة

حتى مع التخطيط الدقيق، تحدث أخطاء في الجدولة. قبل الانتهاء من جدول العمل، راجعه للحصول على:

• الحجز المزدوج - تعيين موظفين لنفس الدور في نفس الوقت عن طريق الخطأ.
• نقص الموظفين خلال ساعات الذروة - عدم وجود عدد كافٍ من الموظفين خلال الفترات ذات الطلب العالي.
• التحولات المتتالية - جدولة الموظفين لتحولات ليلية متأخرة تعقبها تحولات صباحية مبكرة مما يؤدي إلى الإرهاق.
• العمل الإضافي الزائد - عمل الموظفين بما يتجاوز الحدود القانونية أو حدود الشركة.

تضمن المراجعة السريعة للجودة أن يكون جدول العمل عادلاً وقانونياً ومحسناً لنجاح الأعمال.

الخطوة 14: مشاركة جدولك مع فريقك

بمجرد إنشاء جدول العمل، يحتاج الموظفون إلى الوصول السريع إلى الورديات المخصصة لهم. إن الفشل في توزيع الجداول بشكل صحيح يمكن أن يؤدي إلى الارتباك، والورديات الفائتة، والإحباط.أفضل الممارسات لمشاركة الجداول:

• استخدم أدوات الجدولة السحابية التي تتيح للموظفين التحقق من الورديات عبر الإنترنت.
• انشر الجداول في موقع مركزي، مثل لوحة الإعلانات أو بوابة الشركة.
• أرسل إشعارات تلقائية عبر الرسائل النصية القصيرة أو البريد الإلكتروني لتذكير الموظفين بالورديات القادمة.

تقديم جداول واضحة وميسرة يبقي الموظفين على علم ويقلل من الأسئلة غير الضرورية وسوء الفهم.

الخطوة 15: تأكد من أن الجدول متاح بسهولة

يجب أن يتمكن الموظفون من عرض الورديات الخاصة بهم في أي وقت ومن أي مكان. نظام الجدولة المتوافق مع الأجهزة المحمولة يقضي على الحاجة إلى الجداول الورقية أو الاتصالات المستمرة مع المديرين.لتحسين الوصول:

• استخدم منصة جدولة متوافقة مع الأجهزة المحمولة.
• وفر للموظفين وصول الدخول إلى جداول العمل الخاصة بهم.
• تأكد من أن الموظفين يمكنهم طلب تبديل الورديات أو تحديثها دون ارتباك.

الوصول السهل إلى الجداول يعزز التواصل والمسؤولية عبر القوى العاملة.

الخطوة 16: إنشاء طريقة تواصل شاملة للفريق

يتماشى جدول العمل الفعال مع نظام تواصل قوي. يجب أن يكون للموظفين وسيلة ل:

• طرح الأسئلة حول ورديات عملهم
• طلب تغييرات الورديات
• الإبلاغ عن تعارضات أو مخاوف الجدولة

تشمل الخيارات لتحسين التواصل بشأن الجداول ما يلي:

• دردشة جماعية في تطبيق مكان العمل.
• بريد إلكتروني مخصص لاستفسارات الورديات.
• روبوت دردشة تلقائي يمكنه الإجابة على الأسئلة الشائعة حول الجدولة.

استراتيجية التواصل المبسطة تجعل من السهل حل مشكلات الجدولة بسرعة.

الخطوة 17: إعطاء الأولوية للتوازن بين العمل والحياة

جدول الموظفين الفعال يدعم عمليات العمل ويحترم أيضًا رفاهية الموظفين.لتعزيز التوازن بين العمل والحياة:

• تجنب جدولة الموظفين لساعات عمل إضافية مفرطة.
• توزيع الورديات الليلية وعطلة نهاية الأسبوع بصورة عادلة.
• السماح بخيارات الجدولة المرنة حيثما كان ذلك ممكنًا.

بيئة العمل المتوازنة تؤدي إلى موظفين أكثر سعادة، وانخفاض معدل الدوران، وزيادة الإنتاجية.

الخطوة 18: توفير فرص للنمو

الجدولة ليست فقط لملء الورديات — إنها أيضًا فرصة لمساعدة الموظفين في تطوير مهاراتهم ومسيرتهم المهنية.طرق لتوفير فرص النمو من خلال الجدولة:

• تعيين الموظفين لأدوار أو مسؤوليات جديدة.
• تقديم ورديات تدريبية حيث يمكن للموظفين تعلم مهارات جديدة.
• تدوير فرص القيادة بين الموظفين.

من خلال دمج فرص التعلم في الجدول، يمكن للأعمال تعزيز إشراك الموظفين وتحسين الاحتفاظ بهم.

الخطوة 19: تشجيع تغذية راجعة من الموظفين

يتأثر الموظفون مباشرة بقرارات الجدولة، لذا من المهم طلب التغذية الراجعة بانتظام.طرق لجمع التغذية الراجعة تشمل:

• استطلاعات مجهولة حول عدالة الجدولة.
• اجتماعات الفريق حيث يمكن للموظفين التعبير عن مخاوفهم.
• صندوق الاقتراحات لأفكار تحسين الجداول.

يساعد العمل على التغذية الراجعة من الموظفين في بناء الثقة وتحسين عمليات الجدولة بمرور الوقت.

الخطوة 20: توظيف التقنية

يمكن أن يكون الجدولة اليدوية مستهلكة للوقت وعرضة للأخطاء. تعمل برامج الجدولة الآلية على تبسيط العملية وتضمن أن جداول العمل للموظفين دقيقة وعادلة.الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها في برامج الجدولة:

• توصيات الورديات المدعومة بالذكاء الاصطناعي بناءً على احتياجات العمل.
• تبادل الورديات التلقائي للسماح للموظفين بتبادل الورديات بسهولة.
• تتبع الامتثال لقوانين العمل لتجنب الانتهاكات.

استخدام أدوات الجدولة المدفوعة بالتكنولوجيا يساعد المديرين على إنشاء جداول عمل للموظفين بكفاءة.

الخطوة 21: تعزيز بيئة عمل إيجابية

جدول العمل ليس مجرد قائمة بالورديات — بل هو انعكاس لثقافة الشركة. يؤدي نهج الجدولة الداعم إلى إنشاء قوة عمل أكثر تحفيزًا.طرق لتحسين بيئة العمل من خلال الجدولة:

• إظهار المرونة عندما يكون ذلك ممكنًا.
• التعرف على احتياجات الموظفين وتلبية الطلبات عند الإمكان.
• تجنب تغييرات الجدول الأخيرة التي تسبب التوتر.

تجربة الجدولة الإيجابية تؤدي إلى تحسين الأداء، وزيادة الروح المعنوية، وتحسين العمل الجماعي.

الخطوة 22: البحث عن فرص الأتمتة والتخصيص

لدى كل موظف تفضيلات وتوافر مختلفة. استخدام خيارات الجدولة الشخصية يحسن من رضا الموظفين واندماجهم.بعض الطرق لتخصيص الجدولة تشمل:

• السماح باختيار الشفت المفضل.
• توفير خيارات الجدولة الذاتية لأدوار معينة.
• تقديم تذكيرات شفت فردية.

يجعل نظام الجدولة الآلي مع خيارات الشفت الشخصية عملية الجدولة أكثر عدلاً وتكيفًا.

الخطوة 23: استخدام أفضل أداة للعمل

قد تكون عملية إنشاء جدول فريق العمل يدويًا مرهقة، خاصة للأعمال التجارية ذات القوى العاملة الكبيرة. تساعد أدوات الجدولة المتقدمة مثل Shifton المدراء في إنشاء جداول العمل بكفاءة من خلال:

• أتمتة تخطيط الشفتات استنادًا إلى احتياجات العمل الفعلية.
• السماح للموظفين بتبادل الشفتات بسهولة داخل النظام.
• تقديم تحديثات فورية لتجنب تعارضات الجدولة.

يبسط Shifton إدارة القوى العاملة، يعزز كفاءة الجدولة، ويقلل من عبء العمل الإداري، مما يسهل على الأعمال العمل بسلاسة.

أنواع جداول العمل

تتطلب الشركات المختلفة هياكل جدولية مختلفة لتلبية احتياجاتها التشغيلية الفريدة. يعتمد نوع الجدول الزمني المستخدم على متطلبات الصناعة، توافر الموظفين، وأولويات المؤسسة. أدناه بعض الجداول الزمنية الأكثر شيوعًا التي تطبقها الشركات.

دوام كامل

يتكون جدول العمل بدوام كامل عادةً من 40 ساعة في الأسبوع، على الرغم من أن بعض الصناعات قد تعرفه بشكل مختلف. يعمل الموظفون عادةً عددًا ثابتًا من الساعات يوميًا، خمسة أيام في الأسبوع.الفوائد الرئيسية لجداول الدوام الكامل:

• يوفر استقرار العمل والدخل المستمر للموظفين.
• يضمن مستويات توظيف منتظمة للشركات التي تتطلب تغطية مستمرة.
• غالبًا ما يشمل ميزات مثل التأمين الصحي، الإجازات المدفوعة، وخطط التقاعد.

تعمل جداول الدوام الكامل جيدًا في الصناعات مثل المكاتب التجارية، الرعاية الصحية، إدارة التجزئة، ومراكز خدمة العملاء حيث تتطلب العمليات المستمرة والاتساق في القوى العاملة.

دوام جزئي

يشمل جدول العمل بدوام جزئي عادةً العمل لأقل من 40 ساعة في الأسبوع. قد يكون للموظفين شفتات ثابتة أو متغيرة، حسب احتياجات صاحب العمل.الفوائد الرئيسية لجداول الدوام الجزئي:

• يوفر المرونة للطلاب، ومقدمي الرعاية، أو الأفراد الذين يوازنون بين عدة وظائف.
• يساعد الشركات على تخفيض تكاليف العمالة مع الحفاظ على الكادر الكافي.
• يوفر حلاً للشركات ذات الطلب الموسمي أو المتغير.

تعتبر الجداول الجزئية شائعة في المطاعم، متاجر التجزئة، مراكز الاتصالات، وصناعات الضيافة حيث تتطلب الشركات مرونة في التوظيف.

جداول العمل عن بعد/المرنة

يسمح جدول العمل عن بعد أو المرن للموظفين بالعمل من المنزل أو أي موقع خارج بيئة المكتب التقليدية. قد تكون الساعات ثابتة أو متغيرة أو مبنية على الإنتاج، حسب سياسات الشركة.الفوائد الرئيسية لجداول العمل عن بعد/المرنة:

• يزيد من استقلالية الموظفين وتوازن الحياة العملية.
• يقلل من وقت التنقل والمصاريف المرتبطة به.
• يوسع من قاعدة التوظيف، مما يسمح للشركات بتوظيف المواهب من مواقع مختلفة.

تعد جداول العمل عن بعد والمرنة فعالة بشكل خاص في الصناعات مثل تكنولوجيا المعلومات، خدمة العملاء، إنشاء المحتوى، والتسويق، حيث يمكن إتمام المهام رقميًا دون الحاجة إلى تواجد فعلي.

جدول العمل 5-4/9

جدول العمل 5-4/9 هو جدول مضغوط حيث يعمل الموظفون شفتات لمدة تسع ساعات لثمانية أيام في فترة أسبوعين، يليها شفت لمدة ثماني ساعات ويوم عطلة إضافي.الفوائد الرئيسية لجدول العمل 5-4/9:

• يسمح للموظفين بالحصول على عطلة نهاية أسبوع لمدة ثلاثة أيام كل أسبوعين.
• يزيد الإنتاجية من خلال توفير أيام عمل أطول ولكن عدد أقل من أيام العمل الإجمالية.
• يقلل من تكاليف التنقل ويحسن توازن الحياة العملية.

هذا النوع من الجداول يستخدم عادة في الوكالات الحكومية والمكاتب التجارية والصناعات التي تعتمد على المشاريع والتي يمكنها تحمل هياكل العمل المرنة.

جدول العمل 2-2، 3-2، 2-3

جدول 2-2، 3-2، 2-3 هو جدول شفتات متناوب حيث يعمل الموظفون في دورات من يومين عمل، يومين إجازة، ثلاثة أيام عمل، وهكذا.الفوائد الرئيسية لجدول 2-2، 3-2، 2-3:

• يوفر للموظفين أيام إجازة منتظمة للتعافي.
• يضمن عمليات الأعمال على مدار 24 ساعة يوميًا دون إفراط في العمل.
• يساهم في توازن عبء العمل من خلال تدوير الموظفين خلال الشفتات المختلفة.

يعد هذا الجدول مثاليًا للصناعات مثل الرعاية الصحية، خدمات الطوارئ، الصناعة التحويلية، والأمن، حيث تتطلب تواجد دائم للموظفين.

جدول العمل 4/10

يتضمن جدول العمل 4/10 أربعة أيام عمل من 10 ساعات في الأسبوع، يليها ثلاثة أيام إجازة.الفوائد الرئيسية لجدول العمل 4/10:

• يوفر للموظفين يومًا إضافيًا من الإجازة كل أسبوع، مما يحسن توازن الحياة العملية.
• يقلل من نفقات التنقل حيث يسافر الموظفون للعمل لعدد أقل من الأيام.
• يساعد الشركات على زيادة الإنتاجية بتقليل عدد التحولات الشفتية.

غالبًا ما تُستخدم جداول 4/10 في قطاعات دعم العملاء، الإنتاج، الخدمات اللوجستية، والرعاية الصحية حيث يمكن للمناوبات المطولة أن تحسن من الكفاءة.

مثال وقالب لجدول العمل

إن إنشاء جدول عمل منظم وواضح أمر بالغ الأهمية لإدارة القوى العاملة بكفاءة. يضمن الجدول الجيد التنسيق أن يعرف الموظفون مناوباتهم مقدمًا، يمنع تعارض الجداول، ويحسن تنسيق الفريق بشكل عام.فيما يلي مثال على قالب جدول عمل بسيط يمكن استخدامه عبر مختلف الصناعات:

اسم الموظف	الوظيفة	الاثنين	الثلاثاء	الأربعاء	الخميس	الجمعة	السبت	الأحد	إجمالي الساعات
جون دو	محاسب	9 صباحًا - 5 مساءً	9 صباحًا - 5 مساءً	إجازة	1 مساءً - 9 مساءً	9 صباحًا - 5 مساءً	إجازة	إجازة	32
سارة سميث	نادل	إجازة	10 صباحًا - 6 مساءً	10 صباحًا - 6 مساءً	إجازة	4 مساءً - 12 صباحًا	4 مساءً - 12 صباحًا	4 مساءً - 12 صباحًا	40
مارك لي	مدير	8 صباحًا - 4 مساءً	8 صباحًا - 4 مساءً	8 صباحًا - 4 مساءً	8 صباحًا - 4 مساءً	8 صباحًا - 4 مساءً	إجازة	إجازة	40

كيفية استخدام هذا القالب لجدول العمل:

• سرد أسماء الموظفين ووظائفهم لتوضيح المسؤوليات.
• تعيين المناوبات بناءً على الطلب على عبء العمل وتوافر الموظفين.
• ضمان توزيع المناوبات بشكل عادل لمنع الإجهاد أو نقص الموظفين.
• أوضح أيام العطلة بوضوح ليعرف الموظفون متى ليسوا مجدولين.
• احسب إجمالي الساعات لتتبع تكاليف العمالة وضمان الامتثال للوائح العمل.

يساعد قالب الجدول المنظم في الحفاظ على التنظيم، تحسين الشفافية، وتعزيز الإنتاجية.

كيف تبسط شيفتون إنشاء جداول العمل

قد يكون إدارة جداول العمل يدويًا مستهلكًا للوقت، خاصةً للشركات التي لديها عدد كبير من الموظفين، مناوبات دوارة، أو عمليات على مدار الساعة. تبسط شيفتون، أداة لإدارة القوى العاملة الذكية، العملية من خلال تقديم:

• جدولة آلية للقضاء على الأخطاء اليدوية.
• خيارات الخدمة الذاتية للموظفين لتبديل المناوبات وتحديث التوافر.
• تحديثات في الوقت الحقيقي لمنع التعارضات والتغييرات في اللحظة الأخيرة.
• تتبع الامتثال لضمان الامتثال لقوانين العمل.

تسمح شيفتون للمديرين بإنشاء جداول العمل خلال دقائق، تقليل عبء العمل الإداري، وتحسين كفاءة الجدولة بشكل عام.