Cara Membuat Jadwal Kerja untuk Tim Anda: 23 Langkah

Jadwal kerja yang terstruktur dengan baik sangat penting untuk setiap bisnis. Apakah Anda mengelola restoran, toko ritel, pusat panggilan, atau tim jarak jauh, jadwal karyawan yang direncanakan dengan baik memastikan kelancaran operasi, mengurangi konflik, dan menjaga karyawan tetap terlibat.Penjadwalan yang buruk mengakibatkan pergeseran yang terlewat, penyesuaian di menit-menit terakhir, kelelahan, dan masalah kepatuhan. Ketika karyawan tidak menerima jadwal mereka di muka, hal ini menciptakan ketidakpastian dan stres, yang berdampak pada produktivitas dan semangat kerja secara keseluruhan.Namun, jadwal kerja tim yang direncanakan dengan baik mengoptimalkan staf, meningkatkan efisiensi, dan memastikan karyawan mendapatkan beban kerja yang adil dan seimbang. Dengan pendekatan yang tepat dan alat penjadwalan yang sesuai, Anda dapat merampingkan perencanaan shift dan memastikan kelangsungan bisnis.Panduan ini memberikan 23 langkah praktis untuk membantu manajer membuat jadwal kerja yang memenuhi kebutuhan operasional, memastikan kepatuhan, dan menjaga karyawan tetap bahagia.

Apa Itu Jadwal Kerja?

Jadwal kerja adalah rencana terstruktur yang menguraikan kapan karyawan akan bekerja. Ini membantu bisnis:

• Memastikan cakupan yang memadai berdasarkan permintaan bisnis.
• Mendistribusikan beban kerja secara adil di antara karyawan.
• Mengoptimalkan produktivitas sambil meminimalkan biaya tenaga kerja.
• Menjaga kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan.

Jadwal kerja yang dirancang dengan baik memperhitungkan kebutuhan bisnis, ketersediaan karyawan, dan keadilan shift untuk menciptakan tenaga kerja yang seimbang dan efisien.

Apa yang Membuat Jadwal Kerja yang Hebat?

Tidak semua jadwal efektif. Jadwal kerja yang hebat adalah yang jelas, dapat diprediksi, dan dapat diakses sambil memungkinkan fleksibilitas bagi pemberi kerja dan karyawan. Fitur-fitur kunci berikut membuat penjadwalan menjadi efektif:

Pembaruan Waktu Nyata

Bisnis memerlukan perubahan, dan jadwal seharusnya dapat beradaptasi dengan perubahan tak terduga secara waktu nyata. Jika seorang karyawan sakit, manajer harus dapat mengatur ulang shift secara langsung.

Akses Mobile

Jadwal kerja modern harus dapat diakses dari perangkat apa pun, memungkinkan karyawan untuk memeriksa shift mereka, mengajukan perubahan, dan mendapatkan pembaruan kapan saja.

Pengingat dan Peringatan

Pengingat shift otomatis membantu karyawan tetap berada di jalur, mengurangi ketidakhadiran dan memastikan semua shift tercakup tanpa kebingungan.

23 Tips Tentang Cara Membuat Jadwal Kerja

Langkah 1: Tentukan Target Tenaga Kerja Anda

Sebelum Anda membuat jadwal kerja, Anda perlu memahami berapa banyak karyawan yang dibutuhkan pada waktu yang berbeda. Ini melibatkan analisis pola bisnis, mengidentifikasi periode puncak dan lambat, serta memastikan ada cukup pekerja untuk memenuhi permintaan tanpa kelebihan staf.Mulailah dengan menilai data historis untuk mengetahui kapan lalulintas pelanggan tertinggi. Jika Anda mengelola restoran, misalnya, malam hari dan akhir pekan dapat menjadi waktu tersibuk, sementara pagi hari pertengahan minggu mungkin memerlukan lebih sedikit staf. Untuk kantor atau toko ritel, jam puncak mungkin terjadi saat istirahat makan siang atau setelah jam kerja.Selain itu, perhitungkan tingkat produktivitas karyawan. Beberapa karyawan bekerja lebih efisien pada waktu-waktu tertentu dalam sehari, jadi menugaskan shift berdasarkan kekuatan dapat meningkatkan efisiensi operasional. Tujuannya adalah untuk menyeimbangkan biaya tenaga kerja sambil menjaga layanan pelanggan dan kinerja bisnis yang sangat baik.

Langkah 2: Patuhi Hukum Ketenagakerjaan Federal dan Lokal

Setiap negara, negara bagian, atau wilayah memiliki hukum ketenagakerjaan yang berbeda yang mengatur jadwal kerja. Hukum ini mencakup aspek seperti jumlah maksimum jam kerja, pembayaran lembur, jatah istirahat, dan pemberitahuan penjadwalan yang diperlukan. Jika tidak mematuhi undang-undang ini dapat mengakibatkan denda, sengketa hukum, dan reputasi negatif di antara karyawan.Sebelum menyelesaikan jadwal apa pun, pastikan sudah memenuhi semua peraturan tenaga kerja yang relevan. Beberapa pertimbangan utama dalam kepatuhan termasuk:

• Memastikan karyawan tidak melebihi batas lembur legal tanpa kompensasi yang tepat.
• Menjadwalkan waktu istirahat yang diperlukan, seperti istirahat makan dan istirahat pendek.
• Mematuhi hukum fair workweek, yang mengharuskan pemberi kerja memberi karyawan pemberitahuan di depan shift mereka.

Menggunakan perangkat lunak penjadwalan dapat membantu mengotomatisasi kepatuhan dengan menandai potensi pelanggaran dan memastikan semua shift memenuhi persyaratan hukum.

Langkah 3: Kenali Tim Anda

Jadwal kerja yang seimbang dengan baik memperhitungkan keterampilan, kekuatan, dan preferensi kerja masing-masing karyawan. Ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang produktif di mana karyawan merasa dihargai dan menunjukkan kinerja terbaik mereka.Luangkan waktu untuk memahami:

• Siapa yang unggul dalam tugas dan peran tertentu?
• Siapa yang lebih menyukai shift pagi, malam, atau malam hari?
• Siapa yang memiliki keterbatasan, seperti tanggung jawab pengasuhan anak atau komitmen sekolah?

Memahami faktor-faktor ini memungkinkan Anda untuk membuat jadwal kerja yang meningkatkan kinerja dan kepuasan kerja. Karyawan yang merasa kebutuhan mereka dipertimbangkan lebih cenderung tetap terlibat dan memberikan hasil yang lebih baik.

Langkah 4: Hormati Preferensi Penjadwalan Karyawan Anda

Sementara kebutuhan bisnis harus diutamakan, menghormati preferensi penjadwalan karyawan dapat meningkatkan moral dan mengurangi ketidakhadiran. Karyawan dengan jadwal yang dapat diprediksi lebih puas dan produktif.Untuk mengakomodasi preferensi tanpa mengorbankan operasi, pertimbangkan:

• Mengizinkan karyawan untuk mengajukan ketersediaan di muka.
• Menciptakan rotasi yang adil untuk akhir pekan dan hari libur.
• Menyediakan opsi tukar shift untuk karyawan yang memerlukan fleksibilitas.

Bahkan jika tidak selalu memungkinkan untuk memenuhi setiap permintaan, menunjukkan kepada karyawan bahwa preferensi mereka penting membangun kepercayaan dan mengurangi pergantian karyawan.

Langkah 5: Libatkan Karyawan Anda

Mendorong karyawan untuk berpartisipasi dalam keputusan penjadwalan mendorong budaya kerja yang kolaboratif dan meningkatkan kepuasan secara keseluruhan. Ketika karyawan merasa mereka memiliki masukan, mereka lebih cenderung berkomitmen pada shift yang ditugaskan.Cara untuk melibatkan karyawan meliputi:

• Menggunakan sistem permintaan terbuka di mana karyawan dapat mengajukan hari kerja dan waktu yang disukai.
• Mengizinkan karyawan untuk bertukar shift dengan persetujuan manajemen.
• Mengadakan survei atau pertemuan untuk membahas kebijakan dan kekhawatiran penjadwalan.

Dengan memberi karyawan suara dalam jadwal kerja mereka, bisnis dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif dan kooperatif.

Langkah 6: Kumpulkan Ketersediaan Karyawan

Sebelum menyelesaikan jadwal kerja, penting untuk mengumpulkan informasi yang akurat tentang ketersediaan karyawan. Melakukan hal tersebut mencegah perubahan menit terakhir, konflik jadwal, dan jadwal kosong.Cara terbaik untuk mengumpulkan ketersediaan adalah melalui sistem penjadwalan digital di mana karyawan dapat memperbarui jam kerja pilihan mereka. Ini menghilangkan kebutuhan komunikasi bolak-balik yang konstan dan memastikan jadwal sesuai dengan ketersediaan karyawan secara real-time.

Langkah 7: Rencanakan ke Depan

Salah satu kesalahan penjadwalan terbesar adalah menunggu hingga menit terakhir untuk menetapkan shift. Merencanakan jadwal kerja terlebih dahulu membantu mencegah stres baik bagi manajer maupun karyawan.Untuk hasil optimal:

• Buat jadwal setidaknya dua minggu sebelumnya.
• Kenali potensi konflik dan lakukan penyesuaian sejak awal.
• Komunikasikan jadwal segera setelah finalisasi.

Pendekatan ini memberi karyawan waktu yang cukup untuk merencanakan kehidupan pribadi mereka sekaligus memastikan operasi bisnis berjalan lancar.

Langkah 8: Buat Rencana Cadangan

Bahkan jadwal yang direncanakan dengan baik dapat menghadapi gangguan tak terduga akibat panggilan sakit, keadaan darurat, atau perubahan menit terakhir. Memiliki rencana cadangan memastikan bisnis dapat terus berjalan tanpa masalah besar.Beberapa strategi cadangan termasuk:

• Mempertahankan daftar karyawan on-call yang tersedia untuk menutup shift dengan pemberitahuan singkat.
• Melatih karyawan secara silang sehingga mereka dapat menangani berbagai peran saat dibutuhkan.
• Menerapkan perangkat lunak penjadwalan yang memungkinkan penyesuaian cepat dan pertukaran shift.

Pendekatan proaktif terhadap gangguan jadwal mencegah stres yang tidak perlu dan menjaga tim tetap berfungsi secara efisien.

Langkah 9: Putuskan Bagaimana Anda Ingin Membuat Jadwal Anda

Ada berbagai cara untuk membuat jadwal kerja, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya. Metode yang paling umum termasuk:

• Penjadwalan manual – Menggunakan spreadsheet atau papan tulis untuk membuat dan menyesuaikan jadwal secara manual.
• Perangkat lunak penjadwalan otomatis – Alat yang membuat jadwal kerja berdasarkan kebutuhan bisnis, ketersediaan karyawan, dan aturan kepatuhan.
• Pendekatan hibrid – Menggabungkan input manual dengan otomatisasi untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi.

Memilih metode penjadwalan yang tepat tergantung pada ukuran tenaga kerja Anda, kompleksitas bisnis, dan tingkat fleksibilitas yang diperlukan.

Langkah 10: Buat Jadwal Anda

Setelah semua faktor kunci dipertimbangkan, saatnya membangun jadwal kerja yang sebenarnya. Ikuti langkah-langkah ini untuk pendekatan yang terstruktur:

1. Tetapkan shift berdasarkan permintaan bisnis.
2. Pastikan distribusi beban kerja yang adil.
3. Pertimbangkan persyaratan hukum, termasuk istirahat dan lembur.
4. Sesuaikan jadwal berdasarkan ketersediaan karyawan.
5. Tinjau jadwal untuk konflik atau shift yang hilang.

Jadwal yang direncanakan dengan baik harus menyeimbangkan kebutuhan operasional sekaligus menjaga karyawan tetap terlibat dan produktif.

Langkah 11: Publikasikan Jadwal di Muka

Karyawan menghargai memiliki jadwal mereka sebelumnya sehingga mereka dapat merencanakan dengan sesuai. Memberikan akses awal ke jadwal meningkatkan keseimbangan kerja dan kehidupan, mengurangi ketidakhadiran, dan meningkatkan kepuasan kerja.Praktik terbaik termasuk:

• Memposting jadwal setidaknya dua minggu sebelumnya.
• Mengirimkan pengingat jadwal sebelum setiap shift.
• Memungkinkan karyawan untuk mengonfirmasi atau meminta perubahan jika diperlukan.

Dengan penjadwalan yang jelas dan tepat waktu, bisnis dapat mengurangi kebingungan dan mendorong tenaga kerja yang lebih terorganisir.

Langkah 12: Jadwalkan Berdasarkan Kekuatan Karyawan Anda

Jadwal kerja tim yang seimbang dengan baik bukan hanya tentang mengisi shift—ini tentang menugaskan karyawan yang tepat untuk peran yang tepat pada waktu yang tepat. Karyawan memiliki keterampilan, tingkat energi, dan pola produktivitas yang berbeda-beda, dan memanfaatkan kekuatan ini dapat meningkatkan efisiensi.Untuk menjadwalkan secara strategis:

• Menetapkan karyawan berpengalaman pada shift dengan permintaan tinggi untuk menjaga kualitas layanan.
• Menjadwalkan karyawan baru bersama karyawan senior untuk bimbingan.
• Pastikan bahwa peran yang membutuhkan keahlian teknis atau kepemimpinan terisi oleh staf yang paling cocok.

Pendekatan ini mencegah penugasan berlebihan pada karyawan dengan tugas yang mereka tidak siap untuk dan memaksimalkan kinerja di seluruh shift.

Langkah 13: Tinjau untuk Kesalahan Penjadwalan Umum

Bahkan dengan perencanaan yang cermat, kesalahan dalam penjadwalan tetap terjadi. Sebelum menyelesaikan jadwal kerja, tinjau untuk:

• Pemesanan ganda – Dua karyawan secara tidak sengaja ditugaskan pada peran yang sama pada waktu yang sama.
• Kekurangan staf saat jam sibuk - Tidak memiliki cukup penutup selama waktu permintaan tinggi.
• Shift berurutan - Karyawan dijadwalkan untuk shift larut malam diikuti oleh shift pagi, menyebabkan kelelahan.
• Lembur berlebihan - Karyawan bekerja melampaui batas hukum atau perusahaan.

Pemeriksaan kualitas cepat memastikan bahwa jadwal kerja Anda adil, legal, dan dioptimalkan untuk keberhasilan bisnis.

Langkah 14: Bagikan Jadwal Anda dengan Tim Anda

Setelah Anda membuat jadwal kerja, karyawan memerlukan akses cepat ke shift yang ditugaskan. Gagal mendistribusikan jadwal dengan tepat dapat menyebabkan kebingungan, shift yang terlewat, dan frustrasi.Praktik terbaik untuk membagikan jadwal:

• Gunakan alat penjadwalan berbasis cloud yang memungkinkan karyawan memeriksa shift secara online.
• Pasang jadwal di lokasi terpusat, seperti papan buletin atau portal perusahaan.
• Kirim pemberitahuan otomatis melalui SMS atau email untuk mengingatkan karyawan tentang shift mereka yang akan datang.

Menyediakan jadwal yang jelas dan mudah diakses membuat karyawan tetap mendapatkan informasi dan mengurangi pertanyaan dan kesalahpahaman yang tidak perlu.

Langkah 15: Pastikan Jadwal Mudah Diakses

Karyawan harus dapat melihat shift mereka kapan saja, dari mana saja. Sistem jadwal yang ramah mobile menghilangkan kebutuhan akan jadwal kertas atau panggilan konstan ke manajer.Untuk meningkatkan aksesibilitas:

• Gunakan platform penjadwalan dengan kompatibilitas mobile.
• Berikan akses login kepada karyawan untuk jadwal kerja mereka.
• Pastikan karyawan dapat meminta pertukaran atau pembaruan shift tanpa kebingungan.

Akses jadwal yang mudah meningkatkan komunikasi dan tanggung jawab di seluruh tenaga kerja.

Langkah 16: Tetapkan Metode Komunikasi Seluruh Tim

Jadwal kerja tim yang efektif berjalan seiring dengan sistem komunikasi yang kuat. Karyawan harus memiliki cara untuk:

• Mengajukan pertanyaan tentang shift mereka
• Meminta perubahan shift
• Melaporkan konflik atau kekhawatiran penjadwalan

Pilihan untuk komunikasi penjadwalan yang lebih baik termasuk:

• Obrolan grup di aplikasi tempat kerja.
• Email khusus penjadwalan untuk pertanyaan terkait shift.
• Chatbot otomatis yang dapat menjawab pertanyaan umum tentang penjadwalan.

Strategi komunikasi yang efisien mempermudah penyelesaian masalah penjadwalan dengan cepat.

Langkah 17: Prioritaskan Keseimbangan Kerja-Hidup

Jadwal karyawan yang efektif tidak hanya menunjang operasional bisnis tetapi juga menghormati kesejahteraan karyawan.Untuk mempromosikan keseimbangan kerja-hidup:

• Hindari menjadwalkan karyawan untuk lembur berlebihan.
• Distribusikan shift akhir pekan dan malam dengan adil.
• Izinkan opsi penjadwalan yang fleksibel jika memungkinkan.

Lingkungan kerja yang seimbang mengarah pada karyawan yang lebih bahagia, perputaran yang lebih rendah, dan produktivitas yang meningkat.

Langkah 18: Berikan Peluang untuk Pertumbuhan

Penjadwalan bukan hanya tentang mengisi shift — ini juga peluang untuk membantu karyawan mengembangkan keterampilan dan karier mereka.Cara memberikan peluang pertumbuhan melalui penjadwalan:

• Tugaskan karyawan ke peran atau tanggung jawab baru.
• Tawarkan shift pelatihan di mana karyawan dapat mempelajari keterampilan baru.
• Putar kesempatan kepemimpinan di antara staf.

Dengan mengintegrasikan peluang pembelajaran ke dalam jadwal, bisnis dapat meningkatkan keterlibatan karyawan dan memperbaiki retensi.

Langkah 19: Dorong Umpan Balik Karyawan

Karyawan terpengaruh langsung oleh keputusan penjadwalan, jadi penting untuk meminta umpan balik secara teratur.Metode untuk mengumpulkan umpan balik meliputi:

• Survei anonim tentang keadilan penjadwalan.
• Rapat tim di mana karyawan dapat menyampaikan kekhawatiran.
• Kotak saran untuk ide peningkatan jadwal.

Bertindak berdasarkan umpan balik karyawan membangun kepercayaan dan membantu memperbaiki proses penjadwalan dari waktu ke waktu.

Langkah 20: Gunakan Teknologi

Penjadwalan manual dapat memakan waktu dan rawan kesalahan. Perangkat lunak penjadwalan otomatis menyederhanakan proses dan memastikan jadwal kerja bagi karyawan akurat dan adil.Fitur utama yang harus dicari dalam perangkat lunak penjadwalan:

• Rekomendasi shift berbasis AI sesuai kebutuhan bisnis.
• Pertukaran shift otomatis sehingga karyawan dapat bertukar shift dengan mudah.
• Pelacakan kepatuhan hukum ketenagakerjaan untuk mencegah pelanggaran.

Menggunakan alat penjadwalan berbasis teknologi membantu manajer membuat jadwal karyawan dengan efisien.

Langkah 21: Bangun Lingkungan Kerja yang Positif

Jadwal kerja bukan hanya daftar shift — ini adalah cerminan budaya perusahaan. Pendekatan penjadwalan yang mendukung menciptakan tenaga kerja yang lebih termotivasi.Cara meningkatkan lingkungan kerja melalui penjadwalan:

• Tunjukkan fleksibilitas bila memungkinkan.
• Kenali kebutuhan karyawan dan akomodasi permintaan jika memungkinkan.
• Hindari perubahan jadwal menit-menit terakhir yang menyebabkan stres.

Pengalaman penjadwalan yang positif mengarah pada kinerja yang lebih baik, moral yang lebih tinggi, dan peningkatan kerja tim.

Langkah 22: Cari Peluang Otomatisasi dan Personalisasi

Setiap karyawan memiliki preferensi dan ketersediaan yang berbeda. Menggunakan opsi penjadwalan yang dipersonalisasi meningkatkan kepuasan dan keterlibatan karyawan.Beberapa cara untuk mempersonalisasi penjadwalan termasuk:

• Mengizinkan seleksi shift yang diinginkan.
• Menawarkan opsi penjadwalan mandiri untuk peran tertentu.
• Memberikan pengingat shift yang dipersonalisasi.

Sistem penjadwalan otomatis dengan opsi shift yang dipersonalisasi membuat penjadwalan lebih adil dan lebih mudah diadaptasi.

Langkah 23: Gunakan Alat Terbaik untuk Tugasnya

Membuat jadwal kerja tim secara manual bisa menjadi sangat melelahkan, terutama untuk bisnis dengan tenaga kerja besar. Menggunakan alat penjadwalan canggih seperti Shifton membantu manajer membuat jadwal kerja secara efisien dengan:

• Mengotomatiskan perencanaan shift berdasarkan kebutuhan bisnis secara real-time.
• Memungkinkan karyawan untuk menukar shift dengan mulus di dalam sistem.
• Memberikan pembaruan real-time untuk menghindari konflik penjadwalan.

Shifton menyederhanakan manajemen tenaga kerja, meningkatkan efisiensi penjadwalan, dan mengurangi beban administratif, sehingga memudahkan bisnis beroperasi dengan lancar.

Jenis-Jenis Jadwal Kerja

Bisnis yang berbeda membutuhkan struktur penjadwalan yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan operasional unik mereka. Jenis jadwal kerja yang digunakan bergantung pada tuntutan industri, ketersediaan karyawan, dan prioritas organisasi. Berikut adalah beberapa jadwal kerja paling umum yang diterapkan bisnis.

Penuh Waktu

Jadwal kerja penuh waktu biasanya terdiri dari 40 jam per minggu, meskipun beberapa industri mendefinisikannya berbeda. Karyawan biasanya bekerja sejumlah jam tetap per hari, lima hari seminggu.Manfaat Utama Jadwal Penuh Waktu:

• Memberikan stabilitas kerja dan pendapatan yang konsisten bagi karyawan.
• Memastikan tingkat staf yang teratur untuk bisnis yang membutuhkan cakupan konsisten.
• Sering kali termasuk manfaat seperti asuransi kesehatan, cuti berbayar, dan program pensiun.

Jadwal penuh waktu berhasil di industri seperti kantor korporat, perawatan kesehatan, manajemen ritel, dan pusat layanan pelanggan di mana operasi berkelanjutan dan konsistensi tenaga kerja diperlukan.

Paruh Waktu

Jadwal kerja paruh waktu umumnya melibatkan bekerja kurang dari 40 jam per minggu. Karyawan dapat memiliki shift tetap atau variabel, tergantung pada kebutuhan pemberi kerja.Manfaat Utama Jadwal Paruh Waktu:

• Menawarkan fleksibilitas bagi pelajar, pengasuh, atau individu yang menyeimbangkan beberapa pekerjaan.
• Membantu bisnis mengurangi biaya tenaga kerja sambil mempertahankan staf yang memadai.
• Menyediakan solusi untuk bisnis dengan permintaan musiman atau berfluktuasi.

Jadwal paruh waktu umum di restoran, toko retail, pusat panggilan, dan industri perhotelan di mana bisnis memerlukan fleksibilitas staf.

Jadwal Kerja Jarak Jauh/Fleksibel

Jadwal kerja jarak jauh atau fleksibel memungkinkan karyawan bekerja dari rumah atau lokasi apa pun di luar lingkungan kantor tradisional. Jam kerja mungkin tetap, variabel, atau berbasis output, tergantung pada kebijakan perusahaan.Manfaat Utama Jadwal Jarak Jauh/Fleksibel:

• Meningkatkan otonomi karyawan dan keseimbangan kerja-hidup.
• Mengurangi waktu dan biaya perjalanan.
• Memperluas pool rekrutmen, memungkinkan bisnis merekrut bakat dari berbagai lokasi.

Jadwal kerja jarak jauh dan fleksibel sangat efektif di industri seperti TI, layanan pelanggan, pembuatan konten, dan pemasaran, di mana tugas dapat diselesaikan secara digital tanpa memerlukan kehadiran fisik.

Jadwal Kerja 5-4/9

Jadwal kerja 5-4/9 adalah jadwal terkompresi di mana karyawan bekerja shift sembilan jam selama delapan hari dalam periode dua minggu, diikuti oleh satu shift delapan jam dan satu hari libur ekstra.Manfaat Utama Jadwal Kerja 5-4/9:

• Memungkinkan karyawan memiliki akhir pekan tiga hari setiap dua minggu.
• Meningkatkan produktivitas dengan menawarkan hari kerja lebih lama tetapi total hari kerja lebih sedikit.
• Mengurangi biaya perjalanan dan meningkatkan keseimbangan kerja-hidup.

Jenis jadwal ini umum digunakan di lembaga pemerintah, kantor korporat, dan industri berbasis proyek yang dapat mengakomodasi struktur kerja fleksibel.

Jadwal Kerja 2-2, 3-2, 2-3

Jadwal 2-2, 3-2, 2-3 adalah jadwal shift bergilir di mana karyawan bekerja dalam siklus dua hari kerja, dua hari libur, tiga hari kerja, dan seterusnya.Manfaat Utama Jadwal 2-2, 3-2, 2-3:

• Memberikan karyawan hari libur reguler untuk pemulihan.
• Memastikan operasi bisnis 24/7 tanpa lembur yang berlebihan.
• Menyeimbangkan beban kerja dengan menggilir karyawan melalui shift yang berbeda.

Jadwal ini ideal untuk industri seperti kesehatan, layanan darurat, manufaktur, dan keamanan, di mana staf yang berkelanjutan diperlukan.

Jadwal 4/10

Jadwal kerja 4/10 terdiri dari empat hari kerja dengan durasi masing-masing 10 jam per minggu, diikuti oleh tiga hari libur.Manfaat Utama Jadwal Kerja 4/10:

• Memberikan satu hari libur tambahan setiap minggu, meningkatkan keseimbangan kerja-hidup.
• Mengurangi biaya perjalanan karena karyawan bepergian ke tempat kerja lebih sedikit hari.
• Membantu bisnis meningkatkan produktivitas dengan mengurangi jumlah transisi shift.

Jadwal 4/10 sering digunakan di sektor dukungan pelanggan, produksi, logistik, dan perawatan kesehatan di mana perpanjangan shift dapat meningkatkan efisiensi.

Contoh dan Template Jadwal Kerja

Membuat jadwal kerja yang terstruktur dan jelas sangat penting untuk pengelolaan tenaga kerja yang efisien. Jadwal yang diformat dengan baik memastikan karyawan mengetahui shift mereka terlebih dahulu, mencegah konflik penjadwalan, dan meningkatkan koordinasi tim secara keseluruhan.Berikut adalah contoh template jadwal kerja dasar yang dapat digunakan di berbagai industri:

Nama Karyawan	Jabatan	Senin	Selasa	Rabu	Kamis	Jumat	Sabtu	Minggu	Total Jam
John Doe	Kasir	9 AM - 5 PM	9 AM - 5 PM	LIBUR	1 PM - 9 PM	9 AM - 5 PM	LIBUR	LIBUR	32
Sarah Smith	Pramusaji	LIBUR	10 AM - 6 PM	10 AM - 6 PM	LIBUR	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	40
Mark Lee	Manajer	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	LIBUR	LIBUR	40

Cara Menggunakan Template Jadwal Kerja Ini:

• Cantumkan nama dan posisi karyawan untuk menjelaskan tanggung jawab.
• Tetapkan shift berdasarkan permintaan beban kerja dan ketersediaan karyawan.
• Pastikan distribusi shift yang adil untuk mencegah kerja berlebihan atau kekurangan staf.
• Tandai hari libur dengan jelas, sehingga karyawan tahu kapan mereka tidak dijadwalkan.
• Hitung total jam untuk melacak biaya tenaga kerja dan memastikan kepatuhan dengan peraturan kerja.

Template jadwal yang terstruktur membantu bisnis tetap terorganisir, meningkatkan transparansi, dan meningkatkan produktivitas.

Bagaimana Shifton Membuat Pembuatan Jadwal Kerja Menjadi Mudah

Mengelola jadwal kerja secara manual bisa memakan waktu, terutama untuk bisnis dengan banyak karyawan, shift bergilir, atau operasi 24/7. Shifton, alat manajemen tenaga kerja cerdas, menyederhanakan proses dengan menawarkan:

• Penjadwalan otomatis untuk menghilangkan kesalahan manual.
• Opsi mandiri karyawan untuk pertukaran shift dan pembaruan ketersediaan.
• Pembaruan real-time untuk mencegah konflik dan perubahan mendadak.
• Pelacakan kepatuhan untuk memastikan ketaatan hukum tenaga kerja.

Shifton memungkinkan manajer membuat jadwal kerja dalam hitungan menit, mengurangi beban administratif, dan meningkatkan efisiensi penjadwalan secara keseluruhan.