Trang chủ

Blog

Cách Tạo Lịch Làm Việc Cho Đội Ngũ Của Bạn: 23 Bước

Cách Tạo Lịch Làm Việc Cho Đội Ngũ Của Bạn: 23 Bước

Viết bởi

Daria Olieshko

Xuất bản vào

26 Th7 2022

Thời gian đọc

42 - 44 phút đọc

Một lịch làm việc được cơ cấu tốt là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Cho dù bạn đang quản lý một nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, trung tâm CSKH hay đội ngũ làm việc từ xa, một lịch làm việc cho nhân viên được lập kế hoạch đúng đắn sẽ đảm bảo vận hành suôn sẻ, giảm thiểu xung đột, và giữ cho nhân viên gắn kết.Lên lịch kém dẫn đến việc bỏ lỡ ca làm, điều chỉnh vào phút chót, kiệt sức, và các vấn đề tuân thủ. Khi nhân viên không nhận được lịch làm việc trước, nó tạo ra sự không chắc chắn và căng thẳng, ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần chung.Tuy nhiên, một lịch làm việc nhóm được lập kế hoạch tốt tối ưu hóa nhân sự, cải thiện hiệu quả, và đảm bảo nhân viên nhận được khối lượng công việc công bằng và cân bằng. Với phương pháp và công cụ lập lịch đúng đắn, bạn có thể đơn giản hóa việc lên kế hoạch ca làm và đảm bảo sự liên tục trong hoạt động kinh doanh.Hướng dẫn này cung cấp 23 bước thực tế để giúp các nhà quản lý lập một lịch làm việc đáp ứng nhu cầu hoạt động, đảm bảo tuân thủ, và giữ cho nhân viên hài lòng.

Lịch làm việc là gì?

Lịch làm việc là một kế hoạch được cơ cấu hóa nhằm vạch ra khi nào nhân viên sẽ làm việc. Nó giúp các doanh nghiệp:

Đảm bảo đủ nhân sự theo nhu cầu kinh doanh.
Phân bổ công việc công bằng giữa các nhân viên.
Tối ưu hóa năng suất trong khi giảm thiểu chi phí lao động.
Duy trì tuân thủ luật lao động và chính sách của công ty.

Một lịch làm việc được thiết kế tốt xem xét các nhu cầu kinh doanh, sự sẵn có của nhân viên, và sự công bằng của ca làm để tạo ra một lực lượng lao động cân bằng và hiệu quả.

Điều gì tạo nên một lịch làm việc tuyệt vời?

Không phải mọi lịch trình đều hiệu quả. Một lịch làm việc tuyệt vời là một lịch trình rõ ràng, dễ đoán, và dễ truy cập trong khi cho phép linh hoạt cho cả người sử dụng lao động và nhân viên. Các đặc điểm chính sau đây làm cho lịch trình trở nên hiệu quả:

Cập nhật theo thời gian thực

Kinh doanh yêu cầu thay đổi, và lịch trình cần phải có khả năng thích ứng với những thay đổi không mong đợi theo thời gian thực. Nếu một nhân viên báo ốm, người quản lý nên có khả năng điều chỉnh ca làm ngay lập tức.

Truy cập di động

Một lịch làm việc hiện đại nên có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào, cho phép nhân viên kiểm tra ca làm việc, yêu cầu thay đổi, và nhận cập nhật một cách dễ dàng.

Thông báo và nhắc nhở

Những lời nhắc đổi ca tự động giúp nhân viên theo dõi, giảm bớt tình trạng vắng mặt và đảm bảo rằng tất cả các ca làm đều được bao phủ mà không gây nhầm lẫn.

23 mẹo về cách tạo lịch làm việc

Bước 1: Xác định mục tiêu lao động của bạn

Trước khi bạn tạo một lịch làm việc, bạn cần hiểu có bao nhiêu nhân viên cần ở các thời điểm khác nhau. Điều này bao gồm phân tích các mô hình kinh doanh, xác định thời gian cao điểm và thời kỳ chậm, và đảm bảo có đủ nhân viên để đáp ứng nhu cầu mà không quá tải nhân sự.Bắt đầu bằng cách đánh giá dữ liệu lịch sử để tìm ra khi nào lưu lượng khách hàng là cao nhất. Nếu bạn điều hành một nhà hàng, ví dụ, buổi tối và cuối tuần có thể là thời gian bận rộn nhất, trong khi buổi sáng giữa tuần có thể cần ít nhân viên hơn. Đối với các văn phòng hoặc cửa hàng bán lẻ, giờ cao điểm có thể là trong giờ nghỉ trưa hoặc sau giờ làm việc.Ngoài ra, hãy cân nhắc mức độ năng suất của nhân viên. Một số nhân viên làm việc hiệu quả hơn vào một số thời điểm trong ngày nhất định, vì vậy việc chỉ định ca làm dựa trên điểm mạnh có thể nâng cao hiệu quả hoạt động. Mục tiêu là cân bằng chi phí lao động trong khi duy trì dịch vụ khách hàng xuất sắc và hiệu suất kinh doanh.

Bước 2: Tuân thủ luật lao động liên bang và địa phương

Mỗi quốc gia, bang hoặc khu vực có các luật lao động khác nhau điều chỉnh lịch làm việc. Những luật này bao gồm các khía cạnh như giờ làm việc tối đa, lương làm thêm giờ, thời gian nghỉ ngơi, và thông báo lịch trình cần thiết. Vi phạm các luật này có thể dẫn đến các hình phạt, tranh chấp pháp lý và danh tiếng xấu trong mắt nhân viên.Trước khi hoàn thành bất kỳ lịch trình nào, hãy đảm bảo rằng nó đáp ứng tất cả các quy định lao động liên quan. Một số cân nhắc chính về tuân thủ bao gồm:

Đảm bảo nhân viên không vượt quá giới hạn giờ thêm hợp pháp mà không có sự đền bù thích hợp.
Lên lịch các khoảng nghỉ cần thiết, chẳng hạn như nghỉ ăn và nghỉ giải lao.
Tuân thủ các luật về tuần làm việc công bằng, yêu cầu nhà tuyển dụng cung cấp thông báo trước về ca làm cho nhân viên.

Sử dụng phần mềm lập lịch có thể giúp tự động hóa việc tuân thủ bằng cách đánh dấu các vi phạm tiềm năng và đảm bảo tất cả các ca làm đáp ứng các yêu cầu pháp lý.

Bước 3: Tìm hiểu đội ngũ của bạn

Một lịch làm việc cân bằng tốt xem xét kỹ năng, thế mạnh, và sở thích làm việc của từng nhân viên. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả nơi nhân viên cảm thấy được coi trọng và làm việc tốt nhất của mình.Dành thời gian để hiểu:

Ai xuất sắc trong những nhiệm vụ và vai trò nào?
Ai thích làm việc vào buổi sáng, buổi tối, hay ca đêm?
Ai có hạn chế, chẳng hạn như trách nhiệm chăm con hoặc cam kết học tập?

Hiểu các yếu tố này cho phép bạn tạo ra một lịch làm việc nâng cao hiệu suất và sự hài lòng trong công việc. Nhân viên cảm thấy nhu cầu của họ được cân nhắc sẽ dễ dàng gắn bó và mang lại kết quả tốt hơn.

Bước 4: Tôn trọng sở thích về lịch trình của nhân viên

Mặc dù nhu cầu kinh doanh cần được ưu tiên, việc tôn trọng sở thích về lịch trình của nhân viên có thể cải thiện tinh thần và giảm tình trạng vắng mặt. Nhân viên có lịch trình dễ đoán sẽ hài lòng và làm việc hiệu quả hơn.Để đáp ứng sở thích mà không ảnh hưởng đến hoạt động, bạn nên:

Cho phép nhân viên gửi thông tin sẵn có trước.
Tạo ra một vòng quay công bằng cho các ngày cuối tuần và ngày lễ.
Cung cấp các tùy chọn trao đổi ca làm cho nhân viên cần sự linh hoạt.

Ngay cả khi không thể đáp ứng mọi yêu cầu, việc cho thấy nhân viên rằng sự ưu tiên của họ quan trọng sẽ xây dựng niềm tin và giảm tỷ lệ thôi việc.

Bước 5: Tham gia đội ngũ của bạn vào

Khuyến khích nhân viên tham gia vào quyết định lập lịch trình sẽ tạo ra một văn hóa làm việc hợp tác và cải thiện sự hài lòng tổng thể. Khi nhân viên cảm thấy họ có đóng góp, họ có xu hướng cam kết với ca làm của mình hơn.Các cách để tham gia nhân viên bao gồm:

Sử dụng hệ thống yêu cầu mở nơi nhân viên có thể gửi ngày và giờ làm việc ưu tiên.
Cho phép nhân viên trao đổi ca làm với sự phê duyệt của quản lý.
Tổ chức khảo sát hoặc họp để thảo luận về chính sách và mối quan tâm về lịch trình.

Bằng cách cho nhân viên tiếng nói trong lịch làm việc của mình, doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hợp tác hơn.

Bước 6: Thu thập Thông tin Sẵn sàng của Nhân viên

Trước khi hoàn thành lịch làm việc, điều quan trọng là thu thập thông tin chính xác về sự sẵn sàng của nhân viên. Việc này giúp tránh các thay đổi phút chót, xung đột lịch trình và các ca chưa được lấp đầy.Cách tốt nhất để thu thập sự sẵn sàng là thông qua các hệ thống lập lịch kỹ thuật số, nơi mà nhân viên có thể cập nhật giờ làm việc ưa thích của mình. Điều này loại bỏ nhu cầu liên lạc qua lại không ngừng và đảm bảo lịch trình phù hợp với sự sẵn sàng của nhân viên trong thời gian thực.

Bước 7: Lên Kế hoạch Trước

Một trong những sai lầm lớn nhất khi lập lịch là chờ đến phút chót mới phân công ca. Lập kế hoạch lịch làm việc trước giúp tránh căng thẳng cho cả quản lý và nhân viên.Để có kết quả tối ưu:

Tạo lịch ít nhất hai tuần trước.
Xác định các xung đột tiềm ẩn và điều chỉnh sớm.
Thông báo lịch trình ngay khi hoàn tất.

Phương pháp này giúp nhân viên có đủ thời gian để lên kế hoạch cho cuộc sống cá nhân của họ đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Bước 8: Tạo Kế hoạch Dự phòng

Ngay cả những lịch trình được lên kế hoạch tốt nhất cũng có thể gặp gián đoạn bất ngờ do bệnh tật, tình huống khẩn cấp hoặc thay đổi phút chót. Có một kế hoạch dự phòng đảm bảo doanh nghiệp vẫn có thể hoạt động mà không gặp vấn đề lớn.Một số chiến lược dự phòng bao gồm:

Giữ một danh sách nhân viên đang chờ sẵn sàng để trực ca trong thời gian ngắn.
Đào tạo chéo nhân viên để họ có thể đảm nhiệm nhiều vai trò khi cần.
Triển khai phần mềm lập lịch cho phép điều chỉnh nhanh chóng và hoán đổi ca làm.

Một cách tiếp cận chủ động đối với sự gián đoạn lịch trình giúp ngăn ngừa căng thẳng không cần thiết và giữ cho đội ngũ hoạt động hiệu quả.

Bước 9: Quyết định Cách Bạn Muốn Tạo Lịch của Mình

Có nhiều cách để tạo ra một lịch làm việc, mỗi cách có những lợi ích và hạn chế riêng. Các phương pháp phổ biến nhất bao gồm:

Lập lịch thủ công – Sử dụng bảng tính hoặc bảng trắng để tạo và điều chỉnh lịch trình thủ công.
Phần mềm lập lịch tự động – Công cụ tạo lịch làm việc dựa trên nhu cầu kinh doanh, sự sẵn sàng của nhân viên và các quy tắc tuân thủ.
Phương pháp kết hợp – Kết hợp nhập liệu thủ công với tự động hóa để cải thiện độ chính xác và hiệu quả.

Lựa chọn phương pháp lập lịch phù hợp phụ thuộc vào quy mô lực lượng lao động của bạn, độ phức tạp của doanh nghiệp và mức độ linh hoạt cần thiết.

Bước 10: Tạo Lịch của Bạn

Khi đã cân nhắc tất cả các yếu tố chính, đã đến lúc xây dựng lịch làm việc thực tế. Thực hiện theo các bước sau để có một phương pháp có cấu trúc:

Phân công ca dựa trên nhu cầu kinh doanh.
Đảm bảo phân bổ khối lượng công việc công bằng.
Tính đến các yêu cầu pháp lý, bao gồm nghỉ ngơi và làm thêm giờ.
Điều chỉnh lịch trình dựa trên sự sẵn sàng của nhân viên.
Xem xét lịch trình để xác định xung đột hoặc thiếu ca.

Một lịch trình được lên kế hoạch tốt nên cân bằng nhu cầu hoạt động trong khi giữ cho nhân viên tham gia và làm việc hiệu quả.

Bước 11: Phát hành Lịch trước

Nhân viên đánh giá cao việc có lịch trình của họ trước thời hạn để họ có thể lập kế hoạch phù hợp. Cung cấp quyền truy cập sớm vào lịch trình cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, giảm số lần không có mặt và tăng cường sự hài lòng trong công việc.Những thực tiễn tốt nhất bao gồm:

Đăng lịch ít nhất hai tuần trước.
Gửi nhắc lịch trước mỗi ca làm.
Cho phép nhân viên xác nhận hoặc yêu cầu thay đổi nếu cần.

Với lịch trình rõ ràng và kịp thời, các doanh nghiệp có thể giảm bớt sự nhầm lẫn và thúc đẩy một lực lượng lao động tổ chức tốt hơn.

Bước 12: Lập lịch dựa trên Thế mạnh của Nhân viên

Một lịch làm việc nhóm cân bằng không chỉ đơn thuần là lấp đầy các ca mà còn là việc phân công đúng người vào các vai trò phù hợp vào thời điểm phù hợp. Nhân viên có những bộ kỹ năng khác nhau, mức năng lượng khác nhau và các kiểu năng suất khác nhau và tận dụng những thế mạnh này có thể cải thiện hiệu quả.Để lập lịch một cách chiến lược:

Phân công nhân viên có kinh nghiệm vào các ca có nhu cầu cao để duy trì chất lượng dịch vụ.
Lên lịch cho nhân viên mới làm việc cùng nhân viên cao cấp để được hướng dẫn.
Đảm bảo rằng các vai trò cần kỹ năng kỹ thuật hoặc lãnh đạo được đảm bảo bởi nhân viên phù hợp nhất.

Cách tiếp cận này ngăn ngừa việc nhân viên bị quá tải với những nhiệm vụ mà họ chưa sẵn sàng và tối đa hóa hiệu suất trong các ca làm việc.

Bước 13: Xem lại các Lỗi Phổ biến khi Lập lịch

Ngay cả với việc lập kế hoạch cẩn thận, sai lầm trong việc lập lịch vẫn xảy ra. Trước khi hoàn thành lịch làm việc, hãy xem xét để tìm:

Đặt lịch đôi – Hai nhân viên vô tình được phân công vào cùng một vai trò cùng thời điểm.
Thiếu nhân viên trong giờ cao điểm – Không đủ người trong thời gian nhu cầu cao.
Ca làm liên tiếp – Nhân viên được lên lịch làm việc ca đêm muộn tiếp theo là ca sáng sớm, dẫn đến mệt mỏi.
Làm thêm giờ quá mức – Nhân viên làm việc vượt quá giới hạn hợp pháp hoặc của công ty.

Một kiểm tra chất lượng nhanh đảm bảo rằng lịch làm việc của bạn là công bằng, hợp pháp và được tối ưu hóa cho sự thành công của doanh nghiệp.

Bước 14: Chia Sẻ Lịch với Nhóm của Bạn

Một khi bạn tạo ra lịch làm việc, nhân viên cần nhanh chóng truy cập vào các ca làm được phân công cho họ. Không phân phối lịch làm việc một cách đầy đủ có thể dẫn đến nhầm lẫn, bỏ lỡ ca làm, và sự khó chịu.Thực hành tốt nhất cho việc chia sẻ lịch làm việc:

Sử dụng công cụ lập lịch trực tuyến cho phép nhân viên kiểm tra ca làm việc qua mạng.
Đăng lịch làm việc tại một địa điểm trung tâm, chẳng hạn như bảng thông báo hoặc cổng thông tin của công ty.
Gửi thông báo tự động qua SMS hoặc email để nhắc nhở nhân viên về các ca làm sắp tới của họ.

Cung cấp lịch làm việc rõ ràng và dễ tiếp cận giúp nhân viên nắm bắt thông tin và giảm bớt các câu hỏi và hiểu lầm không cần thiết.

Bước 15: Đảm bảo lịch làm việc dễ tiếp cận

Nhân viên nên có thể xem ca làm việc của họ bất kỳ lúc nào, từ bất kỳ đâu. Hệ thống lịch làm việc thân thiện với thiết bị di động loại bỏ sự cần thiết của lịch giấy hoặc các cuộc gọi liên tục tới người quản lý.Để cải thiện khả năng tiếp cận:

Sử dụng nền tảng lập lịch có khả năng tương thích với di động.
Cung cấp quyền truy cập đăng nhập cho nhân viên với lịch làm việc của họ.
Đảm bảo rằng nhân viên có thể yêu cầu hoán đổi ca làm hoặc cập nhật mà không bị nhầm lẫn.

Dễ dàng truy cập vào lịch làm việc cải thiện giao tiếp và trách nhiệm trong toàn bộ lực lượng lao động.

Bước 16: Thiết lập phương pháp giao tiếp toàn đội

Một lịch làm việc nhóm hiệu quả đi đôi với một hệ thống giao tiếp mạnh mẽ. Nhân viên nên có cách để:

Đặt câu hỏi về ca làm việc của họ
Yêu cầu thay đổi ca làm việc
Báo cáo mâu thuẫn hoặc lo ngại về lịch làm việc

Các tùy chọn để cải thiện giao tiếp về lịch làm việc bao gồm:

Một nhóm trò chuyện trên ứng dụng công ty.
Một email lịch trình được chỉ định để giải quyết các câu hỏi liên quan đến ca làm việc.
Một chatbot tự động có thể trả lời các câu hỏi thường gặp về lịch làm việc.

Chiến lược giao tiếp hợp lý giúp giải quyết vấn đề lịch làm việc nhanh chóng hơn.

Bước 17: Ưu tiên cân bằng công việc và cuộc sống

Một lịch làm việc hiệu quả không chỉ hỗ trợ hoạt động kinh doanh mà còn tôn trọng sự an toàn của nhân viên.Để khuyến khích cân bằng công việc và cuộc sống:

Tránh xếp lịch cho nhân viên làm thêm giờ quá nhiều.
Phân phối công bằng ca làm việc vào cuối tuần và ban đêm.
Cho phép tùy chọn lên lịch linh hoạt khi có thể.

Môi trường làm việc cân bằng dẫn đến nhân viên hạnh phúc hơn, tỷ lệ giữ chân thấp hơn và tăng năng suất.

Bước 18: Cung cấp cơ hội phát triển

Lịch làm việc không chỉ là lấp đầy ca làm việc — đó còn là cơ hội để giúp nhân viên phát triển kỹ năng và sự nghiệp của họ.Cách cung cấp cơ hội phát triển thông qua lịch làm việc:

Phân công nhân viên vào các vai trò hoặc trách nhiệm mới.
Cung cấp các ca làm việc đào tạo cho nhân viên học hỏi kỹ năng mới.
Luân phiên cơ hội lãnh đạo giữa các nhân viên.

Bằng cách tích hợp cơ hội học tập vào lịch làm việc, doanh nghiệp có thể thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên và cải thiện sự giữ chân.

Bước 19: Khuyến khích phản hồi của nhân viên

Nhân viên bị ảnh hưởng trực tiếp bởi các quyết định lịch làm việc, vì vậy việc thường xuyên hỏi ý kiến phản hồi là rất quan trọng.Phương pháp thu thập phản hồi bao gồm:

Khảo sát ẩn danh về công bằng lịch làm việc.
Các cuộc họp nhóm nơi nhân viên có thể bày tỏ mối quan ngại.
Một hộp gợi ý cho các ý tưởng cải thiện lịch làm việc.

Hành động trên cơ sở phản hồi của nhân viên xây dựng lòng tin và giúp refine quy trình lập lịch làm việc theo thời gian.

Bước 20: Áp dụng công nghệ

Lập lịch thủ công có thể tốn nhiều thời gian và dễ mắc lỗi. Phần mềm lập lịch tự động đơn giản hóa quá trình và đảm bảo rằng lịch làm việc cho nhân viên là chính xác và công bằng.Các tính năng chính cần tìm trong phần mềm lập lịch:

Gợi ý ca làm việc do AI điều khiển dựa trên nhu cầu kinh doanh.
Đổi ca làm việc tự động để nhân viên có thể dễ dàng hoán đổi ca làm việc.
Theo dõi tuân thủ pháp luật lao động để ngăn chặn vi phạm.

Sử dụng các công cụ lập lịch được điều khiển bằng công nghệ giúp người quản lý tạo lịch làm việc cho nhân viên một cách hiệu quả.

Bước 21: Xây dựng môi trường làm việc tích cực

Lịch làm việc không chỉ là danh sách các ca làm việc mà còn phản ánh văn hóa công ty. Một cách tiếp cận lập lịch hỗ trợ tạo ra lực lượng lao động có động lực hơn.Cách cải thiện môi trường làm việc thông qua lập lịch:

Thể hiện sự linh hoạt khi có thể.
Nhận ra các nhu cầu của nhân viên và đáp ứng yêu cầu khi có thể.
Tránh thay đổi lịch làm việc vào phút cuối gây căng thẳng.

Trải nghiệm lập lịch tích cực dẫn đến hiệu suất tốt hơn, tinh thần cao hơn và cải thiện sự hợp tác đội ngũ.

Bước 22: Tìm kiếm cơ hội tự động hóa và cá nhân hóa

Mỗi nhân viên có sở thích và khả năng khác nhau. Sử dụng các tùy chọn lịch trình cá nhân hóa giúp cải thiện sự hài lòng và gắn kết của nhân viên.Một số cách để cá nhân hóa lịch trình bao gồm:

Cho phép chọn ca làm việc ưa thích.
Cung cấp tùy chọn tự xếp lịch cho một số vai trò nhất định.
Cung cấp nhắc nhở ca làm việc cá nhân hóa.

Hệ thống xếp lịch tự động với các tùy chọn ca làm việc cá nhân hóa giúp xếp lịch công bằng và dễ thích ứng hơn.

Bước 23: Sử dụng Công Cụ Tốt Nhất Cho Công Việc

Tạo lịch làm việc cho nhóm bằng cách thủ công có thể gây áp lực, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có lực lượng lao động lớn. Sử dụng các công cụ xếp lịch tiên tiến như Shifton giúp nhà quản lý tạo lịch làm việc hiệu quả bằng cách:

Tự động hóa lập kế hoạch ca làm việc dựa trên nhu cầu kinh doanh thực tế.
Cho phép nhân viên trao đổi ca làm việc liền mạch trong hệ thống.
Cung cấp cập nhật theo thời gian thực để tránh xung đột lịch trình.

Shifton đơn giản hóa quản lý lực lượng lao động, cải thiện hiệu quả xếp lịch và giảm tải hành chính, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn.

Các Loại Lịch Làm Việc

Các doanh nghiệp khác nhau yêu cầu cấu trúc lịch trình khác nhau để đáp ứng nhu cầu hoạt động riêng. Loại lịch làm việc được sử dụng phụ thuộc vào yêu cầu ngành, khả năng của nhân viên và ưu tiên của tổ chức. Dưới đây là một số lịch làm việc phổ biến mà các doanh nghiệp thực hiện.

Toàn Thời Gian

Lịch làm việc toàn thời gian thường bao gồm 40 giờ mỗi tuần, dù một số ngành có thể định nghĩa khác nhau. Nhân viên thường làm số giờ cố định mỗi ngày, năm ngày một tuần.Lợi Ích Chính Của Lịch Toàn Thời Gian:

Cung cấp sự ổn định công việc và thu nhập ổn định cho nhân viên.
Đảm bảo mức độ nhân sự thường xuyên cho các doanh nghiệp cần phủ sóng nhất quán.
Thường bao gồm các quyền lợi như bảo hiểm y tế, nghỉ có lương, và các kế hoạch hưu trí.

Lịch toàn thời gian phù hợp với các ngành như văn phòng doanh nghiệp, chăm sóc sức khỏe, quản lý bán lẻ, và trung tâm dịch vụ khách hàng nơi yêu cầu hoạt động liên tục và đồng nhất lực lượng lao động.

Bán Thời Gian

Lịch làm việc bán thời gian thường liên quan đến làm việc ít hơn 40 giờ mỗi tuần. Nhân viên có thể có ca cố định hoặc thay đổi, tùy thuộc vào nhu cầu của nhà tuyển dụng.Lợi Ích Chính Của Lịch Bán Thời Gian:

Cung cấp sự linh hoạt cho sinh viên, người chăm sóc gia đình, hoặc những người cân bằng nhiều công việc.
Giúp doanh nghiệp giảm chi phí lao động trong khi duy trì mức nhân sự phù hợp.
Cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp có nhu cầu theo mùa hoặc dao động.

Lịch bán thời gian phổ biến trong các nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, trung tâm liên lạc, và ngành khách sạn nơi doanh nghiệp cần sự linh hoạt về nhân sự.

Lịch Làm Việc Từ Xa/Linh Hoạt

Lịch làm việc từ xa hoặc linh hoạt cho phép nhân viên làm việc từ nhà hoặc bất kỳ địa điểm nào ngoài môi trường văn phòng truyền thống. Giờ làm việc có thể cố định, thay đổi, hoặc dựa trên kết quả, tùy thuộc vào chính sách công ty.Lợi Ích Chính Của Lịch Từ Xa/Linh Hoạt:

Tăng cường quyền tự chủ của nhân viên và cân bằng công việc-cuộc sống.
Giảm thời gian di chuyển và các chi phí liên quan.
Mở rộng nguồn ứng viên, cho phép doanh nghiệp tuyển dụng tài năng từ các địa điểm khác nhau.

Lịch làm việc từ xa và linh hoạt đặc biệt hiệu quả trong các ngành như IT, dịch vụ khách hàng, sáng tạo nội dung, và tiếp thị, nơi các nhiệm vụ có thể được hoàn thành số hóa mà không cần sự hiện diện thực tế.

Lịch 5-4/9

Lịch 5-4/9 là một lịch trình nén trong đó nhân viên làm việc ca 9 giờ trong 8 ngày trong một chu kỳ hai tuần, tiếp theo là một ca 8 giờ và một ngày nghỉ thêm.Lợi Ích Chính Của Lịch 5-4/9:

Cho phép nhân viên có một ngày cuối tuần ba ngày mỗi tuần khác.
Tăng cường năng suất bằng cách cung cấp ngày làm việc dài hơn nhưng ít ngày làm việc tổng cộng hơn.
Giảm chi phí đi lại và cải thiện cân bằng công việc-cuộc sống.

Loại lịch này thường được sử dụng trong các cơ quan chính phủ, văn phòng doanh nghiệp, và các ngành công nghiệp dựa trên dự án có thể đáp ứng cấu trúc công việc linh hoạt.

Lịch 2-2, 3-2, 2-3

Lịch 2-2, 3-2, 2-3 là một lịch trình luân chuyển trong đó nhân viên làm việc theo chu kỳ hai ngày làm, hai ngày nghỉ, ba ngày làm, và cứ tiếp tục như vậy.Lợi Ích Chính Của Lịch 2-2, 3-2, 2-3:

Cung cấp cho nhân viên ngày nghỉ thường xuyên để hồi phục.
Đảm bảo hoạt động kinh doanh 24/7 mà không cần làm thêm giờ quá mức.
Cân bằng khối lượng công việc bằng cách luân chuyển nhân viên qua các ca khác nhau.

Lịch này lý tưởng cho các ngành như chăm sóc sức khỏe, dịch vụ khẩn cấp, sản xuất, và an ninh, nơi yêu cầu nhân sự liên tục.

Lịch 4/10

Lịch 4/10 bao gồm bốn ngày làm việc 10 giờ mỗi tuần, tiếp theo là ba ngày nghỉ.Lợi Ích Chính Của Lịch 4/10:

Cung cấp cho nhân viên một ngày nghỉ thêm mỗi tuần, cải thiện cân bằng công việc-cuộc sống.
Giảm chi phí đi lại do nhân viên đi làm ít ngày hơn.
Giúp doanh nghiệp tăng năng suất bằng cách giảm số lần chuyển đổi ca làm việc.

Lịch làm việc 4/10 thường được sử dụng trong các lĩnh vực hỗ trợ khách hàng, sản xuất, hậu cần và chăm sóc sức khỏe, nơi mà các ca kéo dài có thể nâng cao hiệu suất.

Ví dụ và Mẫu Lịch Làm Việc

Tạo một lịch làm việc có cấu trúc và rõ ràng là vô cùng cần thiết cho quản lý lực lượng lao động hiệu quả. Lịch trình được định dạng tốt đảm bảo nhân viên biết trước ca làm việc của mình, ngăn ngừa xung đột lịch trình và cải thiện sự phối hợp chung của đội nhóm.Dưới đây là một ví dụ về mẫu lịch làm việc cơ bản có thể được sử dụng trong các ngành công nghiệp khác nhau:

Tên Nhân Viên	Chức Vụ	Thứ Hai	Thứ Ba	Thứ Tư	Thứ Năm	Thứ Sáu	Thứ Bảy	Chủ Nhật	Tổng Số Giờ
John Doe	Thu ngân	9 AM - 5 PM	9 AM - 5 PM	NGHỈ	1 PM - 9 PM	9 AM - 5 PM	NGHỈ	NGHỈ	32
Sarah Smith	Nhân viên phục vụ	NGHỈ	10 AM - 6 PM	10 AM - 6 PM	NGHỈ	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	40
Mark Lee	Quản lý	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	NGHỈ	NGHỈ	40

Cách Sử Dụng Mẫu Lịch Làm Việc Này:

Liệt kê tên và vị trí của nhân viên để làm rõ trách nhiệm.
Phân chia ca làm việc dựa trên nhu cầu công việc và sự sẵn có của nhân viên.
Đảm bảo phân chia ca công bằng để tránh làm việc quá sức hoặc thiếu nhân sự.
Chỉ định rõ ngày nghỉ để nhân viên biết khi nào họ không phải làm việc.
Tính toán tổng số giờ để theo dõi chi phí lao động và đảm bảo tuân thủ các quy định về làm việc.

Một mẫu lịch có cấu trúc giúp doanh nghiệp tổ chức công việc tốt hơn, cải thiện tính minh bạch và nâng cao năng suất.

Cách Shifton Đơn Giản Hóa Việc Tạo Lịch Làm Việc

Quản lý lịch làm việc thủ công có thể tốn nhiều thời gian, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên, các ca thay đổi, hoặc hoạt động 24/7. Shifton, công cụ quản lý lực lượng lao động thông minh, đơn giản hóa quy trình bằng cách cung cấp: