วิธีการสร้างตารางงานสำหรับทีมของคุณ: 23 ขั้นตอน

การจัดตารางเวลาการทำงานที่ดีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจทุกประเภท ไม่ว่าคุณจะบริหารจัดการร้านอาหาร ร้านค้าปลีก ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ หรือทีมงานระยะไกล ตารางเวลาพนักงานที่วางแผนอย่างดีจะช่วยให้การดำเนินงานราบรื่น ลดความขัดแย้ง และสร้างความน่าสนใจให้กับพนักงานการจัดตารางเวลาที่ไม่ดีนำไปสู่การขาดการเข้ากะ การปรับเปลี่ยนเร่งด่วน ความเหนื่อยล้า และปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เมื่อพนักงานไม่ได้รับตารางเวลาล่วงหน้า จะเกิดความไม่แน่นอนและความเครียด ซึ่งส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจโดยรวมในทางกลับกัน ตารางเวลาการทำงานที่วางแผนอย่างดีจะเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการพนักงาน ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และทำให้พนักงานได้รับภาระงานที่ยุติธรรมและสมดุล ด้วยวิธีการและเครื่องมือจัดตารางเวลาที่เหมาะสม คุณสามารถปรับปรุงการวางแผนกะและทำให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างต่อเนื่องคู่มือนี้มีขั้นตอนปฏิบัติ 23 ขั้นตอนที่จะช่วยให้ผู้จัดการสร้างตารางเวลาการทำงานที่ตรงตามความต้องการของการดำเนินงาน ปฏิบัติตามข้อกำหนด และทำให้พนักงานพึงพอใจ

ตารางการทำงานคืออะไร?

ตารางเวลาการทำงานเป็นแผนโครงสร้างที่กำหนดเวลาให้พนักงานทำงาน ช่วยให้ธุรกิจ:

• มั่นใจได้ว่ามีความคุ้มครองเพียงพอตามความต้องการของธุรกิจ
• กระจายภาระงานอย่างยุติธรรมระหว่างพนักงาน
• เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตขณะที่ลดต้นทุนแรงงาน
• รักษาการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและนโยบายของบริษัท

ตารางเวลาที่ออกแบบมาอย่างดีคำนึงถึงความต้องการของธุรกิจ ความพร้อมของพนักงาน และความเป็นธรรมในการจัดกะ เพื่อสร้างแรงงานที่สมดุลและมีประสิทธิภาพ

อะไรทำให้ตารางเวลาทำงานดี?

ไม่ใช่ทุกตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพ ตารางเวลาการทำงานที่ดีเป็นตารางเวลาที่ชัดเจน คาดการณ์ได้ และเข้าถึงได้ ในขณะเดียวกันก็ต้องยืดหยุ่นสำหรับทั้งนายจ้างและพนักงาน คุณสมบัติหลักต่อไปนี้ทำให้การจัดตารางเวลามีประสิทธิภาพ:

อัปเดตในเวลาจริง

ธุรกิจต้องการการเปลี่ยนแปลง และตารางเวลาควรสามารถปรับเปลี่ยนตามการเปลี่ยนแปลงไม่คาดฝันได้ในเวลาจริง หากมีพนักงานลาป่วย ผู้จัดการควรสามารถปรับกะได้ทันที

การเข้าถึงจากมือถือ

ตารางเวลาการทำงานสมัยใหม่ควรเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ เพื่อให้พนักงานสามารถตรวจสอบกะ ขอเปลี่ยนแปลง และอัปเดตได้ทุกที่ทุกเวลา

การแจ้งเตือนและเครื่องเตือนความจำ

การแจ้งเตือนกะอัตโนมัติช่วยให้พนักงานรักษาการทำงานที่ตรงตามกำหนด ลดการขาดงาน และมั่นใจได้ว่าทุกกะได้รับความคุ้มครองอย่างถูกต้อง

23 เคล็ดลับในการทำตารางการทำงาน

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเป้าหมายแรงงานของคุณ

ก่อนที่คุณจะสร้างตารางการทำงาน คุณต้องเข้าใจว่าต้องการพนักงานกี่คนในแต่ละช่วงเวลา ซึ่งรวมถึงการวิเคราะห์ลักษณะธุรกิจ ระบุช่วงเวลาที่คึกคักและช่วงเวลาที่ไม่คึกคัก และทำให้มีพนักงานเพียงพอในการตอบสนองความต้องการโดยไม่เกินจำนวนที่จำเป็นเริ่มต้นโดยการประเมินข้อมูลประวัติศาสตร์เพื่อดูว่าเมื่อใดที่การเคลื่อนไหวของลูกค้ามากที่สุด หากคุณเปิดร้านอาหาร อาจจะเป็นช่วงเย็นและวันหยุดสุดสัปดาห์ที่จะคึกคักมากที่สุด ในขณะที่ช่วงเช้าต่างหากของวันธรรมดาอาจจะต้องการพนักงานน้อยลง ในสำนักงานหรือร้านค้าปลีก ช่วงพีคอาจจะเป็นช่วงพักกลางวันหรือหลังเลิกงานนอกจากนี้ ยังควรพิจารณาระดับประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน พนักงานบางคนทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในบางช่วงเวลาของวัน ดังนั้นการมอบหมายกะตามความแข็งแกร่งของแต่ละบุคคลจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางการปฏิบัติงานได้เป้าหมายคือการปรับสมดุลให้กับต้นทุนแรงงานขณะคงความพึงพอใจของลูกค้าและผลการดำเนินธุรกิจที่ดีเยี่ยม

ขั้นตอนที่ 2: ยึดมั่นตามกฎหมายแรงงานของรัฐบาลกลางและท้องถิ่น

ทุกประเทศ รัฐ หรือเขตมีข้อกำหนดเรื่องกฎหมายแรงงานที่แตกต่างกัน ซึ่งครอบคลุมถึงเวลาในการทำงานสูงสุด การจ่ายค่าล่วงเวลา การพักบ่าย และการแจ้งการจัดตารางเวลาล่วงหน้า การไม่ปฏิบัติตามกฎหมายเหล่านี้อาจส่งผลให้เกิดบทลงโทษ ข้อพิพาททางกฎหมาย และชื่อเสียงที่ไม่ดีในหมู่พนักงานก่อนที่จะตัดสินใจเรื่องตารางเวลาสุดท้าย ต้องแน่ใจว่ามันสอดคล้องกับกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด บางข้อพิจารณาการปฏิบัติตามที่สำคัญได้แก่:

• การมั่นใจว่าพนักงานไม่เกินขีดจำกัดการทำงานล่วงเวลาตามกฎหมายโดยไม่มีการจ่ายค่าชดเชย
• การจัดการเวลาพักที่จำเป็น เช่น การพักรับประทานอาหารและการพักบ่าย
• การปฏิบัติตามกฎหมายการทำงานที่ยุติธรรม ซึ่งกำหนดให้นายจ้างแจ้งตารางเวลากะล่วงหน้าแก่พนักงาน

การใช้ซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาสามารถช่วยอัตโนมัติการปฏิบัติตามโดยเน้นการละเมิดที่อาจเกิดขึ้นและมั่นใจว่าทุกกะตรงตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

ขั้นตอนที่ 3: รู้จักทีมของคุณ

ตารางเวลาทำงานที่สมดุลดีจะคำนึงถึงทักษะ ความแข็งแกร่ง และความชอบในงานของแต่ละพนักงาน ซึ่งช่วยสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ผลิตผลสูงและทำให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่าและแสดงผลงานได้ดีที่สุดใช้เวลาในการทำความเข้าใจ:

• ใครเชี่ยวชาญในภารกิจและบทบาทใด
• ใครชอบกะเช้าบ่าย หรือกลางคืน
• ใครมีข้อจำกัด เช่น ภาระเลี้ยงดูลูกหรือการเรียน

การเข้าใจปัจจัยเหล่านี้ช่วยให้คุณสร้างตารางเวลาที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความพึงพอใจในการทำงาน พนักงานที่รู้สึกว่าความต้องการของพวกเขาได้รับการพิจารณามักจะยึดมั่นและสร้างผลงานที่ดีกว่าเดิม

ขั้นตอนที่ 4: เคารพความชอบในการจัดตารางเวลาของพนักงาน

แม้ว่าความต้องการของธุรกิจควรมาเป็นอันดับแรก แต่การเคารพความชอบในการจัดตารางเวลาของพนักงานสามารถปรับปรุงขวัญกำลังใจและลดการขาดงาน พนักงานที่มีตารางเวลาที่คาดหมายได้มีความพึงพอใจและประสิทธิภาพการทำงานสูงขึ้นในการพิจารณาการปรับเปลี่ยนโดยไม่กระทบต่อการดำเนินธุรกิจ โปรดพิจารณา:

• อนุญาตให้พนักงานส่งข้อมูลความพร้อมล่วงหน้า
• สร้างการหมุนเวียนที่ยุติธรรมในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุด
• ให้ตัวเลือกการแลกเปลี่ยนกะสำหรับพนักงานที่ต้องการความยืดหยุ่น

แม้มันอาจจะไม่สามารถทำได้ทุกคำขอ แต่การแสดงให้เห็นว่าความชอบของพวกเขาเป็นสิ่งสำคัญสร้างความไว้วางใจและลดการลาออก

ขั้นตอนที่ 5: มีส่วนร่วมกับพนักงาน

การส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจเรื่องการจัดตารางเวลาเป็นการสร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบร่วมมือ และปรับปรุงความพึงพอใจโดยรวม เมื่อพนักงานรู้สึกว่าตนมีส่วนร่วม พวกเขามักมุ่งมั่นในกะที่ได้รับมอบหมายวิธีที่สามารถมีส่วนร่วมกับพนักงานได้แก่:

• ใช้ระบบคำขอเปิดที่พนักงานสามารถส่งวันที่และเวลาในการทำงานที่ต้องการ
• อนุญาตให้พนักงานแลกกะได้เมื่อมีการอนุมัติจากผู้บริหาร
• การจัดทำแบบสำรวจหรือตัวเลือกการสนทนาเพื่อพูดคุยเรื่องการสร้างนโยบายตารางเวลาและข้อกังวล

โดยให้พนักงานมีบทบาทในตารางเวลางานของพวกเขา ธุรกิจสามารถสร้างสถานที่ทำงานที่เป็นบวกและการทำงานร่วมกันได้มากขึ้น

ขั้นตอนที่ 6: รวบรวมความพร้อมใช้งานของพนักงาน

ก่อนที่จะสรุปตารางการทำงาน, จำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลความพร้อมใช้งานของพนักงานอย่างแม่นยำ การทำเช่นนี้จะป้องกันไม่ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย, ความขัดแย้งเกี่ยวกับตารางเวลา, และกะที่ขาดคนวิธีที่ดีที่สุดในการรวบรวมข้อมูลความพร้อมใช้งานคือผ่านระบบการจัดตารางงานแบบดิจิทัล ที่พนักงานสามารถปรับปรุงชั่วโมงการทำงานที่ตนต้องการได้ วิธีนี้ไม่จำเป็นต้องมีการสื่อสารกลับไปกลับมาอย่างต่อเนื่องและรับประกันว่าตารางจะสอดคล้องกับความพร้อมใช้งานของพนักงานแบบเรียลไทม์

ขั้นตอนที่ 7: วางแผนล่วงหน้า

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดในการจัดตารางงานคือการรอจนถึงนาทีสุดท้ายเพื่อกำหนดกะงาน การวางแผนตารางงานล่วงหน้าช่วยป้องกันความเครียดทั้งสำหรับผู้จัดการและพนักงานเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด:

• จัดทำตารางงานล่วงหน้าอย่างน้อยสองสัปดาห์
• ระบุความขัดแย้งที่เป็นไปได้และปรับเปลี่ยนล่วงหน้า
• สื่อสารตารางงานทันทีที่สรุปได้

วิธีการนี้ให้เวลาพนักงานเพียงพอในการวางแผนชีวิตส่วนตัวของพวกเขาในขณะที่ยังคงให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น

ขั้นตอนที่ 8: สร้างแผนสำรอง

แม้แต่ตารางงานที่วางแผนมาอย่างดีที่สุดก็สามารถเผชิญกับความบกพร่องที่ไม่คาดคิดได้ เช่น การลาป่วย, เหตุฉุกเฉินหรือการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย การมีแผนสำรองรับรองได้ว่าธุรกิจสามารถดำเนินการต่อไปได้โดยไม่มีปัญหาใหญ่กลยุทธ์แผนสำรองบางประการรวมถึง:

• เก็บรายชื่อพนักงานที่สแตนบายที่พร้อมสำหรับการเปลี่ยนกะกะทันหัน
• ฝึกอบรมพนักงานให้สามารถดำเนินการในบทบาทต่าง ๆ ได้เมื่อจำเป็น
• การใช้ซอฟต์แวร์การจัดตารางที่ทำให้สามารถปรับเปลี่ยนและเปลี่ยนกะได้อย่างรวดเร็ว

วิธีการเชิงรุกในการรับมือกับปัญหาตารางงานช่วยป้องกันความเครียดที่ไม่จำเป็นและรักษาทีมงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 9: ตัดสินใจว่าจะสร้างตารางงานของคุณอย่างไร

มีหลายวิธีในการสร้างตารางงานแต่ละวิธีมีข้อดีและข้อเสีย วิธีที่ใช้บ่อยที่สุดได้แก่:

• การจัดตารางด้วยตนเอง – ใช้สเปรดชีตหรือกระดานขาวเพื่อสร้างและปรับตารางงานด้วยตนเอง
• ซอฟต์แวร์การจัดตารางอัตโนมัติ – เครื่องมือที่สร้างตารางงานตามความต้องการทางธุรกิจ, ความพร้อมใช้งานของพนักงาน และกฎการปฏิบัติตาม
• วิธีผสมผสาน – การรวมการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและการอัตโนมัติเพื่อเพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพ

การเลือกวิธีการจัดตารางที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขนาดของทีมงานของคุณ, ความซับซ้อนของธุรกิจ, และระดับความยืดหยุ่นที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 10: สร้างตารางงานของคุณ

เมื่อพิจารณาปัจจัยสำคัญทั้งหมดแล้ว, ก็ได้เวลาสร้างตารางงานที่แท้จริงแล้ว ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อวิธีการที่มีโครงสร้าง:

1. กำหนดกะงานตามความต้องการทางธุรกิจ
2. ปฏิบัติการแจกแจงงานอย่างเป็นธรรม
3. คำนึงถึงข้อกำหนดทางกฎหมาย เช่น การพักผ่อนและการทำงานล่วงเวลา
4. ปรับตารางงานตามความพร้อมใช้งานของพนักงาน
5. ตรวจสอบตารางงานสำหรับความขัดแย้งหรืองานที่ขาดหายไป

ตารางงานที่วางแผนมาอย่างดีควรจะสมดุลระหว่างความต้องการในการดำเนินงานกับการรักษาพนักงานให้มีส่วนร่วมและมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 11: เผยแพร่ตารางงานล่วงหน้า

พนักงานชื่นชมเมื่อมีตารางของพวกเขาล่วงหน้าเพื่อให้พวกเขาวางแผนตาม การให้ตารางล่วงหน้าช่วยปรับปรุงสมดุลระหว่างงานและชีวิต, ลดการขาดงานโดยไม่บอกกล่าว, และเพิ่มความพึงพอใจในงานแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดได้แก่:

• โพสต์ตารางงานล่วงหน้าอย่างน้อยสองสัปดาห์
• ส่งการแจ้งเตือนตารางงานก่อนแต่ละกะ
• อนุญาตให้พนักงานยืนยันหรือขอเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น

ด้วยการจัดการตารางงานที่ชัดเจนและทันท่วงที, ธุรกิจสามารถลดความสับสนและส่งเสริมแรงงานที่มีระเบียบมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 12: จัดตารางตามความสามารถของพนักงานของคุณ

การจัดตารางงานของทีมที่สมดุลไม่ได้เป็นเพียงการเติมกะงาน—มันเกี่ยวกับการมอบหมายพนักงานที่เหมาะสมในบทบาทที่เหมาะสมในเวลาเหมาะสม พนักงานมีชุดทักษะ, ระดับพลังงาน, และรูปแบบประสิทธิภาพที่แตกต่างกัน และการใช้ประโยชน์จากจุดแข็งเหล่านี้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพได้เพื่อจัดตารางอย่างมีกลยุทธ์:

• มอบหมายพนักงานที่มีประสบการณ์ในกะที่ต้องการมากเพื่อรักษาคุณภาพการบริการ
• จัดตารางให้ผู้เข้ามาใหม่เคียงข้างพนักงานอาวุโสเพื่อการให้คำแนะนำ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบทบาทที่ต้องการความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคหรือความเป็นผู้นำถูกครอบคลุมโดยพนักงานที่เหมาะสมที่สุด

แนวทางนี้ช่วยป้องกันไม่ให้พนักงานได้รับงานที่พวกเขาไม่พร้อมและเพิ่มประสิทธิภาพในทุกกะ

ขั้นตอนที่ 13: ตรวจสอบข้อผิดพลาดทั่วไปในการจัดตาราง

แม้จะมีการวางแผนอย่างละเอียดถี่ถ้วน ความผิดพลาดในการจัดตารางก็ยังเกิดขึ้น ก่อนสรุปตารางงาน ให้ตรวจสอบสำหรับ:

• จองซ้ำ – พนักงานสองคนถูกมอบหมายให้ในบทบาทเดียวกัน ณ เวลาเดียวกันโดยไม่ได้ตั้งใจ
• ขาดคนในช่วงชั่วโมงเร่งด่วน – ไม่มีการครอบคลุมที่เพียงพอในช่วงเวลาที่มีความต้องการสูง
• กะที่ซ้อนต่อกัน – พนักงานถูกวางแผนให้ทำงานกะกลางคืนต่อด้วยกะเช้าแน่นอน ซึ่งทำให้เกิดความล้า
• การทำงานล่วงเวลาอย่างมากเกินไป – พนักงานทำงานเกินกว่าข้อบังคับทางกฎหมายหรือข้อจำกัดของบริษัท

การตรวจสอบคุณภาพอย่างรวดเร็วช่วยให้ตารางการทำงานของคุณยุติธรรม, ถูกกฎหมาย, และปรับให้เหมาะกับความสำเร็จของธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 14: แบ่งปันตารางของคุณกับทีมของคุณ

เมื่อคุณสร้างตารางงาน พนักงานจำเป็นต้องเข้าถึงกะของพวกเขาได้อย่างรวดเร็ว การไม่แจกจ่ายตารางให้ถูกต้องอาจนำไปสู่ความสับสน ขาดงานกะ และความหงุดหงิดใจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแบ่งปันตารางงาน:

• ใช้เครื่องมือในการจัดตารางที่ทำงานบนคลาวด์ซึ่งช่วยให้พนักงานตรวจสอบกะทางออนไลน์ได้
• โพสต์ตารางงานในตำแหน่งที่เป็นศูนย์กลาง เช่น กระดานข่าวหรือพอร์ทัลบริษัท
• ส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่าน SMS หรืออีเมลเพื่อเตือนพนักงานเกี่ยวกับกะที่มีกำหนดการ

การจัดตารางงานที่ชัดเจนและสามารถเข้าถึงได้จะช่วยให้พนักงานได้รับข้อมูลและลดคำถามและความเข้าใจผิดที่ไม่จำเป็น

ขั้นตอนที่ 15: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางงานสามารถเข้าถึงได้ง่าย

พนักงานควรสามารถดูตารางการทำงานของพวกเขาได้ทุกที่ทุกเวลา ระบบตารางที่ใช้งานได้บนมือถือจะช่วยลดความจำเป็นในการใช้งานตารางกระดาษหรือต้องโทรถามผู้จัดการอย่างต่อเนื่องเพื่อปรับปรุงการเข้าถึง:

• ใช้แพลตฟอร์มการจัดตารางที่รองรับการใช้งานบนมือถือ
• ให้สิทธิ์การเข้าสู่ระบบแก่พนักงานเพื่อเข้าถึงตารางการทำงานของตัวเอง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถขอเปลี่ยนหรือปรับปรุงกะได้โดยไม่เกิดความสับสน

การเข้าถึงตารางงานที่ง่ายขึ้นจะช่วยปรับปรุงการสื่อสารและความรับผิดชอบทั่วทั้งองค์กร

ขั้นตอนที่ 16: สร้างวิธีการสื่อสารที่ครอบคลุมทั้งทีม

ตารางการทำงานของทีมที่มีประสิทธิภาพต้องทำงานควบคู่ไปกับระบบการสื่อสารที่แข็งแกร่ง พนักงานควรมีวิธีในการ:

• ถามคำถามเกี่ยวกับกะที่ได้รับ
• ขอเปลี่ยนกะ
• รายงานข้อขัดแย้งหรือข้อกังวลเกี่ยวกับการจัดตาราง

ตัวเลือกสำหรับการสื่อสารตารางที่ดีขึ้น ได้แก่:

• การสนทนากลุ่มบนแอปในสถานที่ทำงาน
• อีเมลสำหรับการจัดตารางที่กำหนดไว้สำหรับการสอบถามเกี่ยวกับกะ
• แชทบอทที่สามารถตอบคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดตาราง

กลยุทธ์การสื่อสารที่เป็นระบบทำให้สามารถแก้ไขปัญหาการจัดตารางได้ง่ายขึ้นอย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนที่ 17: ให้ความสำคัญกับความสมดุลระหว่างงานและชีวิต

ตารางการทำงานที่มีประสิทธิภาพของพนักงานไม่เพียงสนับสนุนการดำเนินธุรกิจแต่ยังเคารพความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานเพื่อส่งเสริมความสมดุลระหว่างงานและชีวิต:

• หลีกเลี่ยงการจัดตารางงานที่มีโอทีมากเกินไป
• จัดกะเวลากลางคืนและวันหยุดสุดสัปดาห์อย่างเป็นธรร
• อนุญาตให้มีตัวเลือกการจัดตารางที่ยืดหยุ่นเมื่อเป็นไปได้

สภาพแวดล้อมการทำงานที่สมดุลส่งผลให้พนักงานมีความสุข หมุนเวียนน้อยลง และเพิ่มผลิตภาพ

ขั้นตอนที่ 18: ให้โอกาสในการเติบโต

การจัดการตารางไม่ได้มีแค่การเติมเต็มกะเท่านั้น แต่ยังเป็นโอกาสช่วยให้พนักงานพัฒนาทักษะและสายอาชีพของพวกเขาแนวทางในการจัดโอกาสการเติบโตผ่านการจัดตาราง:

• กำหนดบทบาทหรือความรับผิดชอบใหม่ให้กับพนักงาน
• มอบกะฝึกทักษะที่พนักงานสามารถเรียนรู้ทักษะใหม่ได้
• หมุนเวียนโอกาสในการเป็นผู้นำระหว่างพนักงาน

ด้วยการบูรณาการโอกาสการเรียนรู้เข้ากับตารางงาน ธุรกิจสามารถเพิ่มความผูกพันของพนักงานและปรับปรุงการรักษาพนักงาน

ขั้นตอนที่ 19: กระตุ้นให้มีการให้ข้อเสนอแนะจากพนักงาน

พนักงานได้รับผลกระทบโดยตรงจากการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดสรรกะ ดังนั้นจึงสำคัญที่จะขอคำแนะนำจากพวกเขาอย่างสม่ำเสมอวิธีในการรวบรวมความคิดเห็น ได้แก่:

• การสำรวจแบบไม่ระบุตัวตนเกี่ยวกับความเป็นธรรมในการจัดตาราง
• การประชุมทีมที่พนักงานสามารถแสดงความกังวล
• กล่องแนะนำสำหรับการปรับปรุงตารางงาน

การดำเนินการตามคำแนะนำจากพนักงานช่วยสร้างความไว้วางใจและช่วยปรับปรุงกระบวนการจัดตารางงานไปตามเวลา

ขั้นตอนที่ 20: ใช้เทคโนโลยีในการทำงาน

การจัดตารางงานด้วยมืออาจใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ซอฟต์แวร์การจัดตารางงานอัตโนมัติจะทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและรับประกันว่าตารางงานของพนักงานจะถูกต้องและยุติธรรมคุณลักษณะที่ควรดูในซอฟต์แวร์การจัดตาราง:

• การแนะนำกะที่ขับเคลื่อนด้วย AI ตามความต้องการทางธุรกิจ
• การสับเปลี่ยนกะอัตโนมัติเพื่อให้พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนกะได้ง่าย
• การติดตามความสอดคล้องกับกฎหมายแรงงานเพื่อป้องกันการละเมิด

การใช้เครื่องมือจัดการตารางที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีช่วยให้ผู้จัดการสร้างตารางการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 21: สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี

ตารางงานไม่ใช่แค่รายการกะเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงวัฒนธรรมองค์กร วิธีการจัดตารางที่สนับสนุนสร้างสภาพแวดล้อมที่มีแรงจูงใจมากขึ้นวิธีในการปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงานผ่านการจัดตารางมีดังนี้:

• แสดงความยืดหยุ่นเมื่อเป็นไปได้
• ยอมรับความต้องการของพนักงานและให้อำนวยความสะดวกในการร้องขอเมื่อมีความเป็นไปได้
• หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนตารางงานในนาทีสุดท้ายที่ทำให้เกิดความเครียด

ประสบการณ์การจัดตารางที่ดีนำไปสู่การทำงานที่ดีกว่า ความพึงพอใจที่สูงขึ้น และการทำงานทีมที่ดีขึ้น

ขั้นตอนที่ 22: มองหาโอกาสในการทำ automation และ personalization

พนักงานแต่ละคนมีความชอบและความพร้อมที่แตกต่างกัน การใช้ตัวเลือกการจัดตารางเวลาที่ปรับให้เหมาะสมช่วยเพิ่มความพึงพอใจและการมีส่วนร่วมของพนักงานวิธีบางอย่างในการปรับตารางเวลาให้เป็นส่วนตัวรวมถึง:

• อนุญาตให้เลือกกะที่ต้องการ
• เสนอตัวเลือกการจัดตารางเวลาสำหรับบางบทบาท
• ให้การเตือนความจำกะเฉพาะบุคคล

ระบบการจัดตารางเวลาที่เป็นอัตโนมัติพร้อมตัวเลือกกะที่ปรับให้เหมาะสมทำให้การจัดตารางเป็นธรรมและปรับตัวได้มากขึ้น

ขั้นตอนที่ 23: ใช้เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการทำงาน

การสร้างตารางการทำงานของทีมด้วยตนเองอาจดูล้นหลาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีจำนวนพนักงานมาก การใช้เครื่องมือการจัดตารางเวลาขั้นสูงเช่น Shifton ช่วยให้ผู้จัดการสร้างตารางการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดย:

• วางแผนกะโดยอัตโนมัติตามความต้องการของธุรกิจแบบเรียลไทม์
• อนุญาตให้พนักงานสลับกะกันได้อย่างราบรื่นภายในระบบ
• ให้การอัปเดตแบบเรียลไทม์เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในตาราง

Shifton ทำให้การจัดการบุคลากรง่ายขึ้น ปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดตาราง และลดภาระงานด้านการบริหาร ทำให้ธุรกิจดำเนินการได้ราบรื่นขึ้น

ประเภทของตารางการทำงาน

ธุรกิจต่าง ๆ ต้องการโครงสร้างตารางเวลาที่แตกต่างกันเพื่อจัดการกับความต้องการในการดำเนินงานที่เป็นเอกลักษณ์ของตน ประเภทของตารางเวลาที่ใช้ขึ้นอยู่กับความต้องการของอุตสาหกรรม ความพร้อมของพนักงาน และลำดับความสำคัญขององค์กร ด้านล่างนี้คือตารางทำงานที่พบบ่อยที่สุดที่ธุรกิจนำมาใช้

ทำงานเต็มเวลา

ตารางการทำงานเต็มเวลามักจะประกอบไปด้วยการทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ แม้ว่าบางอุตสาหกรรมอาจกำหนดแตกต่างกัน พนักงานมักจะทำงานในจำนวนชั่วโมงที่กำหนดต่อวัน ห้าวันต่อสัปดาห์ประโยชน์หลักของตารางเต็มเวลา:

• ให้ความมั่นคงในงานและรายได้ที่มั่นคงสำหรับพนักงาน
• รับประกันระดับการบริหารประจำสำหรับธุรกิจที่ต้องการการครอบคลุมอย่างต่อเนื่อง
• มักรวมถึงสิทธิประโยชน์ เช่น ประกันสุขภาพ, เวลาพักผ่อนที่จ่ายเงินและแผนการเกษียณ

ตารางเวลาทำงานเต็มเวลาทำงานดีในอุตสาหกรรมเช่น สำนักงาน, การดูแลสุขภาพ, การบริหารจัดการร้านค้าปลีก, และศูนย์บริการลูกค้า ที่ต้องการการดำเนินงานต่อเนื่องและความสม่ำเสมอของพนักงาน

ทำงานบางเวลา

ตารางการทำงานบางเวลามักจะเกี่ยวข้องกับการทำงานน้อยกว่า 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ พนักงานอาจมีเวลาทำงานคงที่หรือแปรผันตามความต้องการของนายจ้างประโยชน์หลักของตารางบางเวลา:

• เสนอความยืดหยุ่นสำหรับนักเรียน, ผู้ดูแล หรือบุคคลที่ทำงานหลายงาน
• ช่วยให้ธุรกิจลดค่าใช้จ่ายในการแรงงานในขณะที่รักษาการบริหารที่เพียงพอ
• ให้ทางออกสำหรับธุรกิจที่มีความต้องการที่เปลี่ยนแปลงตามฤดูกาลหรือผันผวน

ตารางบางเวลามีอยู่มากในร้านอาหาร, ร้านค้าปลีก, ศูนย์บริการทางโทรศัพท์, และอุตสาหกรรมการโรงแรมที่ต้องการความยืดหยุ่นในการบริหาร

ตารางเวลาการทำงานระยะไกล/ยืดหยุ่น

ตารางเวลาการทำงานระยะไกลหรือยืดหยุ่นอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้านหรือสถานที่ใดก็ได้ที่อยู่นอกสภาพแวดล้อมสำนักงานแบบดั้งเดิม ชั่วโมงการทำงานอาจคงที่, เปลี่ยนแปลงได้ หรืออิงตามผลลัพธ์ ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัทประโยชน์หลักของตารางเวลาการทำงานระยะไกล/ยืดหยุ่น:

• เพิ่มเสรีภาพในการทำงานและความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว
• ลดเวลาการเดินทางและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง
• ขยายแหล่งคนทำงานให้ธุรกิจสามารถรับสมัครผู้มีฝีมือจากหลายสถานที่ได้

ตารางเวลาการทำงานระยะไกลและยืดหยุ่นมีประสิทธิภาพมากในอุตสาหกรรมเช่น IT, การบริการลูกค้า, การสร้างเนื้อหา, และการตลาด ที่การทำงานสามารถทำให้เสร็จได้ทางดิจิทัลโดยไม่ต้องการการปรากฏกาย

ตารางการทำงาน 5-4/9

ตารางการทำงาน 5-4/9 เป็นตารางที่ย่อให้พนักงานทำงานกะเก้าชั่วโมงเป็นเวลาแปดวันในหนึ่งรอบสองสัปดาห์ ตามด้วยกะแปดชั่วโมงและหยุดเพิ่มหนึ่งวันประโยชน์หลักของตารางการทำงาน 5-4/9:

• อนุญาตให้พนักงานมีวันหยุดสุดสัปดาห์สามวันทุกๆ สองสัปดาห์
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการมอบวันที่ทำงานยาวนานขึ้นแต่วันทำงานทั้งหมดน้อยลง
• ลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางและปรับปรุงความสมดุลระหว่างการทำงานและการใช้ชีวิตส่วนตัว

ตารางประเภทนี้พบมากในหน่วยงานรัฐบาล, สำนักงานใหญ่, และอุตสาหกรรมที่มีการทำงานที่สามารถปรับตามโครงสร้างการทำงานที่ยืดหยุ่นได้

ตารางการทำงาน 2-2, 3-2, 2-3

ตารางการทำงาน 2-2, 3-2, 2-3 เป็นตารางการกระจายเวลาทำงานที่พนักงานทำงานในรอบสองวันทำ, สองวันหยุด, สามวันทำ และดำเนินการต่อไปประโยชน์หลักของตารางการทำงาน 2-2, 3-2, 2-3:

• ให้พนักงานมีวันหยุดเพื่อการฟื้นฟู
• ให้การดำเนินงานของธุรกิจตลอด 24/7 โดยไม่ต้องทำงานล่วงเวลาเกินไป
• ปรับสมดุลภาระงานโดยการหมุนผู้ปฏิบัติงานผ่านกะแตกต่างกัน

ตารางนี้เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมเช่น การดูแลสุขภาพ, บริการฉุกเฉิน, การผลิต, และการรักษาความปลอดภัย ที่ต้องการการบรรจุบุคลากรอย่างต่อเนื่อง

ตารางการทำงาน 4/10

ตารางการทำงาน 4/10 ประกอบด้วยการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์ที่ใช้เวลาทำงาน 10 ชั่วโมงต่อวัน ตามด้วยหยุดสามวันประโยชน์หลักของตารางการทำงาน 4/10:

• ให้พนักงานมีวันหยุดเพิ่มอีกหนึ่งวันในแต่ละสัปดาห์ ปรับปรุงความสมดุลระหว่างการทำงานและการใช้ชีวิตส่วนตัว
• ลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง เนื่องจากพนักงานเดินทางไปทำงานวันน้อยลง
• ช่วยธุรกิจเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยลดจำนวนการเปลี่ยนกะ

ตารางเวลาทำงาน 4/10 ถูกใช้อย่างแพร่หลายในด้านการสนับสนุนลูกค้า การผลิต โลจิสติกส์ และการดูแลสุขภาพ ที่การทำงานเป็นเวลานานสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้

ตัวอย่างและแม่แบบตารางเวลาทำงาน

การสร้างตารางเวลาทำงานที่มีโครงสร้างและชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการแรงงานที่มีประสิทธิภาพ ตารางเวลาที่จัดรูปแบบดีช่วยให้พนักงานรู้เวลาทำงานล่วงหน้า ป้องกันความขัดแย้งในตาราง และพัฒนาการประสานงานของทีมโดยรวมด้านล่างคือตัวอย่างแม่แบบตารางเวลาทำงานพื้นฐานที่สามารถใช้ได้ในหลายอุตสาหกรรม:

ชื่อพนักงาน	ตำแหน่ง	วันจันทร์	วันอังคาร	วันพุธ	วันพฤหัสบดี	วันศุกร์	วันเสาร์	วันอาทิตย์	รวมชั่วโมง
John Doe	แคชเชียร์	9 AM - 5 PM	9 AM - 5 PM	หยุด	1 PM - 9 PM	9 AM - 5 PM	หยุด	หยุด	32
Sarah Smith	พนักงานเสิร์ฟ	หยุด	10 AM - 6 PM	10 AM - 6 PM	หยุด	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	40
Mark Lee	ผู้จัดการ	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	หยุด	หยุด	40

วิธีการใช้แม่แบบตารางเวลาทำงานนี้:

• ระบุชื่อและบทบาทของพนักงานเพื่อชี้แจงความรับผิดชอบ
• กำหนดกะตามความต้องการงานและความพร้อมของพนักงาน
• มั่นใจในการกระจายกะอย่างเท่าเทียมเพื่อป้องกันการทำงานเกินกำลังหรือขาดคน
• ระบุวันที่หยุดให้ชัดเจนเพื่อให้พนักงานรู้เมื่อไม่ได้ถูกจัดตาราง
• คำนวณรวมชั่วโมงเพื่อวัดต้นทุนแรงงานและให้สอดคล้องกับกฎระเบียบในการทำงาน

แม่แบบตารางเวลาที่มีโครงสร้างช่วยให้ธุรกิจจัดระเบียบได้ดีขึ้น เพิ่มความโปร่งใส และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

วิธีที่ Shifton ช่วยให้การสร้างตารางงานง่ายขึ้น

การจัดการตารางงานด้วยตนเองอาจใช้เวลามาก โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจที่มีพนักงานหลายคน กะหมุนเวียน หรืองาน 24/7 Shifton ซึ่งเป็นเครื่องมือบริหารแรงงานอัจฉริยะ ช่วยให้กระบวนการง่ายขึ้นด้วย:

• การจัดตารางอัตโนมัติเพื่อลดความผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานด้วยตนเอง
• ตัวเลือกบริการตนเองของพนักงานสำหรับการแลกเปลี่ยนกะและอัปเดตความพร้อม
• อัปเดตแบบเรียลไทม์เพื่อป้องกันความขัดแย้งและการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย
• การติดตามความยอมรับเพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน

Shifton ช่วยให้ผู้จัดการสามารถสร้างตารางงานได้ภายในไม่กี่นาที ลดภาระงานทางการบริหาร และปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดตารางโดยรวม