Як скласти графік роботи для вашої команди: 23 кроки

Добре структурований робочий графік є важливим для будь-якого бізнесу. Незалежно від того, керуєте ви рестораном, роздрібним магазином, контакт-центром чи віддаленою командою, правильно спланований графік працівників забезпечує плавну роботу, знижує конфлікти та підтримує залученість працівників.Погане планування веде до пропущених змін, змін в останню хвилину, вигорання та проблем з відповідністю вимогам. Коли працівники не отримують свої графіки заздалегідь, це створює невизначеність і стрес, які впливають на продуктивність та загальний моральний дух.Однак, добре спланований графік роботи команди оптимізує укомплектованість, підвищує ефективність і забезпечує справедливе та збалансоване навантаження для працівників. З правильним підходом і інструментами для планування ви можете упорядкувати планування змін і забезпечити безперервність бізнесу.Цей посібник надає 23 практичні кроки, які допоможуть менеджерам скласти робочий графік, який відповідає операційним потребам, забезпечує відповідність вимогам і робить працівників щасливими.

Що таке робочий графік?

Робочий графік - це структурований план, що визначає, коли працівники будуть працювати. Це допомагає бізнесу:

• Забезпечити достатнє покриття відповідно до потреб бізнесу.
• Справедливо розподілити навантаження серед працівників.
• Оптимізувати продуктивність при мінімізації затрат на працю.
• Виконувати вимоги трудового законодавства та політики компанії.

Добре розроблений графік роботи враховує потреби бізнесу, доступність працівників і справедливість змін, щоб створити збалансовану та ефективну робочу силу.

Що робить робочий графік відмінним?

Не всі графіки ефективні. Відмінний робочий графік є чітким, передбачуваним і доступним, при цьому дозволяє гнучкість як для роботодавця, так і для працівників. Основні характеристики, які роблять планування ефективним, включають:

Оновлення в режимі реального часу

Бізнес вимагає змін, і графіки повинні вміти адаптуватися до несподіваних змін у режимі реального часу. Якщо працівник дзвонить, що захворів, менеджери повинні мати змогу негайно відкорегувати зміни.

Мобільний доступ

Сучасний робочий графік має бути доступним з будь-якого пристрою, дозволяючи працівникам перевіряти свої зміни, подавати запити на зміни та отримувати оновлення на ходу.

Сповіщення та нагадування

Автоматизовані нагадування про зміни допомагають працівникам залишатися в курсі, знижуючи число прогулів і забезпечуючи, що всі зміни покриваються без плутанини.

23 поради, як скласти робочий графік

Крок 1: Визначте ваші трудові цілі

Перш ніж створити робочий графік, вам потрібно зрозуміти, скільки працівників потрібно в різний час. Це включає аналіз бізнес-патернів, визначення періодів піку та спаду, а також забезпечення достатньої чисельності працівників для задоволення попиту без надмірної укомплектованості.Почніть з аналізу історичних даних, щоб з'ясувати, коли найбільший потік клієнтів. Наприклад, якщо ви керуєте рестораном, вечори та вихідні можуть бути найзайнятішими часами, тоді як середині тижня вранці може знадобитися менше співробітників. Для офісів або роздрібних магазинів піковий час може бути під час обідніх перерв або після робочих годин.Крім того, врахуйте рівні продуктивності працівників. Деякі працівники працюють ефективніше в певні часи дня, тому призначення змін на основі сильних сторін може покращити операційну ефективність. Мета - балансувати витрати на працю, забезпечуючи відмінне обслуговування клієнтів та продуктивність бізнесу.

Крок 2: Дотримуйтесь федерального та місцевого трудового законодавства

Кожна країна, штат або регіон має різні трудові закони, які регулюють робочі розклади. Ці закони охоплюють такі аспекти, як максимальні години роботи, оплата понаднормових, перерви і необхідні повідомлення про розклад. Недотримання цих законів може призвести до штрафів, юридичних спорів і негативної репутації серед працівників.Перед затвердженням будь-якого графіку переконайтеся, що він відповідає всім відповідним трудовим нормам. Деякі ключові моменти відповідності включають:

• Забезпечення, щоб працівники не перевищували законні межі понаднормової роботи без належної компенсації.
• Планування необхідних перерв, таких як обідні перерви та перерви на відпочинок.
• Відповідність законам про справедливий робочий тиждень, які вимагають від роботодавців завчасно повідомляти працівників про їхні зміни.

Використання програмного забезпечення для планування графіків може допомогти автоматизувати дотримання вимог, попереджаючи про потенційні порушення і забезпечуючи, що всі зміни відповідають законодавству.

Крок 3: Познайомтесь зі своєю командою

Добре збалансований робочий графік враховує навички, сильні сторони і вподобання роботи кожного працівника. Це допомагає створити продуктивне робоче середовище, де працівники відчувають себе цінними і демонструють найкращі результати.Приділіть час, щоб зрозуміти:

• Хто відмінно виконує які завдання і ролі?
• Хто віддає перевагу ранковим, вечірнім або нічним змінам?
• Хто має обмеження, такі як догляд за дітьми чи навчальні обов'язки?

Розуміння цих факторів дозволяє створити робочий графік, що покращує продуктивність і задоволеність роботою. Працівники, чиї потреби враховані, схильні залишатися зацікавленими і забезпечувати кращі результати.

Крок 4: Поважайте вподобання працівників щодо графіку

Хоча потреби бізнесу повинні бути на першому місці, дотримання вподобань працівників щодо графіку може підвищити моральний дух і зменшити прогули. Працівники з передбачуваними графіками задоволеніші і продуктивніші.Щоб врахувати вподобання без компромісів операцій, розгляньте:

• Дозволити працівникам заздалегідь подавати свої години доступності.
• Створити справедливу ротацію для вихідних та канікул.
• Надати можливість обміну змінами для працівників, які потребують гнучкості.

Навіть якщо не завжди можливо задовольнити кожний запит, показуючи працівникам, що їхні уподобання важливі, ви створюєте довіру і знижуєте текучість кадрів.

Крок 5: Залучайте працівників

Сприяння залученню працівників до прийняття рішень щодо графіку сприяє створенню спільної робочої культури та підвищує загальне задоволення. Коли працівники відчувають, що мають вплив, вони більш ймовірно приймуть свої призначені зміни.Способи залучення працівників включають:

• Використання відкритої системи запиту, де працівники можуть подавати бажані робочі дні та часи.
• Дозволити працівникам обмінюватися змінами з дозволу керівництва.
• Проведення опитувань або нарад для обговорення політики щодо графіку та проблем.

Надавши працівникам можливість висловлювати свою думку щодо робочого графіку, бізнес може створити більш позитивне і кооперативне робоче середовище.

Крок 6: Зберіть інформацію про доступність працівників

Перед остаточним затвердженням робочого графіка важливо зібрати точну інформацію про доступність працівників. Це дозволяє уникнути змін в останню хвилину, конфліктів у розкладі та незаповнених змін.Найкращий спосіб зібрати інформацію про доступність – це використання цифрових систем планування, де працівники можуть оновлювати свої бажані робочі години. Це усуває потребу в постійній комунікації та забезпечує узгодженість графіків з актуальною доступністю працівників.

Крок 7: Плануйте заздалегідь

Однією з найбільших помилок у плануванні є відкладання до останньої хвилини розподілу змін. Попереднє планування робочих графіків допомагає уникнути стресу як для менеджерів, так і для працівників.Для оптимальних результатів:

• Створюйте графіки як мінімум за два тижні до початку.
• Ідентифікуйте потенційні конфлікти та вносьте корективи заздалегідь.
• Поширюйте графіки, як тільки вони будуть остаточно затверджені.

Цей підхід дає працівникам достатньо часу для планування свого особистого життя, водночас забезпечуючи безперебійність операцій.

Крок 8: Створіть план резервного забезпечення

Навіть найретельніше заплановані графіки можуть стикатися з несподіваними перешкодами через хвороби, надзвичайні ситуації або зміни в останню хвилину. Наявність резервного плану забезпечує продовження роботи без значних проблем.Деякі резервні стратегії включають:

• Утримання списку працівників на запрошення, які доступні для покриття змін у короткі терміни.
• Перехресне навчання працівників, щоб вони могли виконувати різні ролі за потреби.
• Впровадження програмного забезпечення для планування, яке дозволяє швидко вносити зміни та замінювати зміни.

Проактивний підхід до порушень графіку запобігає зайвому стресу та забезпечує ефективність роботи команди.

Крок 9: Вирішіть, як ви хочете створити свій графік

Існує кілька способів створення робочого графіка, кожен з яких має свої переваги та недоліки. Найпоширеніші методи включають:

• Ручне планування – Використання електронних таблиць або дошок для ручного створення та коригування графіків.
• Автоматизоване програмне забезпечення для планування – Засоби, що генерують робочі графіки на основі потреб бізнесу, доступності працівників та правил відповідності.
• Гібридний підхід – Поєднання ручного введення з автоматизацією для покращення точності та ефективності.

Вибір правильного методу планування залежить від розміру вашої робочої сили, складності бізнесу та рівня необхідної гнучкості.

Крок 10: Створіть свій графік

Після того як враховані всі ключові фактори, настав час створити фактичний робочий графік. Дотримуйтесь цих кроків для структурованого підходу:

1. Призначайте зміни на основі попиту бізнесу.
2. Забезпечте справедливий розподіл навантаження.
3. Враховуйте правові вимоги, включаючи перерви для відпочинку та понаднормові години.
4. Коригуйте графіки залежно від доступності працівників.
5. Переглядайте графік на предмет конфліктів або відсутніх змін.

Добре спланований графік має збалансувати операційні потреби, зберігаючи залученість та продуктивність працівників.

Крок 11: Розмістіть графіки заздалегідь

Працівники цінують, коли мають графіки заздалегідь, щоб могти планувати себе відповідно. Надання доступу до графіків заздалегідь покращує баланс між роботою та особистим життям, зменшує прогули та підвищує задоволеність роботою.Кращі практики включають:

• Розміщення графіків як мінімум за два тижні до початку.
• Відправлення нагадувань про графік перед кожною зміною.
• Дозвіл працівникам підтверджувати або запитувати зміни за потреби.

Чітке та своєчасне планування дозволяє зменшити плутанину та сприяє організованій роботі команди.

Крок 12: Плануйте графік на підставі сильних сторін ваших працівників

Добре збалансований графік роботи команди це не лише про заповнення змін – це про призначення правильних працівників на правильні ролі у правильний час. Працівники мають різні навички, рівні енергії та шаблони продуктивності, і використання цих сильних сторін може покращити ефективність.Щоб планувати стратегічно:

• Призначайте досвідчених працівників на зміни з високим попитом для підтримання якості обслуговування.
• Плануйте нових працівників разом з досвідченими для наставництва.
• Забезпечте, щоб ролі, що вимагають технічних знань або лідерства, були покриті найкращими працівниками.

Цей підхід запобігає перевантаженню працівників завданнями, до яких вони не готові, та максимізує продуктивність на всіх змінах.

Крок 13: Перевірте на наявність поширених помилок у плануванні

Навіть за ретельного планування можливі помилки у розкладі. Перед затвердженням робочого графіка перевірте його на:

• Подвійну броню – два працівники випадково призначені на ту саму роль в один і той же час.
• Недостатність штату в години пік – недостатньо забезпечено покриття у години високого попиту.
• Зміни без відпочинку – працівники розписані на нічні зміни, після яких йде ранкова зміна, що веде до виснаження.
• Надмірне понаднормове – працівники, які працюють понад встановлені правові або компанійські межі.

Швидка перевірка якості забезпечує справедливість, законність і оптимальність вашого робочого графіка для успіху бізнесу.

Крок 14: Поділіться своїм графіком з командою

Як тільки ви створите робочий графік, працівникам потрібен швидкий доступ до призначених змін. Невдача у розподілі графіків може призвести до плутанини, пропуску змін та розчарування.Передові практики обміну графіками:

• Використовуйте хмарні інструменти для створення графіків, які дозволяють працівникам перевіряти зміни онлайн.
• Розміщуйте графіки в централізованому місці, наприклад, на дошці оголошень або в порталі компанії.
• Відправляйте автоматичні сповіщення через SMS чи електронну пошту, щоб нагадати працівникам про майбутні зміни.

Надаючи чіткі та доступні графіки, ви інформуєте працівників і знижуєте кількість непотрібних питань і непорозумінь.

Крок 15: Забезпечте легкий доступ до графіка

Працівники повинні мати змогу переглядати свої зміни в будь-який час і в будь-якому місці. Система графіків, зручна для мобільних пристроїв, усуває потребу в паперових графіках або постійних дзвінках менеджерам.Щоб покращити доступність:

• Використовуйте платформу для створення графіків, сумісну з мобільними пристроями.
• Надайте працівникам доступ до входу в систему для перегляду своїх робочих графіків.
• Забезпечте можливість працівникам запитувати про заміну змін або оновлення без плутанини.

Легкий доступ до графіків покращує комунікацію та відповідальність по всій робочій силі.

Крок 16: Встановіть метод комунікації для всієї команди

Ефективний командний робочий графік йде пліч-о-пліч із сильною системою комунікації. Працівники повинні мати можливість:

• Задавати питання щодо своїх змін
• Запитувати про зміни в графіку
• Повідомляти про конфлікти або проблеми з графіком

Варіанти для покращення комунікації щодо розкладів включають:

• Груповий чат у додатку на робочому місці.
• Призначена електронна пошта для запитів, пов'язаних із змінами.
• Автоматизований чатбот, який може відповідати на часто задавані питання щодо графіків.

Стратегія ефективної комунікації полегшує швидке вирішення проблем з графіком.

Крок 17: Пріоритезуйте баланс між роботою та життям

Ефективний графік працівників не лише підтримує бізнес-операції, але й поважає добробут працівників.Для підтримки балансу між роботою та життям:

• Уникайте призначення працівників на надмірні понаднормові години.
• Розподіляйте зміни у вихідні та нічні години справедливо.
• Дозвольте гнучкі варіанти графіків там, де це можливо.

Балансоване робоче середовище призводить до щасливіших працівників, нижчої плинності кадрів та підвищеної продуктивності.

Крок 18: Запропонуйте можливості для зростання

Графік не тільки заповнює зміни — це також можливість допомогти працівникам розвивати свої навички та кар'єру.Способи надання можливостей для зростання через графіки:

• Призначайте працівників на нові ролі або обов'язки.
• Пропонуйте тренувальні зміни, де працівники можуть вивчати нові навички.
• Ротуйте можливості лідерства серед персоналу.

Інтегруючи можливості для навчання в графік, бізнес може підвищити зацікавленість співробітників і покращити утримання кадрів.

Крок 19: Заохочуйте зворотній зв'язок від працівників

Працівники безпосередньо постраждалі від рішень щодо графіку, тож важливо регулярно запитувати їхню думку.Методи збору зворотного зв'язку включають:

• Анонімні опитування про справедливість розкладів.
• Командні зустрічі, де працівники можуть висловити свої проблеми.
• Скринька для пропозицій щодо покращення графіка.

Реагування на зворотній зв'язок працівників зміцнює довіру і допомагає вдосконалити процеси складання графіків з часом.

Крок 20: Використовуйте можливості технологій

Ручне складання графіків може бути витратним за часом та схильним до помилок. Програмне забезпечення для автоматизованого складання графіків спрощує процес і забезпечує точність і справедливість робочих графіків для працівників.Ключові функції, які потрібно шукати в програмному забезпеченні для складання графіків:

• Рекомендації змін на основі AI відповідно до потреб бізнесу.
• Автоматизована заміна змін для легкості обміну змінами серед працівників.
• Відстеження відповідності трудовому законодавству для запобігання порушенням.

Використання інструментів складання графіків, керованих технологіями, допомагає менеджерам ефективно створювати робочі графіки працівників.

Крок 21: Сприяйте позитивному робочому середовищу

Робочий графік - це не просто перелік змін — він відображає культуру компанії. Підтримуючий підхід до складання графіків створює більш мотивовану робочу силу.Способи покращення робочого середовища через графіки:

• Проявляйте гнучкість, коли це можливо.
• Враховуйте потреби працівників і виконайте запити, коли це можливо.
• Уникайте змін у розкладі в останню хвилину, які викликають стрес.

Позитивний досвід складання графіків призводить до кращої продуктивності, вищого морального духу та поліпшеної командної роботи.

Крок 22: Шукайте можливості для автоматизації та персоналізації

Кожен працівник має різні уподобання та доступність. Використання персоналізованих опцій розкладу покращує задоволеність і залучення співробітників.Деякі способи персоналізації розкладу включають:

• Надання можливості вибору змін.
• Пропозиція варіантів самостійного планування для певних ролей.
• Надання індивідуальних нагадувань про зміни.

Автоматизована система планування з персоналізованими варіантами змін робить планування справедливішим і гнучкішим.

Крок 23: Використовуйте найкращий інструмент для роботи

Створення графіка роботи команди вручну може бути обтяжливим, особливо для компаній з великою кількістю працівників. Використання вдосконалених інструментів планування, таких як Shifton, допомагає менеджерам ефективно створювати робочі графіки шляхом:

• Автоматизації планування змін на основі бізнес-потреб в режимі реального часу.
• Дозволяючи працівникам плавно змінювати зміни в системі.
• Надання оновлень в режимі реального часу для уникнення конфліктів у розкладі.

Shifton спрощує управління трудовими ресурсами, підвищує ефективність планування та зменшує адміністративне навантаження, що полегшує функціонування бізнесу.

Типи робочих графіків

Різним бізнесам потрібні різні структури розкладів для задоволення їхніх унікальних операційних потреб. Тип робочого графіка залежить від вимог галузі, доступності працівників та пріоритетів організації. Нижче наведено деякі з найпоширеніших робочих графіків, які реалізуються бізнесом.

Повний день

Графік повного дня зазвичай складається з 40 годин на тиждень, хоча деякі галузі можуть визначати його по-різному. Працівники зазвичай працюють фіксовану кількість годин щодня, п'ять днів на тиждень.Ключові переваги графіків повного дня:

• Забезпечує стабільність роботи та постійний дохід для працівників.
• Забезпечує регулярний рівень персоналу для бізнесу, який потребує постійного покриття.
• Часто включає переваги, такі як медичне страхування, оплачувані відпустки та пенсійні плани.

Графіки повного дня добре працюють у галузях, таких як корпоративні офіси, охорона здоров'я, управління роздрібною торгівлею та центри обслуговування клієнтів, де потрібна безперервна робота та консистентність працівників.

Неповний день

Графік неповного дня зазвичай охоплює менше ніж 40 годин на тиждень. Працівники можуть мати фіксовані або змінні зміни, залежно від потреб роботодавця.Ключові переваги графіків неповного дня:

• Пропонує гнучкість для студентів, опікунів або осіб, які поєднують кілька робіт.
• Допомагає бізнесу скоротити витрати на працю, зберігаючи адекватний рівень персоналу.
• Забезпечує рішення для бізнесу з сезонним або змінним попитом.

Неповний графік робочого дня поширений у ресторанах, роздрібних магазинах, кол-центрах та сфері гостинності, де бізнес потребує гнучкості у розкладі.

Віддалені/гнучкі робочі графіки

Віддалений або гнучкий робочий графік дозволяє працівникам працювати з дому або будь-якого місця поза традиційним офісним середовищем. Години можуть бути фіксованими, змінними або заснованими на результатах, залежно від політики компанії.Ключові переваги віддалених/гнучких графіків:

• Збільшує автономію працівників і баланс між роботою і життям.
• Скорочує час на дорогу та пов’язані витрати.
• Розширює пул кандидатів, дозволяючи бізнесу набирати таланти з різних локацій.

Віддалені та гнучкі графіки роботи особливо ефективні в таких галузях, як ІТ, обслуговування клієнтів, створення контенту та маркетинг, де завдання можуть бути виконані в цифровому вигляді без вимоги фізичної присутності.

Графік роботи 5-4/9

Графік роботи 5-4/9 — це стиснений графік, де працівники працюють дев'ятигодинні зміни вісім днів протягом двотижневого періоду, за яким слідує одна восьмигодинна зміна і додатковий вихідний день.Ключові переваги графіка роботи 5-4/9:

• Дозволяє працівникам мати триденний вихідний кожного другого тижня.
• Підвищує продуктивність, пропонуючи довші робочі дні, але менше загальної кількості робочих днів.
• Скорочує витрати на проїзд та покращує баланс між роботою та життям.

Цей тип графіка часто використовується в урядових установах, корпоративних офісах та індустрії проектів, які можуть прийняти гнучкі структури роботи.

Графік роботи 2-2, 3-2, 2-3

Графік роботи 2-2, 3-2, 2-3 — це ротаційний графік зміни, де працівники працюють у циклах два дні працюють, два дні вихідні, три дні працюють і так далі.Ключові переваги графіка 2-2, 3-2, 2-3:

• Забезпечує працівників регулярними вихідними для відновлення.
• Забезпечує 24/7 роботу бізнесу без надмірних додаткових годин.
• Балансування навантаження шляхом ротації працівників через різні зміни.

Цей графік ідеальний для таких галузей, як охорона здоров'я, служби реагування на надзвичайні ситуації, виробництво та охорона, де потрібне безперервне забезпечення персоналом.

Графік 4/10

Графік роботи 4/10 складається з чотирьох 10-годинних робочих днів на тиждень, після чого йдуть три вихідні дні.Ключові переваги графіка роботи 4/10:

• Надає працівникам додатковий вихідний день щотижня, покращуючи баланс між роботою і життям.
• Скорочує витрати на проїзд, оскільки працівники їздять на роботу меншу кількість днів.
• Допомагає бізнесу підвищити продуктивність шляхом зменшення кількості переходів між змінами.

Графік 4/10 часто використовується в сферах обслуговування клієнтів, виробництва, логістики та охорони здоров'я, де подовжені зміни можуть покращити ефективність.

Приклад та шаблон робочого графіка

Створення структурованого та зрозумілого робочого графіка є ключовим для ефективного управління робочою силою. Добре оформлений графік дозволяє співробітникам заздалегідь знати свої зміни, запобігає конфліктам під час планування та покращує загальну координацію команди.Нижче наведено приклад базового шаблону робочого графіка, який можна використовувати в різних галузях:

Ім'я працівника	Посада	Понеділок	Вівторок	Середа	Четвер	П'ятниця	Субота	Неділя	Загальна кількість годин
Джон Доу	Касир	9 AM - 5 PM	9 AM - 5 PM	ВИХІДНИЙ	1 PM - 9 PM	9 AM - 5 PM	ВИХІДНИЙ	ВИХІДНИЙ	32
Сара Сміт	Офіціант	ВИХІДНИЙ	10 AM - 6 PM	10 AM - 6 PM	ВИХІДНИЙ	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	40
Марк Лі	Менеджер	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	ВИХІДНИЙ	ВИХІДНИЙ	40

Як використовувати цей шаблон робочого графіка:

• Перерахуйте імена та ролі працівників, щоб чітко визначити відповідальності.
• Призначайте зміни відповідно до вимог робочого навантаження та доступності працівників.
• Забезпечуйте рівномірний розподіл змін, щоб уникнути перевантаження або нестачі персоналу.
• Чітко вказуйте вихідні дні, щоб працівники знали, коли вони не заплановані.
• Розраховуйте загальну кількість годин, щоб відстежувати витрати на працю та забезпечити дотримання робочих норм.

Структурований шаблон розкладу допомагає бізнесу залишатися організованим, покращувати прозорість та підвищувати продуктивність.

Як Shifton спрощує створення робочих графіків

Керування робочими графіками вручну може бути трудомістким, особливо для компаній з великою кількістю співробітників, змінами, що обертаються, або з цілодобовою роботою. Shifton, розумний інструмент управління робочою силою, спрощує цей процес, пропонуючи:

• Автоматизоване планування для усунення помилок при ручному створенні графіків.
• Опції самообслуговування для співробітників для обміну змінами та оновлення доступності.
• Оновлення в режимі реального часу для запобігання конфліктам та останнім змінам.
• Відстеження відповідності для забезпечення дотримання трудового законодавства.

Shifton дозволяє менеджерам створювати робочі графіки за кілька хвилин, зменшувати адміністративне навантаження та підвищувати загальну ефективність у складанні графіків.