Как составить рабочий график для вашей команды: 23 шага

Хорошо структурированный рабочий график необходим для любого бизнеса. Независимо от того, управляете ли вы рестораном, розничным магазином, колл-центром или удаленной командой, грамотно спланированный график сотрудников обеспечивает бесперебойную работу, снижает количество конфликтов и поддерживает высокий уровень вовлеченности сотрудников.Плохое расписание приводит к пропущенным сменам, изменениям в последний момент, выгоранию и проблемам с соблюдением норм. Когда сотрудники не получают время своего графика заранее, это создает неопределенность и стресс, что влияет на производительность и общую мораль.Однако хорошо спланированный график работы команды оптимизирует количество персонала, повышает эффективность и гарантирует, что сотрудники получают справедливую и сбалансированную нагрузку. Благодаря правильному подходу и инструментам планирования, вы можете упростить составление графиков смен и обеспечить непрерывность бизнеса.Это руководство предлагает 23 практических шага, которые помогут менеджерам составить рабочий график, соответствующий операционным требованиям, обеспечивает соблюдение норм и сохраняет удовлетворенность сотрудников.

Что такое рабочий график?

Рабочий график — это структурированный план, который определяет, когда сотрудники будут работать. Это помогает бизнесу:

• Обеспечить достаточное покрытие на основе потребностей бизнеса.
• Равномерно распределять нагрузку среди сотрудников.
• Оптимизировать производительность при минимизации затрат на труд.
• Соблюдать нормы трудового законодательства и политики компании.

Хорошо продуманный график работы учитывает потребности бизнеса, доступность сотрудников и справедливость смен, чтобы создать сбалансированную и эффективную рабочую силу.

Что делает рабочий график отличным?

Не все расписания эффективны. Отличный рабочий график — это тот, который ясен, предсказуем и доступен, предоставляя при этом гибкость как работодателю, так и сотрудникам. Следующие ключевые особенности делают планирование эффективным:

Обновления в реальном времени

Бизнес требует изменений, и графики должны быть способны адаптироваться к неожиданным изменениям в реальном времени. Если сотрудник звонит, сообщая о болезни, менеджеры должны иметь возможность мгновенно скорректировать смены.

Доступ с мобильных устройств

Современный рабочий график должен быть доступен с любого устройства, позволяя сотрудникам проверять свои смены, запрашивать изменения и получать обновления на ходу.

Оповещения и напоминания

Автоматизированные напоминания о сменах помогают сотрудникам оставаться в курсе, сокращая количество пропусков и гарантируя, что все смены покрыты без путаницы.

23 совета о том, как составить рабочий график

Шаг 1: Определите свои цели в области труда

Прежде чем создать рабочий график, вам нужно понять, сколько сотрудников требуется в разное время. Это предполагает анализ бизнес-паттернов, определение пиковых и спокойных периодов, и обеспечение достаточного количества работников для удовлетворения спроса без избыточного найма.Начните с оценки исторических данных, чтобы выяснить, когда поток клиентов максимален. Если вы управляете рестораном, например, вечера и выходные могут быть самым загруженным временем, в то время как утренние часы среди недели могут требовать меньше персонала. Для офисов или розничных магазинов пиковые часы могут приходиться на обеденные перерывы или после рабочее время.Кроме того, учитывайте уровень производительности сотрудников. Некоторые сотрудники работают более эффективно в определенное время дня, поэтому назначение смен согласно их сильным сторонам может повысить операционную эффективность. Цель — сбалансировать затраты на труд, обеспечивая при этом отличный уровень обслуживания клиентов и производительность бизнеса.

Шаг 2: Соблюдайте федеральные и местные законы о труде

Каждая страна, штат или регион имеет свои законы о труде, регулирующие рабочие графики. Эти законы охватывают такие аспекты, как максимальное количество рабочих часов, оплата за сверхурочную работу, перерывы и необходимые уведомления о расписании. Несоблюдение этих законов может привести к штрафам, правовым спорам и негативной репутации среди сотрудников.Перед тем как утверждать расписание, убедитесь, что оно соответствует всем применимым законам о труде. Некоторые ключевые аспекты соблюдения включают в себя:

• Гарантия того, что сотрудники не превышают допустимые нормы сверхурочной работы без надлежащей компенсации.
• Планирование требуемых периодов отдыха, таких как обеденные и перерывы для отдыха.
• Соблюдение законов о справедливом рабочем графике, требующих от работодателей предварительного уведомления сотрудников об их сменах.

Использование программного обеспечения для планирования может помочь автоматизировать соблюдение норм, отмечая потенциальные нарушения и обеспечивая соответствие всех смен правовым требованиям.

Шаг 3: Узнайте свою команду

Хорошо сбалансированный рабочий график учитывает навыки, сильные стороны и предпочтения сотрудников. Это помогает создать продуктивную рабочую среду, где сотрудники чувствуют себя ценными и работают наилучшим образом.Уделите время, чтобы понять:

• Кто лучше всего справляется с какими задачами и ролями?
• Кто предпочитает утренние, вечерние или ночные смены?
• У кого есть ограничения, такие как обязанности по уходу за детьми или учебные обязательства?

Понимание этих факторов позволяет создать рабочий график, который повышает производительность и удовлетворенность работой. Сотрудники, которые чувствуют, что их нужды учитываются, более склонны оставаться вовлеченными и достигать лучших результатов.

Шаг 4: Уважайте предпочтения графика своих сотрудников

Хотя потребности бизнеса должны быть на первом месте, уважение к предпочтениям графика сотрудников может улучшить моральный дух и снизить количество пропусков. Сотрудники с предсказуемыми графиками более довольны и продуктивны.Чтобы учитывать предпочтения без ущерба для работы, рассмотрите:

• Позволять сотрудникам заранее подавать свое время доступности.
• Создание справедливого чередования выходных и праздничных дней.
• Предоставление возможностей для обмена сменами сотрудникам, которым нужна гибкость.

Даже если не всегда возможно выполнить каждую просьбу, демонстрация того, что предпочтения сотрудников имеют значение, укрепляет доверие и снижает текучесть кадров.

Шаг 5: Включите сотрудников в процесс

Поощрение участия сотрудников в принятии решений по расписанию способствует формированию коллегиальной рабочей культуры и улучшает общую удовлетворенность. Когда сотрудники чувствуют, что у них есть голос, они более склонны соблюдать полученные смены.Способы вовлечения сотрудников включают в себя:

• Использование системы открытых запросов, где сотрудники могут подавать предпочтительные рабочие дни и время.
• Разрешение сотрудникам обмениваться сменами с разрешения руководства.
• Проведение опросов или собраний для обсуждения политики расписания и проблем.

Давая сотрудникам право голоса в распределении рабочего времени, компании могут создать более позитивную и кооперативную рабочую среду.

Шаг 6: Соберите информацию о доступности сотрудников

Перед окончательным составлением рабочего графика важно собрать точную информацию о доступности сотрудников. Это позволяет избежать внезапных изменений, конфликтов в расписании и незаполненных смен.Лучший способ собрать данные о доступности — использовать цифровые системы планирования, где сотрудники могут обновлять предпочтительные часы работы. Это исключает необходимость постоянных коммуникаций и обеспечивает соответствие расписаний фактической доступности сотрудников.

Шаг 7: Планируйте заранее

Одной из самых больших ошибок в планировании является ожидание до последней минуты для назначения смен. Планирование рабочих графиков заблаговременно помогает избежать стресса как у менеджеров, так и у сотрудников.Для оптимальных результатов:

• Создавайте графики как минимум за две недели до начала.
• Идентифицируйте потенциальные конфликты и вносите изменения заранее.
• Сообщайте о графиках сразу после их завершения.

Такой подход дает сотрудникам достаточно времени для планирования личной жизни, обеспечивая при этом бесперебойную работу бизнеса.

Шаг 8: Создайте резервный план

Даже самые тщательно спланированные графики могут столкнуться с неожиданными сбоями из-за больничных, чрезвычайных ситуаций или срочных изменений. Наличие резервного плана гарантирует, что бизнес может продолжать функционировать без серьезных проблем.Некоторые стратегии резервного планирования включают:

• Ведение списка сотрудников на связи, доступных для покрытия смен в короткие сроки.
• Кросс-обучение сотрудников, чтобы они могли выполнять несколько ролей при необходимости.
• Внедрение программного обеспечения для планирования, позволяющего быстро вносить изменения и обмениваться сменами.

Проактивный подход к нарушению расписания предотвращает ненужный стресс и обеспечивает эффективное функционирование команды.

Шаг 9: Решите, как создавать ваше расписание

Существует несколько способов создания рабочего графика, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки. Наиболее распространенные методы включают:

• Ручное планирование — использование таблиц или досок для создания и корректировки расписаний вручную.
• Автоматизированное программное обеспечение для планирования — инструменты, которые создают рабочие графики на основе потребностей бизнеса, доступности сотрудников и норм соответствия.
• Гибридный подход — сочетание ручного ввода с автоматизацией для повышения точности и эффективности.

Выбор правильного метода планирования зависит от размера вашей рабочей силы, сложности бизнеса и уровня требуемой гибкости.

Шаг 10: Создайте ваше расписание

Когда все ключевые факторы учтены, настало время составить фактический рабочий график. Следуйте этим шагам для структурированного подхода:

1. Назначайте смены на основе потребностей бизнеса.
2. Обеспечьте справедливое распределение рабочего нагрузки.
3. Учитывайте правовые требования, включая перерывы на отдых и сверхурочные.
4. Корректируйте графики на основе доступности сотрудников.
5. Проверяйте график на наличие конфликтов или пропущенных смен.

Хорошо продуманный график должен учитывать операционные нужды, сохраняя при этом вовлеченность и продуктивность сотрудников.

Шаг 11: Публикуйте расписания заранее

Сотрудники ценят получение графиков заранее, чтобы могли планировать свое время соответственно. Предоставление раннего доступа к расписаниям улучшает баланс между работой и личной жизнью, уменьшает количество неявок и повышает удовлетворенность работой.Лучшие практики включают:

• Публикацию графиков как минимум за две недели до начала.
• Отправку напоминаний о расписании перед каждой сменой.
• Позволяйте сотрудникам подтверждать или запрашивать изменения при необходимости.

С четким и своевременным планированием бизнес может уменьшить путаницу и способствовать более организованной рабочей среде.

Шаг 12: Планируйте на основе сильных сторон ваших сотрудников

Хорошо сбалансированный рабочий график команды — это не просто заполнение смен, а правильное назначение сотрудников на соответствующие роли в нужное время. У сотрудников разные навыки, уровни энергии и схемы продуктивности, и использование этих сильных сторон может повысить эффективность.Для стратегического планирования:

• Назначайте опытных сотрудников на смены с высоким спросом для поддержания качества обслуживания.
• Планируйте работу новых сотрудников вместе с опытными для наставничества.
• Удостоверьтесь, что роли, требующие технической экспертизы или лидерства, покрыты наиболее подходящими сотрудниками.

Такой подход предотвращает перегрузку сотрудников задачами, к которым они не готовы, и максимально увеличивает производительность по сменам.

Шаг 13: Проверьте на наличие общих ошибок в планировании

Даже при тщательной планировке ошибок в расписании избежать невозможно. Перед тем как утвердить рабочее расписание, проверьте его на:

• Двойные назначения — два сотрудника случайно назначены на одну и ту же роль в одно и то же время.
• Недостаток персонала в часы пик — недостаточное количество людей в смену в периоды высокого спроса.
• Подряд идущие смены — сотрудники, расписанные на ночную смену, а затем на утреннюю, что приводит к усталости.
• Чрезмерное количество сверхурочных — сотрудники работают сверх установленных законом или корпоративных лимитов.

Быстрая проверка качества гарантирует, что ваше расписание справедливо, соответствует законам и оптимизировано для успеха бизнеса.

Шаг 14: Поделитесь расписанием с вашей командой

После создания рабочего расписания сотрудникам необходим быстрый доступ к их сменам. Недостаток правильного распределения расписаний может привести к путанице, пропущенным сменам и разочарованию.Лучшие практики для распространения расписаний:

• Используйте инструменты для составления расписаний на основе облачных технологий, которые позволяют сотрудникам проверять смены онлайн.
• Размещайте расписания в централизованном месте, например, на доске объявлений или на портале компании.
• Отправляйте автоматические уведомления через СМС или электронную почту, чтобы напомнить сотрудникам о предстоящих сменах.

Предоставление понятного и доступного расписания информирует сотрудников и снижает количество ненужных вопросов и недоразумений.

Шаг 15: Убедитесь, что расписание легко доступно

Сотрудники должны иметь возможность просматривать свои смены в любое время и в любом месте. Система расписаний, удобная для мобильных устройств, исключает необходимость бумажных расписаний или постоянных звонков к менеджерам.Для улучшения доступности:

• Используйте платформу для расписаний с мобильной совместимостью.
• Предоставьте сотрудникам доступ для входа в свои рабочие расписания.
• Убедитесь, что сотрудники могут запросить обмен сменами или обновления без путаницы.

Легкий доступ к расписаниям улучшает общение и ответственность в коллективе.

Шаг 16: Установите метод общения всей команды

Эффективное рабочее расписание команды идет рука об руку с сильной системой коммуникации. Сотрудники должны иметь способ:

• Задавать вопросы о своих сменах
• Запрашивать изменения смен
• Сообщать о конфликтах или проблемах с расписанием

Варианты улучшения коммуникации в расписаниях включают:

• Групповой чат в рабочем приложении.
• Специализированный адрес электронной почты для вопросов, связанных со сменами.
• Автоматизированный чат-бот, который может отвечать на часто задаваемые вопросы о расписании.

Оптимизированная стратегия коммуникации упрощает быстрое решение проблем с расписанием.

Шаг 17: Приоритет балансу между работой и личной жизнью

Эффективное расписание сотрудников не только поддерживает работу компании, но и уважает благополучие сотрудников.Для содействия балансу между работой и личной жизнью:

• Избегайте назначения сотрудников на чрезмерные сверхурочные.
• Справедливо распределяйте выходные и ночные смены.
• Позволяйте гибкие варианты расписаний, где это возможно.

Балансированная рабочая среда ведет к более счастливым сотрудникам, меньшей текучести и повышенной продуктивности.

Шаг 18: Предлагайте возможности для роста

Составление расписания означает не только распределение смен — это также возможность помочь сотрудникам развивать свои навыки и карьеру.Способы предоставления возможностей для роста через расписание:

• Назначайте сотрудников на новые роли или обязанности.
• Предлагайте учебные смены, где сотрудники могут осваивать новые навыки.
• Проводите ротацию возможностей лидерства среди персонала.

Интегрируя возможности обучения в расписание, компании могут повысить вовлеченность сотрудников и улучшить удержание.

Шаг 19: Поощряйте обратную связь от сотрудников

Сотрудники непосредственно затрагиваются постановлениями по расписанию, поэтому важно регулярно запрашивать их обратную связь.Методы сбора обратной связи включают:

• Анонимные опросы о справедливости расписания.
• Командные собрания, где сотрудники могут высказать свои опасения.
• Ящик предложений для идей по улучшению расписания.

Действия на основе обратной связи сотрудников укрепляют доверие и помогают усовершенствовать процессы составления расписания со временем.

Шаг 20: Воспользуйтесь техническими решениями

Ручное составление расписаний может быть времязатратным и подверженным ошибкам. Автоматизированное программное обеспечение для составления расписаний упрощает процесс и гарантирует, что рабочие расписания сотрудников точны и справедливы.Ключевые особенности, которые следует искать в программном обеспечении для расписаний:

• Рекомендации смен на основе ИИ, исходя из потребностей бизнеса.
• Автоматизированный обмен сменами, позволяющий сотрудникам легко обмениваться сменами.
• Отслеживание соблюдения трудового законодательства для предотвращения нарушений.

Использование инструментов для составления расписаний, основанных на технологиях, помогает менеджерам эффективно создавать расписания для сотрудников.

Шаг 21: Способствуйте созданию позитивной рабочей среды

Рабочее расписание — это не просто список смен — это отражение культуры компании. Поддерживающий подход к составлению расписания создает более мотивированный коллектив.Способы улучшения рабочей среды через составление расписания:

• Проявляйте гибкость, когда это возможно.
• Признавайте потребности сотрудников и удовлетворяйте запросы, когда это возможно.
• Избегайте изменений в расписании в последнюю минуту, которые вызывают стресс.

Позитивный опыт с расписанием приводит к лучшей производительности, более высокому моральному духу и улучшенной командной работе.

Шаг 22: Ищите возможности для автоматизации и персонализации

У каждого сотрудника есть свои предпочтения и доступность. Использование персонализированных опций планирования улучшает удовлетворенность и вовлеченность сотрудников.Некоторые способы персонализировать расписание включают:

• Предоставление возможности выбирать предпочитаемые смены.
• Предложение опций самоорганизации для определенных ролей.
• Предоставление индивидуальных напоминаний о сменах.

Автоматизированная система планирования с персонализированными вариантами смен делает расписание более справедливым и адаптируемым.

Шаг 23: Используйте лучшее средство для работы

Создание рабочего расписания команды вручную может быть сложным, особенно для компаний с большим числом сотрудников. Использование передовых инструментов планирования, таких как Shifton, помогает менеджерам эффективно создавать рабочие расписания благодаря:

• Автоматизации планирования смен, основанной на актуальных потребностях бизнеса.
• Позволяет сотрудникам беспрепятственно обмениваться сменами в системе.
• Предоставление обновлений в реальном времени, чтобы избежать конфликтов в расписании.

Shifton упрощает управление рабочими ресурсами, повышает эффективность планирования и снижает административную нагрузку, облегчая работу бизнеса в целом.

Типы рабочих расписаний

Разным бизнесам требуются различные структуры расписания, чтобы учитывать их уникальные операционные нужды. Тип рабочего расписания зависит от требований отрасли, доступности сотрудников и приоритетов организации. Ниже приведены одни из самых распространенных расписаний, которые внедряют бизнесы.

Полный рабочий день

Полное расписание работы обычно включает 40 часов в неделю, хотя в некоторых отраслях это может быть определено иначе. Сотрудники, как правило, работают фиксированное количество часов в день, пять дней в неделю.Ключевые преимущества полных рабочих графиков:

• Обеспечивает стабильность работы и постоянный доход для сотрудников.
• Гарантирует регулярный уровень укомплектованности персоналом для бизнеса, требующего постоянного покрытия.
• Часто включает такие льготы, как медицинская страховка, оплачиваемый отпуск и пенсионные планы.

Полные графики работы хорошо подходят для таких отраслей, как корпоративные офисы, здравоохранение, управление ритейлом и центры обслуживания клиентов, где требуется непрерывное функционирование и консистентность рабочей силы.

Частичная занятость

График частичной занятости обычно предполагает работу менее 40 часов в неделю. Сотрудники могут иметь фиксированные или переменные смены в зависимости от потребностей работодателя.Ключевые преимущества графиков частичной занятости:

• Обеспечивает гибкость для студентов, опекунов или людей, работающих на нескольких работах.
• Помогает бизнесу снижать затраты на труд, сохраняя при этом необходимый уровень персонала.
• Предоставляет решение для компаний с сезонным или колеблющимся спросом.

Частичные графики занятости распространены в ресторанах, магазинах, колл-центрах и гостиничном бизнесе, где требуется гибкость в укомплектованности персоналом.

Удаленные/Гибкие рабочие графики

Удаленный или гибкий график работы позволяет сотрудникам работать из дома или любого другого места вне традиционного офисного окружения. Часы работы могут быть фиксированными, переменными или зависящими от результатов, в зависимости от политики компании.Ключевые преимущества удаленных/гибких графиков:

• Увеличивает автономность сотрудников и баланс работы и личной жизни.
• Уменьшает время на поездки и связанные с ними расходы.
• Расширяет пул кандидатов, позволяя компаниям нанимать талантливых сотрудников из разных местоположений.

Удаленные и гибкие графики работы особенно эффективны в таких отраслях, как информационные технологии, обслуживание клиентов, создание контента и маркетинг, где задачи могут выполняться в цифровом формате без необходимости физического присутствия.

График 5-4/9

График 5-4/9 представляет собой сжатый график, при котором сотрудники работают по девятичасовым сменам в течение восьми дней в двухнедельный период, затем следует одна восьмичасовая смена и дополнительный выходной.Ключевые преимущества графика 5-4/9:

• Позволяет сотрудникам иметь трехдневные выходные каждую вторую неделю.
• Повышает продуктивность за счет более длинных рабочих дней, но меньшего количества рабочих дней в целом.
• Уменьшает затраты на поездки и улучшает баланс между работой и личной жизнью.

Этот тип графика часто используется в государственных учреждениях, корпоративных офисах и проектно-ориентированных отраслях, которые могут приспособить гибкие рабочие структуры.

График 2-2, 3-2, 2-3

График 2-2, 3-2, 2-3 представляет собой ротационный график рабочих смен, при котором сотрудники работают в циклах: два дня работа, два дня выходных, три дня работа и так далее.Ключевые преимущества графика 2-2, 3-2, 2-3:

• Предоставляет сотрудникам регулярные выходные дни для отдыха.
• Обеспечивает круглосуточную работу бизнеса без чрезмерных сверхурочных.
• Балансирует рабочие нагрузки, путем ротации сотрудников через разные смены.

Этот график идеален для таких отраслей, как здравоохранение, службы экстренной помощи, производство и безопасность, где требуется непрерывное обеспечение персоналом.

График 4/10

Рабочий график 4/10 состоит из четырех 10-часовых рабочих дней в неделю с последующими тремя выходными днями.Ключевые преимущества графика 4/10:

• Предоставляет сотрудникам дополнительный выходной каждый неделю, улучшая баланс между работой и личной жизнью.
• Уменьшает затраты на поездки, так как сотрудники ездят на работу меньше дней.
• Помогает бизнесу повысить производительность, уменьшая количество переходов между сменами.

График 4/10 широко используется в службе поддержки клиентов, производстве, логистике и здравоохранении, где удлиненные смены могут повысить эффективность.

Пример и шаблон рабочего графика

Создание структурированного и четкого рабочего графика является ключевым для эффективного управления персоналом. Хорошо формализованный график гарантирует, что сотрудники знают свои смены заранее, предотвращает конфликты в расписании и улучшает общую координацию команды.Ниже приведен пример простого шаблона рабочего графика, который можно использовать в разных отраслях:

Имя сотрудника	Должность	Понедельник	Вторник	Среда	Четверг	Пятница	Суббота	Воскресенье	Общее количество часов
Джон Доу	Кассир	9 AM - 5 PM	9 AM - 5 PM	ВЫХОДНОЙ	1 PM - 9 PM	9 AM - 5 PM	ВЫХОДНОЙ	ВЫХОДНОЙ	32
Сара Смит	Официант	ВЫХОДНОЙ	10 AM - 6 PM	10 AM - 6 PM	ВЫХОДНОЙ	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	40
Марк Ли	Менеджер	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	ВЫХОДНОЙ	ВЫХОДНОЙ	40

Как использовать этот шаблон рабочего графика:

• Перечислите имена сотрудников и их ролей, чтобы уточнить обязанности.
• Назначайте смены в зависимости от рабочей нагрузки и доступности сотрудников.
• Обеспечьте справедливое распределение смен, чтобы избежать переработок или нехватки персонала.
• Ясно указывайте выходные дни, чтобы сотрудники знали, когда они не работают.
• Рассчитывайте общее количество часов, чтобы следить за расходами на оплату труда и соблюдать трудовое законодательство.

Структурированный шаблон графика помогает компаниям оставаться организованными, улучшать прозрачность и повышать производительность.

Как Shifton упрощает создание рабочих графиков

Управление рабочими графиками вручную может быть трудоёмким, особенно для компаний с большим количеством сотрудников, сменной работой или круглосуточной деятельностью. Shifton, умный инструмент управления персоналом, упрощает процесс, предлагая следующие возможности:

• Автоматическое создание графиков для устранения ручных ошибок.
• Возможности самообслуживания сотрудников для обмена сменами и обновления доступности.
• Обновления в реальном времени, чтобы предотвратить конфликты и изменения в последний момент.
• Отслеживание соблюдения, чтобы обеспечить соответствие трудовому законодательству.

Shifton позволяет менеджерам создавать рабочие графики за считанные минуты, снижать административную нагрузку и улучшать общую эффективность планирования.