Wie Sie einen Arbeitsplan für Ihr Team erstellen: 23 Schritte

Ein gut strukturierter Arbeitsplan ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Egal, ob Sie ein Restaurant, ein Einzelhandelsgeschäft, ein Callcenter oder ein Remote-Team leiten, ein ordnungsgemäß geplanter Mitarbeiterplan gewährleistet einen reibungslosen Betrieb, reduziert Konflikte und hält die Mitarbeiter engagiert.Schlechte Planung führt zu verpassten Schichten, kurzfristigen Anpassungen, Burnout und Compliance-Problemen. Wenn Mitarbeiter ihre Schichten nicht im Voraus erhalten, entsteht Unsicherheit und Stress, was sich negativ auf die Produktivität und die allgemeine Moral auswirkt.Ein gut geplanter Teamarbeitsplan optimiert jedoch die Personalbesetzung, verbessert die Effizienz und stellt sicher, dass die Mitarbeitenden faire und ausgewogene Arbeitslasten erhalten. Mit dem richtigen Ansatz und Planungswerkzeugen können Sie die Schichtplanung erleichtern und den Geschäftsbetrieb sicherstellen.Dieser Leitfaden bietet 23 praktische Schritte, um Managern zu helfen, einen Arbeitsplan zu erstellen, der den betrieblichen Anforderungen entspricht, die Einhaltung sicherstellt und die Mitarbeitenden zufriedenstellt.

Was ist ein Arbeitsplan?

Ein Arbeitsplan ist ein strukturiertes Schema, das festlegt, wann Mitarbeiter arbeiten. Es hilft Unternehmen:

• Für ausreichende Abdeckung basierend auf den geschäftlichen Anforderungen zu sorgen.
• Arbeitslast fair unter den Mitarbeitern zu verteilen.
• Produktivität zu optimieren und gleichzeitig die Personalkosten zu minimieren.
• Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten.

Ein gut gestalteter Arbeitsplan berücksichtigt die geschäftlichen Anforderungen, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und die Fairness der Schichten, um eine ausgewogene und effiziente Belegschaft zu schaffen.

Was macht einen großartigen Arbeitsplan aus?

Nicht alle Pläne sind effektiv. Ein großartiger Arbeitsplan ist klar, vorhersehbar und zugänglich und bietet sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer Flexibilität. Die folgenden Schlüsselfaktoren machen die Planung effektiv:

Echtzeit-Updates

Geschäftsanforderungen ändern sich, und Pläne sollten sich in Echtzeit an unerwartete Änderungen anpassen können. Wenn ein Mitarbeiter sich krankmeldet, sollten Manager die Schichten sofort anpassen können.

Mobiler Zugriff

Ein moderner Arbeitsplan sollte von jedem Gerät aus zugänglich sein, sodass Mitarbeiter ihre Schichten überprüfen, Änderungen anfordern und unterwegs Updates erhalten können.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Automatisierte Schichterinnerungen helfen den Mitarbeitern auf Kurs zu bleiben, Abwesenheiten zu reduzieren und dafür zu sorgen, dass alle Schichten ohne Verwirrung abgedeckt sind.

23 Tipps zur Erstellung eines Arbeitsplans

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihre Arbeitskraftziele

Bevor Sie einen Arbeitsplan erstellen, müssen Sie verstehen, wie viele Mitarbeiter zu verschiedenen Zeiten benötigt werden. Dies beinhaltet die Analyse von Geschäftsmustern, das Identifizieren von Hoch- und Tiefphasen und die Gewährleistung, dass genügend Mitarbeiter vorhanden sind, um die Nachfrage zu decken, ohne übermäßig zu planen.Beginnen Sie mit der Bewertung historischer Daten, um herauszufinden, wann der Kundenverkehr am höchsten ist. Wenn Sie beispielsweise ein Restaurant betreiben, könnten Abende und Wochenenden die geschäftigsten Zeiten sein, während mittwochs am Vormittag weniger Personal erforderlich ist. Für Büros oder Einzelhandelsgeschäfte könnten die Hauptgeschäftszeiten während der Mittagspausen oder nach Feierabend liegen.Berücksichtigen Sie zusätzlich die Produktivitätsniveaus der Mitarbeiter. Einige arbeiten zu bestimmten Tageszeiten effizienter, sodass die Zuweisung von Schichten basierend auf Stärken die betriebliche Effizienz steigern kann. Das Ziel ist es, die Personalkosten im Gleichgewicht zu halten und gleichzeitig exzellenten Kundenservice und Geschäftsergebnisse zu gewährleisten.

Schritt 2: Befolgen Sie Bundes- und lokale Arbeitsgesetze

Jedes Land, jeder Staat oder jede Region hat unterschiedliche Arbeitsgesetze, die Arbeitspläne regeln. Diese Gesetze umfassen Aspekte wie maximale Arbeitsstunden, Überstundenvergütung, Ruhepausen und vorgeschriebene Benachrichtigungen bei der Dienstplanung. Die Nichteinhaltung dieser Gesetze kann zu Strafen, Rechtsstreitigkeiten und einem negativen Ruf bei den Mitarbeitern führen.Bevor Sie einen Plan abschließen, stellen Sie sicher, dass er alle relevanten arbeitsrechtlichen Vorschriften erfüllt. Einige wichtige Compliance-Überlegungen umfassen:

• Sicherzustellen, dass Mitarbeiter die gesetzlichen Überstundenlimits ohne angemessene Vergütung nicht überschreiten.
• Planung erforderlicher Pausen, wie beispielsweise Essens- und Ruhepausen.
• Einhaltung der Gesetze zur fairen Arbeitswoche, die vorschreiben, dass Arbeitgeber den Mitarbeitern ihre Schichten im Voraus mitteilen müssen.

Der Einsatz von Planungssoftware kann dabei helfen, die Einhaltung automatisch zu gewährleisten, indem potenzielle Verstöße erkannt werden und alle Schichten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Schritt 3: Lernen Sie Ihr Team kennen

Ein ausgewogener Arbeitsplan berücksichtigt die Fähigkeiten, Stärken und Arbeitspräferenzen jedes Mitarbeiters. Dies trägt dazu bei, eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter geschätzt fühlen und ihr Bestes geben können.Nehmen Sie sich die Zeit, um zu verstehen:

• Wer in welchen Aufgaben und Rollen besonders gut ist?
• Wer bevorzugt Morgen-, Abend- oder Nachtschichten?
• Wer hat Einschränkungen, wie z.B. Betreuungsaufgaben oder Schulverpflichtungen?

Diese Faktoren zu verstehen, ermöglicht es Ihnen, einen Arbeitsplan zu erstellen, der sowohl die Leistung als auch die Arbeitszufriedenheit steigert. Mitarbeiter, deren Bedürfnisse berücksichtigt werden, sind eher engagiert und erbringen bessere Leistungen.

Schritt 4: Respektieren Sie die Planungspräferenzen Ihrer Mitarbeiter

Obwohl geschäftliche Bedürfnisse Vorrang haben sollten, kann das Respektieren der Planungspräferenzen der Mitarbeiter die Moral verbessern und Fehlzeiten verringern. Mitarbeiter mit vorhersehbaren Plänen sind zufriedener und produktiver.Um Präferenzen zu berücksichtigen, ohne den Betrieb zu beeinträchtigen, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen:

• Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Verfügbarkeit im Voraus einzureichen.
• Eine faire Rotation für Wochenenden und Feiertage zu erstellen.
• Möglichkeiten für Schichtwechsel anzubieten, um Mitarbeitern Flexibilität zu ermöglichen.

Auch wenn es nicht immer möglich ist, allen Wünschen gerecht zu werden, zeigt das den Mitarbeitern, dass ihre Präferenzen zählen, und baut Vertrauen auf, was die Fluktuation reduziert.

Schritt 5: Involvieren Sie Ihre Mitarbeiter

Die Ermutigung der Mitarbeiter, sich an Planungsentscheidungen zu beteiligen, fördert eine kooperative Arbeitskultur und verbessert die allgemeine Zufriedenheit. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, mitreden zu können, sind sie eher bereit, sich an ihre zugewiesenen Schichten zu halten.Möglichkeiten, Mitarbeiter einzubeziehen, sind:

• Ein offenes Anfragesystem zu verwenden, in dem Mitarbeiter bevorzugte Arbeitstage und -zeiten einreichen können.
• Den Mitarbeitern zu erlauben, mit Genehmigung des Managements Schichten zu tauschen.
• Umfragen oder Meetings durchzuführen, um Planungsrichtlinien und Bedenken zu besprechen.

Indem Unternehmen den Mitarbeitern ein Mitspracherecht bei ihren Arbeitsplänen geben, kann eine positivere und kooperativere Arbeitsumgebung geschaffen werden.

Schritt 6: Mitarbeiterverfügbarkeit sammeln

Bevor ein Arbeitsplan abgeschlossen wird, ist es wichtig, genaue Informationen zur Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu sammeln. Dadurch werden Änderungen in letzter Minute, Planungsprobleme und nicht besetzte Schichten vermieden.Der beste Weg, die Verfügbarkeit zu erfassen, ist über digitale Planungssysteme, in denen Mitarbeiter ihre bevorzugten Arbeitszeiten aktualisieren können. Dies beseitigt die Notwendigkeit ständiger Kommunikationsschleifen und stellt sicher, dass die Pläne der tatsächlichen Verfügbarkeit der Mitarbeiter entsprechen.

Schritt 7: Vorausplanen

Ein großer Planungsfehler ist es, die Schichteinteilung bis zur letzten Minute hinauszuzögern. Arbeitspläne im Voraus zu erstellen, hilft sowohl Managern als auch Mitarbeitern, Stress zu vermeiden.Für optimale Ergebnisse:

• Erstellen Sie Pläne mindestens zwei Wochen im Voraus.
• Identifizieren Sie potenzielle Konflikte und nehmen Sie frühzeitig Anpassungen vor.
• Kommunizieren Sie Pläne, sobald sie finalisiert sind.

Dieser Ansatz gibt den Mitarbeitern genügend Zeit, ihr Privatleben zu planen, während er gleichzeitig den reibungslosen Betrieb des Geschäfts sicherstellt.

Schritt 8: Einen Backup-Plan erstellen

Selbst die am besten geplanten Zeitpläne können durch unerwartete Störungen wie Krankmeldungen, Notfälle oder Änderungen in letzter Minute beeinflusst werden. Ein Backup-Plan stellt sicher, dass das Geschäft ohne größere Probleme weiterlaufen kann.Einige Backup-Strategien umfassen:

• Führen Sie eine Liste mit Mitarbeitern, die bei kurzfristigen Schichtübernahmen abrufbereit sind.
• Kreuzen Sie Mitarbeiter an, damit sie bei Bedarf mehrere Rollen übernehmen können.
• Implementieren Sie Planungssoftware, die schnelle Anpassungen und Schichtwechsel ermöglicht.

Ein proaktiver Ansatz für Planungsstörungen verhindert unnötigen Stress und sorgt dafür, dass das Team effizient arbeitet.

Schritt 9: Entscheiden Sie, wie Sie Ihren Plan erstellen möchten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Arbeitsplan zu erstellen, jede mit ihren Vor- und Nachteilen. Die gängigsten Methoden sind:

• Manuelle Planung – Verwendung von Tabellenkalkulationen oder Whiteboards zur Erstellung und Anpassung von Plänen.
• Automatisierte Planungssoftware – Tools, die Arbeitspläne basierend auf den Geschäftsanforderungen, der Verfügbarkeit der Mitarbeiter und den Compliance-Regeln erstellen.
• Hybridansatz – Kombination manueller Eingaben mit Automatisierung zur Verbesserung von Genauigkeit und Effizienz.

Die Wahl der richtigen Planungsmethode hängt von der Größe der Belegschaft, der Komplexität des Geschäfts und dem erforderlichen Flexibilitätsgrad ab.

Schritt 10: Erstellen Sie Ihren Plan

Sobald alle Schlüsselfaktoren berücksichtigt wurden, ist es an der Zeit, den tatsächlichen Arbeitsplan zu erstellen. Befolgen Sie diese Schritte für einen strukturierten Ansatz:

1. Schichten basierend auf der Geschäftsnachfrage zuweisen.
2. Sicherstellen, dass die Arbeitsverteilung gerecht ist.
3. Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen, einschließlich Ruhepausen und Überstunden.
4. Pläne basierend auf der Verfügbarkeit der Mitarbeiter anpassen.
5. Den Plan auf Konflikte oder fehlende Schichten prüfen.

Ein gut geplanter Zeitplan sollte die betrieblichen Anforderungen ausbalancieren und gleichzeitig die Mitarbeiter engagiert und produktiv halten.

Schritt 11: Pläne im Voraus veröffentlichen

Mitarbeiter schätzen es, ihre Zeitpläne im Voraus zu haben, damit sie entsprechend planen können. Der frühe Zugang zu Plänen verbessert die Work-Life-Balance, reduziert Ausfälle und steigert die Arbeitszufriedenheit.Best Practices umfassen:

• Veröffentlichung der Pläne mindestens zwei Wochen im Voraus.
• Senden von Planerinnerungen vor jeder Schicht.
• Möglichkeit für Mitarbeiter, Pläne zu bestätigen oder bei Bedarf Änderungen anzufordern.

Durch klare und rechtzeitige Planung können Unternehmen Verwirrung reduzieren und eine organisiertere Belegschaft fördern.

Schritt 12: Planen Sie nach den Stärken Ihrer Mitarbeiter

Ein gut ausbalancierter Teamarbeitsplan bedeutet nicht nur, Schichten zu füllen – es geht darum, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit den richtigen Rollen zuzuweisen. Mitarbeiter haben unterschiedliche Fähigkeiten, Energielevel und Produktivitätsmuster, und die Nutzung dieser Stärken kann die Effizienz verbessern.Um strategisch zu planen:

• Weisen Sie erfahrene Mitarbeiter hoch nachgefragten Schichten zu, um die Servicequalität zu halten.
• Planen Sie neue Mitarbeiter zusammen mit erfahrenen Kollegen für Mentoring.
• Stellen Sie sicher, dass Rollen, die technische Expertise oder Führung erfordern, von den am besten geeigneten Mitarbeitern abgedeckt werden.

Dieser Ansatz verhindert, dass Mitarbeiter mit Aufgaben überfordert werden, für die sie nicht vorbereitet sind, und maximiert die Leistung über die Schichten hinweg.

Schritt 13: Überprüfen Sie auf häufige Planungsfehler

Selbst bei sorgfältiger Planung passieren Planungsfehler. Bevor der Arbeitsplan abgeschlossen wird, überprüfen Sie ihn auf:

• Doppelte Buchungen – Zwei Mitarbeiter, die versehentlich zur gleichen Zeit für die gleiche Rolle eingeteilt sind.
• Unterbesetzung während der Stoßzeiten – Nicht genügend Personal während hoch nachgefragter Zeiten.
• Schicht-auf-Schicht-Einsätze – Mitarbeiter, die für Spätschichten und darauf folgende Frühschichten eingeteilt sind, was zu Ermüdung führt.
• Übermäßige Überstunden – Mitarbeiter, die über die gesetzlichen oder firmeninternen Grenzen hinaus arbeiten.

Ein schneller Qualitätscheck stellt sicher, dass Ihr Arbeitsplan fair, legal und für den Erfolg des Unternehmens optimiert ist.

Schritt 14: Teilen Sie Ihren Plan mit Ihrem Team

Sobald Sie einen Arbeitsplan erstellt haben, benötigen die Mitarbeiter schnellen Zugang zu ihren zugewiesenen Schichten. Die falsche Verteilung von Plänen kann zu Verwirrung, verpassten Schichten und Frustration führen.Best Practices zum Teilen von Plänen:

• Verwenden Sie cloudbasierte Planungstools, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Schichten online zu überprüfen.
• Veröffentlichen Sie Pläne an einem zentralen Ort, wie einem schwarzen Brett oder dem Unternehmensportal.
• Senden Sie automatisierte Benachrichtigungen per SMS oder E-Mail, um Mitarbeiter an ihre bevorstehenden Schichten zu erinnern.

Klare und zugängliche Pläne informieren die Mitarbeiter und reduzieren unnötige Fragen und Missverständnisse.

Schritt 15: Stellen Sie sicher, dass der Plan leicht zugänglich ist

Mitarbeiter sollten ihre Schichten jederzeit und von überall aus einsehen können. Ein mobilfreundliches Planungssystem eliminiert die Notwendigkeit von Papierplänen oder ständigen Anrufen bei Managern.Um die Zugänglichkeit zu verbessern:

• Verwenden Sie eine Planungsplattform mit mobiler Kompatibilität.
• Geben Sie den Mitarbeitern Zugang, um sich in ihre Arbeitspläne einzuloggen.
• Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter Schichtwechsel oder Updates ohne Verwirrung anfragen können.

Einfacher Zugang zu Plänen verbessert die Kommunikation und Verantwortung im gesamten Team.

Schritt 16: Einrichtung einer teamweiten Kommunikationsmethode

Ein effektiver Arbeitsplan geht Hand in Hand mit einem starken Kommunikationssystem. Mitarbeiter sollten Folgendes tun können:

• Fragen zu ihren Schichten stellen
• Schichtänderungen anfordern
• Konflikte oder Bedenken bezüglich der Planung melden

Optionen für eine bessere Planungskommunikation umfassen:

• Einen Gruppenchat in einer Arbeitsplatz-App.
• Eine spezielle E-Mail-Adresse für schichtbezogene Anfragen.
• Ein automatisierter Chatbot, der häufige Fragen zur Planung beantworten kann.

Eine vereinfachte Kommunikationsstrategie erleichtert die schnelle Lösung von Planungsproblemen.

Schritt 17: Priorisieren Sie die Work-Life-Balance

Ein effektiver Mitarbeiterplan unterstützt nicht nur die Geschäftsabläufe, sondern respektiert auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter.Um die Work-Life-Balance zu fördern:

• Vermeiden Sie es, Mitarbeiter für übermäßige Überstunden einzuplanen.
• Verteilen Sie Wochenend- und Nachtschichten gerecht.
• Bieten Sie flexible Planungsoptionen, wo möglich.

Ein ausgewogenes Arbeitsumfeld führt zu zufriedeneren Mitarbeitern, geringerer Fluktuation und höherer Produktivität.

Schritt 18: Bieten Sie Wachstumschancen

Die Planung geht nicht nur darum, Schichten zu füllen - sie ist auch eine Gelegenheit, Mitarbeiter bei der Entwicklung ihrer Fähigkeiten und Karrieren zu unterstützen.Möglichkeiten, Wachstumschancen durch Planung zu bieten:

• Weisen Sie Mitarbeitern neue Rollen oder Verantwortlichkeiten zu.
• Bieten Sie Trainingsschichten an, in denen Mitarbeiter neue Fähigkeiten erlernen können.
• Rotieren Sie Führungspositionen unter den Mitarbeitern.

Durch die Integration von Lerngelegenheiten in den Plan können Unternehmen das Mitarbeiterengagement steigern und die Mitarbeiterbindung verbessern.

Schritt 19: Ermutigen Sie Mitarbeiter-Feedback

Mitarbeiter sind direkt von Planungsentscheidungen betroffen, daher ist es wichtig, regelmäßig Feedback einzuholen.Methoden zur Erfassung von Feedback umfassen:

• Anonyme Umfragen zur Fairness der Planung.
• Teambesprechungen, in denen Mitarbeiter Bedenken äußern können.
• Eine Vorschlagsbox für Ideen zur Planverbesserung.

Das Eingehen auf Mitarbeiterfeedback baut Vertrauen auf und hilft, die Planungsprozesse im Laufe der Zeit zu verbessern.

Schritt 20: Nutzen Sie die Technik

Die manuelle Planung kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Automatisierte Planungssoftware erleichtert den Prozess und stellt sicher, dass die Arbeitspläne für Mitarbeiter genau und fair sind.Wichtige Funktionen, die in einer Planungssoftware zu beachten sind:

• KI-gesteuerte Schichtempfehlungen basierend auf Geschäftsanforderungen.
• Automatisierter Schichttausch, damit Mitarbeiter Schichten einfach tauschen können.
• Arbeitsrechtskonformität Tracking zur Verhütung von Verstößen.

Der Einsatz von technologiegetriebenen Planungstools hilft Managern, Mitarbeitereinsatzpläne effizient zu erstellen.

Schritt 21: Fördern Sie ein positives Arbeitsumfeld

Ein Arbeitsplan ist nicht nur eine Liste von Schichten – er ist ein Spiegelbild der Unternehmenskultur. Ein unterstützender Planungsansatz schafft eine motiviertere Belegschaft.Wege zur Verbesserung des Arbeitsumfelds durch Planung:

• Zeigen Sie Flexibilität, wo es möglich ist.
• Erkennen Sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter an und berücksichtigen Sie Anfragen, wenn machbar.
• Vermeiden Sie Last-Minute-Planänderungen, die Stress verursachen.

Eine positive Planungserfahrung führt zu besserer Leistung, höherer Moral und verbessertem Teamwork.

Schritt 22: Suchen Sie nach Automatisierungs- und Personalisierungsmöglichkeiten

Jeder Mitarbeiter hat unterschiedliche Vorlieben und Verfügbarkeiten. Die Verwendung von personalisierten Planungsoptionen verbessert die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter.Einige Möglichkeiten zur Personalisierung der Planung umfassen:

• Die Auswahl bevorzugter Schichten zulassen.
• Selbstterminierungsoptionen für bestimmte Rollen anbieten.
• Individuelle Schichterinnerungen bereitstellen.

Ein automatisiertes Planungsystem mit personalisierten Schichtoptionen macht die Planung gerechter und anpassungsfähiger.

Schritt 23: Das beste Werkzeug für die Aufgabe verwenden

Die Erstellung eines Teamarbeitsplans kann manuell überwältigend sein, insbesondere für Unternehmen mit großen Belegschaften. Die Verwendung fortschrittlicher Planungswerkzeuge wie Shifton hilft Managern, den Arbeitsplan effizient zu erstellen, indem sie:

• Die Schichtplanung basierend auf den aktuellen Geschäftsanfordernissen automatisieren.
• Es den Mitarbeitern ermöglichen, Schichten nahtlos innerhalb des Systems zu tauschen.
• Echtzeitaktualisierungen bereitstellen, um Planungsprobleme zu vermeiden.

Shifton vereinfacht das Personalmanagement, verbessert die Planungseffizienz und reduziert die Verwaltungsbelastung, wodurch es Unternehmen erleichtert wird, reibungslos zu arbeiten.

Arten von Arbeitszeitplänen

Unterschiedliche Unternehmen benötigen unterschiedliche Planungsstrukturen, um ihre einzigartigen betrieblichen Bedürfnisse zu berücksichtigen. Die Art des verwendeten Arbeitsplans hängt von den Anforderungen der Branche, der Verfügbarkeit der Mitarbeiter und den organisatorischen Prioritäten ab. Nachfolgend sind einige der am häufigsten von Unternehmen implementierten Arbeitszeitpläne aufgeführt.

Vollzeit

Ein Vollzeitarbeitszeitplan besteht typischerweise aus 40 Stunden pro Woche, obwohl einige Branchen ihn anders definieren können. Mitarbeiter arbeiten in der Regel eine feste Anzahl von Stunden pro Tag, fünf Tage die Woche.Hauptvorteile von Vollzeitplänen:

• Bietet Arbeitsstabilität und ein konsistentes Einkommen für Mitarbeiter.
• Sorgt für regelmäßige Personalstände in Unternehmen, die eine konstante Abdeckung erfordern.
• Beinhaltet oft Vorteile wie Krankenversicherung, bezahlte Freizeit und Rentenpläne.

Vollzeitarbeitspläne funktionieren gut in Branchen wie Bürokonfigurationen, Gesundheitswesen, Einzelhandelsmanagement und Kundendienstzentralen, wo kontinuierlicher Betrieb und Personalkonsistenz erforderlich sind.

Teilzeit

Ein Teilzeitarbeitszeitplan umfasst im Allgemeinen weniger als 40 Stunden pro Woche. Mitarbeiter können feste oder variable Schichten haben, abhängig von den Bedürfnissen des Arbeitgebers.Hauptvorteile von Teilzeitplänen:

• Bietet Flexibilität für Studenten, Betreuungspersonen oder Personen, die mehrere Jobs ausbalancieren.
• Hilft Unternehmen, Arbeitskosten zu senken, während eine ausreichende Personaldecke erhalten bleibt.
• Bietet eine Lösung für Unternehmen mit saisonalem oder schwankendem Bedarf.

Teilzeitarbeitspläne sind üblich in Restaurants, Einzelhandelsgeschäften, Callcentern und der Gastgewerbebranche, wo Unternehmen Flexibilität in der Personalausstattung benötigen.

Fernarbeit/Flexible Arbeitspläne

Ein Fern- oder Flexibler Arbeitszeitplan ermöglicht es Mitarbeitern, von zu Hause oder einem anderen Ort außerhalb der traditionellen Büroumgebung zu arbeiten. Die Stunden können je nach Unternehmenspolitik festgelegt, variabel oder ergebnisbasiert sein.Hauptvorteile von Fernarbeit/Flexiblen Plänen:

• Erhöht die Autonomie der Mitarbeiter und das Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben.
• Reduziert Pendelzeiten und damit verbundene Kosten.
• Erweitert den Einstellungspool, indem es Unternehmen ermöglicht, Talente aus verschiedenen Orten zu rekrutieren.

Fern- und flexible Arbeitszeitpläne sind besonders effektiv in Branchen wie IT, Kundendienst, Content-Erstellung und Marketing, wo Aufgaben digital erledigt werden können, ohne dass eine physische Präsenz erforderlich ist.

5-4/9 Arbeitsplan

Der 5-4/9-Arbeitsplan ist ein komprimierter Plan, bei dem Mitarbeiter neun-Stunden-Schichten für acht Tage in einem Zwei-Wochen-Zeitraum arbeiten, gefolgt von einer acht-Stunden-Schicht und einem zusätzlichen freien Tag.Hauptvorteile des 5-4/9-Arbeitsplans:

• Ermöglicht Mitarbeitern jedes zweite Wochenende einen dreitägigen Urlaub.
• Erhöht die Produktivität, indem längere Arbeitstage angeboten werden, jedoch insgesamt weniger Arbeitstage.
• Reduziert Pendelkosten und verbessert das Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben.

Diese Art von Plan wird häufig in Regierungsbehörden, Büros und projektbasierten Branchen eingesetzt, die flexible Arbeitsstrukturen ermöglichen.

2-2, 3-2, 2-3 Arbeitsplan

Der 2-2, 3-2, 2-3-Plan ist ein rotierender Schichtplan, bei dem Mitarbeiter in Zyklen von zwei Arbeitstagen, zwei freien Tagen, drei Arbeitstagen usw. arbeiten.Hauptvorteile des 2-2, 3-2, 2-3-Plans:

• Bietet Mitarbeitern regelmäßige freie Tage zur Erholung.
• Gewährleistet 24/7-Geschäftsbetrieb ohne übermäßige Überstunden.
• Balanciert Arbeitslasten, indem Mitarbeiter durch verschiedene Schichten rotiert werden.

Dieser Plan ist ideal für Branchen wie Gesundheitswesen, Notdienste, Produktion und Sicherheit, wo kontinuierliche Besetzung erforderlich ist.

4/10 Arbeitsplan

Ein 4/10-Arbeitszeitplan besteht aus vier 10-Stunden-Arbeitstagen pro Woche, gefolgt von drei freien Tagen.Hauptvorteile des 4/10-Arbeitsplans:

• Gibt Mitarbeitern einen zusätzlichen freien Tag pro Woche und verbessert das Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben.
• Reduziert Pendelkosten, da Mitarbeiter weniger Tage zur Arbeit reisen müssen.
• Hilft Unternehmen, die Produktivität zu steigern, indem die Anzahl der Schichtübergänge reduziert wird.

Der 4/10 Zeitplan wird häufig in den Bereichen Kundensupport, Produktion, Logistik und Gesundheitswesen verwendet, wo längere Schichten die Effizienz verbessern können.

Arbeitszeitplan Beispiel und Vorlage

Die Erstellung eines strukturierten und klaren Arbeitsplans ist entscheidend für ein effizientes Arbeitsmanagement. Ein gut formatierter Plan gewährleistet, dass die Mitarbeiter ihre Schichten im Voraus kennen, verhindert Terminüberschneidungen und verbessert die allgemeine Teamkoordination.Unten ist ein Beispiel für eine grundlegende Arbeitsplanvorlage, die in verschiedenen Branchen verwendet werden kann:

Mitarbeitername	Position	Montag	Dienstag	Mittwoch	Donnerstag	Freitag	Samstag	Sonntag	Gesamtstunden
John Doe	Kassierer	9 AM - 5 PM	9 AM - 5 PM	FREI	1 PM - 9 PM	9 AM - 5 PM	FREI	FREI	32
Sarah Smith	Bedienung	FREI	10 AM - 6 PM	10 AM - 6 PM	FREI	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	40
Mark Lee	Manager	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	FREI	FREI	40

Wie man diese Arbeitsplanvorlage nutzt:

• Listen Sie die Namen und Rollen der Mitarbeiter auf, um die Verantwortlichkeiten zu klären.
• Weisen Sie Schichten basierend auf Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu.
• Stellen Sie eine faire Verteilung der Schichten sicher, um Überarbeitung oder Unterbesetzung zu vermeiden.
• Geben Sie freie Tage deutlich an, damit die Mitarbeiter wissen, wann sie nicht eingeplant sind.
• Berechnen Sie die Gesamtstunden, um die Lohnkosten im Auge zu behalten und die Einhaltung der Arbeitsvorschriften sicherzustellen.

Eine strukturierte Planvorlage hilft Unternehmen, organisiert zu bleiben, die Transparenz zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

Wie Shifton das Erstellen von Arbeitsplänen vereinfacht

Das manuelle Verwalten von Arbeitsplänen kann zeitaufwendig sein, insbesondere für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, rotierenden Schichten oder einem 24/7-Betrieb. Shifton, ein intelligentes Tool für das Arbeitsmanagement, vereinfacht den Prozess durch:

• Automatisierte Planung zur Eliminierung manueller Fehler.
• Mitarbeiter-Selbstbedienungsoptionen für Schichttausch und Verfügbarkeitsaktualisierungen.
• Echtzeit-Updates zur Vermeidung von Konflikten und kurzfristigen Änderungen.
• Compliance-Tracking zur Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen.

Shifton ermöglicht es Managern, Arbeitspläne in Minuten zu erstellen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Planungseffizienz insgesamt zu verbessern.