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チームの勤務スケジュールを作成する方法：23のステップ

Effortlessly organize employee shifts with our 23-step weekly work schedule guide.

作成者

ダリア・オリエシュコ

公開日

26 7月 2022

読書時間

3 - 5 分の読書

しっかりと構築された勤務スケジュールは、どのビジネスにおいても不可欠です。レストラン、小売店、コールセンター、リモートチームを管理している場合でも、適切に計画された従業員のスケジュールは、スムーズな業務運営を保証し、対立を減らし、従業員のエンゲージメントを高めます。不適切なスケジュールは、シフトの見逃し、急な調整、バーンアウト、及びコンプライアンスの問題を引き起こします。従業員が事前にスケジュールを受け取らないと、不確実性とストレスが生じ、生産性と全体的な士気に影響を与えます。しかし、計画的なチームの勤務スケジュールは人員配置を最適化し、効率を向上させ、従業員に公平でバランスの取れた業務量を確保します。適切なアプローチとスケジューリングツールを使用することで、シフト計画を効率化し、ビジネスの継続を保証することができます。このガイドは、管理者が運用ニーズを満たし、コンプライアンスを確保し、従業員を満足させる勤務スケジュールを作成するのに役立つ23の実践的なステップを提供します。

勤務スケジュールとは？

勤務スケジュールとは、従業員が働く時間を示す構造的な計画です。これにより、企業は以下を実現します：

ビジネスの要求に基づいた十分なカバーを保証します。
従業員間での負荷を公平に分配します。
労働コストを最小限に抑えながら、生産性を最適化します。
労働法および会社方針を遵守します。

よく設計された勤務スケジュールは、企業のニーズ、従業員の利用可能性、およびシフトの公平性を考慮し、バランスの取れた効率的な労働力を実現します。

優れた勤務スケジュールとは？

すべてのスケジュールが効果的というわけではありません。優れた勤務スケジュールとは、明確で予測可能、かつアクセス可能でありながら、雇用者と従業員の両方に柔軟性を許容するものです。以下の重要な特徴がスケジューリングの効果を高めます：

リアルタイム更新

ビジネスには変化が必要であり、スケジュールはリアルタイムでの予期せぬ変化に適応できる必要があります。従業員が病欠の電話をした場合、管理者はすぐにシフトを調整できるべきです。

モバイルアクセス

現代の勤務スケジュールは、いつでもどこでもデバイスからアクセス可能であり、従業員がシフトを確認したり、変更をリクエストしたり、更新を受け取ったりできるようにすべきです。

アラートとリマインダー

自動化されたシフトリマインダーは、従業員がスケジュールに追従し、欠勤を減少させ、すべてのシフトが混乱なくカバーされることを保証します。

勤務スケジュールの作成に関する23のヒント

ステップ1: 労働目標を定める

勤務スケジュールを作成する前に、異なる時間に必要な従業員数を理解する必要があります。これには、ビジネスのパターンを分析し、ピーク時とスロー時を特定し、過剰な人員配置を避けながら、需要に応じて十分な労働者がいることを確認することが含まれます。履歴データを評価し、顧客のトラフィックが最も多い時間帯を特定します。例えば、レストランを経営している場合、夕方や週末が最も忙しいかもしれませんが、週中の朝はスタッフが少なくても問題ないでしょう。オフィスや小売店では、ピーク時は昼食時や勤務時間後になるかもしれません。加えて、従業員の生産性レベルも考慮します。ある従業員は特定の時間帯により効率的に働くため、強みを基にシフトを割り当てることで運営効率を向上させることができます。目標は労働コストをバランスさせながら、優れた顧客サービスとビジネスパフォーマンスを維持することです。

ステップ2: 連邦および地域の労働法を遵守する

各国、州、または地域はそれぞれ異なる労働法があり、勤務スケジュールを規定しています。これらの法律は、最大労働時間、残業手当、休憩、必要なスケジューリング通知などの側面をカバーしています。これらの法律を遵守しないと、罰金、法的紛争、従業員からの評判の低下を招く可能性があります。どのスケジュールも最終決定する前に、関連するすべての労働規制を満たしていることを確認してください。コンプライアンスの重要な考慮事項のいくつかには以下が含まれます：

適切な補償なしに従業員が法的な残業制限を超えないことを確保する。
食事休憩や休息などの必要な休憩時間をスケジュールする。
雇用者が従業員にシフトの事前通知をすることを求める、公正な労働週間法に従うこと。

スケジューリングソフトウェアを使用すると、潜在的な違反を特定することでコンプライアンスを自動化し、すべてのシフトが法的要件を満たすようにすることができます。

ステップ3: チームを知る

バランスの取れた勤務スケジュールは、各従業員のスキル、強み、そして勤務の好みを考慮します。これにより、従業員が評価され、最高のパフォーマンスを発揮できる生産的な職場環境が生まれます。理解するための時間を取ります：

誰がどのタスクや役割で優れているか。
誰が朝、夕方、または夜のシフトを好むか。
育児責任や学業の制約がある人は誰か。

これらの要因を理解することで、パフォーマンスと仕事の満足度を高める勤務スケジュールを作成することができます。従業員のニーズが考慮されていると感じると、よりエンゲージメントが高まり、より良い結果を出し続けます。

ステップ4: 従業員のスケジュールに対する希望を尊重する

ビジネスのニーズを優先すべきですが、従業員のスケジュールに対する希望を尊重することは、士気を改善し欠勤を減少させることができます。予測可能なスケジュールを持つ従業員は、より満足し、生産的です。運営を損なうことなく希望を取り入れるために、以下を考慮します：

従業員が事前に利用可能性を提出できるようにする。
週末や休日のための公平なローテーションを作成する。
柔軟性が必要な従業員のためにシフト交換オプションを提供する。

すべてのリクエストを満たすことが常に可能でなくても、従業員の希望が重要であると示すことで、信頼が築かれ、離職率が減少します。

ステップ5: 従業員を巻き込む

スケジューリングの決定に従業員を参加させることで、協力的な職場文化を育み、全体的な満足度を向上させます。従業員が意見を持つと感じたとき、担当のシフトにもっとコミットする傾向があります。従業員を巻き込む方法には以下が含まれます：

従業員が希望する勤務日や時間を提出できるオープンリクエストシステムを使用する。
管理者の承認を得てシフトを交換できるようにする。
スケジューリングの方針や懸念を話し合うために、アンケートや会議を実施する。

従業員に勤務スケジュールに対する意見を持たせることで、企業はより積極的で協力的な職場環境を構築できます。

ステップ6: 従業員の可用性を収集する

勤務スケジュールを最終決定する前に、従業員の可用性に関する正確な情報を収集することが重要です。これにより、土壇場での変更、スケジュールの競合、未充填のシフトを防ぐことができます。可用性を収集する最良の方法は、従業員が希望する勤務時間を更新できるデジタルスケジューリングシステムを利用することです。これにより、頻繁なコミュニケーションのやり取りが不要となり、スケジュールがリアルタイムの従業員の可用性と一致することが保証されます。

ステップ7: 先を見越して計画する

最大のスケジューリングのミスの一つは、土壇場でシフトを割り当てることです。先々のスケジュールを計画することで、管理者や従業員のストレスを防ぐことができます。最適な結果を得るために:

少なくとも2週間前にスケジュールを作成します。
潜在的な競合を特定し、早期に調整を行います。
スケジュールが確定したらすぐに共有します。

このアプローチにより、従業員は自分の生活を計画するための十分な時間が得られ、ビジネスの円滑な運営が確保されます。

ステップ8: バックアッププランを作成する

最も詳細に計画されたスケジュールでも、病欠や緊急事態、土壇場での変更によって予期せぬ中断が発生することがあります。バックアッププランがあることで、ビジネスは大きな問題を起こさずに運営を続けられます。バックアップ戦略の例:

短時間でシフトをカバーできるオンコールの従業員リストを保持します。
必要に応じて複数の役割をこなせるよう従業員を交差トレーニングします。
迅速な調整やシフト交換が可能なスケジューリングソフトウェアを導入します。

スケジュールの中断に対する積極的なアプローチにより、不要なストレスを防ぎ、チームの機能を効率的に保ちます。

ステップ9: スケジュールを作成する方法を決定する

勤務スケジュールを作成する方法は複数あり、それぞれに利点と欠点があります。最も一般的な方法は次のとおりです:

手動スケジューリング - スプレッドシートやホワイトボードを使用して手動でスケジュールを作成および調整します。
自動スケジューリングソフトウェア - ビジネスニーズ、従業員の可用性、コンプライアンス規則に基づいて勤務スケジュールを生成します。
ハイブリッドアプローチ - 手動入力と自動化を組み合わせて正確性と効率性を向上させます。

適切なスケジューリング方法の選択は、従業員の規模、ビジネスの複雑性、要求される柔軟性のレベルによります。

ステップ10: スケジュールを作成する

すべての重要な要素が考慮されたら、実際の勤務スケジュールを作成する時です。構造的なアプローチに従ってください:

ビジネス需要に基づいてシフトを割り当てます。
公平な業務の負荷分散を確保します。
休憩や時間外勤務を含む法的要件を考慮します。
従業員の可用性に基づいてスケジュールを調整します。
競合や欠勤するシフトがないかスケジュールを確認します。

よく計画されたスケジュールは、運営上のニーズと従業員のやる気と生産性を両立させるべきです。

ステップ11: 事前にスケジュールを公開する

従業員は、スケジュールが早めに提供されると、それに応じて計画を立てることができます。スケジュールへの早期アクセスは、ワークライフバランスを向上させ、無断欠勤を減少させ、仕事の満足度を高めます。ベストプラクティスには以下があります:

少なくとも2週間前にスケジュールを公開します。
各シフトの前にスケジュールのリマインダーを送信します。
必要に応じて従業員に確認や変更を要求することを許可します。

明確でタイムリーなスケジューリングによって、ビジネスは混乱を減らし、より組織的な労働力を育成できます。

ステップ12: 従業員の強みを基にスケジュールを組む

バランスの取れたチーム勤務のスケジューリングは、単にシフトを埋めることではなく、適切な従業員を適切な役割に、適切なタイミングで割り当てることにあります。従業員にはさまざまなスキルセット、エネルギーレベル、生産性のパターンがあり、これらの強みを活用することで効率が向上します。戦略的にスケジュールを立てるには:

サービス品質を維持するために、経験豊富な従業員を需要の高いシフトに割り当てます。
新入社員を指導役として経験豊富な従業員と共にスケジュールを組みます。
技術的な専門知識やリーダーシップを要する役割が最適なスタッフによってカバーされていることを確認します。

このアプローチにより、従業員が対応できないタスクの過負荷を防ぎ、シフト全体のパフォーマンスを最大化します。

ステップ13: 一般的なスケジューリングエラーを確認する

入念な計画にもかかわらず、スケジューリングにはミスが発生することがあります。勤務スケジュールを最終決定する前に、以下の点を確認してください:

二重予約 - 同じ時間に同じ役割に2名の従業員が誤って割り当てられること。
ピーク時の人手不足 - 需要の高い時間帯に十分なカバーがないこと。
連続シフト - 従業員が深夜勤務の後に早朝勤務にスケジュールされ、疲労を招くこと。
過度の残業 - 法律や会社の制限を超えた勤務が発生すること。

スケジュールの迅速な品質チェックにより、法律に適合し、公平で、ビジネス成功向けに最適化された勤務表を保証できます。

ステップ14: チームにスケジュールを共有する

勤務スケジュールを作成すると、従業員は自分のシフトにすぐにアクセスできる必要があります。スケジュールを適切に配布しないと、混乱、シフトの欠席、フラストレーションを引き起こす可能性があります。スケジュールを共有するためのベストプラクティス：

従業員がオンラインでシフトを確認できるようにするクラウドベースのスケジューリングツールを使用します。
掲示板や会社のポータルのようにスケジュールを一箇所に掲示します。
SMSやメールで自動通知を送り、従業員に次のシフトを思い出させます。

明確でアクセスしやすいスケジュールを提供することで、従業員は情報を得て、不要な質問や誤解を減らすことができます。

ステップ15：スケジュールが簡単にアクセス可能であることを確認する

従業員は、どこからでもいつでも自分のシフトを確認できるべきです。モバイルフレンドリーなスケジュールシステムは、紙のスケジュールやマネージャーへの絶え間ない電話をなくします。アクセスの向上のために：

モバイル互換性のあるスケジューリングプラットフォームを使用します。
従業員に自分の勤務スケジュールにアクセスするためのログイン情報を提供します。
従業員が混乱せずにシフトの変更や更新を求めることができるようにします。

スケジュールへの簡単なアクセスは、通信と責任を向上させます。

ステップ16：チーム全体のコミュニケーション方法を確立する

効果的なチームの勤務スケジュールは、強力なコミュニケーションシステムと密接に関連しています。従業員は以下を行う方法を持つべきです：

シフトについて質問をする
シフトの変更を依頼する
スケジュールの矛盾点や懸念を報告する

スケジュール通信を向上させるためのオプションには以下があります：

職場アプリでのグループチャット。
シフト関連の問い合わせ用に指定されたスケジュールメール。
スケジューリングに関する一般的な質問に答える自動化されたチャットボット。

合理化された通信戦略により、スケジュールの問題を迅速に解決することが容易になります。

ステップ17：仕事と生活のバランスを優先する

効果的な従業員スケジュールは、ビジネスの運営をサポートするだけでなく、従業員の健康にも配慮します。仕事と生活のバランスを促進するために：

過剰な残業を避けます。
週末と夜間のシフトを公正に配分します。
可能な限り柔軟なスケジュールオプションを提供します。

バランスの取れた作業環境は、従業員の幸福度を高め、離職率を低下させ、生産性を向上させます。

ステップ18：成長の機会を提供する

スケジューリングはシフトを埋めるだけでなく、従業員がスキルを向上させ、キャリアを発展させる機会です。スケジューリングを通じて成長の機会を提供する方法：

新しい役割や責任を従業員に割り当てます。
従業員が新しいスキルを学ぶことができる研修シフトを提供します。
スタッフ間でリーダーシップの機会をローテーションさせます。

学習の機会をスケジュールに組み込むことで、企業は従業員のエンゲージメントを高め、定着率を向上させることができます。

ステップ19：従業員からのフィードバックを奨励する

従業員はスケジューリングの決定に直接影響を受けるため、定期的にフィードバックを求めることが重要です。フィードバックを収集する方法：

スケジュールの公平性についての匿名調査。
従業員が懸念を述べることができるチームミーティング。
スケジュール改善のためのアイデアを入れる提案箱。

従業員のフィードバックに応えることで、信頼が築かれ、時間と共にスケジュールのプロセスが改善されます。

ステップ20：テクノロジーを活用する

手動でのスケジューリングは時間がかかり、間違いが生じやすいです。自動スケジューリングソフトウェアはプロセスを簡略化し、従業員の勤務スケジュールを正確かつ公平にします。スケジューリングソフトウェアで探すべき主な機能：

ビジネスニーズに基づいたAI駆動のシフト提案。
従業員が簡単にシフトを交換できる自動化されたシフト交換機能。
労働法順守の追跡機能で違反を防ぎます。

テクノロジー駆動のスケジューリングツールを使用することで、管理者は効果的に従業員スケジュールを作成できます。

ステップ21：ポジティブな職場環境を育む

勤務スケジュールはシフトのリストだけではなく、企業文化の反映でもあります。サポート的なスケジュールアプローチは、よりやる気のある従業員を生み出します。スケジューリングを通じて職場環境を改善する方法：

可能な限り柔軟性を示します。
従業員のニーズを認識し、可能な場合はリクエストに対応します。
ストレスを引き起こす最後の瞬間のスケジュール変更を避けます。

ポジティブなスケジューリング体験は、パフォーマンスの向上、士気の向上、チームワークの改善につながります。

ステップ22：自動化とパーソナライズの機会を探る

各社員には異なる好みと利用可能な時間があります。個別化されたスケジューリングオプションを使用することで、社員の満足度とエンゲージメントが向上します。スケジューリングを個別化する方法には以下があります:

希望するシフトの選択を許可する。
特定の役割に対してセルフスケジューリングオプションを提供する。
個々のシフトリマインダーを提供する。

個別のシフトオプションを備えた自動スケジューリングシステムは、スケジューリングをより公正で適応性のあるものにします。

ステップ23：仕事に最適なツールを使用する

大規模な労働力を抱える企業では、チームの勤務スケジュールを手動で作成するのは圧倒されることがあります。Shiftonのような高度なスケジューリングツールを使用することで、マネージャーは効率的に勤務スケジュールを作成できます:

リアルタイムのビジネスニーズに基づいてシフト計画を自動化する。
従業員がシステム内でシームレスにシフトを交換できるようにする。
スケジュールの競合を避けるためにリアルタイムの更新を提供する。

Shiftonは労働力管理を簡素化し、スケジューリングの効率を向上させ、管理業務の負担を軽減し、企業がスムーズに運営できるようにします。

勤務スケジュールの種類

異なる企業は、その独自の運営ニーズに合わせた異なるスケジューリング構造を必要とします。使用する勤務スケジュールの種類は、業界の需要、従業員の利用可能性、組織の優先順位に依存します。以下は、多くの企業で導入されている一般的な勤務スケジュールの一部です。

フルタイム

フルタイムの勤務スケジュールは通常、週40時間で構成されますが、業界によって定義が異なる場合があります。通常、従業員は1日あたり一定の時間勤務し、週に5日間働きます。フルタイムスケジュールの主な利点:

従業員に安定した仕事と収入を提供する。
定期的なスタッフ確保が必要な企業に対して、安定した人員配置を確保する。
医療保険、有給休暇、退職金制度などの福利厚生が含まれることが多い。

フルタイムのスケジュールは、企業オフィス、医療、流通管理、および継続的な運営と労働力の一貫性を必要とする顧客サービスセンターなどの業界で効果的です。

パートタイム

パートタイムの勤務スケジュールは通常、週40時間未満の労働を意味します。従業員は、雇用主のニーズに応じて固定または変動するシフトを持つことがあります。パートタイムスケジュールの主な利点:

学生、介護者、または複数の仕事を掛け持ちする人に柔軟性を提供する。
適正な人員配置を維持しつつ、企業の労働コスト削減に寄与する。
季節的または需要の変動がある企業にとっての解決策を提供する。

パートタイムスケジュールは、柔軟な人員配置を必要とする飲食店、小売店、コールセンター、およびホスピタリティ業界で一般的です。

リモート/柔軟な勤務スケジュール

リモートまたは柔軟な勤務スケジュールは、従業員が従来のオフィス環境外で自宅や任意の場所から働くことを可能にします。勤務時間は、会社の方針に応じて固定、変動、または成果重視であることがあります。リモート/柔軟なスケジュールの主な利点:

従業員の自律性とワークライフバランスを向上させる。
通勤時間と関連費用を削減する。
様々な場所からの人材を採用できるようにする。

IT、顧客サービス、コンテンツ作成、マーケティングなど、物理的な存在を必要とせずにデジタルで完了できるタスクがある業界で、リモートおよび柔軟な勤務スケジュールは特に効果的です。

5-4/9勤務スケジュール

5-4/9勤務スケジュールは、従業員が2週間のうち8日間、9時間のシフトを働き、その後、1日8時間のシフトと1日の追加休みを取る圧縮スケジュールです。5-4/9勤務スケジュールの主な利点:

従業員は隔週で週末3日間の休みを持つことができる。
仕事の日数を減らしながら、長い労働時間を提供して生産性を向上させる。
通勤費を削減し、ワークライフバランスを改善する。

このタイプのスケジュールは、柔軟な労働構造に対応できる政府機関、企業オフィス、プロジェクトベースの業界で一般的に使用されます。

2-2、3-2、2-3勤務スケジュール

2-2、3-2、2-3スケジュールは回転するシフトスケジュールで、従業員が2日勤務し、2日休み、3日勤務し続けるサイクルで働きます。2-2、3-2、2-3スケジュールの主な利点:

定期的な休息のために従業員へ定期的に休みを提供する。
過剰な残業なしで24時間365日の業務を確保する。
従業員を異なるシフトに回すことで労働負荷をバランスさせる。

このスケジュールは、医療、緊急サービス、製造、セキュリティなどの継続的な人材配置が必要な業界に最適です。

4/10スケジュール

4/10勤務スケジュールは、毎週4日間の10時間勤務が続き、その後3日間の休みがあるスケジュールです。4/10勤務スケジュールの主な利点:

毎週余分な1日休みがあることでワークライフバランスを改善する。
従業員が出勤する日数が減るため、通勤費用を削減する。
交替勤務の数を減らすことで企業の生産性を向上させる。

4/10シフトは、カスタマーサポート、生産、物流、医療業界で広く使用されており、効率の向上に役立ちます。

作業スケジュールの例とテンプレート

構造化され明確な作業スケジュールの作成は、効率的な人材管理において重要です。適切にフォーマットされたスケジュールは、従業員が事前にシフトを認識し、スケジュールの衝突を防ぎ、全体的なチームの調整を改善します。以下は、さまざまな業界で使用できる基本的な作業スケジュールテンプレートの例です：

従業員名	役職	月曜日	火曜日	水曜日	木曜日	金曜日	土曜日	日曜日	総時間
ジョン・ドウ	レジ係	午前9時 - 午後5時	午前9時 - 午後5時	休み	午後1時 - 午後9時	午前9時 - 午後5時	休み	休み	32
サラ・スミス	サーバー	休み	午前10時 - 午後6時	午前10時 - 午後6時	休み	午後4時 - 午前0時	午後4時 - 午前0時	午後4時 - 午前0時	40
マーク・リー	マネージャー	午前8時 - 午後4時	午前8時 - 午後4時	午前8時 - 午後4時	午前8時 - 午後4時	午前8時 - 午後4時	休み	休み	40

この作業スケジュールテンプレートの使い方：

責任を明確にするために、従業員の名前と役割をリストします。
作業負荷の需要と従業員の可用性に基づいてシフトを割り当てます。
過労または人手不足を防ぐために、公平なシフト配分を行います。
出勤していない日を明確に示し、従業員が勤務していない日を認識します。
労働コストを追跡し、作業規則を遵守していることを確認するために、総時間を計算します。

構造化されたスケジュールテンプレートは、企業が組織化を維持し、透明性を向上させ、生産性を向上させるのに役立ちます。

Shiftonが作業スケジュール作成を簡単にする方法

手動で作業スケジュールを管理することは、複数の従業員、ローテーションシフト、24時間365日営業を行う企業にとって時間がかかる場合があります。Shiftonは、スマートな人材管理ツールであり、以下を提供することでプロセスを簡略化します：

手動エラーを排除するための自動スケジューリング。
シフト交替や可用性の更新のための従業員セルフサービスオプション。
リアルタイムの更新で、衝突や最後の変更を防ぎます。
労働法遵守のための追跡。

Shiftonを使用すると、管理者は数分で作業スケジュールを作成し、管理作業を軽減し、全体的なスケジュール効率を向上させることができます。