Modèle de planning hebdomadaire imprenable pour employés [Excel]

Si vous créez encore des plannings manuellement avec un crayon et du papier, vous dépensez un temps et une énergie précieux qui pourraient être mieux utilisés pour former les employés, interagir avec les clients, améliorer vos produits et services, ou vous attaquer à d'autres tâches qui contribuent à la croissance et au succès de votre entreprise.

Comment utiliser ce modèle

ÉTAPE 1

Entrez les informations des employés

Étape 1 : Entrez les informations des employés Sur l'onglet rose intitulé Employés, entrez les noms de tous vos membres du personnel. Vous pouvez également inclure des informations supplémentaires telles que des coordonnées ou le poste.

ÉTAPE 2

Créer des quarts et des rôles

Étape 2 : Créer des quarts et des rôles Sur l'onglet bleu intitulé Quarts, entrez les heures de début et de fin pour les quarts. Dans la section Types de quarts, listez les noms de chaque type de quart (par exemple, manager, serveur, hôte, chef d'équipe, etc.).

ÉTAPE 3

Commencer à planifier

Étape 3 : Une fois les employés et les quarts configurés, utilisez les menus déroulants pour attribuer les quarts aux employés pour chaque jour. Pour ajuster la semaine, il suffit de mettre à jour la date de début en haut du planning.

Créer des plannings pour les employés peut être une tâche décourageante. Pour réduire la confusion et gagner du temps, vous pouvez utiliser nos modèles gratuits de planning de travail. Dans l'article ci-dessous, nous expliquerons comment les utiliser et les créer plus efficacement.

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Qu'est-ce qu'un modèle de planning pour employés ?

Un modèle de planning de travail pour employés est un outil commercial qui simplifie l'attribution des quarts entre les employés. Un modèle typique (payant ou gratuit) comprend un planning hebdomadaire ou mensuel avec une structure logique et des surlignages codés par couleur qui aident à s'assurer qu'aucune information importante n'est manquée, ainsi que des fonctionnalités ( telles que des formules) qui empêchent les situations où personne n'est affecté à un quart ou une personne est programmée pour trop de quarts consécutifs. Vous pouvez utiliser nos modèles gratuits de planning de travail dans Excel pour éviter les tracas de la planification manuelle et prévenir les erreurs de planification qui peuvent affecter vos opérations.

Que doit-on inclure dans votre modèle de planning pour employés

Lors de la création de votre modèle de planning, gardez à l'esprit l'utilisateur final—les employés. Cela signifie que le planning doit inclure tous les détails nécessaires sur les équipes pour les employés :

Noms de tous les employés, ainsi que les coordonnées du responsable qui peut répondre aux questions ou aider avec les demandes liées aux quarts
Dates de début et de fin claires pour le planning
Heures de début et de fin des quarts
Pauses et périodes de repas
Rôles ou responsabilités spécifiques pour chaque quart

Comment utiliser un modèle de planning pour employés

Utiliser un modèle de planning pour employés gratuit est simple :

Entrez les données des employés : Entrez le nombre d'employés, leurs noms, préférences et éventuellement les coordonnées.
Attribuer les quarts : Attribuez les quarts en fonction de la disponibilité des employés, des exigences de l'entreprise et de la charge de travail.
Réviser et ajuster : Vérifiez le planning pour tout conflit potentiel, comme des employés réservés deux fois ou des quarts manquants.
Assurez-vous que tout le monde l'a vu : Assurez-vous que tout le monde a vu le planning ou a reçu une copie physique.

Comment créer un planning de quarts dans Excel ?

Excel dispose d'outils intégrés qui le rendent idéal pour créer des modèles de planning de travail gratuits. Pour commencer :

Ouvrez Excel : Lancez Excel et créez un nouveau classeur.
Choisissez un modèle : Recherchez un modèle de planning de travail gratuit qui correspond aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez commencer avec une feuille blanche si vous ne trouvez pas de modèle approprié.
Entrez les informations nécessaires : Entrez tous les détails pertinents tels que les noms des employés, les quarts et les heures.
Utilisez des formules : Vous pouvez utiliser les formules intégrées d'Excel pour calculer le total des heures travaillées, la disponibilité des employés ou la durée des quarts. Maîtriser les formules prendra un certain temps car toutes ne sont pas simples.
Personnalisez votre modèle : Ajustez les colonnes et la mise en page pour correspondent à vos exigences spécifiques.
Sauvegarder et imprimer : Enregistrez le document et imprimez-le si nécessaire.

Tester votre modèle de planning pour employés

Après avoir préparé votre planning, n'oubliez pas de le tester pour garantir sa clarté et son utilité :

Assurez-vous que toutes les informations sont affichées correctement et que les formules fonctionnent bien.
Demandez à l'un de vos employés de revoir le planning et de vérifier à quelle vitesse il peut comprendre tous les détails nécessaires, tels que le nombre de leurs quarts et les jours. Si trouver les informations nécessaires prend plus de 30 secondes, votre planning nécessite une simplification.

Nous vous souhaitons une gestion des quarts fluide et efficace avec notre modèle de planning de travail pour employés gratuit dans Excel.