Kuidas koostada oma meeskonnale tööajakava: 23 sammu

Hästi struktureeritud töögraafik on igale ettevõttele hädavajalik. Olgu tegu siis restorani, jaekaupluse, kõnekeskuse või kaugtöö meeskonnaga, korralikult planeeritud töötajate graafik tagab sujuva töö, vähendab konflikte ja hoiab töötajaid kaasatuna.Halb ajaplaneerimine põhjustab vahelejäänud vahetusi, viimasel minutil tehtavaid muudatusi, läbipõlemist ja vastavuse probleeme. Kui töötajad ei saa oma graafikut ette, tekitab see ebakindlust ja stressi, mis mõjutab tootlikkust ja üldist meeleolu.Siiski optimeerib hästi planeeritud meeskonna töögraafik personalipaigutust, parandab efektiivsust ja tagab töötajatele õiglase ja tasakaalustatud töökoormuse. Õige lähenemise ja ajaplaneerimise tööriistade abil saate vahetuste planeerimise lihtsustada ja tagada äritegevuse järjepidevuse.See juhend pakub 23 praktilist sammu, mis aitavad juhtidel koostada töögraafiku, mis vastab tegevusvajadustele, tagab vastavuse ja hoiab töötajad rahulolevana.

Mis on töögraafik?

Töögraafik on struktureeritud plaan, mis määrab, millal töötajad töötavad. See aitab ettevõtetel:

• Tagada piisav personalikatvus vastavalt ettevõtte nõudmistele.
• Jaotada töökoormus õiglaselt töötajate vahel.
• Optimeerida tootlikkust samal ajal tööjõukulusid minimeerides.
• Tagada vastavus tööõigusele ja ettevõtte eeskirjadele.

Hästi kujundatud töögraafik arvestab ettevõtte vajadusi, töötajate kättesaadavust ja vahetuste õiglust, et luua tasakaalustatud ja efektiivne tööjõud.

Mis muudab töögraafiku suurepäraseks?

Mitte kõik graafikud ei ole tõhusad. Suurepärane töögraafik on selge, etteennustatav ja kättesaadav ning võimaldab paindlikkust nii tööandjale kui ka töötajatele. Järgnevad võtmeomadused muudavad ajaplaneerimise tõhusaks:

Reaalajas uuendused

Iga ettevõtte vajadused muutuvad, ja graafikud peavad suutma ootamatutele muutustele reaalajas reageerida. Kui töötaja teatab haigestumisest, peaksid juhatajad saama vahetusi kohe kohandada.

Mobiilne ligipääs

Kaasaegne töögraafik peaks olema ligipääsetav igalt seadmelt, võimaldades töötajatel oma vahetustega tutvuda, muudatused taotleda ja uuendusi saada liikvel olles.

Teatised ja meeldetuletused

Automatiseeritud vahetuste meeldetuletused aitavad töötajatel õigel kursil püsida, vähendades puudumisi ja tagades, et kõik vahetused on katse ilma segaduseta.

23 nõuannet, kuidas koostada töögraafikut

Samm 1: Määrake oma tööjõueesmärgid

Enne kui koostate töögraafiku, peate mõistma, kui palju töötajaid on erinevatel aegadel vaja. See hõlmab ärimustrite analüüsimist, tipu- ja vaiksemate perioodide tuvastamist ning tagamist, et töötajaid on piisavalt, et täita nõudlust ilma ülepersonaliseerimiseta.Alustage ajalooliste andmete hindamisest, et välja selgitada, millal on kliendiliiklus kõrgeim. Kui juhite restorani, võivad näiteks õhtud ja nädalavahetused olla kõige kiirem aeg, samas kui nädala keskhommikud võivad vajada vähem töötajaid. Kontorites või jaekauplustes võivad tipptunnid olla lõunapausi ajal või pärast tööaega.Lisaks arvestage töötajate tootlikkuse tasemetega. Mõned töötajad töötavad teatud ajal päevas tõhusamalt, nii et tugevuste põhjal vahetuste määramine võib operatiivset efektiivsust suurendada. Eesmärk on tasakaalustada tööjõukulusid, säilitades samal ajal suurepärase klienditeeninduse ja äriperformance.

Samm 2: Järgige föderaalseid ja kohalikke tööseadusi

Igal riigil, osariigil või piirkonnal on erinevad tööseadused, mis reguleerivad töögraafikuid. Need seadused käsitlevad näiteks maksimaalseid tööaegu, ületunnitasu, puhkepause ja nõutavaid ajaplaneerimise teavitusi. Nende seaduste eiramine võib põhjustada trahve, õigusvaidlusi ja negatiivset mainet töötajate seas.Enne graafiku lõplikku kinnitamist veenduge, et see vastaks kõigile asjakohastele tööseadustele. Mõned peamised vastavuse kaalutlused hõlmavad:

• Veenduge, et töötajad ei ületaks seadusega määratud ületunnilimiite ilma nõuetekohase hüvitiseta.
• Nõutud puhkepause, näiteks söögi- ja puhapausid, ajastamine.
• Õiglast töönädala seadust järgimine, mis nõuab tööandjalt, et töötajatele antaks ette teada oma vahetustest.

Ajaplaneerimise tarkvara kasutamine saab aidata automaatselt vastavust tekitada, märgistades võimalikke rikkumisi ja tagades, et kõik vahetused vastavad seaduslikele nõuetele.

Samm 3: Tutvuge oma meeskonnaga

Hästi tasakaalustatud töögraafik arvestab iga töötaja oskusi, tugevusi ja tööeelistusi. See aitab luua produktiivse töökeskkonna, kus töötajad tunnevad end väärtustatuna ja töötavad oma parima tulemuse nimel.Võtke aega, et mõista:

• Kes on millistes ülesannetes ja rollides parim?
• Kes eelistab hommiku-, õhtu- või öötööd?
• Kes omab piiranguid, nagu lapsehoiu- või koolikohustused?

Nende tegurite mõistmine võimaldab teil luua töögraafiku, mis parandab tööjõudlust ja töörahu. Töötajad, kes tunnevad, et nende vajadusi arvestatakse, on tõenäolisemalt kaasatud ja annavad paremaid tulemusi.

Samm 4: Austage oma töötajate graafikueelistusi

Kuigi ettevõtte vajadused peaksid esikohal olema, võivad töötajate ajaplaneerimiseelistuste austamine parandada moraali ja vähendada puudumisi. Töötajad, kellel on etteennustatavad graafikud, on rohkem rahul ja produktiivsed.Eelistuste majutamiseks ilma tegevust kompromiteerimata, kaaluge:

• Luba töötajatel eelnevalt oma kättesaadavust esitada.
• Loo õiglane vahetuste rotatsioon nädalavahetusteks ja pühadeks.
• Paku vahetuste vahetusvõimalusi töötajatele, kes vajavad paindlikkust.

Isegi kui kõiki taotlusi ei saa alati täita, aitab töötajatele näitamine, et nende eelistusi arvestatakse, usaldust kasvatada ja tööjõu voolavust vähendada.

Samm 5: Kaasake oma töötajaid

Töötajate kaasamine ajaplaneerimise otsustesse edendab koostöömeelset tööõhkkonda ja suurendab üldist rahulolu. Kui töötajad tunnevad, et neil on sõnaõigus, on nad tõenäolisemalt oma määratud vahetustele pühendunud.Töötajate kaasamiseks võite kasutada järgmiseid viise:

• Kasutage avatud taotluste süsteemi, kus töötajad saavad eelistatud tööpäevi ja -aegu esitada.
• Lubage töötajatel vahetusi vahetada juhatuse heakskiidul.
• Viige läbi küsitlusi või koosolekuid ajaplaneerimise poliitikate ja murede arutamiseks.

Andes töötajatele võimaluse oma töögraafikute osas sõna kaasa rääkida, saavad ettevõtted luua rohkem positiivse ja koostöövalmi töökoha keskkonna.

Samm 6: Koguge töötajate saadavus

Enne töögraafiku lõplikuks vormistamist on oluline koguda täpne teave töötajate saadavuse kohta. See aitab vältida viimasel hetkel tehtud muudatusi, ajakava konflikte ja katmata vahetusi.Parim viis saadavuse kogumiseks on digitaalsete ajastamissüsteemide kaudu, kus töötajad saavad oma eelistatud tööaegu värskendada. See välistab pideva edasi-tagasi suhtluse vajaduse ja tagab, et ajakavad vastavad tegelikule töötajate saadavusele.

Samm 7: Plaanige ette

Üks suurimaid ajakava koostamise vigu on jätta vahetuste määramine viimasele minutile. Töögraafikute etteplaneerimine aitab vältida stressi nii juhtidele kui töötajatele.Parimate tulemuste saavutamiseks:

• Looge graafikud vähemalt kaks nädalat ette.
• Tuvastage võimalikke konflikte ja tehke varakult muudatusi.
• Tehke ajakavad kohe pärast nende kinnitamist teatavaks.

See lähenemine annab töötajatele piisavalt aega planeerida oma isikliku elu, tagades samal ajal, et äriprotsessid sujuksid.

Samm 8: Looge varuplaan

Isegi parimalt planeeritud ajakavad võivad sattuda ootamatutesse häiretesse haigusjuhtumite, hädaolukordade või viimasel hetkel tehtud muudatuste tõttu. Varuplaani olemasolu tagab, et ettevõte saab jätkata toimimist ilma suuremate probleemideta.Mõned varuplaanid hõlmavad:

• Hoidke nimekiri valve all olevatest töötajatest, kes saavad lühikese etteteatamisajaga vahetusi katta.
• Koolitage töötajaid ka teisteks ülesanneteks, et nad saaksid vajadusel mitmeid rolle täita.
• Kasutage ajahaldustarkvara, mis võimaldab kiiret kohandamist ja vahetuste vahetamist.

Proaktiivne lähenemine ajakavade häiretele väldib tarbetut stressi ja hoiab meeskonna efektiivse töötamise.

Samm 9: Otsustage, kuidas luua oma ajakava

Töögraafikute loomiseks on mitu võimalust, igal neist on oma eelised ja puudused. Kõige tavalisemad meetodid on järgmised:

• Käsitsi planeerimine – Ajagraafikute loomiseks ja kohandamiseks tabelite või tahvlite kasutamine.
• Automatiseeritud ajahaldustarkvara – Töögraafikute koostamiseks ärivajaduste, töötajate saadavuse ja nõuete reeglite alusel töötavad tööriistad.
• Hübriidlähenemine – Käsitsi sisestuse ja automatiseerimise kombineerimine, et parandada täpsust ja efektiivsust.

Õige ajakavavormingu valimine sõltub teie tööjõu suurusest, ärilisest keerukusest ja vajaliku paindlikkuse tasemest.

Samm 10: Looge oma ajakava

Kui kõik olulised tegurid on arvesse võetud, on aeg luua tegelik töögraafik. Järgige nende struktuursete toimingute jaoks järgmist juhiseid:

1. Määrake vahetused ärinõudluse põhjal.
2. Tagage õiglane töökoormuse jaotus.
3. Arvestage juriidilisi nõudeid, sealhulgas puhkeaegade ja ületundide osas.
4. Kohandage ajakavasid vastavalt töötajate saadavusele.
5. Läbivaadatava ajakava konfliktide või kadunud vahetuste suhtes.

Hästi planeeritud ajakava peaks tasakaalustama operatiivvajadusi, säilitades samal ajal töötajate kaasatuse ja produktiivsuse.

Samm 11: Avaldage ajakavad ette

Töötajad hindavad, kui neil on oma ajakavad juba varakult, et nad saaksid vastavalt planeerida. Varasem juurdepääs ajakavale parandab töö- ja eraelu tasakaalu, vähendab mitteilmumisi ja suurendab töörahulolu.Parimad praktikud sisaldavad:

• Postitage ajakavad vähemalt kaks nädalat ette.
• Saate ajakava meeldetuletusi enne igat vahetust.
• Lubage töötajatel vajadusel kinnitada graafikuid või taotleda muudatusi.

Selge ja õigeaegse ajastusega saavad ettevõtted vähendada segadust ja edendada organiseeritumat tööjõudu.

Samm 12: Koostage ajakava, lähtudes oma töötajate tugevustest

Hästi tasakaalustatud meeskonna tööajaga ajakava ei seisne ainult vahetuste täitmises - tegemist on õige töötajate määramisega õigetele rollidele õigel ajal. Töötajatel on erinevad oskuste komplektid, energiatase ja tootlikkuse mustrid ning nende tugevuste ärakasutamine võib parandada efektiivsust.Estrateegiline ajakava koostamine:

• Määrake kogenud töötajad kõrge nõudlusega vahetustele, et säilitada teenuste kvaliteet.
• Koostage uued töötajad vanematega mentoriks.
• Tagage, et tehnilist pädevust või juhtimist nõudvad rollid on kaetud kõige paremini sobivate töötajatega.

See lähenemine väldib töötajate ülekoormamist ülesannetega, milleks nad pole valmis, ning maksimeerib sooritusvõime kogu vahetuste vältel.

Samm 13: Vaadake üle levinud ajakava vead

Isegi hoolika planeerimise korral esinevad ajakava koostamisel vead. Enne töögraafiku lõplikuks vormistamist vaadake see üle:

• Topeltbroneerimine – kaks töötajat määratakse ekslikult samale ülesandele samal ajal.
• Alapersonaalne töötamine tipptundidel – ei ole piisavalt kaetust, kui nõudlus on suur.
• Pidevad vahetused – töötajad töötavad hilisõhtul ja kohe varahommikul, mis põhjustab väsimust.
• Liigne ületöö – töötajad töötavad üle seaduslike või ettevõtte piirmäärade.

Kiire kvaliteedikontroll tagab, et teie tööajakava on õiglane, seaduslik ja optimeeritud ärisuksessiks.

Samm 14: Jagage oma graafik oma meeskonnaga

Kui olete loonud töögraafiku, on töötajatel vaja kiiret juurdepääsu oma määratud vahetustele. Graafikute sobimatu jagamine võib viia segadusse, vahetuste puudumiseni ja frustratsioonini.Parimad tavad graafikute jagamiseks:

• Kasutage pilvepõhiseid ajastustööriistu, mis võimaldavad töötajatel vahetusi veebis kontrollida.
• Postitage graafikud tsentraliseeritud asukohta, näiteks teadetetahvlile või ettevõtteportaalile.
• Saatke automaatsed teavitused SMSi või e-posti teel, et meenutada töötajatele nende tulevasi vahetusi.

Selgete ja kergesti ligipääsetavate graafikute pakkumine hoiab töötajaid informeerituna ja vähendab tarbetuid küsimusi ja arusaamatusi.

Samm 15: Veendu, et graafik oleks kergesti ligipääsetav

Töötajad peaksid saama vaadata oma vahetusi igal ajal ja igalt poolt. Mobiilisõbralik graafikusüsteem välistab pabergraafikute või pidevate kõnede vajaduse juhtidele.Juurdepääsetavuse parandamiseks:

• Kasutage ajastamisplatvormi, millel on mobiiliühilduvus.
• Andke töötajatele sissepääs oma töögraafikutele.
• Veenduge, et töötajad saaksid vahetuste vahetusi või uuendusi taotleda ilma segaduseta.

Lihtne juurdepääs graafikutele parandab suhtlemist ja vastutustunnet kogu tööjõus.

Samm 16: Looge meeskonnasisene suhtlusmeetod

Tõhus meeskonna töögraafik käib käsikäes tugeva suhtlussüsteemiga. Töötajatel peaks olema võimalus:

• Esitada küsimusi oma vahetuste kohta
• Taotleda vahetuste muutmist
• Raporteerima graafikuga seotud konflikte või probleeme

Parema graafiku suhtluse võimalused:

• Grupivestlus töökoharakenduses.
• Määratud ajastamise e-post vahetustega seotud päringute jaoks.
• Automaatne vestlusrobot, mis suudab vastata KKK-le ajastamise kohta.

Hästi toimiv suhtlusstrateegia lihtsustab graafikuga seotud probleemide kiiret lahendamist.

Samm 17: Prioriseeri töö- ja eraelu tasakaalu

Tõhus töötajate graafik toetab mitte ainult ettevõtte tegevust, vaid ka töötajate heaolu.Töö- ja eraelu tasakaalu edendamiseks:

• Vältige töötajate liigselt ületundideks planeerimist.
• Jagage nädalavahetuse ja öövahetused õiglaselt.
• Lubage võimalusel paindlikke ajastamise valikuid.

Tasakaalus töökeskkond viib rahulolevama töötajaskonnani, väiksema voolavuseni ja suurema tootlikkuseni.

Samm 18: Paku kasvuvõimalusi

Ajastamine ei ole ainult vahetuste täitmine — see on ka võimalus aidata töötajatel arendada oma oskusi ja karjääri.Kuidas pakkuda kasvuvõimalusi ajastamise kaudu:

• Määrake töötajad uutele rollidele või ülesannetele.
• Pakkuge koolitusvahetusi, kus töötajad saavad õppida uusi oskusi.
• Vahetage juhtimisvõimalusi personali seas.

Õppevõimaluste integreerimine graafikusse võimaldab ettevõtetel suurendada töötajate kaasatust ja parandada tööjõu hoidmist.

Samm 19: Julgusta töötajate tagasisidet

Töötajate graafikuotsused mõjutavad neid otseselt, seega on oluline regulaarselt küsida tagasisidet.Meetodid tagasiside kogumiseks:

• Anonüümsed uuringud graafiku õiglustunde kohta.
• Meeskonnakoosolekud, kus töötajad saavad väljendada muret.
• Ettepanekutekast graafiku parandamise ideede jaoks.

Töötajate tagasisidele reageerimine loob usaldust ja aitab aja jooksul täiustada graafiku koostamise protsessi.

Samm 20: Kasuta tehnoloogiat

Käsitsi ajastamine võib olla aeganõudev ja vigadele aldis. Automatiseeritud ajastustarkvara lihtsustab protsessi ja tagab, et töötajate töögraafikud on täpsed ja õiglased.Olulised omadused, mida otsida ajastustarkvaras:

• AI juhitud vahetussoovitused vastavalt ettevõtte vajadustele.
• Automatiseeritud vahetuste vahetamine, et töötajad saaksid kergesti vahetusi vahetada.
• Tööõiguse järgimise jälgimine rikkumiste vältimiseks.

Tehnoloogiapõhiste ajastustööriistade kasutamine aitab juhtidel luua töötajate töögraafikud tõhusalt.

Samm 21: Edenda positiivset töökeskkonda

Töögraafik ei ole ainult vahetuste nimekiri — see peegeldab ettevõtte kultuuri. Toetav ajastamisviis loob motiveerituma tööjõu.Kuidas graafikute kaudu töökeskkonda parandada:

• Näidake paindlikkust, kui võimalik.
• Tunnustage töötajate vajadusi ja rahuldage taotlusi, kui see on võimalik.
• Vältige viimasel hetkel graafiku muutmist, mis põhjustavad stressi.

Positiivne ajastuskogemus viib parema soorituse, kõrgema moraali ja parema meeskonnatööni.

Samm 22: Otsi automatiseerimis- ja isikupärastamisvõimalusi

Igal töötajal on erinevad eelistused ja saadavus. Isikupärastatud ajastamisvõimaluste kasutamine parandab töötajate rahulolu ja kaasatust.Ajastamise isikupärastamise viisid hõlmavad järgmist:

• Luba valida eelistatud vahetusi.
• Paku teatud rollide jaoks iseajastamise võimalusi.
• Anna individuaalseid vahetuste meeldetuletusi.

Automatiseeritud ajastamissüsteem isikupärastatud vahetusvõimalustega muudab ajakava koostamise õiglasemaks ja kohanemisvõimelisemaks.

Samm 23: Kasuta parimat tööriista töö jaoks

Meeskonna töögraafiku käsitsi loomine võib olla kurnav, eriti suurte tööjõududega ettevõtetele. Täiustatud ajastamistööriistad, nagu Shifton, aitavad juhtidel tõhusalt tööajakava koostada järgmiste meetoditega:

• Vahetuse planeerimise automatiseerimine vastavalt reaalajas ärivajadustele.
• Luba töötajatel süsteemi sees vahetusi sujuvalt vahetada.
• Pakku reaalajas uuendusi, et vältida ajastamise konflikte.

Shifton lihtsustab tööjõu haldamist, parandab ajastamise efektiivsust ja vähendab halduskoormust, muutes ettevõtete tegevuse ladusamaks.

Tööaegade tüübid

Erinevad ettevõtted vajavad oma ainulaadsete tegevusvajaduste rahuldamiseks erinevaid ajakavasid. Tööaja tüüp sõltub tööstuse nõudmistest, töötajate saadavusest ja organisatsiooni prioriteetidest. Alljärgnevalt on toodud mõned levinumad tööajad, mida ettevõtted rakendavad.

Täistööaeg

Täistööajaga tööajakava koosneb tavaliselt 40 tunnist nädalas, kuigi mõned tööstused määratlevad seda erinevalt. Töötajad töötavad tavaliselt kindla arvu tunde päevas viis päeva nädalas.Täistööajaga tööde peamised eelised:

• Pakub töötajatele tööstabiilsust ja pidevat sissetulekut.
• Tagab regulaarse personalitasandi ettevõtetele, mis vajavad pidevat katvust.
• Sisaldab sageli hüvesid nagu tervisekindlustus, tasulised puhkused ja pensioniplaanid.

Täistööajaga ajakavad töötavad hästi tööstustes nagu kontorid, tervishoid, jaemüügi juhtimine ja klienditeeninduskeskused, kus on vaja pidevat tegevust ja tööjõu järjepidevust.

Osaajaga

Osaajaga tööajakava hõlmab tavaliselt vähem kui 40 tunnist tööd nädalas. Töötajatel võivad olla fikseeritud või muutuvad vahetused, sõltuvalt tööandja vajadustest.Osaajaga tööde peamised eelised:

• Pakub paindlikkust üliõpilastele, hooldajatele või mitut tööd tasakaalustavatele isikutele.
• Aitab ettevõtetel vähendada tööjõukulusid, säilitades siiski piisava personalitaseme.
• Pakkub lahendust ettevõtetele, kus on hooajaline või kõikuv nõudlus.

Osaajaga ajakavad on levinud restoranides, jaekauplustes, kõnekeskustes ja külalislahkustööstuses, kus ettevõtted vajavad töötajate paindlikkust.

Kaug-/Paindlikud tööajad

Kauge- või paindlik tööajakava võimaldab töötajatel töötada kodust või mujalt kui traditsioonilisest kontorikeskkonnast. Tunnid võivad olla fikseeritud, muutuvad või tootluspõhised, sõltuvalt ettevõtte poliitikast.Kauge-/Paindlike tööde peamised eelised:

• Suurendab töötajate autonoomiat ja tööelu tasakaalu.
• Vähendab sõidule kuluvat aega ja sellega seotud kulusid.
• Laiendab töölevõtmise valikut, võimaldades ettevõtetel palgata talente erinevatest kohtadest.

Kaug- ja paindlikud tööajad on eriti tõhusad tööstustes nagu IT, klienditeenindus, sisuloome ja turundus, kus ülesandeid saab digitaalselt täita ilma füüsilise kohalolekuta.

5-4/9 tööajakava

5-4/9 tööajakava on tihendatud ajakava, kus töötajad töötavad üheksatunniseid vahetusi kaheksal päeval kahenädalases perioodis, millele järgneb üks kaheksatunnine vahetus ja üks lisapäev vaba.5-4/9 tööaja peamised eelised:

• Võimaldab töötajatel iga teise nädala kolmapäeva nädalavahetuseks.
• Suurendab tootlikkust, pakkudes pikemaid tööpäevi kuid vähem tööpäevi kokku.
• Vähendab sõidukulud ja parandab töö- ja eraelu tasakaalu.

Sellist ajakava kasutatakse tavaliselt valitsusasutustes, kontorites ja projektipõhistel tööstusharudel, mis suudavad paindlikke tööstruktuure hallata.

2-2, 3-2, 2-3 tööajakava

2-2, 3-2, 2-3 ajakava on roteeruv vahetusgraafik, kus töötajad töötavad tsüklitena kaks päeva tööl, kaks päeva vabaks, kolm päeva tööl jne.2-2, 3-2, 2-3 ajakava peamised eelised:

• Annavad töötajatele regulaarsed puhkepäevad taastumiseks.
• Tagab 24/7 äritegevuse ilma ülemääraste ületundideta.
• Tasandab töökoormusi, roteerides töötajaid erinevate vahetuste kaudu.

See ajakava sobib ideaalselt tööstusharudele nagu tervishoid, hädaabiteenused, tootmine ja turvalisus, kus on pidevalt vaja töötajate kohalolekut.

4/10 ajakava

4/10 tööajakava koosneb neljast kümnetunnisest tööpäevast nädalas, millele järgneb kolm puhkepäeva.4/10 tööaja peamised eelised:

• Annab töötajatele iga nädal lisapäeva vaba, parandades tööelu tasakaalu.
• Vähendab sõidukulusid, kuna töötajad lähevad tööle vähem päevi.
• Aitab ettevõtetel suurendada tootlikkust, vähendades vahetuse üleminekute arvu.

4/10 ajakava kasutatakse sageli klienditoe, tootmise, logistika ja tervishoiu valdkondades, kus pikemad vahetused võivad tõsta efektiivsust.

Tööajakava näidis ja mall

Struktureeritud ja selge tööajakava loomine on tõhusa tööjõu juhtimise jaoks ülioluline. Hästi vormistatud ajakava tagab, et töötajad teavad oma vahetusi ette, väldib ajakava konflikte ja parandab kogu meeskonna koordineerimist.Allpool on näide lihtsast tööajakava mallist, mida saab kasutada erinevates tööstusharudes:

Töötaja nimi	Ametikoht	Esmaspäev	Teisipäev	Kolmapäev	Neljapäev	Reede	Laupäev	Pühapäev	Kokku tunde
John Doe	Kassapidaja	9 AM - 5 PM	9 AM - 5 PM	VABA	1 PM - 9 PM	9 AM - 5 PM	VABA	VABA	32
Sarah Smith	Ettekandja	VABA	10 AM - 6 PM	10 AM - 6 PM	VABA	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	40
Mark Lee	Juhataja	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	VABA	VABA	40

Kuidas kasutada seda tööajakava malli:

• Loetlege töötajate nimed ja rollid, et vastutusalad oleksid selged.
• Määrake vahetused töökoorma ja töötajate kättesaadavuse alusel.
• Tagage vahetuste õiglane jaotus, et vältida ülekoormust või alakoormust.
• Näidake vabad päevad selgelt, et töötajad teaksid, millal nad pole planeeritud.
• Arvutage kogutunnid tööjõukulude jälgimiseks ja tööseaduste järgimise tagamiseks.

Struktureeritud ajakavall on abiks ettevõtete organiseeritusel, läbipaistvuse parandamisel ja tootlikkuse tõstmisel.

Kuidas Shifton teeb tööajakava loomise lihtsaks

Tööajakavade käsitsi haldamine võib olla aeganõudev, eriti ettevõtetele, kus on palju töötajaid, vahetusi või tegutsemine 24/7. Shifton, nutikas tööjõu juhtimise tööriist, lihtsustab protsessi, pakkudes:

• Automaatsed ajakavad vigade kõrvaldamiseks.
• Töötajate iseteeninduse võimalused vahetuste vahetuste ja saadavuse uuendamiseks.
• Reaalajas uuendused konfliktide ja viimase hetke muudatuste vältimiseks.
• Jälgimise järgimise tagamine tööseadustele.

Shifton võimaldab juhtidel luua tööajakavasid minutite jooksul, vähendada administratiivset koormust ja parandada ajakava koostamise tõhusust.