איך לבנות לוח זמנים לעבודה עבור הצוות שלך: 23 שלבים

לוח זמנים לעבודה מאורגן היטב הוא חיוני לכל עסק. בין אם אתם מנהלים מסעדה, חנות קמעונאית, מרכז שיחות או צוות מרוחק, לוח זמנים לעובדים שתוכנן כראוי מבטיח תפעול חלק, מפחית קונפליקטים ושומר על מעורבות העובדים.תזמון לקוי מוביל לפספוס משמרות, התאמות ברגע האחרון, שחיקה ובעיות ציות. כאשר עובדים לא מקבלים את לוחות הזמנים שלהם מראש, זה יוצר חוסר וודאות ומתח שמשפיעים על פרודוקטיביות ומורל כללי.עם זאת, לוח זמנים לצוות שתוכנן היטב מחזק את כוח העובדים, מגביר את היעילות ומבטיח שהעובדים יקבלו מטלות הוגנות ומאוזנות. עם גישה נכונה וכלי תזמון מתאימים, ניתן לייעל את תכנון המשמרות ולהבטיח המשכיות עסקית.מדריך זה מציע 23 צעדים מעשיים כדי לעזור למנהלים ליצור לוח זמנים לעבודה שממלא את הצרכים התפעוליים, מבטיח ציות ושומר על רווחת העובדים.

מהו לוח זמנים לעבודה?

לוח זמנים לעבודה הוא תכנית מסודרת המפרטת מתי העובדים יעבדו. זה מסייע לעסקים:

• להבטיח כיסוי מספק בהתבסס על דרישות עסקיות.
• להפיץ מטלות עבודה באופן הוגן בין העובדים.
• למקסם את הפרודוקטיביות תוך מזעור עלויות עבודה.
• לשמור על ציות לחוקי העבודה ולתקנות החברה.

לוח זמנים לעבודה שתוכנן היטב לוקח בחשבון את הצרכים העסקיים, זמינות העובדים והוגנות במשמרות כדי ליצור כוח עבודה מאוזן ויעיל.

מה הופך לוח זמנים לעבודה לנהדר?

לא כל לוחות הזמנים הם יעילים. לוח זמנים לעבודה נהדר הוא כזה שהוא ברור, צפוי ונגיש תוך שמירה על גמישות הן למעסיקים והן לעובדים. המאפיינים המרכזיים הבאים הופכים את התזמון ליעיל:

עדכונים בזמן אמת

עסקים דורשים שינוי, ועל לוחות הזמנים להיות מסוגלים להסתגל לשינויים בלתי צפויים בזמן אמת. אם עובד מתקשר שהוא חולה, על המנהלים להיות מסוגלים להתאים משמרות מיידית.

גישה ניידת

לוח זמנים לעבודה מודרני צריך להיות נגיש מכל מכשיר, מה שמאפשר לעובדים לבדוק את המשמרות שלהם, לבקש שינויים ולקבל עדכונים במהלך התנועה.

התראות ותזכורות

תזכורות משמרת אוטומטיות מסייעות לעובדים להישאר במעקב, להפחית היעדרות ולהבטיח שכל המשמרות מכוסות ללא בלבול.

23 טיפים איך ליצור לוח זמנים לעבודה

שלב 1: קבע את מטרות העבודה שלך

לפני שאתם יוצרים לוח זמנים לעבודה, עליכם להבין כמה עובדים נדרשים בזמנים שונים. זה כולל ניתוח תבניות עסקיות, זיהוי תקופות שיא ושפל, והבטחה שיש מספיק עובדים כדי לעמוד בדרישות ללא יתר-כוח אדם.התחילו בהערכה של נתונים היסטוריים בכדי לגלות מתי תנועת הלקוחות בשיא. אם אתם מנהלים מסעדה, למשל, ייתכן שהערבים והסופי שבוע הם התקופות העמוסות ביותר, בעוד הבוקר באמצע השבוע עשוי לדרוש פחות עובדים. במשרדים או חנויות קמעונאיות, השעות העמוסות עשויות להיות בהפסקות צהריים או לאחר שעות העבודה.בנוסף, קחו בחשבון את רמות הפרודוקטיביות של העובדים. יש עובדים שעובדים ביעילות רבה יותר בזמנים מסוימים ביום, לכן הקצאת משמרות בהתאם לחוזקות יכולה לשפר את היעילות התפעולית. המטרה היא לאזן את עלויות העבודה תוך שמירה על שירות לקוחות מצוין וביצועים עסקיים טובים.

שלב 2: הקפידו על דיני עבודה פדרליים ומקומיים

לכל מדינה, מדינה או אזור יש חוקים שונים המסדירים לוחות זמנים לעבודה. חוקים אלה מכסים היבטים כמו שעות עבודה מקסימליות, תשלום עבור שעות נוספות, הפסקות מנוחה והודעות תזמון דרושות. אי עמידה בהם עלולה לגרום לקנסות, מחלוקות משפטיות ומוניטין שלילי בקרב העובדים.לפני שמסיימים כל לוח זמנים, וודאו שהוא עומד בכל התקנות הרלוונטיות לעבודה. כמה שיקולים מרכזיים לציות כוללים:

• להבטיח שהעובדים אינם חורגים ממגבלות שעות נוספות ללא פיצוי הולם.
• תכנון הפסקות נדרשות, כגון הפסקות אוכל והפסקות מנוחה.
• עמידה בחוקי שבוע עבודה הוגן, המחייבים מעסיקים לתת לעובדים הודעה מראש על המשמרות שלהם.

שימוש בתוכנת תזמון יכול לעזור להבטיח ציות על ידי איתור פוטנציאל הפרות והבטחת שכל המשמרות עומדות בדרישות החוקיות.

שלב 3: הכירו את הצוות שלכם

לוח זמנים לעבודה מאוזן היטב מתחשב בכישורים, חוזקות והעדפות עבודה של כל עובד. זה עוזר ליצור סביבה עבודה פרודוקטיבית שבה העובדים מרגישים מוערכים ומבצעים את מלאכתם בצורה הטובה ביותר.קחו את הזמן להכיר:

• מי מצטיין באילו משימות ותפקידים?
• מי מעדיף משמרות בוקר, ערב או לילה?
• למי יש מגבלות, כמו אחריות לטיפול בילדים או מחויבויות לימודיות?

הבנת פרמטרים אלו מאפשרת ליצור לוח זמנים לעבודה שמשפר את הביצועים ואת שביעות הרצון בעבודה. עובדים שמרגישים שהצרכים שלהם נלקחים בחשבון נוטים להיות מעורבים יותר ולהביא תוצאות טובות יותר.

שלב 4: כבדו את העדפות תזמון העובדים שלכם

בעוד שצרכי העסק צריכים לבוא קודם, כיבוד העדפות תזמון העובדים יכול לשפר את המורל ולהפחית היעדרות. עובדים עם לוחות זמנים צפויים הם מרוצים ופרודוקטיביים יותר.כדי להכיל העדפות מבלי לפגוע בתפעול, שקלו:

• לאפשר לעובדים להגיש זמינות מראש.
• יצירת סבב הוגן לסופי שבוע וחגים.
• מתן אפשרות החלפת משמרות לעובדים הזקוקים לגמישות.

גם אם זה לא תמיד אפשרי לעמוד בכל בקשה, הראותם שהעדפות העובדים חשובות בונה אמון ומפחיתה תחלופה.

שלב 5: שתפו את העובדים שלכם

עידוד העובדים להשתתף בהחלטות תזמון יוצר תרבות עבודה משתפת ומשפר את הסיפוק הכללי. כאשר עובדים מרגישים שיש להם תרומה, הם יותר נוטים להתחייב למשמרות שהוקצו להם.דרכים לשתף את העובדים כוללות:

• שימוש במערכת פתוחה לבקשות שבה העובדים יכולים להגיש ימי ושעות עבודה מועדפות.
• לאפשר לעובדים להחליף משמרות באישור ניהולי.
• קיום סקרים או פגישות לדיון במדיניות תזמון וחששות.

על ידי מתן קול לעובדים בלוחות הזמנים שלהם, עסקים יכולים ליצור סביבה עבודה פוזיטיבית ומשתפת יותר.

שלב 6: אספו זמינות של עובדים

לפני שמסיימים לוח זמנים לעבודה, חשוב לאסוף מידע מדויק על זמינות העובדים. דבר זה מונע שינויים של הרגע האחרון, התנגשויות בלוח זמנים והחלפות לא מאוישות.הדרך הטובה ביותר לאסוף זמינות היא באמצעות מערכות תזמון דיגיטליות שם העובדים יכולים לעדכן את שעות העבודה המועדפות עליהם. זה מבטל את הצורך בתקשורת חוזרת ונשנית ומבטיח שלוחות הזמנים יתאימו לזמינות העובדים בזמן אמת.

שלב 7: תכננו מראש

אחד הטעויות הגדולות בתזמון היא להמתין עד לרגע האחרון כדי להקצות משמרות. תכנון לוחות זמנים לעבודה מראש מסייע למנוע לחץ הן למנהלים והן לעובדים.לתוצאות מיטביות:

• צרו לוחות זמנים לפחות שבועיים מראש.
• זהו בעיות אפשריות והתאימו בשלב מוקדם.
• תקשרו את לוחות הזמנים מיד כשנסגרים.

גישה זו נותנת לעובדים מספיק זמן לתכנון חייהם האישיים תוך הבטחת התנהלות עסקית חלקה.

שלב 8: צרו תוכנית גיבוי

גם התוכניות המתוכננות ביותר עשויות להיתקל בשיבושים בלתי צפויים עקב קריאות מחלה, מצבי חירום או שינויים אחרונים. קיום תוכנית גיבוי מבטיח שהעסק יוכל להמשיך לתפקד ללא בעיות משמעותיות.אסטרטגיות גיבוי מסוימות כוללות:

• שמירת רשימת עובדים בזמינות שמחליפים מיידית למשמרות בהתראה קצרה.
• הכשרת עובדים באופן צולב כך שיוכלו למלא תפקידים רבים.
• הטמעת תוכנת תזמון המאפשרת התאמות מהירות והחלפות משמרות.

גישה פרואקטיבית לשיבושי תזמון מונעת לחץ מיותר ושומרת על תפקוד הצוות ביעילות.

שלב 9: החליטו כיצד אתם רוצים ליצור את לוח הזמנים שלכם

ישנן דרכים מרובות ליצירת לוח זמנים לעבודה, כל אחת עם היתרונות והחסרונות שלה. השיטות הנפוצות ביותר כוללות:

• תזמון ידני – שימוש בגיליונות אלקטרוניים או לוחות מחיקים ליצירה והתאמה של לוחות זמנים ידנית.
• תוכנת תזמון אוטומטית – כלים המפיקים לוחות זמנים לעבודה על בסיס צרכי העסק, זמינות העובדים ותקנות תאימות.
• גישה היברידית – שילוב קלט ידני עם אוטומציה לשיפור הדיוק והיעילות.

בחירת שיטת התזמון הנכונה תלויה בגודל כוח העבודה שלכם, במורכבות העסק וברמת הגמישות הנדרשת.

שלב 10: צרו את לוח הזמנים שלכם

לאחר שכל הגורמים המרכזיים נשקלים, הגיע הזמן לבנות את לוח הזמנים התעסוקתי בפועל. בצעו את השלבים הבאים לגישה מובנית:

1. הקצו משמרות בהתבסס על דרישות העסק.
2. וודאו חלוקת עומס הוגנת.
3. התחשבות בדרישות חוקיות, כולל הפסקות מנוחה ושעות נוספות.
4. התאימו את לוחות הזמנים בהתבסס על זמינות העובדים.
5. בדקו את לוח הזמנים עבור התנגשויות או משמרות חסרות.

לוח זמנים מתוכנן היטב צריך לאזן בין צרכי התפעול ולשמור על מעורבות ופרודוקטיביות העובדים.

שלב 11: פרסמו לוחות זמנים מראש

העובדים מעריכים שיש להם את לוחות הזמנים מראש כדי שיתכננו בהתאם. אספקת גישה מוקדמת ללוחות זמנים משפרת את האיזון בין העבודה והחיים, מפחיתה נמנעים ומגבירה את שביעות רצון בעבודה.הנהלות הטובות כוללות:

• פרסום לוחות זמנים לפחות שבועיים מראש.
• שליחת תזכורות על לוחות זמנים לפני כל משמרת.
• אפשרות לעובדים לאשר או לבקש שינויים במידת הצורך.

עם תכנון לוחות זמנים ברור ובזמן, עסקים יכולים להפחית את הבלבול וליצור כוח עבודה מאורגן יותר.

שלב 12: קבעו את לוח הזמנים בהתבסס על החוזקות של העובדים שלכם

לוח זמנים עובדים מאוזן היטב הוא לא רק על מילוי משמרות—זה על הקצאת העובדים הנכונים לתפקידים הנכונים בזמנים הנכונים. לעובדים יש מערכות כישורים שונות, רמות אנרגיה ודפוסי פרודוקטיביות, והשתמשות בחוזקותיהם יכולה לשפר את היעילות.לתזמון אסטרטגי:

• הקצו עובדים מנוסים למשמרות בעומס גבוה לשמירת איכות השירות.
• קבעו עובדים חדשים לצד עובדים בכירים להנחיה.
• ודאו שתפקידים דורשים כישורים טכניים או מנהיגות מכוסים על ידי הצוות המתאים ביותר.

גישה זו מונעת מעובדים להתמוד;ד עם משימות שאינם מוכנים להן ומקסימיזת הביצועים על פני המשמרות.

שלב 13: בדקו את לוח הזמנים עבור טעויות תזמון נפוצות

גם עם תכנון קפדני, טעויות בתזמון קורות. לפני סיום לוח הזמנים, בדקו אותו ל:

• הזמנת כפל – שני עובדים שהוקצו בטעות לאותו תפקיד באותו הזמן.
• חוסר כוח אדם בשעות שיא – אין מספיק כיסוי בזמן ביקושים גבוהים.
• משמרות עוקבות – עובדים שמוציאים למשמרות לילה מאוחרות ולאחריהן בוקר מוקדם, מה שמוביל לעייפות.
• עבודה מוגזמת – העובדים שעובדים מעבר למגבלות חוקיות או של החברה.

בדיקת איכות מהירה מבטיחה שלוח הזמנים שלכם יהיה הוגן, חוקי ואופטימלי להצלחת העסק.

שלב 14: שתפו את לוח הזמנים עם הצוות שלך

כאשר אתם יוצרים לוח זמנים לעבודה, העובדים זקוקים לגישה מהירה למשמרות שהוקצו להם. אי הפצה נכונה של לוחות זמנים עלולה להוביל לבלבול, פספוס משמרות ותסכול.הנחיות לשיתוף לוחות זמנים:

• השתמשו בכלים מבוססי ענן שמאפשרים לעובדים לבדוק משמרות באינטרנט.
• פרסמו את לוחות הזמנים במקום מרכזי, כמו לוח מודעות או פורטל החברה.
• שלחו הודעות אוטומטיות באמצעות SMS או דוא"ל כדי להזכיר לעובדים על משמרות קרובות.

מתן לוחות זמנים ברורים ונגישים שומרים את העובדים מעודכנים ומפחיתים שאלות מיותרות ואי-הבנות.

שלב 15: ודאו כי לוח הזמנים נגיש בקלות

העובדים צריכים להיות מסוגלים לצפות במשמרות שלהם בכל עת, מכל מקום. מערכת לוחות זמנים ידידותית לנייד מבטלת את הצורך בלוחות זמנים מודפסים או שיחות תכופות למנהלים.כדי לשפר את הנגישות:

• השתמשו בפלטפורמת תזמון עם תאימות לנייד.
• תנו לעובדים גישה לכניסה ללוחות הזמנים שלהם בעבודה.
• ודאו שעובדים יכולים לבקש החלפת משמרות או עדכונים ללא בלבול.

גישה קלה ללוחות זמנים משפרת את התקשורת והאחראיות בארגון.

שלב 16: קבעו שיטת תקשורת לכל הצוות

לוח זמנים צוותי יעיל הולך יד ביד עם מערכת תקשורת חזקה. לעובדים צריכה להיות דרך:

• לשאול שאלות לגבי המשמרות שלהם
• לבקש שינויים במשמרות
• לדווח על בעיות או עימותים בלוח הזמנים

אפשרויות לשיפור התקשורת בענייני תזמון כוללות:

• צ'אט קבוצתי באפליקציית עבודה.
• דוא"ל ייעודי לשאלות לגבי המשמרות.
• צ'אט-בוט אוטומטי שיכול לענות על שאלות נפוצות בנושא תזמון.

אסטרטגיית תקשורת ברורה מקלה על פתרון בעיות תזמון במהירות.

שלב 17: הדגישו את האיזון בין עבודה לחיים אישיים

לוח זמנים אפקטיבי לעובדים לא רק תומך בפעילות העסקית אלא גם מכבד את רווחת העובדים.כדי לקדם איזון בין עבודה לחיים אישיים:

• הימנעו מתזמון עובדים לשעות נוספות מוגזמות.
• חלקו באופן הוגן משמרות בסופי שבוע ובלילה.
• אפשרו גמישות בתזמון כאשר אפשרי.

סביבת עבודה מאוזנת מובילה לעובדים מאושרים יותר, תחלופה נמוכה ותפוקה מוגברת.

שלב 18: הציעו הזדמנויות להתפתחות

תזמון אינו רק מילוי משמרות — זו גם הזדמנות לעזור לעובדים לפתח את כישוריהם ואת הקריירה שלהם.דרכים לספק הזדמנויות להתפתחות דרך התזמון:

• הקצו לעובדים תפקידים או אחריות חדשים.
• הציעו משמרות הכשרה בהן עובדים יכולים ללמוד מיומנויות חדשות.
• סבבו הזדמנויות מנהיגות בין הצוותים.

על ידי שילוב הזדמנויות למידה בלוח הזמנים, עסקים יכולים להעלות את מעורבות העובדים ולשפר את שימורם.

שלב 19: עידוד פידבק מהעובדים

העובדים מושפעים ישירות מקבלת החלטות על לוחות זמנים, ולכן חשוב לבקש מהם פידבק באופן קבוע.שיטות לאיסוף פידבק כוללות:

• סקרים אנונימיים בנושא הוגנות בתזמון.
• פגישות צוות בהן עובדים יכולים להביע חששות.
• תיבת הצעות לרעיונות לשיפור לוחות זמנים.

זיהוי פידבק מהעובדים מחזק את האמון ועוזר לשפר את תהליכי התזמון עם הזמן.

שלב 20: הטמעת טכנולוגיה בתהליך

תזמון ידני יכול להיות גוזל זמן ומועד לטעויות. תוכנה אוטומטית לתזמון מפשטת את התהליך ומבטיחה שלוחות הזמנים לעובדים מדויקים והוגנים.תכונות מפתח שצריך לחפש בתוכנה לתזמון:

• המלצות משמרות מונעות בינה מלאכותית בהתאם לצרכי העסק.
• החלפת משמרות אוטומטית כדי לאפשר לעובדים להחליף משמרות בקלות.
• מעקב אחר עמידה בחוקי עבודה למניעת הפרות.

שימוש בכלים מבוססי טכנולוגיה לתזמון מסייע למנהלים ליצור לוחות זמנים לעובדים ביעילות.

שלב 21: לטפח סביבת עבודה חיובית

לוח זמנים לעבודה אינו רק רשימת משמרות — זו השתקפות של תרבות החברה. גישה תומכת בתזמון יוצרת כוח עבודה מוטיבציה יותר.דרכים לשפר את סביבת העבודה דרך תזמון:

• הראו גמישות כאשר אפשרי.
• הכירו בצרכים של העובדים ותספקו בקשות בהתאם כאשר ניתן.
• הימנעו משינויים של הרגע האחרון בלוח זמנים שגורמים למתח.

חוויית תזמון חיובית מובילה לביצועים טובים יותר, מורל גבוה ומשופר רוח צוות.

שלב 22: חפשו הזדמנויות לאוטומציה והתאמה אישית

לכל עובד יש העדפות וזמינות שונות. שימוש באפשרויות תזמון מותאמות אישית משפר את שביעות הרצון והמעורבות של העובדים.כמה דרכים להתאמת תזמון כוללות:

• לאפשר בחירת משמרות מועדפת.
• להציע אפשרויות לתזמון עצמי עבור תפקידים מסוימים.
• לספק תזכורות משמרת מותאמות אישית.

מערכת תזמון אוטומטית עם אפשרויות משמרת מותאמות אישית הופכת את התזמון להוגן וגמיש יותר.

שלב 23: השתמש בכלי הטוב ביותר למשימה

יצירת לוח זמנים צוותי באופן ידני עשויה להיות מכבידה, במיוחד לעסקים עם כוח עבודה גדול. שימוש בכלי תזמון מתקדמים כמו Shifton עוזר למנהלים ליצור לוחות זמנים לעבודה ביעילות על ידי:

• אוטומציה של תכנון משמרות בהתבסס על צרכי העסק בזמן אמת.
• לאפשר לעובדים להחליף משמרות בצורה חלקה בתוך המערכת.
• לספק עדכונים בזמן אמת כדי למנוע קונפליקטים בתזמון.

Shifton מפשטת את ניהול כוח העבודה, משפרת את יעילות התזמון ומפחיתה את עומס העבודה המנהלי, ומקלה על עסקים לפעול בצורה חלקה.

סוגי לוחות זמנים עבודה

עסקים שונים דורשים מבני תזמון שונים כדי לענות על הצרכים התפעוליים הייחודיים שלהם. סוג לוח זמני העבודה שנבחר תלוי בדרישות התעשייה, זמינות העובדים והעדיפויות הארגוניות. להלן כמה מלוחות זמני העבודה הנפוצים ביותר שעסקים מיישמים.

משרה מלאה

לוח זמנים למשרה מלאה בדרך כלל מורכב מ-40 שעות בשבוע, אף על פי שבתעשיות מסוימות ייתכן שהוא מוגדר אחרת. עובדים בדרך כלל עובדים מספר קבוע של שעות ביום, חמישה ימים בשבוע.יתרונות עיקריים של לוחות זמנים למשרה מלאה:

• מספק יציבות תעסוקתית והכנסה קבועה לעובדים.
• מבטיח רמות כוח אדם שוטפות לעסקים הדורשים כיסוי עקבי.
• כולל לעיתים יתרונות כגון ביטוח בריאות, חופשה בתשלום ותוכניות פרישה.

לוחות זמנים למשרה מלאה עובדים היטב בתעשיות כמו משרדים ארגוניים, שירותי בריאות, ניהול קמעונאות ומרכזי שירות לקוחות בהם נדרשת פעילות מתמשכת ועקביות בכוח העבודה.

משרה חלקית

לוח זמנים של משרה חלקית בדרך כלל כרוך בעבודה פחות מ-40 שעות שבועיות. לעובדים עשויים להיות משמרות קבועות או משתנות, בהתאם לצרכי המעסיק.יתרונות עיקריים של לוחות זמנים למשרה חלקית:

• מציע גמישות לסטודנטים, מטפלים או אנשים המאזנים בין עבודות שונות.
• עוזר לעסקים להפחית את עלויות העבודה תוך שמירה על כוח אדם מספיק.
• מספק פתרון לעסקים עם ביקוש עונתי או תנודתי.

לוחות זמנים למשרה חלקית הם נפוצים במסעדות, חנויות קמעונאיות, מרכזי שיחות ותעשיות אירוח שבהם נדרש גמישות בכוח אדם.

לוחות זמנים מרחוק/גמישים

לוח זמנים מרחוק או גמיש מאפשר לעובדים לעבוד מהבית או מכל מקום שאינו סביבת המשרד המסורתית. שעות עשויות להיות קבועות, משתנות או מבוססות על תפוקה, תלוי במדיניות החברה.יתרונות עיקריים של לוחות זמנים מרחוק/גמישים:

• מגדיל את העצמאות של העובדים ואת האיזון בין עבודה לחיים.
• מקטין את זמן הנסיעה ואת ההוצאות הכרוכות בה.
• מרחיב את מאגר ההשמה, ומאפשר לעסקים לגייס כישרונות ממקומות שונים.

לוחות זמנים מרחוק וגמישים יעילים במיוחד בתעשיות כמו IT, שירות לקוחות, יצירת תוכן ושיווק, שבהן אפשר להשלים משימות דיגיטלית בלי צורך בנוכחות פיזית.

לוח זמנים 5-4/9

לוח הזמנים של 5-4/9 הוא לוח דחוס שבו העובדים עובדים משמרות של תשע שעות במשך שמונה ימים בתקופה של שבועיים, ולאחר מכן משמרת של שמונה שעות ויום חופשי נוסף.יתרונות עיקריים של לוח זמנים 5-4/9:

• מאפשר לעובדים לקבל סוף שבוע של שלושה ימים כל שבוע שני.
• מגדיל את הפרודוקטיביות על ידי הצעת ימי עבודה ארוכים יותר אך פחות ימי עבודה כוללים.
• מפחית את עלויות הנסיעה ומשפר את האיזון בין עבודה לחיים.

סוג זה של לוחות זמנים נמצא בשימוש נפוץ במשרדים ממשלתיים, משרדים ארגוניים ובתעשיות מבוססות פרויקטים שיכולות להתאים למבני עבודה גמישים.

לוח זמנים 2-2, 3-2, 2-3

לוח הזמנים של 2-2, 3-2, 2-3 הוא לוח משמרות משתנה שבו עובדים עובדים במחזורים של יומיים בעבודה, יומיים חופשה, שלושה ימים בעבודה, וכן הלאה.יתרונות עיקריים של לוח זמנים 2-2, 3-2, 2-3:

• מספק לעובדים ימי חופשה קבועים להתאוששות.
• מבטיח פעילות עסקית 24/7 בלי שעות נוספות מוגזמות.
• מאזנת עומס עבודה על ידי רוטציה בין העובדים במשמרות שונות.

לוח זמנים זה אידיאלי לתעשיות כמו שירותי בריאות, שירותי חירום, ייצור וביטחון, שבהן נדרשת נוכחות רציפה של כוח עבודה.

לוח זמנים 4/10

לוח זמנים 4/10 מורכב מארבעה ימי עבודה של 10 שעות בשבוע, ולאחריהם שלושה ימים חופשיים.יתרונות עיקריים של לוח זמנים 4/10:

• נותן לעובדים יום חופש נוסף בכל שבוע, ומשפר את האיזון בין עבודה לחיים.
• מפחית את הוצאות הנסיעה מאחר שהעובדים נוסעים לעבודה פחות ימים.
• עוזר לעסקים להגדיל את הפרודוקטיביות על ידי הפחתת מספר המעברים בין המשמרות.

מערך ה-4/10 בשעות שימושי בדרך כלל בתמיכה בלקוחות, בייצור, בלוגיסטיקה ובמגזרי הבריאות שבהם משמרות ממושכות יכולות לשפר את היעילות.

דוגמה ותבנית ללוח זמנים בעבודה

יצירת לוח זמנים מובנה וברור בעבודה חיוני לניהול יעיל של כוח העבודה. לוח זמנים מעוצב היטב מבטיח שעובדים ידעו את המשמרות שלהם מראש, הוא מונע התנגשויות בתזמון ומשפר תיאום כולל בצוות.להלן דוגמה לתבנית לוח זמנים בסיסי בעבודה שניתן להשתמש בה במגוון תעשיות:

שם העובד	תפקיד	יום שני	יום שלישי	יום רביעי	יום חמישי	יום שישי	שבת	יום ראשון	סה"כ שעות
ג'ון דו	קופאי	9:00 - 17:00	9:00 - 17:00	יום חופשי	13:00 - 21:00	9:00 - 17:00	יום חופשי	יום חופשי	32
שרה סמית	מלצרית	יום חופשי	10:00 - 18:00	10:00 - 18:00	יום חופשי	16:00 - 0:00	16:00 - 0:00	16:00 - 0:00	40
מארק לי	מנהל	8:00 - 16:00	8:00 - 16:00	8:00 - 16:00	8:00 - 16:00	8:00 - 16:00	יום חופשי	יום חופשי	40

איך להשתמש בתבנית לוח זמנים זה:

• ציין שמות ותפקידים של העובדים כדי להבהיר אחריות.
• הקצה משמרות לפי דרישת עומסי העבודה וזמינות העובדים.
• ודא חלוקה הוגנת של משמרות כדי למנוע עבודה מאומצת יתר או צורך בצוותים מיותרים.
• ציין בבירור ימים חופשיים כך שעובדים יידעו מתי אינם מתוזמנים לעבוד.
• חשב את סך השעות כדי לעקוב אחר עלויות העבודה ולהבטיח עמידה בחוקי העבודה.

תבנית לוח זמנים מובנית מסייעת לעסקים להישאר מאורגנים, לשפר שקיפות ולהגביר פרודוקטיביות.

איך שיפטון מפשט יצירת לוחות זמנים בעבודה

ניהול לוחות זמנים בעבודה ידנית יכול להיות גוזל זמן, במיוחד לעסקים עם מספר עובדים, משמרות משתנות או פעולות 24/7. שיפטון, כלי חכם לניהול כוח עבודה, מפשט את התהליך על ידי הצעת:

• תזמון אוטומטי כדי למנוע שגיאות ידניות.
• אפשרויות שירות עצמי לעובדים להחלפת משמרות ולעדכון זמינות.
• עדכונים בזמן אמת למניעת התנגשויות ושינויים ברגע האחרון.
• מעקב אחר עמידה בחוקים כדי להבטיח עמידה בחוקי העבודה.

שיפטון מאפשרת למנהלים ליצור לוחות זמנים בעבודה בדקות, להפחית עומסים מנהליים ולשפר את היעילות הכללית בתזמון.