Како да направите работен распоред за вашиот тим: 23 чекори

Добро структуриран работен распоред е од суштинско значење за секој бизнис. Без разлика дали управувате со ресторан, продавница на мало, центар за поддршка или тим кој работи на далечина, соодветно планираниот распоред на вработените обезбедува непречено функционирање, намалување на конфликтите и задржување на вработените ангажирани.Несоодветното планирање доведува до пропуштање на смените, корекции во последен момент, прегорување и проблеми со усогласеност. Кога вработените не ги добиваат своите распоредови однапред, тоа создава неизвесност и стрес, што влијае на продуктивноста и моралот.Сепак, добро планираниот тимски распоред оптимизира вработување, го подобрува ефикасноста и осигурува дека вработените имаат фер и избалансирани задачи. Со правилен пристап и алатки за планирање распоред, можете да го рационализирате планирањето на смените и да обезбедите континуитет во работата.Овој водич нуди 23 практични чекори за да им помогне на раководителите да создадат распоред на работа кој ги задоволува оперативните потреби, осигурува усогласеност и ги задржува вработените задоволни.

Што е работен распоред?

Работниот распоред е структуриран план што означува кога ќе работат вработените. Ова ѝ помага на компанијата:

• Да обезбеди доволна покриеност врз основа на потребите на бизнисот.
• Распределете го товарот рамномерно меѓу вработените.
• Оптимизирање на продуктивноста додека се минимизираат трошоците за труд.
• Одржување усогласеност со законите за труд и политиките на компанијата.

Добро дизајнираниот работен распоред ги зема предвид потребите на бизнисот, достапноста на вработените и правичноста на смените за да создаде избалансирана и ефикасна работна сила.

Што го прави еден распоред одличен?

Не сите распоредови се ефективни. Одличен работен распоред е оној што е јасен, предвидлив и достапен, додека овозможува флексибилност за работодавачот и за вработените. Следниве клучни карактеристики го прават распоредот ефективен:

Ажурирања во реално време

Бизнисите бараат промени, а распоредите треба да можат да се адаптираат на неочекуваните промени во реално време. Ако вработен повика боледување, раководителите треба да можат веднаш да ги прилагодат смените.

Пристап преку мобилни уреди

Современ работен распоред треба да биде достапен од кој било уред, овозможувајќи на вработените да ги проверуваат своите смени, да бараат промени и да добиваат ажурирања во движење.

Известувања и потсетници

Автоматизираните потсетници за смени помагаат вработените да останат фокусирани, намалувајќи го отсуството и обезбедувајќи дека сите смени се покриени без забуни.

23 совети за создавање на работен распоред

Чекор 1: Определете ги вашите цели за труд

Пред да го креирате распоредот на работа, треба да разберете колку вработени се потребни во различни периоди. Ова вклучува анализа на бизнисот, идентификување на врвни и слаби периоди и обезбедување на доволно работници за да се исполни побарувачката без пренатрупаност.Започнете со оценување на историските податоци за да дознаете кога е најголема посетеноста на клиенти. На пример, ако управувате со ресторан, вечерите и викендите може да бидат најпрометни, додека средите наутро можат да бараат помалку вработени. За канцеларии или продавници на мало, врвните часови може да бидат за време на паузите за ручек или по работните часови.Дополнително, разгледајте ги нивоата на продуктивност на вработените. Некои вработени работат поефикасно во одредени делови на денот, па доделувањето смени врз основа на јакости може да ја подобри оперативната ефикасност. Целта е да се избалансираат трошоците за труд додека се одржува одлична услуга за клиенти и деловни перформанси.

Чекор 2: Почитувајте ги федералните и локалните закони за труд

Секоја држава, регион или земја има различни закони за труд што ги регулираат работните распоредови. Овие закони опфаќаат аспекти како максимални работни часови, плата за прекувремена работа, паузи за одмор и неопходни известувања за распоред. Неспроведувањето на овие закони може да резултира со казни, правни спорови и негативна репутација меѓу вработените.Пред да финализирате било кој распоред, осигурајте се дека ги исполнува сите релевантни закони за труд. Некои клучни усогласувања вклучуваат:

• Осигурување дека вработените не ги надминуваат законските ограничувања за прекувремена работа без соодветна компензација.
• Планирање на неопходните паузи, како паузи за оброк и паузи за одмор.
• Усогласување со законите за фер работна недела, кои бараат работодавачите да им дадат на вработените претходно известување за нивните смени.

Употребата на софтвер за распоред може да помогне да се автоматизира усогласеноста со овие закони, така што ќе означи потенцијални прекршувања и ќе обезбеди сите смени да ги исполнуваат законските барања.

Чекор 3: Запознајте го вашиот тим

Добро избалансираниот работен распоред ги зема предвид вештините, силните страни и работните преференции на секој вработен. Ова помага да се создаде продуктивна работна средина каде што вработените се чувствуваат ценети и даваат најдобри резултати.Земете време да разберете:

• Кој се истакнува во кои задачи и улоги?
• Кој преферира утрински, вечерни или ноќни смени?
• Кој има ограничувања, како обврски околу децата или училишни обврски?

Разбирањето на овие фактори ви овозможува да создадете работен распоред што ги подобрува перформансите и задоволството на работата. Вработените кои чувствуваат дека нивните потреби се земаат предвид имаат повеќе веројатност да останат ангажирани и да даваат подобри резултати.

Чекор 4: Почитувајте ги преференциите за распоред на вашите вработени

Иако бизнис потребите треба да се најпрвин, почитувањето на преференциите на вработените за распоред може да го подобри моралот и да го намали отсуството. Вработените со предвидливи распоредови се позадоволни и попродуктивни.За да ги приспособите преференциите без компромитирање на работата, разгледајте:

• Дозволете им на вработените да ја поднесат својата достапност однапред.
• Создавање фер ротација за викенди и празници.
• Обезбедување опции за размена на смени за вработените кои бараат флексибилност.

Дури и ако не е секогаш можно да се исполнат сите барања, покажувањето на вработените дека нивните преференции се важни гради доверба и го намалува текот на вработените.

Чекор 5: Вклучете ги вашите вработени

Охрабрувањето на вработените да учествуваат во одлуките за распоред на работа промовира колаборативна култура на работа и го подобрува општото задоволство. Кога вработените чувствуваат дека имаат влез, тие се поангажирани да ги исполнат своите доделени смени.Начини на вклучување на вработените вклучуваат:

• Користење на систем за отворени барања каде вработените можат да поднесат претпочитани работни дни и времиња.
• Овозможување на вработените да разменуваат смени со менаџерско одобрување.
• Спроведување анкети или состаноци за да се разговара за политиките за распоред и загрижувањата.

Со давање на вработените право на збор за нивните работни распоредови, бизнисите можат да создадат попозитивна и кооперативна работна средина.

Чекор 6: Соберете информации за достапност на вработените

Пред финализирање на работниот распоред, неопходно е да се соберат точни информации за достапноста на вработените. Ова го спречува последователното менување, конфликти во распоредот и празни смени.Најдобриот начин за собирање на достапност е преку дигитални системи за распоредување каде вработените можат да ги ажурираат своите преферирани работни часови. Ова го елиминира потребата за постојана двонасочна комуникација и осигурува дека распоредите се усогласени со тековната достапност на вработените.

Чекор 7: Планирајте однапред

Една од најголемите грешки во распоредувањето е чекањето до последната минута за доделување на смени. Планирањето на распоредите однапред ги спречува стресот кај менаџерите и вработените.За оптимални резултати:

• Создавајте распореди барем две недели однапред.
• Идентификувајте потенцијални конфликти и правете корекции рано.
• Комуницирање на распоредите веднаш по финализирањето.

Овој пристап им дава на вработените доволно време да го планираат својот личен живот додека се осигурува дека бизнис операциите се одвиваат непрекинато.

Чекор 8: Создајте резервен план

Дури и најдобро планираните распореди може да се соочат со неочекувани прекинувања поради болен повик, итни случаи или последователни промени. Имањето резервен план осигурува дека бизнисот ќе продолжи да функционира без големи проблеми.Некои стратегии за резерви вклучуваат:

• Држење на листа на дежурни вработени кои се достапни за покривање на смени на краток рок.
• Крос-обука на вработените така што тие можат да се справат со повеќе улоги кога е потребно.
• Имплементација на софтвер за распоредување кој дозволува брзи прилагодувања и размена на смени.

Проактивен пристап кон преки на распоредите го спречува непотребниот стрес и ја одржува ефикасноста на тимот.

Чекор 9: Одлучете како сакате да го создадете својот распоред

Постојат повеќе начини за создавање на работен распоред, секој со свои предности и недостатоци. Најчестите методи вклучуваат:

• Рачно распоредување – Користење на табели или бели табли за рачно создавање и прилагодување на распореди.
• Автоматизирани софтвери за распоредување – Алатки кои генерираат работни распореди врз основа на потребите на бизнисот, достапноста на вработените и правилата за усогласеност.
• Хибриден пристап – Комбинирање на рачни влезови со автоматика за подобрување на точноста и ефикасноста.

Изборот на вистинскиот метод за распоредување зависи од големината на вашата работна сила, сложеноста на бизнисот и нивото на потребна флексибилност.

Чекор 10: Создајте го вашиот распоред

Откако сите клучни фактори ќе бидат разгледани, време е да се изгради вистинскиот работен распоред. Следете ги овие чекори за структуриран пристап:

1. Доделете смени врз основа на бизнис побарувањата.
2. Осигурете се за праведна распределба на работното оптоварување.
3. Внимавајте на законските барања, вклучувајќи паузи за одмор и прекувремена работа.
4. Прилагодете ги распоредите според достапноста на вработените.
5. Прегледајте го распоредот за конфликти или недостиг на смени.

Добро планираниот распоред треба да ги балансира оперативните потреби додека ги одржува вработените ангажирани и продуктивни.

Чекор 11: Објавете ги распоредите однапред

Вработените ценат да ги имаат своите распореди однапред за да можат да планираат соодветно. Обезбедувањето ранен пристап до распоредите ја подобрува рамнотежата помеѓу работата и животот, го намалува бројот на отсуства и го зголемува задоволството од работата.Добри практики вклучува:

• Објавување на распореди барем две недели однапред.
• Испраќање потсетници за распоред пред секоја смена.
• Овозможување на вработените да потврдуваат или побараат промени доколку е потребно.

Со јасно и навремено распоредување, бизнисите можат да ја намалат забуната и да поттикнат поорганизирана работна сила.

Чекор 12: Распоредете според силните страни на вашите вработени

Добро балансиран тимски распоред на работа не е само пополнување смени—тоа е доделување на вистинските вработени на вистинските улоги во вистинското време. Вработените имаат различни вештини, нивоа на енергија и модели на продуктивност, и користењето на тие предности може да ја подобри ефикасноста.За стратегиско распоредување:

• Доделете искусни вработени на смени со висок побарувачка за одржување на квалитетот на услугата.
• Распоредете нововработени со постари вработени за менторство.
• Осигурете се дека улогите што бараат техничка експертиза или лидерство се покриени од најдобро соодветниот персонал.

Оваа стратегија спречува преоптоварување на вработените со задачи за кои не се подготовени и ја максимизира изведбата на смени.

Чекор 13: Прегледајте за вообичаени грешки во распоредувањето

Дури и со внимателно планирање, грешки во распоредувањето се случуваат. Пред финализирање на работниот распоред, прегледајте го за:

• Двојно резервирање – Двајца вработени случајно назначени на истата улога во исто време.
• Недоволна покриеност за време на пиковните часови – Недоволно персонал за време на време со висок побарувачка.
• Смени назад-назад – Вработени назначени за смени доцна навечер со следна рано наутро, што води до замор.
• Прекумерна прекувремена работа – Вработени што работат над законските или компанијските лимити.

Брз проверка на квалитетот осигурува дека вашиот распоред за работа е праведен, законски и оптимизиран за бизнис успех.

Чекор 14: Споделете го вашиот распоред со вашиот тим

Откако ќе креирате распоред за работа, вработените треба брзо да пристапат до своите доделени сменувања. Неуспехот да се дистрибуираат распоредите правилно може да доведе до конфузија, пропуштени сменувања и фрустрации.Најдобри практики за споделување на распоредите:

• Користете алатки за изработка на распоред базирани на облак, кои дозволуваат вработените да ги проверат смените онлајн.
• Објавувајте распоред на централно место, како што е табла за известувања или корпоративен портал.
• Испраќајте автоматски известувања преку СМС или е-пошта за да потсетите вработени за претстојните сменувања.

Овозможувањето на јасни и достапни распоредувања ги информира вработените и ги намалува непотребните прашања и недоразбирања.

Чекор 15: Осигурајте дека распоредот е лесно достапен

Вработените треба да можат да ги видат своите сменувања во секое време и од било кое место. Системот за мобилен-френдли распоред елиминира потребата од хартиени распоредувања или постојани повици до менаџерите.За да ја подобрите достапноста:

• Користете платформа за пренос на распоред со мобилна компатибилност.
• Обезбедете пристап за логирање на вработените до нивните работни распоредувања.
• Осигурајте дека вработените можат да побараат замени на сменувања или ажурирања без конфузија.

Лесниот пристап до распоредувањата ја подобрува комуникацијата и отчетноста низ целата работна сила.

Чекор 16: Воспоставете метод за комуникација низ тимот

Ефикасниот тимски работен распоред оди рака под рака со силен систем за комуникација. Вработените треба да имаат начин да:

• Поставуваат прашања за нивните сменувања
• Бараат промени во смените
• Пријавуваат конфликти или загрижености поврзани со распоредот

Опции за подобра комуникација низ распоредите вклучуваат:

• Групен чет во апликација за работно место.
• Одделена е-пошта за прашања поврзани со сменувањата.
• Автоматизиран чет-бот кој може да одговори на ЧПП за распоредот.

Поедноставената стратегија за комуникација го олеснува брзото решавање на проблемите со распоредот.

Чекор 17: Првенство на баланс меѓу работата и животот

Ефикасниот распоред на вработените не само што ги поддржува деловните операции, туку и го почитува благосостојбата на вработените.За да го промовирате балансот меѓу работата и животот:

• Избегнувајте да распоредувате вработени за прекумерно прекувремено.
• Распределете фер викенд и ноќни сменувања.
• Овозможете флексибилни опции за распоредување каде што е можно.

Балансираното работно опкружување води до посреќни вработени, помал тек и зголемена продуктивност.

Чекор 18: Понудете можности за раст

Распоредувањето не е само за пополнување на смените — тоа е и можност да се помогне на вработените да ги развијат своите вештини и кариери.Начини за обезбедување на можности за раст преку распоредувањето:

• Доделувајте на вработените нови улоги или одговорности.
• Понудете сменувања за обука каде што вработените можат да научат нови вештини.
• Ротирајте лидерски можности меѓу персоналот.

Со интегрирање на можности за учење во распоредот, деловните субјекти можат да го зголемат ангажманот на вработените и да ја подобрат задржливоста.

Чекор 19: Поттикнете повратна врска од вработените

Вработените се директно засегнати од одлуките за распоредување, па затоа е важно редовно да се побара повратна врска.Методи за собирање на повратна врска вклучуваат:

• Анонимни анкети за фер распоредување.
• Тимски состаноци каде вработените можат да изразат загрижености.
• Кутија за предлози за идеи за подобрување на распоредот.

Дејствувањето врз повратно мислење од вработените гради доверба и помага во рафинирање на процесите на распоредување со текот на времето.

Чекор 20: Ставете ја технологијата во функција

Рачното распоредување може да биде одземање време и склоно на грешки. Автоматизираната софтверска програма за распоредување го поедноставува процесот и осигурува дека работните распоредувања за вработените се точни и фер.Клучни карактеристики што треба да се гледаат во софтверот за распоредување:

• Пораки за сменувања водени од AИ базирани на деловни потреби.
• Автоматско заменување на сменувања за да се овозможи лесно тргување меѓу вработените.
• Следење на усогласеноста со работното законодавство за да се превенираат прекршувања.

Користењето на алатки за распоредување водени од технологија им помага на менаџерите ефикасно да создаваат распоредувања за вработените.

Чекор 21: Поттикнете позитивно работно опкружување

Работниот распоред не е само листа на сменувања — тоа е и огледало на културата на компанијата. Поддржувачкиот пристап за распоредување создава повеќе мотивирана работна сила.Начини за подобрување на работната средина преку распоредување:

• Покажете флексибилност каде е можно.
• Препознајте ги потребите на вработените и приспособете ги барањата кога е возможно.
• Избегнувајте промени во распоредот во последен момент кои предизвикуваат стрес.

Позитивното искуство со распоредот води до подобра изведба, повисок морал и подобрено тимско работење.

Чекор 22: Барајте можности за автоматизација и персонализација

Секој вработен има различни преференции и достапност. Користењето на персонализирани опции за распоред подобрува задоволството и учеството на вработените.Некои начини за персонализирање на распоредот вклучуваат:

• Овозможување на избор на преферирани смени.
• Понуда на опции за самораспоредување за одредени улоги.
• Обезбедување индивидуализирани потсетувања за смени.

Автоматизиран систем за распоредување со персонализирани опции за смени го прави распоредот пофер и поадаптибилен.

Чекор 23: Користете го најдоброто алатка за работата

Создавањето на распоред на работа за тим рачно може да биде погубно, особено за бизниси со голема работна сила. Користењето на напредни алатки за распоред, како Shifton, помага на менаџерите да креираат работен распоред ефикасно преку:

• Автоматизирање на планот на смени базирани на реални бизнис потреби.
• Овозможување на вработените да разменат смени непречено во системот.
• Обезбедување ажурирања во реално време за да се избегнат конфликти во распоредот.

Shifton го поедноставува управувањето со работната сила, ја подобрува ефикасноста на распоредот и го намалува административниот товар, што го прави полесно за бизнисите да функционираат непречено.

Типови на работни распоред

Различни бизниси бараат различни структури на распоред за да ги приспособат своите уникатни оперативни потреби. Типот на работен распоред што се користи зависи од барањата на индустријата, достапноста на вработените и организациските приоритети. Подолу се наведени некои од најчестите работни распореди кои ги имплементираат бизнисите.

Полно работно време

Полно работно време обично се состои од 40 часа неделно, иако некои индустрии може да го дефинираат поинаку. Вработените обично работат фиксно определен број на часови дневно, пет дена неделно.Клучни бенефити од полно работно време:

• Обезбедува стабилност на работа и постојан приход за вработените.
• Обезбедува редовно ниво на персонал за бизниси кои бараат постојано покривање.
• Често вклучува бенефиции како здравствено осигурување, платени отсуства и пензиски планови.

Полното работно време добро функционира во индустрии како корпоративни канцеларии, здравствена заштита, управување со малопродажба и центри за корисничка поддршка, каде што се бара континуирана работа и консистентност на работната сила.

Делумно работно време

Делумно работно време обично подразбира работа со помалку од 40 часа неделно. Вработените можат да имаат фиксни или променливи смени, во зависност од потребите на работодавецот.Клучни бенефити од делумно работно време:

• Нуди флексибилност за студенти, негователи или лица кои балансираат повеќе работни места.
• Помага на бизнисите да ги намалат трошоците за труд додека одржуваат адекватно ниво на персонал.
• Обезбедува решение за бизниси со сезонски или варијабилни потреби.

Делумните распоредувања се чести во ресторани, продавници на мало, центри за повици и индустрии за услуга, каде што се бара флексибилност на персоналот.

Работа на далечина/флексибилен распоред

Работна програма на далечина или флексибилен распоред им овозможува на вработените да работат од дома или од било која локација надвор од традиционалната канцеларија. Часовите можат да бидат фиксни, варијабилни или базирани на завршена работа, во зависност од политиките на компанијата.Клучни бенефити од работа на далечина/флексибилен распоред:

• Го зголемува автономноста на вработените и рамнотежата меѓу работата и животот.
• Намалува време и трошоци за патување до работа.
• Проширува базенот на вработување, овозможувајќи бизнисите да регрутираат талент од различни локации.

Работа на далечина и флексибилни распоредувања се особено ефективни во индустрии како ИТ, корисничка поддршка, создавање содржини и маркетинг, каде задачите може да се завршуваат дигитално без потреба од физичка присутност.

5-4/9 работен распоред

Работниот распоред 5-4/9 е компресирана програма каде вработените работат деветчасовни смени во осум дена во две недели, потоа еден ден со осумчасовна смена и еден дополнителен ден одмор.Клучни бенефити на 5-4/9 работниот распоред:

• Овозможува на вработените да имаат тридневен викенд секоја втора недела.
• Ја зголемува продуктивноста со понуда на подолги работни денови но помалку вкупно работни денови.
• Намалува трошоци за патување и ја подобрува рамнотежата меѓу работата и животот.

Овој тип на распоред е обично користен во владини агенции, корпоративни канцеларии и индустрии базирани на проекти кои можат да примат флексибилни структури на работа.

2-2, 3-2, 2-3 работен распоред

Распоредот 2-2, 3-2, 2-3 е ротирачки распоред на смени каде вработените работат во циклуси од два дена работа, два дена одмор, три дена работа и така натаму.Клучни бенефити на 2-2, 3-2, 2-3 распоредот:

• Обезбедува на вработените редовни денови за закрепнување.
• Обезбедува 24/7 бизнис операции без прекумерно прекувременско работење.
• Баланс на работни оптоварувања преку ротирање на вработените низ различни смени.

Овој распоред е идеален за индустрии како здравствена заштита, итни служби, производство и обезбедување, каде што е потребно континуирано користење на персоналот.

4/10 распоред

Распоредот 4/10 се состои од четири 10-часовни работни денови неделно, проследени со три дена одмор.Клучни бенефити на 4/10 распоредот:

• Даје на вработените дополнителен ден одмор секоја недела, подобрувајќи ја рамнотежата меѓу работата и животот.
• Намалува трошоци за патување бидејќи вработените патуваат во работа помалку денови.
• Помага на бизнисите да ја зголемат продуктивноста преку намалување на бројот на трансфер помеѓу смени.

Распоредот 4/10 се користи вообичаено во секторите за корисничка поддршка, производство, логистика и здравство каде што долги смени можат да ја зголемат ефикасноста.

Пример и шаблон за работен распоред

Создавањето на структуриран и јасен работен распоред е клучно за ефикасно управување со работната сила. Добро форматиран распоред гарантира дека вработените ги знаат нивните смени однапред, спречува конфликти во распоредот и ја подобрува целокупната координација на тимот.Подолу е пример за основен шаблон за работен распоред кој може да се користи во различни индустрии:

Име на Вработен	Позиција	Понеделник	Вторник	Среда	Четврток	Петок	Сабота	Недела	Вкупни часови
Џон До	Касиер	9 часот - 17 часот	9 часот - 17 часот	Слободен ден	13 часот - 21 часот	9 часот - 17 часот	Слободен ден	Слободен ден	32
Сара Смит	Сервер	Слободен ден	10 часот - 18 часот	10 часот - 18 часот	Слободен ден	16 часот - 24 часот	16 часот - 24 часот	16 часот - 24 часот	40
Марк Ли	Менаџер	8 часот - 16 часот	8 часот - 16 часот	8 часот - 16 часот	8 часот - 16 часот	8 часот - 16 часот	Слободен ден	Слободен ден	40

Како да го користите овој шаблон за работен распоред:

• Список со имиња на вработени и улоги за да се разјаснат одговорностите.
• Назначете смени врз основа на побарувања од работното оптоварување и достапност на вработените.
• Осигурете правична распределба на смените за да се спречи преголема работа или недостиг на персонал.
• Јасно назначете слободни денови за да знаат вработените кога не се на распоред.
• Пресметајте ги вкупните часови за да ги следите трошоците за работната сила и да осигурите усогласеност со работните регулативи.

Структуриран шаблон за распоред му помага на бизнисот да остане организиран, да ја подобри транспарентноста и да ја зголеми продуктивноста.

Како Shifton го олеснува создавањето на работни распореди

Управување со работните распореди рачно може да биде одземање многу време, особено за бизниси со повеќе вработени, ротирачки смени или 24/7 операции. Shifton, паметна алатка за управување со работната сила, го поедноставува процесот нудејќи:

• Автоматизирано изготвување на распоред за да се елиминираат рачните грешки.
• Опции за самопослужување за вработените за размена на смени и ажурирања на достапноста.
• Ажурирања во реално време за да се избегнат конфликти и последночасовни промени.
• Следење на усогласеност за да се осигура усогласување со работната законодавство.

Shifton им овозможува на менаџерите да создаваат работни распореди за минути, да го намалат административното оптоварување и да ја подобрат целокупната ефикасност на изготвување на распоред.