Kaip sudaryti darbo grafiką savo komandai: 23 žingsniai

Gerai struktūrizuotas darbo grafikas yra būtinas bet kokiam verslui. Nesvarbu, ar vadovaujate restoranui, mažmeninės prekybos parduotuvei, skambučių centrui, ar nuotolinei komandai, tinkamai suplanuotas darbuotojų grafikas užtikrina sklandžią veiklą, sumažina konfliktus ir išlaiko darbuotojus įsitraukusius.Prastas planavimas sukelia praleistus pokyčius, paskutinės minutės pakeitimus, pervargimą ir atitikties problemas. Kai darbuotojai negauna savo grafikų iš anksto, tai sukelia neapibrėžtumą ir stresą, paveikdami produktyvumą ir bendrą moralę.Vis dėlto, gerai suplanuotas komandos darbo grafikas optimizuoja personalą, pagerina efektyvumą ir užtikrina, kad darbuotojai gautų sąžiningą ir subalansuotą darbo krūvį. Naudojant tinkamą požiūrį ir grafiko sudarymo įrankius galite supaprastinti pamainų planavimą ir užtikrinti verslo tęstinumą.Šis vadovas pateikia 23 praktinius žingsnius, kurie padės vadovams sudaryti darbo grafiką, tenkinantį operacinius poreikius, užtikrinant atitiktį ir išlaikant darbuotojus laimingus.

Kas yra darbo grafikas?

Darbo grafikas yra struktūrizuotas planas, nurodantis, kada darbuotojai dirbs. Tai padeda verslams:

• Užtikrinti pakankamą aprėptį pagal verslo poreikius.
• Sąžiningai paskirstyti darbo krūvį tarp darbuotojų.
• Optimizuoti produktyvumą, mažinant darbo sąnaudas.
• Laikytis darbo įstatymų ir įmonės politikos atitikties.

Gerai suprojektuotas darbo grafikas atsižvelgia į verslo poreikius, darbuotojų prieinamumą ir pamainų sąžiningumą, kad sukurtų subalansuotą ir efektyvią darbo jėgą.

Kas daro puikų darbo grafiką?

Ne visi grafikai yra veiksmingi. Puikus darbo grafikas yra aiškus, nuspėjamas ir prieinamas, tuo pačiu leidžiantis tiek darbdaviui, tiek darbuotojams išlaikyti lankstumą. Šie pagrindiniai bruožai daro planavimą veiksmingu:

Atnaujinimai realiuoju laiku

Verslui reikia pokyčių, o grafikai turėtų gebėti prisitaikyti prie netikėtų pokyčių realiuoju laiku. Jei darbuotojas praneša sergantis, vadovai turėtų be vargo koreguoti pamainas.

Mobilusis prieinamumas

Modernus darbo grafikas turėtų būti prieinamas iš bet kurio įrenginio, leidžiantis darbuotojams tikrinti savo pamainas, prašyti pakeitimų ir gauti naujienas keliaujant.

Pranešimai ir priminimai

Automatiniai pamainų priminimai padeda darbuotojams išlikti trasoje, mažina pravaikštas ir užtikrina, kad visos pamainos būtų padengtos be sumaišties.

23 patarimai, kaip sudaryti darbo grafiką

1 žingsnis: Nustatykite savo darbo jėgos tikslus

Prieš kurdami darbo grafiką, reikia suprasti, kiek darbuotojų reikės skirtingu metu. Tai apima verslo modelių analizę, piko ir lėtų periodų nustatymą bei užtikrinimą, kad būtų pakankamai darbuotojų poreikiams patenkinti, neprarangant pramogų.Pradėkite nuo istorinių duomenų įvertinimo, kad sužinotumėte, kada klientų srautas yra didžiausias. Jei valdote restoraną, dėl pavyzdžio, vakarai ir savaitgaliai gali būti intensyviausi laikai, tuo tarpu vidutinės savaitės rytai gali reikalauti mažiau darbuotojų. Biuruose arba mažmeninės prekybos parduotuvėse, piko valandos gali būti per pietų pertraukas arba po darbo valandas.Taip pat reikėtų atsižvelgti į darbuotojų produktyvumo lygį. Kai kurie darbuotojai dirba efektyviau tam tikru paros metu, todėl pamainų skyrimas, atsižvelgiant į stipriąsias savybes, gali pagerinti darbo našumą. Tikslas yra derinti darbo sąnaudas išlaikant puikų klientų aptarnavimą ir verslo veiklą.

2 žingsnis: Laikykitės federalinių ir vietinių darbo įstatymų

Kiekviena šalis, valstija ar regionas turi skirtingus darbo įstatymus, kurie reglamentuoja darbo grafikus. Šie įstatymai apima, pavyzdžiui, maksimalų darbo valandų skaičių, viršvalandžių apmokėjimą, poilsio pertraukas ir reikiamus planavimo pranešimus. Nesąlyginis šių įstatymų vykdymas gali sukelti sankcijas, teisminius ginčus ir neigiamą reputaciją tarp darbuotojų.Prieš galutinant bet kokį grafiką, įsitikinkite, kad jis atitinka visus atitinkamus darbo teisinius reikalavimus. Pagrindiniai atitikties klausimai apima:

• Užtikrinti, kad darbuotojai neviršytų teisinių viršvalandžių ribų be tinkamo kompensavimo.
• Planuojant reikiamas pertraukas, pavyzdžiui, darbo ir poilsio pertraukas.
• Laikymasis sąžiningo darbo savaitės įstatymų, kurie reikalauja, kad darbdaviai iš anksto praneštų darbuotojams apie jų pamainas.

Naudojant planavimo programinę įrangą galima automatizuoti atitiktį, pažymint galimus pažeidimus ir užtikrinant, kad visos pamainos atitiktų teisinius reikalavimus.

3 žingsnis: Pažinkite savo komandą

Gerai subalansuotas darbo grafikas atsižvelgia į kiekvieno darbuotojo įgūdžius, stiprybes ir darbo pageidavimus. Tai padeda sukurti produktyvią darbo aplinką, kur darbuotojai jaučia, kad yra vertinami ir pasiekia geriausius rezultatus.Skirkite laiko suprasti:

• Kas puikiai atlieka, kurias užduotis ir vaidmenis?
• Kas labiau mėgsta rytines, vakaro ar naktines pamainas?
• Kas turi apribojimų, tokių kaip vaikų priežiūros įsipareigojimai ar mokyklos įsipareigojimai?

Suprasdami šiuos veiksnius galite sukurti darbo grafiką, kuris pagerina našumą ir darbo pasitenkinimą. Darbuotojai, kuriems atsižvelgiama į jų poreikius, yra labiau linkę likti įsitraukę ir pasiekti geresnių rezultatų.

4 žingsnis: Gerbkite savo darbuotojų tvarkaraščių pageidavimus

Nors verslo poreikiai turėtų būti pirmoje vietoje, gerbti darbuotojų tvarkaraščių pageidavimus gali pagerinti moralę ir sumažinti pravaikštas. Darbuotojai su numatomu grafiku yra labiau patenkinti ir produktyvūs.Kad būtų atsižvelgta į pageidavimus, nenesandorius veikti:

• Leisti darbuotojams iš anksto pateikti prieinamumą.
• Kurti sąžiningą rotaciją savaitgaliams ir šventėms.
• Suteikti pamainų keitimų galimybes darbuotojams, kuriems reikia lankstumo.

Nors ne visada įmanoma patenkinti kiekvieną prašymą, rodydami darbuotojams, kad jų pageidavimai svarbūs, kuriame pasitikėjimą ir mažiname darbuotojų kaitą.

5 žingsnis: Įtraukite savo darbuotojus

Skatindami darbuotojus dalyvauti tvarkaraščių priėmimo procese, kuriame bendradarbiavimo darbo kultūrą ir didiname bendrą pasitenkinimą. Kai darbuotojai jaučiasi, kad jie turi įtakos, jie labiau linkę į savo paskirtas pamainas.Būdai įtraukti darbuotojus apima:

• Naudoti atvirus prašymų sistemą, kur darbuotojai gali pateikti pageidaujamas darbo dienas ir valandas.
• Leisti darbuotojams keistis pamainomis su vadovybės patvirtinimu.
• Vykdyti apklausas ar susitikimus, aptariant tvarkaraščių politiką ir rūpesčius.

Suteikdami darbuotojams galimybę dalyvauti jų darbo tvarkaraščių planavime, verslas gali kurti teigiamą ir bendradarbiavimo darbo aplinką.

6 žingsnis: Surinkite informaciją apie darbuotojų galimą laiką

Prieš galutinai parengiant darbo grafiką, būtina surinkti tikslią informaciją apie darbuotojų galimą laiką. Tai padeda išvengti paskutinės minutės pakeitimų, grafiko konfliktų ir neužpildytų pamainų.Geriausias būdas surinkti informaciją yra skaitmeninės planavimo sistemos, kuriose darbuotojai gali atnaujinti savo pageidaujamas darbo valandas. Tai panaikina būtinybę nuolat keistis informacija ir užtikrina, kad grafikai atitiktų realiu laiku galimą darbuotojų laiką.

7 žingsnis: Planuokite iš anksto

Viena didžiausių planavimo klaidų yra laukimas iki paskutinės minutės, kol priskiriamos pamainos. Ankstyvas darbo grafiko planavimas padeda išvengti streso tiek vadovams, tiek darbuotojams.Optimaliausiems rezultatams pasiekti:

• Sudarykite grafikus mažiausiai dvi savaitės iš anksto.
• Anksti identifikuokite galimus konfliktus ir atlikite pakeitimus.
• Informuokite apie grafikus, kai tik jie bus parengti.

Šis požiūris suteikia darbuotojams pakankamai laiko suplanuoti savo asmeninį gyvenimą, užtikrinant sklandų verslo veikimą.

8 žingsnis: Sukurkite atsarginį planą

Netgi kruopščiausiai suplanuoti grafikai gali susidurti su netikėtais trikdžiais, dėl ligų skambučių, kritinių situacijų ar paskutinės minutės pakeitimų. Atsarginis planas užtikrina, kad verslas galėtų toliau veikti be didesnių problemų.Kai kurios atsarginių planų strategijos apima:

• Turint rezervinių darbuotojų sąrašą, kurie gali užpildyti pamainas trumpu pranešimu.
• Mokymą, leidžiantį darbuotojams atlikti kelis vaidmenis priklausomai nuo poreikio.
• Įdiegiant planavimo programinę įrangą, leidžiančią greitus pakeitimus ir pamainų keitimus.

Proaktyvus požiūris į grafiko trikdžius apsaugo nuo nereikalingo streso ir padeda komandai efektyviai veikti.

9 žingsnis: Nuspręskite, kaip norite sudaryti savo tvarkaraštį

Yra daugybė būdų, kaip sudaryti darbo tvarkaraštį, kiekvienas turi savo pranašumų ir trūkumų. Dažniausiai naudojami metodai apima:

• Rankinis planavimas – naudojant skaičiuokles ar lentas grafikams kurti ir reguliuoti rankiniu būdu.
• Automatizuota planavimo programinė įranga – įrankiai, kurie sukuria darbo grafikus pagal verslo poreikius, darbuotojų galimybę ir atitikties taisykles.
• Hibridinis požiūris – derinant rankinį įnašą su automatizavimu, siekiant didesnio tikslumo ir efektyvumo.

Teisingo planavimo metodo pasirinkimas priklauso nuo jūsų darbo jėgos dydžio, verslo sudėtingumo ir reikalingo lankstumo lygio.

10 žingsnis: Parenkate savo grafiką

Kai apsvarstysite visus svarbiausius veiksnius, laikas sudaryti realų darbo tvarkaraštį. Laikykitės šių veiksmų, kad turėtumėte struktūruotą požiūrį:

1. Priskirkite pamainas pagal verslo poreikius.
2. Užtikrinkite teisingą darbo krūvio paskirstymą.
3. Atsižvelkite į teisines reikalavimus, įskaitant poilsio pertraukas ir viršvalandžius.
4. Reguliuokite grafikus pagal darbuotojų galimybę.
5. Peržiūrėkite grafiką dėl konfliktų ar trūkstamų pamainų.

Gerai suplanuotas grafikas turėtų subalansuoti operacinius poreikius, tuo pačiu skatinant darbuotojus ir užtikrinant jų produktyvumą.

11 žingsnis: Iš anksto publikuokite grafikus

Darbuotojai vertina, kai grafiką jie gauna iš anksto, kad galėtų atitinkamai planuoti. Ankstyva prieiga prie grafikų pagerina darbo ir asmeninio gyvenimo balansą, sumažina neatvykus į darbą skaičių ir pagerina darbo pasitenkinimą.Geriausios praktikos apima:

• Grafikų paskelbimas mažiausiai dvi savaitės iš anksto.
• Šifravimo priminimai prieš kiekvieną pamainą.
• Leidžiant darbuotojams patvirtinti arba prašyti pakeitimų, jei reikia.

Aiškus ir laiku sudarant grafikus, įmonės gali sumažinti sumaištį ir skatinti tvarkingesnę darbo jėgą.

12 žingsnis: Sudarykite grafiką pagal savo darbuotojų stiprybes

Gerai subalansuotas komandos darbo grafikas nėra tik apie pamainų užpildymą – tai yra tinkamų darbuotojų priskyrimas tinkamoms pareigoms tinkamais laikais. Darbuotojai turi skirtingus gebėjimus, energijos lygius ir produktyvumo modelius, o šių stiprybių panaudojimas gali pagerinti efektyvumą.Strateginiai planavimo patarimai:

• Priskirkite patyrusius darbuotojus didelės paklausos pamainoms, kad išlaikytumėte paslaugų kokybę.
• Naujų darbuotojų įtarimas mentoriavimo galimybei su vyresniais darbuotojais.
• Užtikrinti, kad techninių žinių ar lyderystės reikalaujančias roles užimtų tam geriausiai pritaikyti darbuotojai.

Šis požiūris apsaugo darbuotojus nuo užduočių, kurioms jie nėra pasirengę, ir maksimaliai padidina našumą per pamainas.

13 žingsnis: Peržiūrėkite įprastas planavimo klaidas

Net su rūpestingu planavimu, gali atsirasti planavimo klaidų. Prieš galutinį darbo tvarkaraštį peržiūrėkite:

• Dvigubas rezervavimas – Du darbuotojai netyčia paskirti tą pačią rolę tuo pačiu laiku.
• Nepakankamas personalas piko metu – Nepakankamai darbuotojų padengiant didelės paklausos laikotarpius.
• Pamainos viena po kitos – Darbuotojai priskiriami vėlyvam darbo laikui, po kurio seka anksti rytą pamaina, sukeliančia nuovargį.
• Pernelyg dideli viršvalandžiai – Darbuotojai dirbantys virš teisinių ar įmonės limitų.

Greitas kokybės patikrinimas užtikrina, kad jūsų darbo grafikas yra teisingas, teisėtas ir optimizuotas verslo sėkmei.

14 žingsnis: Dalinkitės savo tvarkaraščiu su komanda

Kai tik sukuriate darbo grafiką, darbuotojai turi gauti greitą prieigą prie jiems priskirtų pamainų. Netinkamai paskirstant grafikus, gali kilti painiava, praleistos pamainos ir nusivylimas.Geriausios praktikos, kaip dalintis grafiku:

• Naudokite debesijos pagrindu veikiančius planavimo įrankius, kurie leidžia darbuotojams peržiūrėti pamainas internete.
• Paskelbkite grafikus centralizuotoje vietoje, pavyzdžiui, skelbimų lentoje ar įmonės portale.
• Siųskite automatizuotus pranešimus SMS ar el. paštu, kad primintumėte darbuotojams apie artėjančias pamainas.

Aiškūs ir prieinami tvarkaraščiai padeda darbuotojams būti informuotiems ir sumažina nereikalingus klausimus bei nesusipratimus.

Žingsnis 15: Užtikrinkite, kad grafikas būtų lengvai prieinamas

Darbuotojai turėtų galėti bet kada, iš bet kur, peržiūrėti savo pamainas. Mobiliesiems įrenginiams pritaikyta grafiko sistema panaikina poreikį popieriniams tvarkaraščiams ar nuolatiniams skambučiams vadovams.Norint pagerinti prieinamumą:

• Naudokite planavimo platformą, suderinamą su mobiliaisiais įrenginiais.
• Suteikite darbuotojams prieigą prisijungti prie jų darbo grafikų.
• Užtikrinkite, kad darbuotojai galėtų be painiavos prašyti pamainų apsikeitimo ar atnaujinimų.

Lengva prieiga prie tvarkaraščių gerina komunikaciją ir atsakomybę darbo jėgoje.

Žingsnis 16: Nustatykite komandos masto bendravimo metodą

Efektyvus komandos darbo grafikas glaudžiai susijęs su stipria komunikacijos sistema. Darbuotojai turėtų turėti būdą:

• Užduoti klausimus apie savo pamainas
• Prašyti pamainų keitimų
• Pranešti apie grafiko konfliktus ar susirūpinimą

Geresniam grafiko komunikavimui galima naudoti:

• Grupinį pokalbį darbo vietos programėlėje.
• Specialiai paskirtą grafiko el. pašto adresą, skirtą užklausoms apie pamainas.
• Automatinį pokalbio robotą, kuris gali atsakyti į dažniausiai užduodamus grafiko klausimus.

Sklandžių bendravimo strategijų pagrindas yra greitas grafiko problemų sprendimas.

Žingsnis 17: Prioritetinė darbo ir asmeninės gyvenimo pusiausvyra

Efektyvus darbuotojų grafikas ne tik palaiko verslo veiklas, bet ir gerbia darbuotojų gerovę.Norint skatinti darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą:

• Venkite darbuotojų planavimo per daug viršvalandžių.
• Teisingai paskirstykite savaitgalio ir naktines pamainas.
• Leiskite lanksčias planavimo galimybes, kai tai įmanoma.

Subalansuota darbo aplinka lemia laimingesnius darbuotojus, mažesnę rotaciją ir padidėjusį produktyvumą.

Žingsnis 18: Suteikite augimo galimybes

Grafiko sudarymas nėra tik pamainų užpildymas — tai taip pat galimybė padėti darbuotojams tobulinti savo įgūdžius ir karjerą.Būdai padėti augimo galimybes per grafiko sudarymą:

• Paskirti darbuotojus naujoms užduotims ar atsakomybėms.
• Suteikti mokymo pamainas, kur darbuotojai gali įgyti naujų įgūdžių.
• Suteikti galimybę vadovauti per rotacinę sistemą darbuotojams.

Integruojant mokymosi galimybes į grafiką, verslas gali padidinti darbuotojų įsitraukimą ir pagerinti jų išlaikymą.

Žingsnis 19: Skatinkite darbuotojų atsiliepimus

Darbuotojai tiesiogiai veikia grafiniai sprendimai, todėl svarbu reguliariai prašyti jų atsiliepimų.Atsiliepimų rinkimo metodai:

• Anoniminės apklausos apie grafiko teisingumą.
• Komandos susitikimai, kuriuose darbuotojai gali išreikšti susirūpinimus.
• Pasiūlymų dėžutė idėjoms apie grafiko tobulinimą.

Reaguodami į darbuotojų atsiliepimus, įmonės ugdo pasitikėjimą ir padeda tobulinti grafiko sudarymo procesus laikui bėgant.

Žingsnis 20: Pasitelkite technologijas

Rankinis planavimas gali būti laiko švaistymas ir supainiotas klaidų. Automatizuota planavimo programinė įranga paprastina procesą ir užtikrina, kad darbuotojų tvarkaraščiai būtų tikslūs ir teisingi.Svarbiausios funkcijos, kurių reikia ieškoti planavimo programinėje įrangoje:

• Dirbtinio intelekto pagrindu veikiančios pamainų rekomendacijos pagal verslo poreikius.
• Automatinis pamainų apsikeitimas, kad darbuotojai galėtų lengvai keistis pamainomis.
• Darbo įstatymų atitikties sekimas, siekiant išvengti pažeidimų.

Naudojant technologijomis paremtas planavimo priemones, vadovai gali efektyviau kurti darbuotojų grafikus.

Žingsnis 21: Skatinkite teigiamą darbo aplinką

Darbo grafikas nėra tik pamainų sąrašas — tai įmonės kultūros atspindys. Palaikantis planavimo požiūris sukuria labiau motyvuotą darbo jėgą.Būdai, kaip pagerinti darbo aplinką per planavimą:

• Kai įmanoma, parodykite lankstumą.
• Pripažinkite darbuotojų poreikius ir atsižvelkite į prašymus, kai tai įmanoma.
• Venkite paskutinės minutės grafikų pakeitimų, kurie sukelia stresą.

Teigiama planavimo patirtis lemia geresnį našumą, didesnę moralę ir pagerėjusį komandinį darbą.

Žingsnis 22: Ieškokite automatizavimo ir personalizavimo galimybių

Kiekvienas darbuotojas turi skirtingas pageidavimus ir pasiekiamumą. Naudojant asmenines darbo grafiko pasirinkimo galimybes, pagerinamas darbuotojų pasitenkinimas ir įsitraukimas.Kai kurie būdai, kaip suasmeninti darbo grafiką, apima:

• Leisti pasirinkti pageidaujamas pamainas.
• Siūlyti savarankiško darbo grafiko galimybes tam tikriems vaidmenims.
• Teikti individualius pamainų priminimus.

Automatizuota darbo grafiko sistema su asmeniniais pamainų pasirinkimais padaro planavimą sąžiningesnį ir labiau prisitaikantį.

23 Žingsnis: Naudoti Geriausią Įrankį Darbui

Komandos darbo grafiko kūrimas rankiniu būdu gali būti sudėtingas, ypač įmonėms su didele darbo jėga. Naudojant pažangius planavimo įrankius, kaip Shifton, padedama vadovams efektyviai sukurti darbo grafiką atlikus šiuos veiksmus:

• Automatizuoti pamainų planavimą pagal realaus laiko verslo poreikius.
• Leisti darbuotojams keisti pamainas vienoje sistemoje be jokių nesklandumų.
• Teikti realaus laiko atnaujinimus, kad būtų išvengta grafikų susidūrimų.

Shifton supaprastina darbo jėgos valdymą, pagerina planavimo efektyvumą ir sumažina administracinę naštą, todėl verslui lengviau veikti sklandžiai.

Darbo Grafikų Tipai

Skirtingi verslai reikalauja skirtingų planavimo struktūrų, kad atitiktų unikalius veiklos poreikius. Darbo grafiko tipas priklauso nuo pramonės poreikių, darbuotojų pasiekiamumo ir organizacinių prioritetų. Žemiau pateikiami kai kurie dažniausiai verslo vykdomi darbo grafikai.

Visos Dienos (Full-Time)

Visos dienos darbo grafikas paprastai sudaro 40 valandų per savaitę, nors kai kurios pramonės šakos jį gali apibrėžti kitaip. Darbuotojai paprastai dirba nustatytą valandų skaičių per dieną, penkias dienas per savaitę.Pagrindiniai Visos Dienos Grafikų Privalumai:

• Suteikia darbuotojams darbo stabilumą ir nuoseklias pajamas.
• Užtikrina reguliarius įdarbinimo lygius įmonėse, kuriose reikalaujama nuolatinės padengties.
• Dažnai įtraukia privalumus, tokius kaip sveikatos draudimas, apmokėtos atostogos ir pensijos planai.

Visos dienos grafikai puikiai tinka pramonėse, tokiuose kaip korporatyvinės biurai, sveikatos apsauga, mažmeninės prekybos valdymas ir klientų aptarnavimo centrai, kur reikalingos nuolatinės operacijos ir darbo jėgos nuoseklumas.

Nepilna Diena (Part-Time)

Nepilna diena paprastai reiškia darbą mažiau nei 40 valandų per savaitę. Darbuotojai gali turėti pastovias ar kintamas pamainas, priklausomai nuo darbdavio poreikių.Pagrindiniai Nepilnos Dienos Grafikų Privalumai:

• Siūlo lankstumą studentams, globėjams ar asmenims, subalansuojantiems kelis darbus.
• Padeda verslui sumažinti darbo kaštus tuo metu palaikant tinkamą darbuotojų kiekį.
• Suteikia sprendimą įmonėms su sezoniniais ar kintančiais poreikiais.

Nepilnos dienos grafikai yra įprasti restoranuose, mažmeninės prekybos parduotuvėse, skambučių centruose ir svetingumo pramonėse, kur verslai reikalauja lankstumo planuojant darbuotojus.

Nuotolinis/Lankstus Darbo Grafikas

Nuotolinis arba lankstus darbo grafikas leidžia darbuotojams dirbti iš namų ar bet kurios kitos vietos, ne tradiciniame biuro aplinkoje. Valandos gali būti pastovios, kintamos arba priklausyti nuo atliktų užduočių, priklausomai nuo įmonės politikos.Pagrindiniai Nuotolinio/Lankstaus Grafikų Privalumai:

• Padidina darbuotojų autonomiškumą ir darbo bei asmeninio gyvenimo balansą.
• Sumažina kelionių laiką ir susijusias išlaidas.
• Išplečia įdarbinimo bazę, leidžiant įmonėms pritraukti talentus iš skirtingų vietų.

Nuotoliniai ir lankstūs darbo grafikai ypač efektyvūs pramonėse, kaip IT, klientų aptarnavimas, turinio kūrimas ir marketingas, kur užduotys gali būti atliktos skaitmeniniu formatu nereikalaujant fizinio buvimo.

5-4/9 Darbo Grafikas

5-4/9 darbo grafikas yra suspaustas tvarkaraštis, kuriame darbuotojai dirba devynių valandų pamainas aštuonias dienas per dviejų savaičių laikotarpį, po kurio eina viena aštuonių valandų pamaina ir papildoma laisva diena.Pagrindiniai 5-4/9 Darbo Grafikų Privalumai:

• Leidžia darbuotojams kas antrą savaitę turėti tris išeigines dienas.
• Padidina produktyvumą, siūlydami ilgesnes darbo dienas, bet mažiau darbo dienų iš viso.
• Sumažina kelionių išlaidas ir pagerina darbo bei asmeninio gyvenimo balansą.

Toks tvarkaraštis dažnai naudojamas vyriausybinėse agentūrose, korporacijų biuruose ir projektinėse pramonėse, kur galima taikyti lanksčias darbo struktūras.

2-2, 3-2, 2-3 Darbo Grafikas

2-2, 3-2, 2-3 grafikas yra rotacinis pamainų tvarkaraštis, kuriame darbuotojai dirba ciklais: dvi dienos darbo, dvi dienos laisvos, trys darbo dienos ir taip toliau.Pagrindiniai 2-2, 3-2, 2-3 Grafikų Privalumai:

• Suteikia darbuotojams reguliarias laisvas dienas poilsiui.
• Užtikrina 24/7 įmonės veiklą be perteklinio darbo laiko.
• Subalansuoja darbo krūvius rotuodamas darbuotojus per skirtingas pamainas.

Šis tvarkaraštis idealiai tinka pramonėms, tokioms kaip sveikatos apsauga, pagalbos tarnybos, gamyba ir apsauga, kur reikalingas nuolatinis personalas.

4/10 Darbo Grafikas

4/10 darbo grafikas susideda iš keturių 10 valandų darbo dienų per savaitę, po kurių seka trys laisvos dienos.Pagrindiniai 4/10 Darbo Grafikų Privalumai:

• Suteikia darbuotojams papildomą laisvą dieną kiekvieną savaitę, pagerindamas darbo bei gyvenimo balansą.
• Mažina kelionės išlaidas, nes darbuotojai vyksta į darbą mažiau dienų.
• Padeda verslams padidinti produktyvumą, sumažinant pamainų perėjimų skaičių.

4/10 tvarkaraštis dažnai naudojamas klientų aptarnavimo, gamybos, logistikos ir sveikatos priežiūros sektoriuose, kur ilgesnės pamainos gali padidinti efektyvumą.

Darbo grafiko pavyzdys ir šablonas

Sukurti struktūruotą ir aiškų darbo grafiką yra labai svarbu efektyviam darbo jėgos valdymui. Gerai suformatuotas grafikas užtikrina, kad darbuotojai iš anksto žinotų savo pamainas, išvengtų tvarkaraščio konfliktų ir pagerintų bendrą komandos koordinavimą.Žemiau pateiktas pagrindinio darbo grafiko šablono pavyzdys, kuris gali būti naudojamas įvairiose pramonės šakose:

Darbuotojo vardas	Pareigos	Pirmadienis	Antradienis	Trečiadienis	Ketvirtadienis	Penktadienis	Šeštadienis	Sekmadienis	Iš viso valandų
John Doe	Kasos darbuotojas	9 AM - 5 PM	9 AM - 5 PM	NEDIRBA	1 PM - 9 PM	9 AM - 5 PM	NEDIRBA	NEDIRBA	32
Sarah Smith	Padavėja	NEDIRBA	10 AM - 6 PM	10 AM - 6 PM	NEDIRBA	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	4 PM - 12 AM	40
Mark Lee	Vadovas	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	8 AM - 4 PM	NEDIRBA	NEDIRBA	40

Kaip naudotis šiuo darbo grafiko šablonu:

• Surašykite darbuotojų vardus ir pareigas, kad būtų aiškios atsakomybės.
• Priskirkite pamainas, atsižvelgdami į darbo krūvį ir darbuotojų prieinamumą.
• Užtikrinkite teisingą pamainų paskirstymą, kad išvengtumėte persidirbimo ar personalo stygiaus.
• Aiškiai nurodykite laisvas dienas, kad darbuotojai žinotų, kada jie nėra suplanuoti dirbti.
• Apskaičiuokite bendras valandas, kad galėtumėte stebėti darbo sąnaudas ir užtikrinti darbo teisės normų laikymąsi.

Struktūrinis tvarkaraščio šablonas padeda įmonėms išlikti organizuotoms, pagerinti skaidrumą ir didinti produktyvumą.

Kaip Shifton palengvina darbo grafikų kūrimą

Darbo grafikų valdymas rankiniu būdu gali būti laiko reikalaujantis, ypač versluose su daugybe darbuotojų, besikeičiančiomis pamainomis ar 24/7 veikla. Shifton, išmani darbo jėgos valdymo priemonė, supaprastina procesą siūlydamas:

• Automatizuotą planavimą, kad būtų išvengta rankinių klaidų.
• Darbuotojų savitarnos galimybes pamainų keitimui ir prieinamumo atnaujinimui.
• Realaus laiko atnaujinimus, kad būtų išvengta konfliktų ir paskutinės minutės pokyčių.
• Atitikties stebėseną, kad būtų užtikrintas darbo teisės laikymasis.

Shifton leidžia vadovams sukurti darbo grafikus per kelias minutes, sumažinti administracinius darbus ir pagerinti bendrą grafikų sudarymo efektyvumą.