Suhteet työnantajan ja henkilöstön välillä ovat perustana mikroilmaston muodostumiselle missä tahansa organisaatiossa. Monet toimitusjohtajat eivät opi tehokkaan työntekijäkommunikaation periaatteita ja uskovat omistavansa synnynnäisiä viestintätaitoja. Älkäämme unohtako, että elämme jatkuvasti muuttuvissa ja dynaamisissa ajoissa. Nykyaikainen työmarkkina on täynnä itsevarmoja ja kilpailukykyisiä eri ammatteja edustavia henkilöitä. Aikaisemmin työntekijöiden odotettiin sietävän hiljaa provosoimatonta aggressiota, puolueellisuutta, rangaistuksia ja toruja. Nykyään jopa vähemmän pätevät työntekijät kunnioittavat itseään ja vaihtavat työpaikkaa mielensä mukaan ilman pelkoa työmarkkinoilla ei-toivotuksi tulemisesta. Monet kokeneet työnantajat tietävät, kuinka vaikeaa on löytää päteviä, rehellisiä ja uskollisia työntekijöitä. Siksi hienosäädetty organisaatioviestintä on tärkeässä roolissa kaikissa yrityksissä. Jotta yritys toimisi kuin kello, sekä työntekijöiden että työnantajien on tehtävä kompromisseja ja punnittava jokaista lausuttua ja kuultua sanaa samalla säilyttäen tietty kohteliaisuustaso. Yritetään selvittää oikeat tavat kommunikoida henkilöstön kanssa ja mitä toimenpiteitä tulisi ottaa käyttöön tehdäksemme tiimistäsi tehokkaimman henkilöstön, mitä olet koskaan saanut johtaa.
Yleisimmät käytetyt sisäisen viestinnän tekniikat
Yrityksen johtaminen ei ole helpoin tehtävä. Taloudellinen vastuu ja työntekijät itsessään ovat sinun vastuualueitasi. Hyvän yrityksen johtajan on oltava viisas, joustava ja punnittava päätöksiään jatkuvasti, sekä tunnettava oikeat tavat delegoida valtaa. On olemassa valtava määrä tiimijohtamisen seminaareja, webinaareja ja koulutuksia, joissa voit hankkia tarvittavan tiedon ja taidot. Itsekunnioitusta tuntevan työnantajan on osallistuttava vähintään yhteen näistä seminaareista pysyäkseen ajan tasalla uusimmista työntekijöiden palkkaamisen ja hallinnoinnin trendeistä. Sinun on myös kehitettävä oma tyylisi työntekijöiden hallinnassa.
Yleensä on olemassa useita sisäisen viestinnän tekniikoita, joita käsitellään erilaisissa ammatillisissa koulutusseminaareissa:
-
Autoritaarinen. Kaikki tärkeät päätökset tekee ainoastaan työnantaja. He asettavat tiukan järjestelmällisen valvonnan kaikkien tehtävien suorittamiselle. Tämän johtamistavan alaisena kaikki aloitteellisuus ja yksilöllisyys tukahdutetaan ankarasti
-
Anarkistinen. Työnantaja yrittää pysyä mahdollisimman etäällä yrityksen päivittäisestä liiketoiminnasta ja työntekijöiden työstä, joka on jätetty täysin vapaaksi, luopuen kaikesta vastuusta tuloksista
-
Demokraattinen. Työnantaja pyrkii lisäämään työntekijöiden roolia päätöksenteossa, antaa heille mahdollisuuden esittää mielipiteensä ja tehdä itsenäisesti toissijaisen merkityksen päätökset. Lisäksi kaikkia uusia ratkaisuja, yhteisiä tavoitteita ja yrityksen tavoitteita käsitellään säännöllisesti, ja jokaisella työntekijällä on oikeus äänestää.
Lisäksi työnantajat voivat käyttää yhteisluovuutta työntekijöiden hallinnassa. Tämän tyylin ytimessä on saavuttaa positiivisia tuloksia, asetettuja tavoitteita ja tehtäviä työntekijöiden ja työnantajan yhteisellä ponnistuksella.
Jokainen näistä menetelmistä on hyvä omalla tavallaan ja sopii tiettyihin olosuhteisiin. Autoritaarinen lähestymistapa antaa jonkin verran kohtuullisia tuloksia jatkuvan valvonnan vuoksi, mutta sitä voidaan käyttää vain kriittisissä tilanteissa. Demokraattista menetelmää voidaan toteuttaa, kun yrityksen johto on erittäin älykäs ja hyvä hallinnointitaidoissa. Ilman tätä on käytännössä mahdotonta saavuttaa hyviä tuloksia demokraattisella sisäisen viestinnän tekniikalla.
Kokenut yrityksen omistajan on oltava jossain määrin ennakoiva. Ennen kaikkea hänen on analysoitava kaikkien tiimin jäsenten käyttäytyminen ja luonteenpiirteet, määritettävä kaikkien työntekijöiden potentiaali, ennakoitava erilaisten tilanteiden mahdollisuus. Kaikki nämä tekijät on otettava huomioon, kun etsitään oikeaa tyyliä organisaatioviestinnälle.
Palaute on arvokas taito kommunikoida työntekijöiden kanssa
Kyky asettaa oikea palaute on pidetty yhtenä tärkeimmistä viestintätaidoista, joita yritysjohtajilla on jo pitkään tarvittu tehokkaaseen työntekijäkommunikaatioon. Jopa nuoren ja kokeneen toimitusjohtajan on pystyttävä puhumaan työntekijöille, selvittämään epätarkkuuksia, kehumaan tai tuomaan esiin asioita, joita voitaisiin parantaa, delegoimaan valtaa oikein, antamaan neuvoja erilaisista tehtävistä. Kommunikointi henkilöstön kanssa ei saisi olla ongelma toimitusjohtajalle. Yrityksen johtajan on kyettävä olemaan yhteydessä kaikkiin työntekijöihin, jopa niihin, jotka ovat vaikeita ja oikukkaita, koska oikea palaute on keskeistä molempia osapuolia hyödyttävässä viestinnässä. Aluksi näyttää siltä, että työntekijän kutsuminen keskustelemaan asioista, joissa on ongelmia, on helpoin asia tehdä. Käy ilmi, ettei se olekaan niin helppoa. Suurin osa maailmanlaajuisesti satojen yritysten tekemästä psykologisesta ja sosiologisesta tutkimuksesta on osoittanut, että palaute on työntekijä-työnantajasuhteiden ongelmallisin osa. Monet työntekijät ovat stressaantuneita huonosti hoidettujen silmätysten käytyjen keskustelujen aikana esimiestensä kanssa, ja kunnolla luodun palauteprosessin puutteen vuoksi. He ovat liian peloissaan ilmaisemaan ajatuksiaan, tuntevat itsensä aliarvostetuiksi, arvottomiksi ja nöyryytetyiksi. Ei-olemassa oleva tai huonosti järjestetty palautesysteemi häiritsee työntekijöitä organisaatiossa ja vähentää heidän haluaan pyrkiä yhteiseen tavoitteeseen. Lahjakkaan ja viisaan toimitusjohtajan on ymmärrettävä, että palaute on hyvä työkalu, jonka avulla voidaan:
-
Korjata työntekijän käyttäytymistä tiimissä
-
Ohjata työntekijää kasvamaan ja kehittymään tietyssä osastossa
-
Ilmaista kiitollisuutta ja korostaa työntekijän merkitystä
-
Motivoida työntekijöitä uusiin saavutuksiin
-
Määritellä syy työntekijän huonoon käytökseen
Katsotaan nyt joitakin sisäisen viestinnän tekniikoita, jotka auttavat sinua luomaan oikeanlaisen palautesysteemin. Niitä seuraamalla voit helposti kommunikoida työntekijöidesi kanssa.
Sääntö N1: Ole tarkka tavoitteiden suhteen
Ennen kuin tapaat työntekijän, ymmärrä millaista tavoitetta tavoittelet ja kirjoita se ylös paperille. Kysy itseltäsi: “Mitä haluan saavuttaa tämän tapaamisen aikana”? Näin teet keskustelusta paljon helpomman.
Sääntö N2: Valitse aika ja paikka keskustelulle
On oleellista, että puhut vain viimeaikaisista tapahtumista työntekijän kanssa. Paras käytäntö on ottaa yhteyttä työntekijään ja keskustella tapahtumasta, joka hiljattain tapahtui hänelle. Ei ole mitään järkeä tuoda esiin sitä aikaa, kun hän oli myöhässä töistä 3 vuotta sitten, jos hän tuli myöhässä viime viikon aikana. Kun näet, että jotkut työntekijät kokevat ongelmia projektin kanssa eilen tai pari päivää sitten, on aika keskustella tästä asiasta ja antaa neuvoja.
Sääntö N3: Osallista työntekijät keskusteluihin
Kaikki työntekijät kaikissa yrityksissä haluavat tulla tarvittaviksi, tärkeiksi ja kuulluiksi. Anna työntekijöidesi puhua mielipiteensä. Ensinnäkin, se on hyvä tapa edistää työntekijän itsenäisyyttä ja vastuuta päätöksistä, joita teet keskustelun aikana. Toiseksi, kieltämällä henkilöstöltä oikeuden ilmaista mielipidettään, voit kieltää itseltäsi hyödyllistä tietoa ja jopa saattaa itsesi kiusalliseen tilanteeseen. Voit myös oppia tiettyjen työntekijöiden todellisesta potentiaalista, saada hyviä ideoita ja jopa hankkia uutta kokemusta.
Sääntö N4: Kehua julkisesti, kritisoida yksityisesti
Tämä on erittäin tärkeä sääntö! On monia syitä toimia näin. Julkinen arvostelu nöyryyttää ja syvästi demotivoi työntekijöitä. Ei voi olla asianmukaista viestintää, jos yrityksen johtaja sallii itselleen julkisesti kritisoida työntekijöitä pilkalla. Ymmärrä, että jos teet tämän joillekin työntekijöille, teet sen myös muille, mikä nopeasti hankkii sinulle heidän negatiiviset tunteensa. Kehuttaessa on oltava vilpitön, julkisesti tai yksityisesti.
Sääntö N5: Keskustele tapahtumista ja toimista
Henkilökohtaisuuksiin meneminen ja ihmisten leimaaminen on aina sopimatonta. Keskustele työntekijöidesi kanssa yksityisesti ja kollektiivisesti vain tapahtumista ja toimista, ei työntekijöistä. Ihmisten leimaaminen tai loukkaaminen on helppoa, mutta voi kestää kuukausia tai vuosia palauttaa tiimiviestintä.
Tapa, jolla kommunikoit työntekijöidesi kanssa ja mitä viestintätyyliä käytät, on täysin sinusta kiinni. Voit jättää huomiotta neuvojamme ja epäonnistua palautteen antamisessa työntekijöille, mutta silloin urasi jää hyvin lyhyeksi. Toimitusjohtajana sinun tulisi ymmärtää yksi yksinkertainen asia: Sekä sinun että työntekijöidesi on keskityttävä yhteisten tavoitteiden ja tehtävien saavuttamiseen, sekä tekemään tiimistä mahdollisimman miellyttävä. Onnea, hyvät työnantajat. Älkää luopuko taitojen kehittämisestä, niin saavutatte kaiken!
