Odnosi med delodajalcem in zaposlenimi so temelj oblikovanja mikroklime v katerikoli organizaciji. Mnogo direktorjev ne uspe naučiti se načel učinkovite komunikacije z zaposlenimi in verjamejo, da že po naravi posedujejo komunikacijske sposobnosti. Ne pozabimo, da živimo v nenehno spreminjajočih se in dinamičnih časih. Sodobni trg dela je poln samozavestnih in konkurenčnih predstavnikov različnih poklicev. V preteklosti se je od zaposlenih pričakovalo, da tiho prenašajo neizzvano agresijo, pristranskost, kazni in opomine. Danes tudi manj kvalificirani delavci ravnajo spoštljivo in menjajo službo po lastni volji, brez strahu, da bi bili nezaželeni na trgu dela. Mnogi izkušeni delodajalci vedo, kako težko je najti kvalificirane, poštene in zvesto zaposlene. Zato naštelano organizacijsko komuniciranje igra pomembno vlogo v kateremkoli podjetju. Da bi podjetje delovalo kot ura, morata zaposleni in delodajalci sklepati kompromise in tehtati vsako izrečeno in slišno besedo, hkrati pa ohraniti določeno mero vljudnosti. Poskusimo ugotoviti prave načine komuniciranja z zaposlenimi in ukrepe, ki jih je treba uvesti, da bi vaša ekipa postala najbolj učinkovito delovno silo, ki ste jo kdaj imeli priložnost voditi.
Najpogosteje uporabljene tehnike notranje komunikacije
Biti vodja podjetja ni najlažja stvar. Finančna odgovornost in sami zaposleni so področja vaše odgovornosti. Vodilni v podjetju mora biti moder, prilagodljiv, nenehno tehtati svoje odločitve in poznati prave načine delegiranja moči. Obstaja ogromno seminarjev, spletnih seminarjev in usposabljanj o vodenju ekip, kjer lahko pridobite zahtevano znanje in potrebne spretnosti. Vsak samospoštljivi delodajalec mora obiskati vsaj enega od teh seminarjev, da bi sledil najnovejšim trendom zaposlovanja in upravljanja osebja. Prav tako morate delati na svojem slogu upravljanja z zaposlenimi.
Praviloma obstaja več tehnik notranje komunikacije, ki so obravnavane na različnih strokovnih seminarjih za usposabljanje:
-
Avtoritarno. Vse pomembne odločitve sprejema izključno delodajalec. Vpeljujejo strogo sistemsko kontrolo nad izvrševanjem vseh nalog. Pod tem upravljanjem so vse pobude in individualnost močno zatirane
-
Anarhistično. Delodajalec se poskuša čim bolj izogibati vsakodnevnemu delu podjetja in zaposlenih, stvari popolnoma prepusti prostemu toku, pri tem pa je opustil vso odgovornost za rezultate
-
Demokratično. Delodajalec si prizadeva povečati vlogo zaposlenih pri odločanju, jim omogoča, da izrazijo svoje mnenje in samostojno sprejemajo odločitve manjše pomembnosti. Poleg tega se redno razpravlja o vseh novih rešitvah, kolektivnih ciljih in ciljih podjetja, pri čemer ima vsak delavec pravico glasovati.
Poleg tega lahko delodajalci uporabijo skupno ustvarjalnost pri upravljanju zaposlenih. Bistvo tega sloga je doseganje pozitivnih rezultatov, postavljenih ciljev in nalog s skupnimi napori zaposlenih in delodajalca.
Vsaka od teh metod je na svoj način dobra in primerna v določenih okoliščinah. Avtoritarni pristop daje nekoliko spodobne rezultate zaradi stalne kontrole, vendar ga je mogoče uporabiti le v kritičnih situacijah. Demokratična metoda se lahko izvede, ko je vodilni v podjetju zelo inteligenten in dobro obvladajo vodstvene sposobnosti. Brez tega je praktično nemogoče doseči dober rezultat iz demokratične tehnike notranje komunikacije.
Izkušen lastnik podjetja mora imeti določeno mero daljnovidnosti. Najprej in predvsem mora analizirati vedenje in osebnostne značilnosti vseh članov ekipe, določiti potencial vseh zaposlenih, predvideti možnost nastanka različnih situacij. Vsi ti dejavniki morajo biti upoštevani pri iskanju pravega sloga organizacijske komunikacije.
Povratna informacija je dragocena veščina pri komunikaciji z zaposlenimi
Sposobnost vzpostavitve ustrezne povratne informacije se že dolgo časa šteje za eno najpomembnejših komunikacijskih veščin, ki so potrebne za učinkovito komunikacijo z zaposlenimi med vodilnimi v podjetju. Tudi mladi in izkušeni generalni direktorji morajo znati govoriti z zaposlenimi, razjasniti morebitne netočnosti, pohvaliti ali opozoriti na stvari, ki bi jih bilo mogoče izboljšati, ustrezno delegirati naloge, dati nasvete o različnih nalogah. Komunikacija s člani osebja ne bi smela biti problem za generalnega direktorja. Vodja podjetja mora biti sposoben vzpostaviti stik z vsakim delavcem, tudi z najbolj trmastimi in kapricastimi, saj je pravilna povratna informacija temelj za obojestransko koristno komunikacijo. Na začetku se zdi, da je najlažja stvar povabiti delavca, da razpravlja o stvareh, s katerimi imate težave. Izkazalo se je, da sploh ni tako enostavno. Večina psiholoških in socioloških raziskav, ki so jih izvedla stotine podjetij po vsem svetu, je pokazala, da je povratna informacija najbolj problematični del odnosov med delavcem in delodajalcem. Mnogi delavci se počutijo pod stresom zaradi slabo vodenih pogovorov s svojimi nadrejenimi iz oči v oči in zaradi odsotnosti ustrezno vzpostavljenega procesa povratnih informacij. Prestrašeni so, da bi izrazili svoje mnenje, se počutijo podcenjeni, nevredni in ponižani. Neobstoječ ali slabo vzpostavljen sistem povratnih informacij dezorientira delavce v organizaciji in zmanjšuje njihovo željo po doseganju skupnega cilja. Talenten in moder generalni direktor mora razumeti, da je povratna informacija dobro orodje, ki omogoča:
-
Popraviti vedenje zaposlenega v ekipi
-
Usmeriti zaposlenega k rasti in razvoju v določenem oddelku
-
Izraziti hvaležnost in poudariti pomembnost zaposlenega
-
Motivirati delavce k novim dosežkom
-
Določiti razlog za neprimerno vedenje zaposlenega
Zdaj se poglejmo nekatere tehnike notranje komunikacije, ki vam bodo pomagale vzpostaviti ustrezen sistem povratnih informacij. Če jih boste upoštevali, boste lahko enostavno komunicirali s svojimi zaposlenimi.
Pravilo št. 1: Bodite natančni glede ciljev
Pred sestankom z zaposlenim razumite, kakšen cilj zasledujete in ga zapišite na papir. Vprašajte se: “Kaj želim doseči med tem sestankom”? Tako boste pogovor olajšali.
Pravilo št. 2: Imejte čas in kraj za pogovore
Zelo pomembno je, da se ob pogovoru z zaposlenim osredotočite samo na nedavne dogodke. Najbolje je stopiti v stik z zaposlenim in razpravljati o dogodku, ki se je nedavno zgodil. Ni smiselno obujati čas, ko je zamujal na delo pred tremi leti, če je zamujal prejšnji teden. Ko ste videli, da imajo nekateri zaposleni težave s projektom včeraj ali pred nekaj dnevi, je čas, da to vprašanje razpravljate in podate nekaj nasvetov.
Pravilo št. 3: Vključite zaposlene v razprave
Vsi zaposleni v vseh podjetjih si želijo, da bi jih potrebovali, bili pomembni in slišani. Naj vaši zaposleni izrazijo svoje misli. Prvič, to je dober način za spodbujanje delovne neodvisnosti in odgovornosti za odločitve, ki jih boste sprejeli med razpravo. Drugič, z zanikanjem pravice osebju, da izrazijo svoje mnenje, lahko sebi odrekate koristne informacije in se celo znajdete v nerodni situaciji. Prav tako se lahko naučite pravega potenciala, ki ga ima določen zaposleni, dobite nekaj dobrih idej in celo pridobite nove izkušnje.
Pravilo št. 4: Pohvalite javno, kritizirajte zasebno
To je zelo pomembno pravilo! Obstaja veliko razlogov za to. Javna kritika ponižuje in globoko demotivira zaposlene. Ne more biti ustrezne komunikacije, če si vodja podjetja dovoljuje javno kritizirati zaposlene s kančkom posmeha. Upoštevajte, da če to storite nekaterim zaposlenim, boste to storili tudi drugim delavcem, kar vas bo takoj pripeljalo na njihovo slabo stran. Pohvala mora biti izrečena iskreno, bodisi javno ali zasebno.
Pravilo št. 5: Razpravljajte o dogodkih in dejanjih
Ni sprejemljivo, da se postane osebni in nalepke na ljudi v katerikoli okoliščini. Ko se pogovarjate s svojimi zaposlenimi tako zasebno kot kolektivno, razpravljajte samo o dogodkih in dejanjih, ne pa o delavcih. Zelo enostavno je nalepiti oznako ali užaliti ljudi, vendar lahko traja mesece ali leta, da znova vzpostavite komunikacijo v ekipi.
Način, kako komunicirate s svojimi zaposlenimi in kateri komunikacijski slog uporabljate, je odvisen samo od vas. Lahko ignorirate naše nasvete in ne vzpostavite povratnih informacij z delavci, vendar bo vaša kariera na ta način zelo kratkotrajna. Kot generalni direktor morate razumeti eno preprosto stvar: tako vi kot vaši zaposleni morate biti usmerjeni v doseganje skupnih ciljev in nalog, kot tudi v ustvarjanje čim prijetnejše timske atmosfere. Srečno, dragi delodajalci. Ne obupajte nad izboljšanjem svojih veščin in dosegli boste vse!
