Les relations entre l'employeur et les membres du personnel sont la base de la formation d'un microclimat dans toute organisation. De nombreux PDG échouent à apprendre les principes de la communication efficace avec les employés et croient qu'ils possèdent naturellement des compétences de communication efficaces. N'oublions pas que nous vivons une époque en constante évolution et dynamique. Le marché du travail actuel est rempli de représentants confiants et compétitifs de diverses professions. Autrefois, on attendait des employés qu'ils supportent en silence l'agression non provoquée, les préjugés, les pénalités et les réprimandes. De nos jours, même les travailleurs les moins qualifiés se respectent et changent d'emploi sur un coup de tête sans craindre d'être indésirables sur le marché du travail. De nombreux employeurs expérimentés savent à quel point il est difficile de trouver des employés qualifiés, honnêtes et loyaux. C'est pourquoi une communication organisationnelle bien ajustée joue un rôle important dans toute entreprise. Pour faire fonctionner une entreprise comme une horloge, les employés et les employeurs doivent faire des compromis et peser chaque mot prononcé et entendu tout en conservant un niveau de courtoisie. Essayons de découvrir les bonnes manières de communiquer avec les membres du personnel et les mesures à mettre en place pour faire de votre équipe la main-d'œuvre la plus efficace que vous ayez jamais eu le plaisir de gérer.
Techniques de communication interne les plus souvent utilisées
Être à la tête d'une entreprise n'est pas la chose la plus facile à faire. La responsabilité financière et les employés eux-mêmes sont des domaines de votre responsabilité. Un dirigeant d'entreprise doit être sage, flexible, constamment peser ses décisions et connaître les bonnes manières de déléguer le pouvoir. Il existe un grand nombre de séminaires, webinaires et formations sur la gestion d'équipe où vous pouvez acquérir les connaissances requises et les compétences nécessaires. Tout employeur qui se respecte doit assister à au moins l'un de ces séminaires pour se tenir au courant des dernières tendances en matière d'embauche et de gestion du personnel. Vous devez également travailler sur votre propre style de gestion des employés.
En règle générale, plusieurs techniques de communication interne sont discutées lors de divers séminaires de formation professionnelle :
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Autoritaire. Toutes les décisions importantes sont prises exclusivement par l'employeur. Il impose un contrôle systémique strict sur l'exécution de toutes les tâches. Sous cette gestion, toutes les initiatives et individualités sont sévèrement écrasées.
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Anarchique. L'employeur essaie de se tenir à l'écart des affaires quotidiennes de l'entreprise et du travail des employés autant que possible, laissant les choses complètement libres tout en ayant abandonné toute responsabilité pour les résultats.
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Démocratique. Un employeur vise à accroître le rôle des employés dans la prise de décision, leur donne la possibilité d'exprimer leurs opinions et de prendre des décisions de moindre importance par eux-mêmes. De plus, toutes les nouvelles solutions, les objectifs collectifs et les objectifs de l'entreprise sont régulièrement discutés, chaque travailleur ayant le droit de vote.
En outre, les employeurs peuvent utiliser la créativité conjointe dans la gestion des employés. Le cœur de ce style réside dans l'obtention de résultats positifs, d'objectifs et de tâches fixés par les efforts combinés des employés et de l'employeur.
Chacune de ces méthodes est bonne en son genre et appropriée dans certaines circonstances. L'approche autoritaire donne des résultats assez décents grâce à un contrôle constant, mais elle ne peut être utilisée que dans des situations critiques. La méthode démocratique peut être mise en œuvre lorsque le dirigeant de l'entreprise est très intelligent et doué en compétences managériales. Sans cela, il est pratiquement impossible d'obtenir un bon résultat de la technique de communication interne démocratique.
Un propriétaire d'entreprise expérimenté doit avoir un certain degré de prévoyance. Tout d'abord, il doit analyser le comportement et les traits de caractère de tous les membres de l'équipe, déterminer le potentiel de tous les employés, prévoir la possibilité de l'émergence de diverses situations. Tous ces facteurs doivent être pris en compte lors de la recherche du bon style de communication organisationnelle.
Le retour d'information est une compétence précieuse dans la communication avec les employés
La capacité à mettre en place un retour d'information approprié est considérée comme l'une des compétences de communication les plus importantes nécessaires pour une communication efficace avec les employés parmi les dirigeants d'entreprises depuis un certain temps. Même les jeunes PDG expérimentés doivent être capables de parler aux employés, de résoudre les inexactitudes, de féliciter ou de souligner les points qui pourraient être améliorés, de déléguer correctement l'autorité, de donner des conseils sur diverses tâches. Communiquer avec les membres du personnel ne devrait poser aucun problème pour un PDG. Un chef d'entreprise doit pouvoir entrer en contact avec tous les travailleurs, même les plus indociles et capricieux, car un retour d'information approprié est la pierre angulaire d'une communication mutuellement bénéfique. Au début, il semble que convoquer un travailleur pour discuter des choses avec lesquelles vous avez des problèmes soit la chose la plus facile à faire. Il s'avère que ce n'est pas du tout facile. La majorité des recherches psychologiques et sociologiques menées par des centaines d'entreprises à travers le monde ont montré que le retour d'information est la partie la plus problématique des relations employé-employeur. De nombreux travailleurs sont stressés lors de conversations en tête-à-tête mal gérées avec leurs supérieurs et en raison de l'absence d'un processus de retour d'information correctement établi. Ils ont trop peur pour exprimer leur opinion, se sentent sous-estimés, inutiles et humiliés. Un système de retour d'information inexistant ou mal mis en place désoriente les travailleurs dans l'organisation et diminue leur envie de se battre pour l'objectif commun. Un PDG talentueux et sage doit comprendre que le retour d'information est un bon outil qui permet de :
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Corriger le comportement d'un employé au sein de l'équipe
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Orienter un employé vers la croissance et le développement dans un certain département
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Exprimer sa gratitude et souligner l'importance d'un employé
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Motiver les travailleurs vers de nouvelles réalisations
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Déterminer la raison du mauvais comportement d'un employé
Examinons maintenant certaines des techniques de communication interne qui vous aideront à mettre en place un système de retour d'information approprié. En les suivant, vous pourrez facilement communiquer avec vos employés.
Règle N°1 : Soyez précis avec les objectifs
Avant de rencontrer un employé, comprenez quel objectif vous poursuivez et écrivez-le sur un morceau de papier. Demandez-vous : « Que veux-je atteindre lors de cette réunion ? ». Vous faciliterez ainsi beaucoup la conversation.
Règle N°2 : Ayez un moment et un lieu pour discuter
Il est essentiel que vous discutiez uniquement des événements récents lorsque vous parlez au travailleur. La meilleure pratique consiste à contacter un employé et à discuter d'un événement qui lui est récemment arrivé. Il n'y a aucun intérêt à évoquer le moment où il était en retard au travail il y a 3 ans s'il est arrivé en retard la semaine dernière. Lorsque vous avez vu que certains employés rencontrent des problèmes avec le projet hier ou il y a quelques jours, c'est le moment de discuter de ce problème et de donner des conseils.
Règle N°3 : Impliquez les employés dans les discussions
Tous les employés de toutes les entreprises souhaitent être nécessaires, importants et entendus. Laissez vos employés exprimer leurs opinions. Tout d'abord, c'est un bon moyen de favoriser l'indépendance des travailleurs et la responsabilité pour les décisions que vous prendrez pendant la discussion. Ensuite, en refusant au personnel le droit d'exprimer son opinion, vous pouvez vous priver d'informations utiles et même vous mettre dans une position délicate. Vous pouvez également découvrir le véritable potentiel d'un employé particulier, obtenir quelques bonnes idées et même acquérir une nouvelle expérience.
Règle N°4 : Faites des éloges en public, critiquez en privé
C'est une règle très importante ! Il existe de nombreuses raisons de le faire. La critique publique humilie et démotive profondément les employés. Il ne peut y avoir de communication appropriée si le dirigeant de l'entreprise se permet de critiquer publiquement les employés avec une pointe de moquerie. Comprenez que si vous faites cela à certains employés, vous le ferez à d'autres travailleurs, ce qui vous mettra instantanément en mauvais termes avec eux. Les éloges doivent être donnés sincèrement, que ce soit publiquement ou en privé.
Règle N°5 : Discutez des événements et des actions
Il n'est pas acceptable d'en venir aux attaques personnelles et de coller des étiquettes aux gens en aucune circonstance. Lorsque vous parlez à vos employés, que ce soit en privé ou collectivement, ne discutez que des événements et des actions, pas des travailleurs. Il est très facile d'étiqueter ou d'offenser les gens, mais cela peut prendre des mois ou des années pour rétablir la communication d'équipe.
La façon dont vous communiquez avec vos employés et le style de communication que vous utilisez dépendent entièrement de vous. Vous pouvez ignorer nos conseils et échouer à établir un retour d'information avec les travailleurs, mais de cette manière, votre carrière sera de très courte durée. En tant que PDG, vous devriez comprendre une chose simple : Vous et vos employés devez être orientés vers la réalisation d'objectifs et de tâches communs ainsi que vers l'amélioration de l'atmosphère de l'équipe. Bonne chance, chers employeurs. Ne renoncez pas à améliorer vos compétences et vous atteindrez tout!
