Các mối quan hệ giữa chủ lao động và nhân viên là nền tảng để hình thành một vi khí hậu trong bất kỳ tổ chức nào. Nhiều CEO không học được các nguyên tắc giao tiếp nhân viên hiệu quả và tin rằng họ sở hữu khả năng giao tiếp bên trong. Hãy nhớ rằng chúng ta đang sống trong thời đại luôn thay đổi và năng động. Thị trường lao động hiện đại đầy đủ những người đại diện tự tin và cạnh tranh cho nhiều ngành nghề khác nhau. Trong quá khứ, nhân viên được mong đợi sẽ im lặng chịu đựng sự xâm lược không cớ, thiên kiến, hình phạt và nạp luật từ sếp. Ngày nay, ngay cả những nhân viên không có trình độ cao nhất cũng tỏ ra tôn trọng và thay đổi công việc bất chấp sự lo ngại bị thất nghiệp. Nhiều chủ lao động giàu kinh nghiệm biết rằng việc tìm kiếm nhân viên có năng lực, trung thực và trung thành là rất khó khăn. Đó là lý do tại sao giao tiếp tổ chức được điều chỉnh tốt có vai trò quan trọng trong bất kỳ công ty nào. Để doanh nghiệp hoạt động trơn tru, cả nhân viên và chủ lao động phải thỏa hiệp và cân nhắc từng từ nói ra và nghe thấy mà vẫn giữ mực lịch sự nhất định. Hãy cùng tìm hiểu cách thức giao tiếp đúng đắn với các thành viên trong nhóm và những biện pháp cần được áp dụng để làm cho đội ngũ của bạn trở thành lực lượng lao động hiệu quả nhất mà bạn từng quản lý thành công.
Các kỹ thuật giao tiếp nội bộ thường được sử dụng nhất
Làm lãnh đạo công ty không phải là điều dễ dàng nhất. Trách nhiệm tài chính và các nhân viên là những lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm của bạn. Một nhà quản lý cấp cao cần khôn ngoan, linh hoạt, luôn cân nhắc quyết định của mình và biết cách phân quyền hợp lý. Có rất nhiều hội thảo quản lý đội ngũ, hội thảo trực tuyến và đào tạo, nơi bạn có thể nhận được kiến thức cần thiết và kỹ năng cần thiết. Bất kỳ chủ lao động nào tự trọng đều phải tham dự ít nhất một trong số những hội thảo này để theo kịp xu hướng mới nhất trong việc tuyển dụng và quản lý nhân viên. Bạn cũng phải phát triển phong cách quản lý nhân viên riêng của mình.
Theo quy tắc, có một số kỹ thuật giao tiếp nội bộ thường được thảo luận trong các hội thảo đào tạo chuyên môn khác nhau:
-
Chuyên quyền. Tất cả các quyết định quan trọng được đưa ra độc quyền bởi chủ lao động. Họ áp đặt quy tắc kiểm soát hệ thống chặt chẽ đối với việc thực hiện tất cả nhiệm vụ. Dưới sự quản lý này, tất cả sáng kiến và cá nhân đều bị dập tắt nghiêm trọng
-
Vô chính phủ. Chủ lao động cố gắng tránh xa công việc hàng ngày của công ty và nhân viên nhiều nhất có thể, để mọi thứ hoàn toàn tự phát trong khi đã từ bỏ tất cả trách nhiệm đối với kết quả
-
Dân chủ. Chủ lao động hướng đến việc tăng cường vai trò của nhân viên trong việc ra quyết định, cho phép họ có cơ hội phát biểu ý kiến và tự thực hiện các quyết định có tầm quan trọng thứ yếu. Hơn nữa, tất cả các giải pháp mới, mục tiêu tập thể và mục tiêu công ty được thảo luận thường xuyên, mỗi nhân viên có quyền bỏ phiếu.
Ngoài ra, các chủ lao động có thể sử dụng sự sáng tạo chung trong quản lý nhân viên. Tâm điểm của phong cách này là đạt được kết quả tích cực, các mục tiêu và nhiệm vụ đã đặt ra bằng nỗ lực kết hợp của nhân viên và chủ lao động.
Mỗi phương pháp đều tốt theo cách riêng của nó và phù hợp trong những hoàn cảnh nhất định. Phương pháp chuyên quyền cho kết quả khá ổn do kiểm soát liên tục, nhưng nó chỉ có thể được sử dụng trong các tình huống khẩn cấp. Phương pháp dân chủ có thể được áp dụng khi lãnh đạo công ty thông minh và có kỹ năng quản lý tốt. Nếu thiếu điều này, hầu như không thể đạt được kết quả tốt từ kỹ thuật giao tiếp nội bộ dân chủ.
Một chủ sở hữu công ty giàu kinh nghiệm phải có một mức độ dự báo nhất định. Quan trọng nhất, anh ta phải phân tích hành vi và đặc điểm tính cách của tất cả các thành viên trong nhóm, xác định tiềm năng của tất cả nhân viên, dự đoán khả năng các tình huống khác nhau xảy ra. Tất cả các yếu tố này phải được cân nhắc khi tìm phong cách giao tiếp tổ chức phù hợp.
Phản hồi là một kỹ năng quý giá trong giao tiếp với nhân viên
Khả năng thiết lập phản hồi đúng đắn được coi là một trong những kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất cần thiết cho giao tiếp nhân viên hiệu quả mà quản lý doanh nghiệp phải sở hữu trong một thời gian dài. Ngay cả những CEO trẻ và giàu kinh nghiệm cũng phải có khả năng nói chuyện với nhân viên, giải quyết mọi sai sót, khen ngợi hoặc chỉ ra những điều có thể cải thiện, phân quyền đúng đắn, đưa ra lời khuyên về các nhiệm vụ khác nhau. Giao tiếp với nhân viên không nên là vấn đề đối với CEO. Người đứng đầu công ty phải có khả năng tiếp xúc với bất kỳ nhân viên nào, thậm chí là những người khó tính và hay thay đổi nhất, vì phản hồi đúng đắn là nền tảng của giao tiếp đôi bên cùng có lợi. Ban đầu, có vẻ như gọi một nhân viên vào để thảo luận những điều bạn gặp vấn đề là điều dễ dàng nhất để làm. Hóa ra nó không dễ chút nào. Phần lớn các nghiên cứu tâm lý và xã hội học được tiến hành bởi hàng trăm công ty trên thế giới đã cho thấy phản hồi là phần gặp nhiều vấn đề nhất trong mối quan hệ giữa nhân viên và chủ lao động. Nhiều nhân viên cảm thấy căng thẳng trong các cuộc trò chuyện mặt đối mặt với cấp trên và do thiếu một quy trình phản hồi được thiết lập đúng đắn. Họ quá sợ hãi để nói lên ý kiến của mình, cảm thấy không được đánh giá cao, vô giá trị và nhục nhã. Một hệ thống phản hồi không tồn tại hoặc được thiết lập kém làm mất phương hướng của nhân viên trong tổ chức và giảm mong muốn của họ trong việc phấn đấu cho mục tiêu chung. Một CEO tài năng và khôn ngoan phải hiểu rằng phản hồi là công cụ tốt cho phép:
-
Chỉnh sửa hành vi của nhân viên trong nhóm
-
Hướng dẫn nhân viên phát triển và trưởng thành trong một phòng ban cụ thể
-
Biểu thị lòng biết ơn và nhấn mạnh tầm quan trọng của một nhân viên
-
Động viên nhân viên đạt được những thành tựu mới
-
Xác định lý do của hành vi sai trái của nhân viên
Bây giờ hãy cùng xem xét một số kỹ thuật giao tiếp nội bộ sẽ giúp bạn thiết lập một hệ thống phản hồi đúng đắn. Làm theo những kỹ thuật này, bạn sẽ có thể dễ dàng giao tiếp với nhân viên của mình.
Quy tắc N1: Hãy rõ ràng với mục tiêu
Trước khi có một cuộc họp với nhân viên, hãy hiểu rõ mục tiêu bạn đang theo đuổi và ghi chú xuống một mảnh giấy. Hỏi bản thân: “Tôi muốn đạt được gì trong cuộc họp này”? Bằng cách này, bạn sẽ làm cho cuộc trò chuyện dễ dàng hơn rất nhiều.
Quy tắc N2: Có thời gian và địa điểm cho cuộc nói chuyện
Điều quan trọng là bạn chỉ thảo luận về các sự kiện gần đây khi nói chuyện với nhân viên. Thực hành tốt nhất là liên hệ với nhân viên và thảo luận về một sự kiện vừa mới xảy ra với họ. Không có ích gì khi nhắc đến thời gian họ đi làm trễ cách đây 3 năm khi mà họ đến muộn trong tuần trước. Khi bạn thấy nhân viên gặp vấn đề với dự án hôm qua hay vài ngày trước, đó là lúc để thảo luận và cung cấp lời khuyên.
Quy tắc N3: Tham gia các cuộc thảo luận của nhân viên
Tất cả nhân viên ở các công ty khác nhau đều mong muốn được cần thiết, quan trọng và được lắng nghe. Hãy để nhân viên của bạn nói lên suy nghĩ của mình. Thứ nhất, đó là cách tốt để thúc đẩy sự độc lập của nhân viên và trách nhiệm đối với các quyết định mà bạn sẽ đưa ra trong cuộc thảo luận. Thứ hai, bằng cách từ chối nhân viên quyền được phát biểu ý kiến, bạn có thể từ chối chính mình thông tin hữu ích và thậm chí đặt bạn vào tình huống khó xử. Bạn cũng có thể phát hiện ra tiềm năng thực sự mà một nhân viên cụ thể có, nhận được một số ý tưởng hay và thậm chí thu được kinh nghiệm mới.
Quy tắc N4: Khen ngợi công khai, phê bình riêng tư
Đây là một quy tắc rất quan trọng! Có nhiều lý do để làm như vậy. Phê bình công khai làm người ta cảm thấy bị sỉ nhục và mất động lực sâu sắc. Không thể có giao tiếp đúng đắn nếu người đứng đầu công ty cho phép mình công khai chỉ trích nhân viên với một chút chế giễu. Hiểu rằng nếu bạn làm điều này với một số nhân viên, bạn sẽ làm điều này với các nhân viên khác, điều này sẽ khiến bạn lập tức mất lòng với họ. Khen ngợi nên được thực hiện chân thành, cho dù công khai hay riêng tư.
Quy tắc N5: Thảo luận về sự kiện và hành động
Không được can thiệp và gắn mác cho con người trong bất kỳ hoàn cảnh nào. Khi nói chuyện với nhân viên của bạn, cả riêng tư và tập thể, chỉ thảo luận về sự kiện và hành động, không phải nhân viên. Rất dễ dàng để dán nhãn hoặc xúc phạm người khác, nhưng có thể mất hàng tháng hoặc thậm chí nhiều năm để tái thiết lập giao tiếp trong nhóm.
Cách bạn giao tiếp với nhân viên và phong cách giao tiếp nào bạn sử dụng hoàn toàn phụ thuộc vào bạn. Bạn có thể bỏ qua lời khuyên của chúng tôi và thất bại trong việc thiết lập phản hồi với nhân viên, nhưng bằng cách đó, sự nghiệp của bạn sẽ rất ngắn. Là CEO, bạn phải hiểu một điều đơn giản: Cả bạn và nhân viên của bạn phải được định hướng đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung cũng như làm cho bầu không khí nhóm trở nên dễ chịu nhất có thể. Chúc may mắn, thưa các nhà tuyển dụng. Đừng từ bỏ việc cải thiện kỹ năng của bạn và bạn sẽ đạt được mọi thứ!
