Técnicas clave de comunicación efectiva con empleados

Las relaciones entre el empleador y los miembros del personal son la base para formar un microclima en cualquier organización. Muchos directores ejecutivos no logran aprender los principios de la comunicación efectiva con los empleados y creen que poseen innatamente habilidades de comunicación efectivas. No olvidemos que vivimos en tiempos cambiantes y dinámicos. El mercado laboral moderno está lleno de representantes seguros y competitivos de diversas ocupaciones. En el pasado, se esperaba que los empleados aceptaran silenciosamente la agresión no provocada, el sesgo, las sanciones y las reprimendas. Hoy en día, incluso los trabajadores menos calificados se comportan con respeto y cambian de trabajo por capricho sin el temor de ser no deseados en el mercado laboral. Muchos empleadores experimentados saben cuán difícil es encontrar empleados calificados, honestos y leales. Es por eso que una comunicación organizacional ajustada desempeña un papel importante en cualquier empresa. Para que un negocio funcione como un reloj, tanto los empleados como los empleadores deben comprometerse y sopesar cada palabra pronunciada y escuchada, manteniendo un nivel de cortesía. Intentemos descubrir las formas adecuadas de comunicarse con los miembros del personal y las medidas que deben implementarse para hacer que su equipo sea la fuerza laboral más efectiva que haya tenido el placer de gestionar.

Técnicas de comunicación interna más comúnmente utilizadas

Ser el jefe de una empresa no es lo más fácil de hacer. La responsabilidad financiera y los empleados mismos son áreas de tu responsabilidad. Un gerente principal de la empresa tiene que ser sabio, flexible, sopesar constantemente sus decisiones y conocer las formas adecuadas de delegar poder. Hay una gran cantidad de seminarios, webinars y entrenamientos de gestión de equipos, donde puedes obtener el conocimiento requerido y las habilidades necesarias. Cualquier empleador que se respete debe asistir al menos a uno de estos seminarios para mantenerse al día con las últimas tendencias de contratación y gestión de personal. También debes trabajar en tu propio estilo de gestión de empleados.

Como regla, hay varias técnicas de comunicación interna que se discuten durante varios seminarios de capacitación profesional:

• Autoritario. Todas las decisiones importantes son tomadas exclusivamente por el empleador. Imponen un control sistémico estricto sobre la ejecución de todas las tareas. Bajo esta gestión, todas las iniciativas e individualidades son severamente reprimidas

• Anárquico. El empleador intenta mantenerse al margen del negocio diario de la empresa y del trabajo del empleado tanto como sea posible, dejando las cosas completamente sueltas mientras abandona toda responsabilidad por los resultados

• Democrático. Un empleador busca aumentar el papel de los empleados en la toma de decisiones, les da la oportunidad de expresar sus opiniones y tomar decisiones de importancia secundaria por su cuenta. Además, todas las nuevas soluciones, metas colectivas y objetivos de la empresa se discuten regularmente, con cada trabajador teniendo el derecho a voto.

Además de esto, los empleadores pueden usar la creatividad conjunta en la gestión de empleados. El núcleo de este estilo radica en lograr resultados positivos, metas y tareas establecidas por los esfuerzos combinados de los empleados y el empleador.

Cada uno de estos métodos es bueno a su manera y apropiado bajo ciertas circunstancias. El enfoque autoritario da resultados algo decentes debido al control constante, pero solo puede utilizarse en situaciones críticas. El método democrático puede implementarse cuando el líder de la empresa es altamente inteligente y posee buenas habilidades de gestión. Sin esto, es prácticamente imposible obtener un buen resultado del método de comunicación interna democrática.

Un propietario de empresa experimentado debe tener un cierto grado de previsión. Primero y ante todo, debe analizar el comportamiento y las características de todos los miembros del equipo, determinar el potencial de todos los empleados, prever la posibilidad de que surjan diversas situaciones. Todos estos factores deben tomarse en cuenta al buscar el estilo adecuado de comunicación organizacional.

La retroalimentación es una habilidad valiosa para comunicarse con los empleados

La capacidad de establecer una retroalimentación adecuada se considera una de las habilidades de comunicación más importantes necesarias para la comunicación efectiva con los empleados entre los líderes de la empresa desde hace bastante tiempo. Incluso los jóvenes y experimentados CEO tienen que ser capaces de hablar con los empleados, resolver cualquier inexactitud, elogiar o señalar cosas que podrían mejorarse, delegar adecuadamente la autoridad, dar consejos sobre diversas tareas. Comunicarse con los miembros del personal no debería ser un problema para un CEO. Un jefe de la compañía debe ser capaz de contactarse con cualquier trabajador, incluso los más indisciplinados y caprichosos, ya que la retroalimentación adecuada es la piedra angular de la comunicación mutuamente beneficiosa. Al principio, parece que llamar a un trabajador para discutir cosas con las que tienes problemas es la cosa más fácil de hacer. Resulta que no es fácil en absoluto. La mayoría de la investigación psicológica y sociológica realizada por cientos de empresas en todo el mundo ha demostrado que la retroalimentación es la parte más problemática de las relaciones empleado-empleador. Muchos trabajadores están estresados durante una conversación mal manejada cara a cara con sus superiores y debido a la ausencia de un proceso de retroalimentación debidamente establecido. Tienen demasiado miedo de expresar sus pensamientos, se sienten infravalorados, sin valor y humillados. Un sistema de retroalimentación inexistente o mal configurado desorienta a los trabajadores en la organización y disminuye su deseo de esforzarse por el objetivo común. Un CEO talentoso y sabio debe entender que la retroalimentación es una buena herramienta que permite:

• Corregir el comportamiento de un empleado en el equipo

• Guiar a un empleado hacia el crecimiento y desarrollo en un departamento determinado

• Expresar gratitud y subrayar la importancia de un empleado

• Motivar a los trabajadores hacia nuevos logros

• Determinar la razón del mal comportamiento de un empleado

Ahora echemos un vistazo a algunas de las técnicas de comunicación interna que te ayudarán a establecer un sistema de retroalimentación adecuado. Siguiéndolas, podrás comunicarte fácilmente con tus empleados.

Regla Nº1: Sé preciso con los objetivos

Antes de tener una reunión con un empleado, entiende qué objetivo persigues y escríbelo en un papel. Pregúntate: “¿Qué quiero lograr durante esta reunión”? Harás que la conversación sea mucho más fácil de esta manera.

Regla Nº2: Ten un momento y un lugar para hablar

Es vital que discutas solo los eventos recientes cuando hables con el trabajador. La mejor práctica es contactar a un empleado y discutir un evento que le haya ocurrido recientemente. No tiene sentido mencionar el momento en que llegó tarde al trabajo hace 3 años si estuvo llegando tarde la semana pasada. Cuando ves que algunos empleados experimentan problemas con el proyecto ayer o hace un par de días, es el momento de discutir este problema y proporcionar algunos consejos.

Regla Nº3: Involucra a los empleados en las discusiones

Todos los empleados de todas las empresas desean ser necesarios, importantes y escuchados. Deja que tus empleados expresen sus opiniones. Primero, es una buena manera de fomentar la independencia del trabajador y la responsabilidad por las decisiones que tomarás durante la discusión. Segundo, al negar al personal el derecho a expresar su opinión, puedes negarte información útil y ponerte incluso en una posición incómoda. También puedes conocer el verdadero potencial que tiene un empleado en particular, obtener un par de buenas ideas e incluso ganar nuevas experiencias.

Regla Nº4: Elogia en público, critica en privado

¡Esta es una regla muy importante! Hay muchas razones para hacerlo. La crítica pública humilla y desmotiva profundamente a los empleados. No puede haber una comunicación adecuada si el jefe de la empresa se permite criticar públicamente a los empleados con un toque de burla. Entiende que si haces esto a algunos empleados, lo harás a otros trabajadores, lo que instantáneamente te pondrá en su contra. El elogio debe ser dado sinceramente, ya sea en público o en privado.

Regla Nº5: Discute eventos y acciones

No está bien personalizar y etiquetar a las personas bajo ninguna circunstancia. Al hablar con tus empleados tanto de manera privada como colectiva, discute solo los eventos y acciones, no a los trabajadores. Es muy fácil etiquetar u ofender a las personas, pero puede llevar meses o años restablecer la comunicación en el equipo.

La forma en que te comunicas con tus empleados y el estilo de comunicación que utilizas depende completamente de ti. Puedes ignorar nuestros consejos y no establecer retroalimentación con los trabajadores, pero de esa manera tu carrera será muy corta. Como CEO deberías entender una cosa simple: Tanto tú como tus empleados deben estar orientados a lograr metas y tareas comunes, así como a hacer que el ambiente del equipo sea lo más agradable posible. Buena suerte, queridos empleadores. No renuncien a mejorar sus habilidades y lograrán todo.