เทคนิคสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับพนักงาน

ความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและพนักงานเป็นรากฐานของการสร้างบรรยากาศเล็ก ๆ ภายในองค์กรใด ๆ หลาย CEO ไม่สามารถเรียนรู้หลักการสื่อสารพนักงานที่มีประสิทธิภาพและเชื่อว่าพวกเขามีทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพโดยธรรมชาติ อย่าลืมว่าเรากำลังอยู่ในยุคที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาและมีชีวิตชีวา ตลาดงานสมัยใหม่เต็มไปด้วยตัวแทนที่มั่นใจและแข่งขันจากอาชีพต่างๆ ในอดีตพนักงานเคยถูกคาดหวังให้ยอมรับการก้าวร้าวโดยไม่มีการเตือน, กลยุทธ์ที่อคติ, โทษและการต่อวาจาอย่างเงียบ ๆ ปัจจุบัน แม้แต่พนักงานที่ไม่เชี่ยวชาญที่สุดก็เคารพตนเองและเปลี่ยนงานตามอำเภอใจโดยไม่กลัวว่าจะไม่มีความต้องการในตลาดงาน นายจ้างที่มีประสบการณ์มากมายรู้ดีว่าการหาพนักงานที่มีทักษะ, ซื่อสัตย์และจงรักภักดีนั้นยากเพียงใด นั่นเป็นเหตุผลที่การสื่อสารองค์กรที่ปรับละเอียดจึงมีบทบาทสำคัญในบริษัทใด ๆ เพื่อที่จะทำให้ธุรกิจดำเนินไปเช่นเดียวกับนาฬิกา ทั้งพนักงานและนายจ้างต้องมีการประนีประนอมและคำนึงถึงความสำคัญของทุกคำที่พูดและได้ยินขณะที่ยังคงความสุภาพไว้ มาลองสำรวจวิธีการที่เหมาะสมในการสื่อสารกับพนักงานและมาตรการที่ควรใช้ในการทำให้ทีมของคุณกลายเป็นพนักงานที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดที่คุณเคยมีความสุขในการจัดการกันเถอะ

เทคนิคการสื่อสารภายในที่ใช้บ่อยที่สุด

การเป็นหัวหน้าของบริษัทไม่ใช่เรื่องง่าย ความรับผิดชอบทางการเงินและตัวพนักงานเองเป็นเขตความรับผิดชอบของคุณ ผู้จัดการระดับสูงของบริษัทต้องมีความฉลาด, ยืดหยุ่น, คำนึงถึงการตัดสินใจของตนอย่างต่อเนื่อง และรู้วิธีการมอบอำนาจอย่างถูกต้อง มีจำนวนมากของการสัมมนาการจัดการทีม, สัมมนาออนไลน์ และการฝึกอบรมที่คุณสามารถรับความรู้ที่จำเป็นและทักษะตามความต้องการ ผู้จ้างงานที่เคารพตนเองทุกคนต้องเข้าร่วมอย่างน้อยหนึ่งในสัมมนาเหล่านี้เพื่อจะก้าวทันแนวโน้มการว่าจ้างและการบริหารพนักงานใหม่ ๆ คุณยังต้องทำงานในสไตล์การจัดการพนักงานของตนเองด้วย

โดยปกติแล้ว มีเทคนิคการสื่อสารภายในหลายแบบที่ได้ถูกนำมาสนทนาในระหว่างการฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญต่าง ๆ :

• เผด็จการ การตัดสินใจสำคัญทั้งหมดจะทำโดยนายจ้างเป็นเอกสิทธิ์ พวกเขาบังคับให้มีการควบคุมระบบอย่างเข้มงวดในการดำเนินการของทุกคำสั่ง ภายใต้การจัดการนี้ ความคิดริเริ่มและเอกลักษณ์ทั้งหมดจะถูกบดทับอย่างรุนแรง

• อนาธิปไตย นายจ้างพยายามหลีกเลี่ยงการบริหารธุรกิจประจำวันและงานของพนักงานให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ปล่อยให้ทุกอย่างหละหลวมและทอดทิ้งความรับผิดชอบในผลลัพธ์

• ประชาธิปไตย นายจ้างมีเป้าหมายในการเพิ่มบทบาทของพนักงานในการตัดสินใจ ให้พวกเขามีโอกาสแสดงความคิดเห็นและตัดสินใจในเรื่องรองด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังมีการพูดคุยกันเป็นประจำเกี่ยวกับแนวทางแก้ไขใหม่, เป้าหมายร่วมกัน และวัตถุประสงค์ของบริษัท, โดยที่พนักงานแต่ละคนมีสิทธิลงคะแนน

นอกจากนี้ นายจ้างสามารถใช้ความคิดสร้างสรรค์ร่วมกันในการจัดการพนักงาน หัวใจของสไตล์นี้อยู่ที่การบรรลุผลลัพธ์เชิงบวก, ตั้งเป้าหมายและภาระงานโดยความพยายามร่วมกันของพนักงานและนายจ้าง

แต่ละวิธีเหล่านี้ดีในวิถีทางของตนเองและเหมาะสมในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน วิธีการเผด็จการให้ผลลัพธ์ที่ค่อนข้างน่าพอใจเนื่องจากการควบคุมอย่างต่อเนื่อง แต่มันสามารถใช้งานได้เฉพาะในสถานการณ์วิกฤติเท่านั้น วิธีการประชาธิปไตยสามารถนำไปใช้ได้เมื่อผู้นำของบริษัทยิ่งฉลาดและมีทักษะการจัดการที่ดี โดยปราศจากสิ่งนี้ การได้ผลลัพธ์ที่ดีจากเทคนิคการสื่อสารภายในแบบประชาธิปไตยนั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย

เจ้าของบริษัทที่มีประสบการณ์ต้องมีวิสัยทัศน์ในระดับหนึ่ง ที่สำคัญที่สุด เขาต้องวิเคราะห์พฤติกรรมและลักษณะบุคคลิกภาพของสมาชิกทีมทั้งหมด, ระบุศักยภาพของพนักงานทั้งหมด, คาดเดาความเป็นไปได้ของสถานการณ์ต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้น ปัจจัยทั้งหมดนี้ต้องได้รับการพิจารณาเมื่อมองหารูปแบบการสื่อสารองค์กรที่เหมาะสม

การให้ข้อเสนอแนะคือทักษะที่มีคุณค่าในการสื่อสารกับพนักงาน

ความสามารถในการตั้งค่าการให้ข้อเสนอแนะอย่างถูกต้องถือว่าเป็นหนึ่งในทักษะการสื่อสารที่สำคัญที่สุดที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารพนักงานที่มีประสิทธิภาพในหมู่ผู้นำบริษัทมาสักพักแล้ว แม้แต่ CEO หนุ่มและมีประสบการณ์ก็ต้องสามารถสนทนากับพนักงาน, แยกปัญหาความไม่สมบูรณ์, ชมเชยหรือชี้ให้เห็นสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้, มอบอำนาจอย่างถูกต้อง, ให้คำแนะนำในเรื่องต่างๆ การสื่อสารกับสมาชิกทีมไม่ควรเป็นปัญหาสำหรับ CEO หัวหน้าของบริษัทต้องสามารถติดต่อกับพนักงานใด ๆ แม้แต่ผู้ที่ไม่เชื่อฟังและมีอารมณ์ไม่แน่นอนได้ เพราะการให้ข้อเสนอแนะที่เหมาะสมคือหัวใจของการสื่อสารที่เป็นประโยชน์ต่อกัน ในตอนแรกดูเหมือนว่าการเชิญพนักงานมาพูดคุยเรื่องที่คุณมีปัญหาเป็นเรื่องง่ายที่สุด แต่กลับไม่ง่ายเลย งานวิจัยทางจิตวิทยาและสังคมวิทยาหลายสิบบางร้อยที่ทำโดยหลายบริษัททั่วโลกแสดงให้เห็นว่าการให้ข้อเสนอแนะนำเป็นส่วนที่มีปัญหามากที่สุดของความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและนายจ้าง พนักงานหลายคนเกิดความเครียดระหว่างการพูดคุยแบบตัวต่อตัวกับผู้ควบคุมการหรือเนื่องจากการขาดกระบวนการให้ข้อเสนอแนะนำที่ตั้งขึ้นอย่างถูกต้อง พวกเขากลัวเกินไปที่จะพูดความคิดของตนเอง รู้สึกไม่คุ้มค่าและถูกร้องตอบ การไม่มีระบบการให้ข้อเสนอแนะนำหรือการตั้งค่านั้นไม่ดีส่งผลให้พนักงานสับสนในองค์กรและลดความประสงค์ในการบรรลุเป้าหมายสารพัฒน์ ผู้บริหารที่มีพรสวรรค์และฉลาดต้องเข้าใจว่าการให้ข้อเสนอแนะนำเป็น เครื่องมือที่ดีที่ช่วยให้:

• แก้ไขพฤติกรรมของพนักงานในทีม

• มุ่งหมายให้พนักงานเติบโตและพัฒนาในแผนกหนึ่ง ๆ

• แสดงความขอบคุณและเน้นย้ำความสำคัญของพนักงาน

• กระตุ้นพนักงานสู่ความสำเร็จใหม่ ๆ

• หาเหตุผลของพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมของพนักงาน

ตอนนี้มาดูเทคนิคการสื่อสารภายในที่ช่วยให้คุณตั้งค่าระบบการให้ข้อเสนอแนะนำที่เหมาะสม การปฏิบัติตามเหล่านี้ คุณจะสามารถสื่อสารกับพนักงานได้อย่างง่ายดาย

กฎข้อที่ 1: มีเป้าหมายที่ชัดเจน

ก่อนการประชุมกับพนักงาน เข้าใจว่าเป้าหมายที่คุณต้องการทำคืออะไรและจดไว้บนกระดาษ ถามตัวเองว่า: “ฉันต้องการอะไรจากการประชุมนี้”? คุณจะสามารถทำให้การสนทนาง่ายขึ้นได้ด้วยวิธีนี้

กฎข้อที่ 2: เลือกเวลาและสถานที่สำหรับการพูดคุย

มันสำคัญที่คุณต้องพูดคุยเฉพาะเหตุการณ์ล่าสุดเมื่อต้องเจรจากับพนักงาน วิธีที่ดีที่สุดคือการติดต่อพนักงานและพูดคุยเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นล่าสุดกับเขา ไม่มีเหตุผลที่จะยกเรื่องที่เขามาสายเมื่อ 3 ปีก่อนถ้าถ้าเขามาสายเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว เมื่อคุณเห็นว่า บางพนักงานมีปัญหากับโปรเจคเมื่อวันก่อนหรือสองสามวันก่อน นั่นคือเวลาที่จะพูดคุยปัญหานี้และให้คำแนะนำบ้าง

กฎข้อที่ 3: ชวนพนักงานเข้าสู่การอภิปราย

พนักงานทุกคนในทุกๆบริษัทต่างหวังว่าจะแพ้รู้สึกถูกต้อง โดยการให้พนักงานได้พูดความคิดของตนเอง เป็นวิธีที่ดีในการสร้างความอิสระและความรับผิดชอบของพนักงานในสิ่งที่คุณจะตัดสินใจในระหว่างการอภิปราย นอกจากนี้ โดยการปฏิเสธสิทธิพนักงานในการแสดงความคิดเห็นของพวกเขา คุณอาจปฏิเสธข้อมูลที่มีประโยชน์ของตนเองแล้วจะพบว่าตนเองอยู่ในสถานการณ์ที่น่าอับอาย คุณยังสามารถเรียนรู้ศักยภาพที่แท้จริงที่พนักงานบางคนมี ได้ไอเดียดีๆสองสามอย่าง และแม้แต่ประสบการณ์ใหม่ๆ

กฎข้อที่ 4: ชื่นชมในที่สาธารณะ วิจารณ์ในที่ลับ

นี่เป็นกฎที่สำคัญอย่างยิ่ง! มีเหตุผลมากที่จะทำเช่นนี้ การวิจารณ์ในที่สาธารณะเป็นการย่ำยีพนักงานและทำให้พวกเขาพ่ายแพ้ลึกๆ จะไม่มีการสื่อสารที่ถูกต้องหากหัวหน้าบริษัทอนุญาตให้ตนวิจารณ์พนักงานในที่สาธารณะด้วยความเย้าหยิก จงเข้าใจว่าถ้าคุณทำสิ่งนี้กับพนักงานบางคน คุณจะทำแบบนี้กับคนอื่นด้วย ซึ่งจะทำให้คุณทันทีอยู่ในด้านไม่ดีของพวกเขา การชมเชยควรจะทำอย่างจริงใจ ไม่ว่าจะในที่สาธารณะหรือในที่ลับ

กฎข้อที่ 5: อภิปรายเหตุการณ์และการกระทำ

มันไม่ดีที่จะเข้าไปส่วนตัวและให้ป้ายหมวกกับคนในสถานการณ์ใด ๆ เมื่อพูดคุยกับพนักงานทั้งในที่ลับและรวมกลุ่มกัน อย่าพูดคุยเกี่ยวกับบุคคล แต่ควรพูดเฉพาะเกี่ยวกับเหตุการณ์และการกระทำ การติดป้ายหรือการพูดไม่ดีของคนเป็นเรื่องง่าย แต่การกลับมาเชื่อมต่อการสื่อสารในทีมได้อาจใช้เวลาหลายเดือนหรือปี

วิธีการที่คุณสื่อสารกับพนักงานของคุณและรูปแบบการสื่อสารที่คุณใช้นั้นขึ้นอยู่กับคุณ คุณสามารถเพิกเฉยคำแนะนำเหล่านี้และล้มเหลวในการสร้างข้อเสนอแนะแก่พนักงานได้ แต่ในกรณีนั้นอาชีพของคุณจะสั้นมาก ในฐานะ CEO คุณควรเข้าใจสิ่งง่าย ๆ อย่างหนึ่ง: ทั้งคุณและพนักงานของคุณจะต้องมุ่งหวังที่จะบรรลุเป้าหมายและภารกิจร่วมกัน และทำให้บรรยากาศในทีมเป็นที่น่าพอใจที่สุด ขอให้โชคดี, ผู้จ้างงานที่รัก อย่าล้มเลิกปรับปรุงทักษะของคุณแล้วคุณจะประสบความสำเร็จทุกอย่าง!