Techniques clés pour une communication efficace avec les employés

Les relations entre l'employeur et les membres du personnel sont la base de la formation d'un microclimat dans toute organisation. De nombreux PDG échouent à apprendre les principes d'une communication efficace avec les employés et croient qu'ils possèdent naturellement des compétences en communication efficaces. N'oublions pas que nous vivons dans un monde en constante évolution et dynamique. Le marché du travail moderne est plein de représentants confiants et compétitifs de diverses professions. Par le passé, on s'attendait à ce que les employés acceptent en silence l'agression non provoquée, les biais, les pénalités et les réprimandes. De nos jours, même les travailleurs non qualifiés se respectent et changent d'emploi sur un coup de tête sans craindre d'être indésirables sur le marché du travail. De nombreux employeurs expérimentés savent combien il est difficile de trouver des employés qualifiés, honnêtes et loyaux. C'est pourquoi une communication organisationnelle bien réglée joue un rôle important dans toute entreprise. Pour faire fonctionner une entreprise comme une horloge, employés et employeurs doivent faire des compromis et peser chaque mot prononcé et entendu tout en conservant un niveau de courtoisie. Essayons de découvrir les bonnes manières de communiquer avec les membres du personnel et les mesures à mettre en place pour faire de votre équipe la main-d'œuvre la plus efficace que vous ayez eu le plaisir de gérer.

Techniques de communication interne les plus couramment utilisées

Être à la tête d'une entreprise n'est pas la chose la plus facile à faire. La responsabilité financière et les employés eux-mêmes sont des domaines de votre responsabilité. Un haut responsable d'entreprise doit être sage, flexible, peser constamment ses décisions et connaître les bonnes façons de déléguer le pouvoir. Il existe un grand nombre de séminaires, webinaires et formations en gestion d'équipe où vous pouvez acquérir les connaissances requises et les compétences nécessaires. Tout employeur qui se respecte doit assister à au moins un de ces séminaires pour rester au fait des dernières tendances en matière d'embauche et de gestion du personnel. Vous devez également travailler sur votre propre style de gestion des employés.

En général, plusieurs techniques de communication interne sont discutées lors de divers séminaires de formation professionnelle :

• Autoritaire. Toutes les décisions importantes sont prises exclusivement par l'employeur. Ils imposent un contrôle systémique strict sur l'exécution de toutes les tâches. Sous cette gestion, toutes les initiatives et individualités sont sévèrement écrasées

• Anarchiste. L'employeur essaie de se tenir à l'écart des affaires quotidiennes de l'entreprise et du travail des employés autant que possible, laissant les choses complètement libres tout en ayant abandonné toute responsabilité pour les résultats

• Démocratique. Un employeur vise à accroître le rôle des employés dans la prise de décision, leur donne l'opportunité d'exprimer leurs opinions et de prendre des décisions d'importance secondaire par eux-mêmes. De plus, toutes les nouvelles solutions, objectifs collectifs et objectifs d'entreprise sont régulièrement discutés, chaque travailleur ayant le droit de vote.

En outre, les employeurs peuvent utiliser la créativité conjointe dans la gestion des employés. Le cœur de ce style réside dans l'obtention de résultats positifs, des objectifs et des tâches fixés par les efforts combinés des employés et de l'employeur.

Chacune de ces méthodes est bonne à sa manière et appropriée dans certaines circonstances. L'approche autoritaire donne des résultats assez décents en raison du contrôle constant, mais elle ne peut être utilisée que dans des situations critiques. La méthode démocratique peut être mise en œuvre lorsque le leader de l'entreprise est très intelligent et a de bonnes compétences en gestion. Sans cela, il est pratiquement impossible d'obtenir un bon résultat de la technique de communication interne démocratique.

Un propriétaire d'entreprise expérimenté doit avoir un certain degré de prévoyance. Avant tout, il doit analyser le comportement et les traits de caractère de tous les membres de l'équipe, déterminer le potentiel de tous les employés, prévoir la possibilité de l'émergence de diverses situations. Tous ces facteurs doivent être pris en compte lors de la recherche du bon style de communication organisationnelle.

Le feedback est une compétence précieuse dans la communication avec les employés

La capacité de mettre en place un feedback approprié est considérée comme l'une des compétences de communication les plus importantes nécessaires pour une communication efficace avec les employés parmi les dirigeants d'entreprise depuis un certain temps. Même les jeunes et les PDG expérimentés doivent pouvoir parler aux employés, résoudre les inexactitudes, faire des éloges ou souligner les choses qui pourraient être améliorées, déléguer correctement l'autorité, donner des conseils sur diverses tâches. Communiquer avec les membres du personnel ne devrait poser aucun problème pour un PDG. Un chef d'entreprise doit être capable de prendre contact avec tous les travailleurs, même les plus indisciplinés et capricieux, car le retour d'information approprié est la pierre angulaire d'une communication mutuellement bénéfique. Au début, il semble que faire appel à un travailleur pour discuter des choses avec lesquelles vous avez des problèmes soit la chose la plus facile à faire. Il s'avère que ce n'est pas du tout facile. La majorité des recherches psychologiques et sociologiques menées par des centaines d'entreprises à travers le monde ont montré que le feedback est la partie la plus problématique des relations travailleur-employeur. De nombreux travailleurs sont stressés lors de conversations en face à face mal gérées avec leurs supérieurs et en raison de l'absence d'un processus de retour d'information correctement établi. Ils ont trop peur de s'exprimer, se sentent sous-estimés, inutiles et humiliés. Un système de retour d'information inexistant ou mal mis en place désoriente les travailleurs dans l'organisation et diminue leur envie de viser le but commun. Un PDG talentueux et sage doit comprendre que le feedback est un bon outil qui permet de :

• Corriger le comportement d'un employé au sein de l'équipe

• Orienter un employé vers la croissance et le développement dans un certain département

• Exprimer de la gratitude et souligner l'importance d'un employé

• Motiver les travailleurs vers de nouvelles réalisations

• Déterminer la raison d'un comportement inapproprié de l'employé

Examinons maintenant quelques-unes des techniques de communication interne qui vous aideront à mettre en place un système de retour d'information approprié. En les suivant, vous pourrez facilement communiquer avec vos employés.

Règle N°1 : Sois précis avec les objectifs

Avant d'avoir une réunion avec un employé, comprenez quel objectif vous poursuivez et notez-le sur un bout de papier. Demandez-vous : « Qu'est-ce que je veux réaliser lors de cette réunion » ? Vous rendrez ainsi la conversation beaucoup plus facile.

Règle N°2 : Ayez un moment et un lieu pour les discussions

Il est vital que vous ne discutiez que des événements récents lors de votre conversation avec l'employé. La meilleure pratique est de contacter un employé et de discuter d'un événement récent qui le concerne. Il n'y a pas lieu de parler du moment où il est arrivé en retard au travail il y a 3 ans s'il est arrivé en retard la semaine dernière. Lorsque vous avez constaté que certains employés rencontrent des problèmes avec le projet hier ou il y a quelques jours, il est temps de discuter de ce problème et de donner quelques conseils.

Règle N°3 : Impliquez les employés dans les discussions

Tous les employés de toutes les entreprises souhaitent être nécessaires, importants et entendus. Laissez vos employés s'exprimer. D'abord, c'est un bon moyen de favoriser l'indépendance des travailleurs et la responsabilité des décisions que vous prendrez lors de la discussion. Deuxièmement, en refusant au personnel le droit d'exprimer leur opinion, vous pouvez vous priver d'informations utiles et même vous mettre dans une position embarrassante. Vous pouvez également découvrir le véritable potentiel d'un employé particulier, obtenir quelques bonnes idées et même acquérir une nouvelle expérience.

Règle N°4 : Louez en public, critiquez en privé

C'est une règle très importante ! Il y a de nombreuses raisons de le faire. La critique publique humilie et démotive profondément les employés. Il ne peut y avoir de communication appropriée si le chef de l'entreprise se permet de critiquer publiquement les employés avec une pointe de moquerie. Comprenez que si vous faites cela à certains employés, vous le ferez à d'autres travailleurs, ce qui vous mettra instantanément dans leurs mauvais papiers. Les éloges doivent être sincères, que ce soit en public ou en privé.

Règle N°5 : Discutez des événements et des actions

Il n'est pas acceptable de devenir personnel et de mettre des étiquettes sur les gens dans n'importe quelles circonstances. Lorsque vous parlez à vos employés, à la fois en privé et collectivement, ne discutez que des événements et des actions, pas des travailleurs. Il est très facile de stigmatiser ou d'offenser les gens, mais il peut falloir des mois ou des années pour rétablir la communication au sein de l'équipe.

La manière dont vous communiquez avec vos employés et le style de communication que vous utilisez dépendent entièrement de vous. Vous pouvez ignorer nos conseils et échouer à établir un feedback avec les travailleurs, mais de cette façon, votre carrière sera très brève. En tant que PDG, vous devez comprendre une chose simple : Vous et vos employés devez être orientés vers la réalisation d'objectifs et de tâches communs ainsi que vers rendre l'atmosphère de l'équipe aussi agréable que possible. Bonne chance, chers employeurs. Ne renoncez pas à améliorer vos compétences et vous atteindrez tout !