التقنيات الأساسية للتواصل الفعّال مع الموظفين

العلاقات بين صاحب العمل وأعضاء الفريق هي الأساس لتكوين بيئة صغيرة في أي مؤسسة. يفشل العديد من المديرين التنفيذيين في تعلم مبادئ التواصل الفعال مع الموظفين ويعتقدون أنهم يمتلكون مهارات اتصال فعالة بالسليقة. لا ينبغي أن ننسى أننا نعيش في أوقات متغيرة وديناميكية. سوق العمل الحديث مليء بممثلين واثقين ومنافسين من مختلف المهن. في الماضي ، كان من المتوقع أن يتحمل الموظفون العدوان غير المبرر والتحيز والعقوبات والانتقادات دون اعتراض. في الوقت الحاضر، حتى العمال الأقل تأهيلاً يحملون أنفسهم باحترام ويغيرون الوظائف بناءً على أهواءهم دون خوف من أن يكونوا غير مرغوبين في سوق العمل. يعرف العديد من أصحاب العمل ذوي الخبرة مدى صعوبة العثور على موظفين مؤهلين وصادقين ومخلصين. لهذا السبب يلعب الاتصال التنظيمي الدقيق دورًا مهمًا في أي شركة. لجعل الأعمال تسير كالساعة، يجب على الموظفين وأصحاب العمل أن يتنازلوا ويزنوا كل كلمة مطروحة ومسموعة بينما يحتفظون بمستوى من اللباقة. دعونا نحاول معرفة الطرق الصحيحة للتواصل مع أعضاء الفريق والإجراءات التي يجب وضعها لجعل فريقك أكثر كفاءة وفعالية مما هو عليه الآن.

أكثر تقنيات الاتصال الداخلي استخدامًا

كونك رئيسًا لشركة ليس بالأمر السهل. المسؤولية المالية والموظفون أنفسهم هم مجالات مسؤوليتك. يجب أن يكون مدير الشركة الحكيم مرنًا ويوازن بين قراراته ويعرف الطرق الصحيحة لتفويض السلطة. هناك عدد كبير من ندوات إدارة الفريق وندوات الإنترنت والتدريبات حيث يمكنك الحصول على المعرفة المطلوبة والمهارات الضرورية. يجب على أي صاحب عمل يحترم نفسه أن يحضر على الأقل واحدة من هذه الندوات للبقاء على اطلاع على أحدث أساليب التوظيف وإدارة الموظفين. يجب أن تعمل أيضًا على نمط إدارة الموظفين الخاص بك.

كقاعدة عامة، هناك عدة تقنيات للاتصال الداخلي تُناقش خلال مختلف الحلقات الدراسية المهنية:

• التسلطي. تُتخذ جميع القرارات الهامة حصريًا من قبل صاحب العمل. يفرضون رقابة نظامية صارمة على تنفيذ جميع المهام. تحت هذا النوع من الإدارة، تُسحق جميع المبادرات والفردية بشدة.

• الفوضوي. يحاول صاحب العمل البقاء بعيدًا عن شؤون الشركة اليومية وعمل الموظفين قدر الإمكان، تاركًا الأمور تمامًا بلا رقابة متخليًا عن كل المسؤولية عن النتائج.

• الديمقراطي. يسعى صاحب العمل إلى زيادة دور الموظفين في اتخاذ القرارات، ويمنحهم فرصة لإبداء آرائهم واتخاذ قرارات ذات أهمية ثانوية من تلقاء أنفسهم. بالإضافة إلى ذلك، تُناقش جميع الحلول الجديدة، والأهداف الجماعية، وأهداف الشركة بانتظام، حيث يكون لكل عامل حق التصويت.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لصاحب العمل استخدام الإبداع الجماعي في إدارة الموظفين. يكمن جوهر هذا النمط في تحقيق نتائج إيجابية، وأهداف محددة بإجماع الجهود بين الموظفين وصاحب العمل.

كل من هذه الأساليب جيد بطريقته الخاصة ومناسب في ظل ظروف معينة. يوفر النهج السلطوي نتائج متميزة إلى حد ما بسبب الرقابة المستمرة، لكنه يمكن استخدامه فقط في الحالات الحرجة. يمكن تطبيق الطريقة الديمقراطية عندما يكون قائد الشركة ذكيًا ومهاراته الإدارية جيدة. بدون ذلك، من المستحيل تمامًا الحصول على نتيجة جيدة من تقنية الاتصال الداخلي الديمقراطي.

يجب أن يكون لدى مالك الشركة ذو الخبرة درجة معينة من الفراسة. أولاً وقبل كل شيء، يجب عليه تحليل سلوك وسمات شخصية جميع أعضاء الفريق، وتحديد إمكانات جميع الموظفين، واستباق الاحتمالات المختلفة للوضع. يجب أخذ جميع هذه العوامل في الاعتبار عند البحث عن الأسلوب الصحيح للاتصال التنظيمي.

التغذية الراجعة مهارة قيمة في التواصل مع الموظفين

تُعتبر القدرة على إعداد التغذية الراجعة بشكل صحيح واحدة من أهم مهارات الاتصال الضرورية للتواصل الفعال مع الموظفين بين رؤساء الشركات منذ فترة طويلة. حتى المديرين التنفيذيين الشباب وذوي الخبرة يجب أن يكونوا قادرين على التحدث مع الموظفين، وحل أي عدم دقة، وتقديم الثناء أو الإشارة إلى الأشياء التي يمكن تحسينها، وتفويض السلطة بشكل صحيح، وتقديم النصائح حول مهام متنوعة. يجب أن لا يكون التواصل مع أعضاء الفريق مشكلة بالنسبة للمدير التنفيذي. يجب على رئيس الشركة أن يكون قادرًا على التواصل مع أي عامل، حتى الأكثر شغبًا وتقلبًا، حيث تُعتبر التغذية الراجعة السليمة حجر الزاوية للاتصال المتبادل المفيد. في البداية، يبدو أن استدعاء عامل لمناقشة الأمور التي تواجهك بها مشاكل هو أسهل شيء تفعله. ولكن تبين أنه ليس سهلاً على الإطلاق. وقد أظهرت معظم البحوث النفسية والاجتماعية التي أجرتها مئات الشركات حول العالم أن التغذية الراجعة هي الجزء الأكثر إشكالية في علاقات الموظف-صاحب العمل. يشعر العديد من العمال بالتوتر خلال محادثات وجهًا لوجه سيئة الإدارة مع رؤسائهم، وعند انعدام وجود عملية تغذية راجعة مُعتمدة بشكل صحيح. يخشون التعبير عن آرائهم، ويشعرون بعدم التقدير، ولا قيمة لهم، وبأنهم مذلون. نظام التغذية الراجعة الغير موجود أو السيئ الإعداد يشوش العمال في المنظمة ويقلل من رغبتهم في السعي لتحقيق الهدف المشترك. يجب أن يفهم المدير التنفيذي الموهوب والحكيم أن التغذية الراجعة تعد أداة جيدة تتيح لك:

• تصحيح سلوك الموظف في الفريق

• توجيه الموظف نحو النمو والتطور في قسم معين

• التعبير عن الامتنان وتأكيد أهمية الموظف

• تحفيز العمال نحو إنجازات جديدة

• تحديد سبب سوء تصرف الموظف

الآن دعونا نلقي نظرة على بعض تقنيات الاتصال الداخلي التي ستساعدك على إعداد نظام التغذية الراجعة بشكل صحيح. باتباعها، ستتمكن من التواصل بسهولة مع موظفيك.

القاعدة رقم 1: كن دقيقًا مع الأهداف

قبل عقد اجتماع مع موظف، فهم الهدف الذي تسعى إليه واكتبه على قطعة من الورق. اسأل نفسك: "ما الذي أريد تحقيقه خلال هذا الاجتماع"؟ سوف تسهل هذه الطريقة المحادثة بشكل كبير.

القاعدة رقم 2: اختر الوقت والمكان للحديث

من المهم أن تتحدث فقط عن الأحداث الأخيرة عند التحدث إلى الموظف. أفضل ممارسة هي التواصل مع الموظف ومناقشة حدث حدث له مؤخرًا. لا جدوى من الإشارة إلى الوقت الذي تأخر فيه عن العمل منذ 3 سنوات إذا كان قد تأخر في الأسبوع الماضي. عندما ترى أن بعض الموظفين يعانون من مشاكل مع المشروع أمس أو قبل بضعة أيام، فقد حان الوقت لمناقشة هذه المسألة وتقديم بعض النصائح.

القاعدة رقم 3: إدخال الموظف في المناقشات

جميع الموظفين في كل الشركات يتمنون أن يكونوا مطلوبين، مهمين ومسموعين. اسمح لموظفيك بالتعبير عن آرائهم. أولاً، هذه هي الطريقة الجيدة لتعزيز استقلالية العامل ومسؤوليته عن القرارات التي ستتخذها أثناء المناقشة. ثانيًا، من خلال حرمان الموظفين من حقهم في التعبير عن آرائهم، يمكنك أن تنكر على نفسك المعلومات المفيدة وتضع نفسك في موقف محرج. يمكنك أيضًا اكتشاف الإمكانات الحقيقية لموظف محدد والحصول على بعض الأفكار الجيدة وحتى اكتساب خبرة جديدة.

القاعدة رقم 4: الثناء علنيًا، النقد يكون خاصًا

هذه قاعدة مهمة جدًا! هناك العديد من الأسباب لفعل ذلك. الانتقاد العلني يُهين ويدمر حماس الموظفين بعمق. لا يمكن أن يكون هناك اتصال سليم إذا سمح رئيس الشركة لنفسه بانتقاد الموظفين علنًا مع قليل من السخرية. فهم أن إذا قمت بذلك لبعض الموظفين، ستفعل ذلك للآخرين، ما سيضعك فورًا في موقف سيء معهم. يجب أن يتم تقديم الثناء بصدق، سواء كان علنيًا أو خاصًا.

القاعدة رقم 5: مناقشة الأحداث والأفعال

ليس من المناسب أن تصبح شخصيًا وتضع تسميات على الأشخاص تحت أي ظرف من الظروف. عند التحدث إلى موظفيك سواء بشكل خاص أو جماعي، ناقش فقط الأحداث والأفعال، وليس الموظفين. من السهل للغاية وضع تسميات أو إهانة الناس، ولكن قد يستغرق الأمر أشهرًا أو سنوات لإعادة بناء التواصل بين الفريق.

طريقة التواصل مع موظفيك ونمط الاتصال الذي تستخدمه يعتمد كليًا عليك. يمكنك تجاهل نصائحنا والفشل في إنشاء التغذية الراجعة مع الموظفين، ولكن هذا سيجعل حياتك المهنية قصيرة للغاية. بصفتك المدير التنفيذي، يجب أن تفهم شيئًا بسيطًا: يجب عليك أنت وموظفوك أن تكونوا موجهين نحو تحقيق الأهداف والمهام المشتركة وكذلك جعل جو الفريق ممتعًا قدر الإمكان. حظًا سعيدًا، أعزاء أصحاب العمل. لا تستسلموا عن تحسين مهاراتكم وستحققون كل شيء!