A hatékony munkavállalói kommunikáció fő technikái

A munkáltatók és a munkavállalók közötti kapcsolatok alapját képezik bármely szervezet mikroklímájának kialakulásának. Sok vezérigazgató nem tanulja meg a hatékony munkavállalói kommunikáció alapelveit, és azt hiszi, hogy velük születetten rendelkezik hatékony kommunikációs készségekkel. Ne felejtsük el, hogy folyamatosan változó és dinamikus időkben élünk. A modern munkaerőpiac tele van magabiztos és versenyképes különböző foglalkozású képviselőkkel. Régebben a munkavállalók elvárták, hogy csendben tűrjék az indokolatlan agressziót, előítéleteket, büntetéseket és megrovásokat. Manapság még a kevésbé képzett munkavállalók is tisztelettel viszonyulnak magukhoz, és egyik munkáról a másikra váltanak anélkül, hogy félnek attól, hogy nem kívánatosak lesznek a munkaerőpiacon. Sok tapasztalt munkáltató tudja, mennyire nehéz képzett, őszinte és lojális munkavállalókat találni. Ezért a kifinomult szervezeti kommunikáció fontos szerepet játszik bármely vállalatban. Annak érdekében, hogy egy vállalkozás óramű pontossággal működjön, a munkavállalóknak és a munkáltatóknak is kompromisszumot kell kötniük, figyelembe véve minden kiejtett és hallott szót, miközben megőrzik az udvariasság szintjét. Próbáljuk meg kitalálni azokat a megfelelő módokat, amelyekkel kommunikálhatunk a munkatársakkal, és azokat az intézkedéseket, amelyekre szükség van a leghatékonyabb munkaerő kialakításához, amit valaha is menedzselhettél.

A leggyakrabban használt belső kommunikációs technikák

Vállalat vezetőjének lenni nem a legegyszerűbb dolog. A pénzügyi felelősség és maguk a munkavállalók a felelősségi körédbe tartoznak. Egy felső vezetőnek bölcsnek, rugalmasnak kell lennie, folyamatosan mérlegelnie kell döntéseit, és tudnia kell, hogyan delegálja a hatalmat. Számos csapatmenedzsment szeminárium, webinárium és képzés elérhető, ahol megszerezheted a szükséges tudást és készségeket. Minden önbizalommal rendelkező munkáltatónak legalább egy ilyen szemináriumot meg kell látogatnia, hogy lépést tartson a legújabb munkavállalói felvételi és menedzsment trendekkel. Saját munkavállalói menedzsment stílusodon is dolgoznod kell.

Általában több belső kommunikációs technikát tárgyalnak különböző szakmai képzési szemináriumok során:

• Autoriter. Minden fontos döntést kizárólag a munkáltató hoz meg. Szigorú rendszerszintű ellenőrzést gyakorol minden feladat végrehajtása felett. Ebben a menedzsmentben minden kezdeményezés és egyéniség szigorúan elnyomásra kerül.

• Anarchikus. A munkáltató próbál minél inkább távol maradni a cég napi ügyeitől és a munkavállalói munkától, mindent teljesen szabadjára engedve, miközben minden felelősséget elhagy a végeredményt illetően.

• Demokratikus. A munkáltató célja a munkavállalók szerepének növelése a döntéshozatalban, lehetőséget adva számukra a véleményük kifejezésére és a kisebb jelentőségű döntések meghozására önállóan. Továbbá minden új megoldást, közös célt és vállalati irányelvet rendszeresen megvitatnak, minden dolgozónak szavazati joga van.

Ezen felül a munkáltatók alkalmazhatják a közös kreativitást a munkavállalói menedzsmentben. Ennek a stílusnak a lényege a pozitív eredmények elérése és a kitűzött célok és feladatok közös munkával való elérése a munkavállalók és a munkáltató részéről.

Mindegyik módszer a maga módján jó, és bizonyos körülmények között alkalmazható. Az autoriter megközelítés elfogadható eredményeket ad a folyamatos ellenőrzés miatt, de csak kritikus helyzetekben alkalmazható. A demokratikus módszer akkor alkalmazható, ha a vállalat vezetője rendkívül intelligens és jó menedzsment készségekkel rendelkezik. Enélkül gyakorlatilag lehetetlen jó eredményt elérni a demokratikus belső kommunikációs technikával.

Egy tapasztalt cégvezetőnek bizonyos fokú előrelátással kell rendelkeznie. Először is, elemeznie kell minden csapattag viselkedését és jellemvonásait, meg kell határoznia a munkavállalók potenciálját, előre kell látnia a különböző helyzetek megjelenésének lehetőségét. Mindezen tényezőket figyelembe kell venni a megfelelő szervezeti kommunikációs stílus keresésekor.

A visszajelzés értékes készség a munkavállalókkal való kommunikáció során

A megfelelő visszajelzés kialakításának képessége már egy ideje az egyik legfontosabb kommunikációs készségnek számít, amely a hatékony munkavállalói kommunikációhoz szükséges a vállalati vezetők körében. Még a fiatal és tapasztalt vezérigazgatóknak is képesnek kell lenniük beszélni a munkavállalókkal, rendezniük kell az esetleges pontatlanságokat, dicsérniük vagy rámutatni arra, amit lehet javítani, megfelelően delegálni a hatáskört, tanácsot adni különböző feladatokra. A munkatársakkal való kommunikációnak nem szabad problémát okoznia a vezérigazgatónak. A vállalat vezetőjének képesnek kell lennie bármely dolgozóval kapcsolatba lépni, még a legönfejűbb és szeszélyesebb munkavállalókkal is, mivel a megfelelő visszajelzés a kölcsönösen előnyös kommunikáció sarokköve. Először úgy tűnik, hogy behívni egy munkavállalót és megbeszélni azokat a dolgokat, amelyek problémát jelentenek, a legkönnyebb dolog. Kiderül, hogy ez egyáltalán nem könnyű. A világ számos vállalatánál végzett pszichológiai és szociológiai kutatások többsége azt mutatja, hogy a visszajelzés a munkavállaló-munkáltató kapcsolatok legproblémásabb része. Sok munkavállaló stresszt él át rosszul kezelt szemtől szembeni beszélgetés során a vezetővel, és a megfelelően megalapozott visszajelzési folyamat hiánya miatt. Túl félnek kifejezni véleményüket, alulértékeltnek, értéktelennek és megalázottnak érzik magukat. Egy nem létező vagy rosszul alakuló visszajelzési rendszer dezorientálja a dolgozókat a szervezetben és csökkenti a közös cél elérésére irányuló vágyukat. Egy tehetséges és bölcs vezérigazgatónak meg kell értenie, hogy a visszajelzés jó eszköz, amely lehetővé teszi:

• A munkavállaló viselkedésének javítását a csapatban

• Egy munkavállaló irányítása a növekedés és fejlődés felé egy adott osztályon belül

• Hála kifejezése és a munkavállaló fontosságának kiemelése

• Munkavállalók motiválása új eredmények elérésére

• A munkavállaló helytelen viselkedésének okának meghatározása

Nézzük most meg néhány belső kommunikációs technikát, amelyek segítenek a megfelelő visszajelzési rendszer kialakításában. Ezek követésével könnyen kommunikálhatunk a munkavállalókkal.

1. szabály: Legyünk pontosak a célokkal kapcsolatban

Mielőtt találkoznál egy munkavállalóval, értsd meg, milyen célt kívánsz elérni, és írd le papírra. Kérdezd meg magadtól: „Mit szeretnék elérni ezen a találkozón”? Így sokkal könnyebbé teheted a beszélgetést.

2. szabály: Legyen időpont és hely a beszélgetésre

Lényeges, hogy csak a legutóbbi eseményeket beszéld meg a munkavállalóval folytatott beszélgetés során. A legjobb gyakorlat az, ha kapcsolatba lépsz egy munkavállalóval, és egy olyan eseményt vitatsz meg, amely nemrégiben történt vele. Nincs értelme felhozni azt, amikor három éve késett a munkából, ha a múlt héten késett rendszeresen. Amikor láttad, hogy néhány munkavállalónak problémái voltak a projekttel tegnap vagy pár nappal ezelőtt, itt az ideje, hogy ezt a kérdést megvitassuk, és tanácsot adjunk.

3. szabály: Vonjuk be a munkavállalókat a megbeszélésekbe

Minden vállalat munkatársai szeretnék érezni, hogy szükség van rájuk, fontosak és hogy meghallgatják őket. Engedd meg munkavállalóidnak, hogy kifejezzék gondolataikat. Először is, ez jó módja a munkavállalói függetlenség elősegítésének és annak, hogy felelősséget vállaljanak a megbeszélés során meghozandó döntésekért. Másodszor, ha megtagadják a dolgozóktól a véleményük kifejezésének jogát, lemondhatunk a hasznos információkról, sőt, nehéz helyzetbe is kerülhetünk. Megismerhetjük egy adott munkavállaló valós potenciálját, kaphatunk néhány jó ötletet és még új tapasztalatokat is szerezhetünk.

4. szabály: Dicsérjünk nyilvánosan, kritizáljunk privátban

Ez egy nagyon fontos szabály! Számos oka van annak, hogy így tegyünk. A nyilvános kritika megalázza és mélyen demotiválja a munkavállalókat. Nem lehet megfelelő kommunikáció, ha a vállalat vezetője megengedi magának, hogy nyilvánosan kritizálja a munkavállalókat egy csipetnyi gúnnyal. Értsük meg, hogy ha ezt néhány munkavállalóval megtesszük, akkor ezt a többi dolgozóval is meg fogjuk tenni, ami azonnal rossz oldalra helyez minket. A dicséretet őszintén kell kifejezni, legyen az nyilvánosan vagy privátban.

5. szabály: Beszéljük meg az eseményeket és cselekedeteket

Nem helyes személyeskedni és címkéket ragasztani emberekre bármilyen körülmények között. Amikor munkavállalókkal beszélgetsz magán- és kollektív szinten, csak az eseményeket és cselekedeteket vitasd meg, ne a dolgozókat. Nagyon könnyű megcímkézni vagy megsérteni embereket, de hónapokba vagy évekbe telhet, amíg a csapat kommunikációja helyreáll.

Ahogyan a munkavállalóiddal kommunikálsz és azt, hogy melyik kommunikációs stílust választod, teljesen rajtad múlik. Figyelmen kívül hagyhatod a tanácsainkat, és nem építesz ki visszajelzést a dolgozókkal, de így a karriered nagyon rövid életű lesz. Munkáltatói vezetőként egy egyszerű dolgot kell megértened: Neked és a munkavállalóidnak is a közös célok és feladatok elérésére kell koncentrálnotok, valamint a csapat légkörét a lehető legkellemesebbé kell tenni. Sok sikert kívánok, kedves munkáltatók. Ne add fel a készségeid fejlesztését, és mindent el fogsz érni!