Técnicas-chave para uma comunicação eficaz com os funcionários

As relações entre o empregador e os membros da equipe são a base para formar um microclima em qualquer organização. Muitos CEOs não conseguem aprender os princípios da comunicação eficaz com os funcionários e acreditam que possuem habilidades de comunicação eficazes de forma inata. Não nos esqueçamos de que vivemos em tempos dinâmicos e em constante mudança. O mercado de trabalho moderno está cheio de representantes confiantes e competitivos de várias ocupações. No passado, esperava-se que os funcionários aceitassem silenciosamente agressões espontâneas, preconceitos, penalidades e repreensões. Hoje em dia, mesmo os trabalhadores menos qualificados se portam com respeito e mudam de emprego facilmente, sem medo de serem indesejados no mercado de trabalho. Muitos empregadores experientes sabem o quanto é difícil encontrar funcionários qualificados, honestos e leais. É por isso que a comunicação organizacional bem ajustada desempenha um papel importante em qualquer empresa. Para que um negócio funcione como um relógio, tanto os funcionários quanto os empregadores devem fazer concessões e pesar cada palavra dita e ouvida, mantendo um nível de cortesia. Vamos tentar descobrir as maneiras adequadas de nos comunicarmos com os membros da equipe e as medidas que devem ser implementadas para tornar sua equipe a força de trabalho mais eficaz que você já teve o prazer de gerenciar.

Técnicas de comunicação interna mais comumente utilizadas

Ser o líder de uma empresa não é a tarefa mais fácil. A responsabilidade financeira e os próprios funcionários são áreas de sua responsabilidade. Um gerente de empresa de alto nível deve ser sábio, flexível, pesar constantemente suas decisões e saber as maneiras adequadas de delegar poder. Existem um grande número de seminários, webinars e treinamentos de gestão de equipe, onde você pode obter o conhecimento necessário e as habilidades necessárias. Todo empregador que se respeita deve participar de pelo menos um desses seminários para se manter atualizado com as tendências mais recentes de contratação e gestão de pessoal. Você também deve trabalhar em seu próprio estilo de gestão de funcionários.

Como regra, existem várias técnicas de comunicação interna discutidas durante diversos seminários de treinamento profissional:

• Autoritário. Todas as decisões importantes são tomadas exclusivamente pelo empregador. Eles impõem um controle sistêmico rigoroso sobre a execução de todas as tarefas. Sob essa gestão, todas as iniciativas e individualidade são severamente esmagadas.

• Anarquista. O empregador tenta se afastar o máximo possível dos negócios diários da empresa e do trabalho dos funcionários, deixando as coisas completamente soltas enquanto abandona toda a responsabilidade pelos resultados.

• Democrático. Um empregador visa aumentar o papel dos funcionários na tomada de decisões, dá-lhes a oportunidade de expressar suas opiniões e tomar decisões de menor relevância por conta própria. Além disso, todas as novas soluções, metas coletivas e objetivos da empresa são discutidos regularmente, com cada trabalhador tendo o direito de votar.

Além disso, os empregadores podem usar a criatividade conjunta na gestão de funcionários. O cerne desse estilo está em alcançar resultados positivos, metas e tarefas definidas pelo esforço conjunto de funcionários e empregador.

Cada um desses métodos é bom à sua maneira e apropriado em certas circunstâncias. A abordagem autoritária produz resultados razoáveis devido ao controle constante, mas pode ser usada apenas em situações críticas. O método democrático pode ser implementado quando a liderança da empresa é altamente inteligente e possui boas habilidades gerenciais. Sem isso, é praticamente impossível obter um bom resultado com a técnica de comunicação interna democrática.

Um proprietário de empresa experiente deve ter um certo grau de previsão. Acima de tudo, ele deve analisar o comportamento e as características de todos os membros da equipe, determinar o potencial de todos os funcionários, prever a possibilidade de surgirem várias situações. Todos esses fatores devem ser considerados ao procurar o estilo correto de comunicação organizacional.

Feedback é uma habilidade valiosa na comunicação com os funcionários

A habilidade de estabelecer feedback adequado é considerada uma das mais importantes habilidades de comunicação necessárias para uma comunicação eficaz entre os líderes da empresa há bastante tempo. Mesmo os CEOs jovens e experientes devem ser capazes de conversar com os funcionários, resolver quaisquer imprecisões, elogiar ou apontar coisas que poderiam ser melhoradas, delegar corretamente autoridade, dar conselhos sobre várias tarefas. Comunicar-se com os membros da equipe não deve ser um problema para o CEO. Um líder da empresa deve ser capaz de entrar em contato com qualquer funcionário, mesmo os mais indisciplinados e caprichosos, pois o feedback adequado é a pedra angular de uma comunicação mutuamente benéfica. Inicialmente, parece que chamar um trabalhador para discutir questões que você tem é a coisa mais fácil de fazer. Acontece que não é fácil. A maioria das pesquisas psicológicas e sociológicas realizadas por centenas de empresas ao redor do mundo mostraram que o feedback é a parte mais problemática das relações trabalhador-empregador. Muitos trabalhadores ficam estressados durante conversas cara a cara mal conduzidas com seus superiores e devido à ausência de um processo de feedback adequadamente estabelecido. Eles ficam muito assustados para expressar sua opinião, sentem-se desvalorizados, inúteis e humilhados. Um sistema de feedback inexistente ou mal configurado desorienta os trabalhadores na organização e diminui seu desejo de lutar pelo objetivo comum. Um CEO talentoso e sábio deve entender que o feedback é uma boa ferramenta que permite:

• Corrigir o comportamento de um funcionário na equipe

• Orientar um funcionário para o crescimento e desenvolvimento em um determinado departamento

• Expressar gratidão e destacar a importância de um funcionário

• Motivar os trabalhadores a alcançarem novas conquistas

• Determinar a razão para o mau comportamento de um funcionário

Agora, vamos dar uma olhada em algumas das técnicas de comunicação interna que o ajudarão a estabelecer um sistema de feedback adequado. Seguindo-as, você poderá facilmente se comunicar com seus funcionários.

Regra N1: Seja preciso com os objetivos

Antes de ter uma reunião com um funcionário, compreenda qual objetivo você está perseguindo e anote-o em um pedaço de papel. Pergunte a si mesmo: “O que eu quero alcançar durante esta reunião?” Desta forma, você tornará a conversa muito mais fácil.

Regra N2: Tenha um horário e local para conversas

É vital que você discuta apenas os eventos recentes ao conversar com o funcionário. A melhor prática é contatar um funcionário e discutir um evento que recentemente aconteceu com ele. Não há sentido em trazer à tona a vez em que ele se atrasou para o trabalho há 3 anos, se ele esteve chegando atrasado durante a última semana. Quando você percebe que algum funcionário enfrenta problemas com o projeto ontem ou há alguns dias, é hora de discutir esse problema e fornecer alguns conselhos.

Regra N3: Envolver os funcionários nas discussões

Todos os funcionários de todas as empresas desejam ser necessários, importantes e ouvidos. Deixe seus funcionários expressarem suas opiniões. Primeiro, é uma boa maneira de fomentar a independência e responsabilidade dos trabalhadores pelas decisões que você tomará durante a discussão. Em segundo lugar, ao negar aos funcionários o direito de expressar sua opinião, você pode negar a si mesmo informações úteis e até se colocar em uma posição embaraçosa. Você também pode aprender sobre o verdadeiro potencial de um funcionário em particular, obter algumas boas ideias e até adquirir nova experiência.

Regra N4: Elogiar em público, criticar em privado

Esta é uma regra muito importante! Existem várias razões para fazê-lo. A crítica pública humilha e profundamente desmotiva os funcionários. Não pode haver comunicação adequada se o chefe da empresa se permitir criticar publicamente os empregados com um toque de zombaria. Compreenda que, se você fizer isso com alguns funcionários, acabará fazendo com outros, o que instantaneamente o colocará em desvantagem com eles. Elogios devem ser feitos sinceramente, seja em público ou em privado.

Regra N5: Discutir eventos e ações

Não é aceitável se tornar pessoal e rotular as pessoas sob quaisquer circunstâncias. Ao conversar com seus funcionários, tanto de forma privada quanto coletiva, discuta apenas eventos e ações, não os trabalhadores. É realmente fácil rotular ou ofender pessoas, mas pode levar meses ou anos para restabelecer a comunicação da equipe.

A maneira como você se comunica com seus funcionários e o estilo de comunicação que usa dependem inteiramente de você. Você pode ignorar nossos conselhos e não conseguir estabelecer feedback com os trabalhadores, mas dessa forma sua carreira será muito curta. Como CEO, você deve entender uma coisa simples: Tanto você quanto seus funcionários devem estar voltados para alcançar objetivos e tarefas comuns, bem como tornar o ambiente da equipe o mais agradável possível. Boa sorte, caros empregadores. Não desistam de aperfeiçoar suas habilidades e vocês alcançarão tudo!