Hubungan antara atasan dan anggota staf adalah dasar dari pembentukan mikroklimat dalam organisasi mana pun. Banyak CEO yang gagal mempelajari prinsip-prinsip komunikasi karyawan yang efektif dan percaya bahwa mereka secara alami memiliki keterampilan komunikasi yang efektif. Jangan lupa bahwa kita hidup di masa yang selalu berubah dan dinamis. Pasar kerja modern penuh dengan perwakilan yang percaya diri dan kompetitif dari berbagai profesi. Dulu, karyawan diharapkan menerima begitu saja agresi yang tidak beralasan, bias, hukuman, dan teguran. Saat ini, bahkan pekerja yang tidak terlalu berkualitas pun membawa dirinya dengan rasa hormat dan berpindah pekerjaan sesuka hati tanpa takut tidak diinginkan di pasar kerja. Banyak pengusaha berpengalaman tahu betapa sulitnya menemukan karyawan yang berkualitas, jujur, dan setia. Itulah mengapa komunikasi organisasi yang terkalibrasi dengan baik memainkan peran penting dalam perusahaan mana pun. Untuk membuat bisnis berjalan dengan lancar, baik karyawan maupun majikan harus berkompromi dan menimbang setiap kata yang diucapkan dan didengar sambil mempertahankan tingkat kesopanan. Mari kita coba mencari cara yang tepat dalam berkomunikasi dengan anggota staf dan langkah-langkah yang harus ditempatkan untuk membuat tim Anda menjadi tenaga kerja paling efektif yang pernah Anda kelola dengan senang hati.
Teknik komunikasi internal yang paling umum digunakan
Menjadi kepala sebuah perusahaan bukanlah hal yang mudah dilakukan. Tanggung jawab keuangan dan karyawan itu sendiri adalah bidang tanggung jawab Anda. Manajer perusahaan teratas harus bijak, fleksibel, terus-menerus menimbang keputusan mereka dan mengetahui cara yang tepat untuk mendelegasikan kekuasaan. Ada sejumlah besar seminar manajemen tim, webinar, dan pelatihan, di mana Anda dapat memperoleh pengetahuan yang dibutuhkan dan keterampilan yang diperlukan. Setiap pengusaha yang memiliki harga diri harus menghadiri setidaknya salah satu dari seminar ini untuk mengikuti tren terbaru pengelolaan dan perekrutan staf. Anda juga harus bekerja pada gaya manajemen karyawan Anda sendiri.
Sebagai aturan, ada beberapa teknik komunikasi internal yang dibahas selama berbagai seminar pelatihan profesional:
-
Otoriter. Semua keputusan penting dibuat secara eksklusif oleh majikan. Mereka memaksakan kontrol sistemik ketat atas pelaksanaan semua tugas. Di bawah manajemen ini, semua inisiatif dan individualitas dihancurkan secara tegas.
-
Anarkis. Majikan mencoba menjauh dari bisnis harian perusahaan dan pekerjaan karyawan sedapat mungkin, membiarkan semuanya berjalan bebas sambil meninggalkan semua tanggung jawab atas hasil.
-
Demokratis. Seorang majikan bertujuan meningkatkan peran karyawan dalam pengambilan keputusan, memberi mereka kesempatan untuk menyuarakan pendapat mereka dan membuat keputusan kecil secara mandiri. Selain itu, semua solusi baru, tujuan kolektif, dan tujuan perusahaan secara rutin didiskusikan, dengan setiap pekerja memiliki hak suara.
Selain itu, majikan dapat menggunakan kreativitas bersama dalam manajemen karyawan. Inti dari gaya ini adalah mencapai hasil positif, menetapkan tujuan dan tugas melalui upaya gabungan dari karyawan dan majikan.
Setiap metode ini baik dalam caranya sendiri dan sesuai di bawah situasi tertentu. Pendekatan otoriter memberikan hasil yang cukup baik karena adanya kontrol terus-menerus, tetapi ini hanya dapat digunakan dalam situasi kritis. Metode demokratis dapat diterapkan ketika pemimpin perusahaan sangat cerdas dan memiliki keterampilan manajerial yang baik. Tanpa ini, sangat sulit mendapatkan hasil yang baik dari teknik komunikasi internal yang demokratis.
Seorang pemilik perusahaan yang berpengalaman harus memiliki tingkat penglihatan ke depan tertentu. Yang paling utama, dia harus menganalisis perilaku dan sifat karakter semua anggota tim, menentukan potensi semua karyawan, meramalkan kemungkinan berbagai situasi muncul. Semua faktor ini harus dipertimbangkan ketika mencari gaya komunikasi organisasi yang tepat.
Umpan balik adalah keterampilan berharga dalam berkomunikasi dengan karyawan
Kemampuan untuk mengatur umpan balik yang tepat dianggap sebagai salah satu keterampilan komunikasi terpenting yang diperlukan untuk komunikasi karyawan yang efektif di antara para pemimpin perusahaan sejak lama. Bahkan para CEO muda yang berpengalaman harus mampu berbicara dengan karyawan, menyelesaikan ketidakakuratan, memberikan pujian atau menunjukkan hal-hal yang dapat ditingkatkan, mendelegasikan wewenang dengan tepat, memberikan saran pada berbagai tugas. Berkomunikasi dengan anggota staf seharusnya tidak menjadi masalah bagi CEO. Seorang kepala perusahaan harus mampu berhubungan dengan pekerja mana pun, bahkan yang paling nakal dan keras kepala, karena umpan balik yang benar adalah dasar dari komunikasi yang saling menguntungkan. Awalnya, tampaknya memanggil seorang pekerja untuk membahas hal-hal yang Anda permasalahkan adalah hal termudah untuk dilakukan. Ternyata itu tidak mudah sama sekali. Mayoritas penelitian psikologis dan sosiologis yang dilakukan oleh ratusan perusahaan di seluruh dunia menunjukkan bahwa umpan balik adalah bagian paling bermasalah dari hubungan pekerja-majikan. Banyak pekerja yang stres selama percakapan tatap muka yang tidak terkelola dengan baik dengan atasan mereka dan karena tidak adanya proses umpan balik yang terjalin dengan baik. Mereka terlalu takut untuk mengungkapkan pendapat mereka, merasa tidak dihargai, tidak berarti, dan terhina. Sistem umpan balik yang tidak ada atau dirancang dengan buruk menyebabkan kebingungan pekerja dalam organisasi dan mengurangi keinginan mereka untuk mencapai tujuan bersama. Seorang CEO yang berbakat dan bijaksana harus memahami bahwa umpan balik adalah alat yang baik yang memungkinkan untuk:
-
Mengoreksi perilaku karyawan dalam tim
-
Mengarahkankan karyawan menuju pertumbuhan dan pengembangan di departemen tertentu
-
Mengungkapkan rasa terima kasih dan menekankan pentingnya seorang karyawan
-
Memotivasi pekerja menuju pencapaian baru
-
Menentukan alasan perilaku tidak baik seorang karyawan
Sekarang mari kita lihat beberapa teknik komunikasi internal yang akan membantu Anda mengatur sistem umpan balik yang tepat. Dengan mengikuti mereka, Anda akan dapat berkomunikasi dengan mudah dengan karyawan Anda.
Aturan N1: Jelaskan dengan tepat tujuan
Sebelum mengadakan pertemuan dengan seorang karyawan, pahami tujuan yang Anda kejar dan tuliskan di selembar kertas. Tanyakan pada diri sendiri: “Apa yang ingin saya capai selama pertemuan ini”? Dengan cara ini, Anda akan membuat percakapan jauh lebih mudah.
Aturan N2: Tentukan waktu dan tempat untuk berbicara
Sangat penting untuk membahas hanya peristiwa terbaru ketika berbicara dengan karyawan. Praktik terbaik adalah menghubungi seorang karyawan dan mendiskusikan peristiwa yang baru-baru ini terjadi padanya. Tidak ada gunanya membicarakan waktu ketika dia terlambat bekerja 3 tahun yang lalu jika dia sering terlambat datang selama minggu lalu. Ketika Anda melihat beberapa karyawan mengalami masalah dengan proyek kemarin atau beberapa hari yang lalu, saatnya untuk membahas masalah ini dan memberikan saran.
Aturan N3: Libatkan karyawan dalam diskusi
Semua karyawan di semua perusahaan ingin dibutuhkan, diperhatikan, dan didengar. Biarkan karyawan Anda menyuarakan pikiran mereka. Pertama, ini adalah cara yang baik untuk mendorong kemandirian dan tanggung jawab pekerja untuk keputusan yang Anda buat selama diskusi. Kedua, dengan menolak staf hak untuk menyuarakan pendapat mereka, Anda bisa menolak informasi berguna dan bahkan menempatkan diri Anda dalam posisi canggung. Anda juga dapat mengetahui potensi sejati yang dimiliki seorang karyawan, mendapatkan beberapa ide bagus dan bahkan mendapatkan pengalaman baru.
Aturan N4: Beri pujian di depan umum, kritik secara pribadi
Ini adalah aturan yang sangat penting! Ada banyak alasan untuk melakukannya. Kritik publik merendahkan dan sangat memotivasi karyawan. Tidak ada komunikasi yang baik jika kepala perusahaan mengizinkan dirinya untuk secara terbuka mengkritik karyawan dengan nada mengejek. Pahami bahwa jika Anda melakukan ini kepada beberapa karyawan, Anda akan melakukannya kepada pekerja lain, yang akan segera menempatkan Anda di sisi buruk mereka. Pujian harus diberikan dengan tulus, baik di depan umum maupun secara pribadi.
Aturan N5: Diskusikan peristiwa dan tindakan
Tidak baik untuk bersikap pribadi dan memberikan label kepada orang dalam situasi apa pun. Saat berbicara dengan karyawan Anda baik secara pribadi maupun kolektif, hanya bahas peristiwa dan tindakan, bukan pekerja. Sangat mudah untuk melabeli atau menyinggung orang, tetapi bisa memakan waktu berbulan-bulan atau bertahun-tahun untuk mengembalikan komunikasi tim.
Cara Anda berkomunikasi dengan karyawan Anda dan gaya komunikasi yang Anda gunakan sepenuhnya tergantung pada Anda. Anda dapat mengabaikan saran kami dan gagal untuk menjalin umpan balik dengan pekerja, tetapi dengan cara itu karir Anda akan berumur sangat pendek. Sebagai CEO Anda harus memahami satu hal sederhana: Baik Anda maupun karyawan Anda harus berorientasi pada mencapai tujuan dan tugas bersama serta membuat suasana tim sebaik mungkin. Semoga sukses, para pengusaha yang terhormat. Jangan menyerah untuk meningkatkan keterampilan Anda dan Anda akan mencapai segalanya!
