Una empresa no puede desarrollarse y volverse más rentable colocando todo su destino en ideas y prácticas empresariales antiguas. Su gestión tiene que experimentar con nuevos conceptos para adaptarse al mercado en constante cambio. Los productos y servicios pueden entonces basarse en esas ideas. Parece simple, pero la realidad es mucho más complicada. Una cosa es tener una idea, pero algo completamente diferente es hacer un proyecto alrededor de ella.
Las cosas pueden salirse tanto de control que solo un tercio de todos los proyectos logran salir del ciclo de producción a tiempo y con el presupuesto inicial. Esto sucede debido a los errores cometidos por gestores de proyectos inexpertos. Te ofrecemos 5 problemas comunes de gestión que surgen por descuidar ciertas áreas de la planificación de proyectos. Después de superarlos, podrás gestionar proyectos de manera efectiva.
No definir el objetivo del proyecto es el mayor error cometido por los gerentes
Según varios estudios del Instituto Americano de Gestión de Proyectos, un tercio de los proyectos fracasan porque las personas que los desarrollan no tienen una visión clara. Es uno de los problemas de gestión más comunes. Por eso es vital tener una idea de lo que intentas lograr, cómo beneficiará a la empresa y por qué los clientes querrían usarlo. De lo contrario, cualquier trabajo posterior será inútil.
Tomemos como ejemplo una pequeña empresa de aplicaciones móviles que quiere expandirse al mercado de videojuegos móviles con un juego de rompecabezas. En este caso, los desarrolladores probablemente discutirían lo siguiente:
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¿Cuáles son nuestros grupos de edad objetivo?
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¿Deberíamos hacer un juego en 2D o 3D?
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¿Cuántos desarrolladores necesitamos para trabajar en varios aspectos del juego, por ejemplo, mecánicas, diseño de niveles, arte conceptual, diseño de sonido, etc.?
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¿Qué tipo de motor de juego deberíamos utilizar y tendremos suficiente dinero para obtener su licencia?
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¿Cuánto costará el juego para el cliente?
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¿Cuánto de nuestras ganancias irá a la empresa que hizo el motor?
Todas estas preguntas deben discutirse durante las reuniones iniciales y posteriores de la empresa. Gerentes y empleados deben acordar la mejor manera de alcanzar los objetivos del proyecto y el tiempo estimado que tomará lograrlo.
Errores principales que cometen los gerentes: falta de requisitos
Cuando planificas un proyecto, es importante entender cómo se verá el resultado final. Este es uno de los mayores errores cometidos por los gerentes. Los gerentes son responsables de hacer una lista de requisitos para el proyecto y entregarla a los empleados. La lista debe incluir la siguiente información:
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El número de empleados necesarios para diferentes etapas del desarrollo del proyecto
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Criterios para evaluar la calidad del proyecto y sus componentes
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Los principios de dividir la carga de trabajo entre los trabajadores
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El cronograma del proyecto
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La lista de objetivos que el proyecto logrará para la empresa
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Con qué frecuencia se alterará el proyecto
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Tamaño del presupuesto inicial
Esta lista también tiene el producto final que se desarrollará. En el caso de un videojuego móvil, esto puede incluir arte conceptual, muestras de audio, código para varios elementos del juego, por ejemplo, mecánicas, física, animaciones de efectos visuales, etc. Cada listado debe incluir una fecha de lanzamiento aproximada.
Realizar estimaciones es otro error común que cometen los gerentes
Las fechas de entrega son uno de los problemas de gestión comunes que surgen durante el desarrollo de proyectos. Un buen gerente debe mantenerse en contacto con su equipo y pedir actualizaciones sobre el progreso dentro de cada equipo. ¿Están cumpliendo sus plazos o necesitan más tiempo para hacer todo adecuadamente?
Puede surgir algún imprevisto y todo tendrá que retrasarse. Si no haces los cálculos necesarios, correrás el riesgo de posponer constantemente la fecha de entrega. Para evitar problemas futuros, es mejor reunirse con cada miembro del personal y evaluar su trabajo en tiempo.
Ignorar los riesgos es un problema común de gestión
En teoría, todos tus planes caerían en su lugar cada vez, pero en realidad, cualquier proyecto puede estar sujeto a retrasos, fechas límite incumplidas, empleados enfermos y otros eventos desafortunados. Tener un programa de gestión de riesgos adecuado reduce el potencial de fracaso del proyecto casi a la mitad. Este proceso no es tan difícil de emprender pero requiere delinear muchos factores que podrían salir mal al trabajar en un proyecto particular. Tu lista de riesgos debe incluir eventos tales como:
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Fallo en cumplir con los plazos
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Trabajar en características adicionales fuera del alcance original del proyecto
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Alteraciones del alcance del proyecto. Cambios en los objetivos, entregables, tareas, costos y plazos del proyecto
La tarea de un gerente de proyectos radica en la evaluación de riesgos y el establecimiento de su impacto en el proyecto. Por ejemplo, puedes asegurarte de nombrar un subgerente de proyectos que pueda reemplazar al jefe del proyecto y continuar trabajando en su ausencia. También puedes experimentar dificultades técnicas, como un cambio abrupto en el hardware o software utilizado que puede requerir la contratación de empleados adicionales. Un plan de contingencia debe abarcar todas las posibilidades de cosas que puedan salir mal para el proyecto.
Errores cometidos por los gerentes: tener un calendario rígido
No hay mejor manera de asegurar un flujo de trabajo constante que programando a tu equipo. El calendario debe proporcionar información clara sobre la carga de trabajo y los plazos. Todos los horarios deben permitir cierta flexibilidad en caso de circunstancias imprevistas. Si alguien que trabaja en un proyecto tiene que tomar un tiempo libre en caso de enfermedad, asunto familiar, lesión u otra circunstancia, puede hacerlo en términos razonables. En ese caso, debe haber alguien que los reemplace en caso de emergencia para que se pueda mantener el ritmo del desarrollo del proyecto.
Es vital dar a los miembros de tu equipo la misma flexibilidad al proponer nuevas ideas a los gerentes de proyectos que beneficiarán al proyecto en general. Actualmente, hay una variedad de soluciones que facilitan la gestión de proyectos. Estas incluyen Social Shared, Wrike, Slack, Procore, entre muchas otras.
