Software de control horario: GPS, horas en directo y nóminas
Registra las horas reales frente al horario, comprueba dónde empiezan los turnos y pasa horas limpias a nómina desde una sola plataforma.
Reloj de fichaje digital con un solo toque para cada turno
Las hojas de horas en papel y las suposiciones sobre quién trabajó y cuándo frenan la nómina y provocan disputas. Con el módulo Asistencia activado, los empleados inician y terminan el turno con un toque en la app móvil o un clic en el navegador, y Shifton registra las horas reales junto a las planificadas. Asistencia es un módulo de pago: 1 $ por empleado al mes, con una prueba gratuita de hasta 60 días.
GPS y comprobación de ubicación en cada fichaje
Para equipos móviles y de trabajo en sitio, saber que alguien fichó no basta. El módulo Control de ubicación de trabajo comprueba dónde se desarrolla el turno y guarda un registro de la ubicación. Cuesta 5 $ por empleado al mes con una prueba de 10 días, y funciona junto con Asistencia.
Horas planificadas frente a reales y control de horas extra
Descubrir las horas extra el día de la nómina significa que el presupuesto ya está gastado. El control de horas extra y nocturnas forma parte de las Funciones básicas gratuitas, y el módulo Horas de trabajo del empleado (0,50 $ por empleado al mes) pone las horas reales junto al plan para que los responsables puedan actuar mientras el periodo sigue abierto.
Informes de horas y traspaso a nómina
El último paso del control horario es convertir las horas registradas en cifras que la nómina pueda usar. Los informes de Shifton muestran las horas, y el módulo Nómina las convierte en un informe de salario bruto estimado. Shifton no paga a los empleados ni retiene impuestos: las cifras se exportan a tu asesor o a tu proveedor de nómina.
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Más información sobre el control horario
¿Qué es el software de control horario y asistencia?
El control horario es el proceso de registrar cuándo empiezan y terminan de trabajar los empleados, cuánto tiempo dedican a cada tarea y cómo pasan esas horas a la nómina. La herramienta que lo hace, ya sea un reloj de fichaje, un software de control horario o una app, se sitúa entre la planificación y la nómina. Sin control horario, las empresas adivinan los costes laborales, pierden dinero por fichajes ajenos y horas sin verificar, y montan la nómina a partir de hojas de papel que alguien tiene que volver a teclear.
El software moderno de control horario sustituye el papel por fichaje móvil, generación automática de hojas de horas y exportación directa a nómina.
Tipos de control horario y asistencia
Control horario manual
Los empleados anotan sus horas en hojas de papel, en una hoja de cálculo o con una app de fichaje básica. Es lo más barato de poner en marcha y lo más propenso a errores en el día a día. Es habitual en equipos muy pequeños, de menos de 5 empleados, y en sectores con poca complejidad de planificación.
Control horario automático
El software detecta cuándo empieza a trabajar un empleado, por inicio de sesión, movimiento del ratón o actividad en una app, y registra las horas automáticamente. Es habitual en el trabajo del conocimiento en remoto y entre autónomos. Es menos común en el trabajo por turnos, donde importa la presencia física en un lugar.
Control horario por GPS
La app móvil registra las coordenadas GPS en la entrada y en la salida. Combinado con la geocerca (un perímetro virtual alrededor del lugar de trabajo), el control horario por GPS confirma que los empleados están físicamente en el lugar correcto. Es el estándar en construcción, limpieza, seguridad, comercio y atención sanitaria a domicilio.
Control horario con terminal fijo
Un terminal dedicado, instalado en un único lugar. Elimina el fichaje por terceros a nivel de hardware. Es habitual en fabricación, sanidad y entornos de alta seguridad. Requiere un equipo dedicado en un lugar fijo, por lo que no encaja con equipos móviles ni con varias sedes.
Comparación de métodos de control horario
Reloj móvil
El empleado usa una app del móvil para fichar la entrada y la salida. Ventajas: sin coste de hardware, funciona en cualquier lugar y se puede verificar por GPS. Inconvenientes: requiere móviles de los empleados (o dispositivos de la empresa) y a veces hay problemas de batería y de conexión. Ideal para equipos distribuidos.
Reloj web
Los empleados fichan desde el navegador en un puesto compartido o en su ordenador personal. Ventajas: sin instalación y con una incorporación sencilla. Inconvenientes: no hay verificación por GPS y se puede dejar la sesión abierta. Ideal para el trabajo de oficina.
Reloj físico
Un equipo instalado en la pared, como un teclado o un lector de tarjetas. Ventajas: es resistente a la manipulación y no hace falta un dispositivo del empleado. Inconvenientes: supone una inversión, es un punto único de fallo y obliga a los empleados a reunirse en un mismo sitio. Ideal para fabricación, sanidad y comercio en un lugar fijo.
Sectores que dependen del control horario
Construcción y equipos en varias sedes
Los equipos se mueven entre ubicaciones, las horas deben imputarse a la sede correcta y las normas de horas extra varían según el estado. El control horario por GPS vincula las horas a los proyectos y verifica la presencia en el sitio. Sin él, el margen del proyecto es una conjetura.
Sanidad
El personal de enfermería y los auxiliares trabajan turnos que cambian cada semana, cruzan la medianoche y activan tarifas distintas según la hora y el día. Un software de control horario con diferenciales de turno, horas extra y registros listos para auditoría es imprescindible para cumplir la normativa.
Comercio y hostelería
Personal por horas con horarios variables, refuerzos en las horas punta y mucha rotación. El control horario alimenta el análisis del coste laboral: la relación entre coste laboral y ventas es la cifra que más miran la mayoría de los responsables de comercio.
Fabricación
Turnos de planta, rotaciones de equipos y registro de horas de máquina. El control horario vincula las horas con la producción, apoya las operaciones lean y alimenta los calendarios de mantenimiento de las máquinas.
Equipos remotos e híbridos
El trabajo del conocimiento distribuido necesita un control horario que respete la autonomía. Lo habitual es un registro automático poco intrusivo o hojas de horas declaradas por el empleado con flujos de aprobación. El control horario con vigilancia intensa daña la cultura y se abandona en pocos meses.
Cómo se integra el control horario con la nómina
Los datos de control horario limpios son lo que hace rápida la nómina. El flujo habitual es: eventos de fichaje → informe de horas → revisión del responsable → exportación al sistema de nómina. En Shifton, los informes se exportan a un archivo, el módulo Nómina (0,50 $ por empleado al mes) convierte las horas trabajadas en un informe de salario bruto estimado, y una API abierta y una integración con QuickBooks Online cubren las conexiones directas. Sin integración, las hojas de horas se exportan, se vuelven a introducir a mano y cualquier error se acumula en la siguiente nómina. Los equipos que facturan su tiempo por horas necesitan los mismos registros limpios, y por eso Shifton cubre la planificación de turnos para despachos de abogados.
Software de control horario gratuito frente a de pago
El software de control horario gratuito suele cubrir equipos pequeños (de 5 a 10 empleados) con fichaje básico, generación de hojas de horas e informes sencillos. Shifton funciona de otra manera: su plan gratuito cubre hasta 10 empleados solo con el módulo Funciones básicas: planificación, turnos abiertos, intercambio de turnos, control de horas extra y nocturnas, informes de presupuesto y de horas, la API y la app móvil. El control horario no está en el plan gratuito. Asistencia (1 $ por empleado al mes), Control de ubicación de trabajo para el GPS (5 $, junto con Asistencia), Descansos (0,50 $), Nómina (0,50 $) y Horas de trabajo del empleado (0,50 $) son módulos de pago independientes, cada uno con una prueba gratuita de hasta 60 días (10 días para Control de ubicación de trabajo). Al activar cualquier módulo de pago también se activa el cargo de 1 $ por empleado de las Funciones básicas, así que diez empleados con Asistencia cuestan 20 $ al mes.
El software de control horario de pago añade funciones que crecen con el tamaño del equipo: integraciones con nómina, informes avanzados, compatibilidad con varias sedes, registros de auditoría y funciones de cumplimiento laboral. En el mercado, los planes de pago suelen costar de 4 a 12 $ por empleado al mes, y las funciones para grandes empresas añaden entre 5 y 15 $ más. Ese rango describe el mercado, no los precios de Shifton.
Errores habituales en el control horario
- Confiar en el sistema de honor a gran escala. Las horas declaradas por los propios empleados funcionan con 5 personas. A partir de 15 o 20 empleados, los errores y las horas sin verificar se acumulan en silencio en la nómina.
- No vincular el tiempo con la planificación. Si el horario y el reloj de fichaje son sistemas separados, comparar las horas planificadas con las reales exige una conciliación manual. Los sistemas integrados muestran la desviación automáticamente.
- Saltarse el registro de descansos. Los descansos no remunerados que se registran como tiempo pagado se acumulan rápido. Además, la mayoría de las jurisdicciones exigen una documentación concreta de los descansos para cumplir la normativa.
- Dejar las hojas de horas sin aprobar. Una aprobación diaria o semanal detecta los errores mientras están frescos. La aprobación mensual encarece las correcciones y vuelve ásperas las disputas.
- Ignorar las previsiones de horas extra. Las horas extra detectadas un martes se pueden redistribuir el miércoles. Las que se detectan el viernes de la nómina ya están pagadas.
- Elegir un control horario que no exporta a tu nómina. La importación manual de CSV es donde la integridad de los datos va a morir.
Cómo elegir un software de control horario y asistencia
- App móvil para el equipo y panel web para los responsables
- Verificación por GPS o geocerca si hay trabajo de campo o en varias sedes
- Integración directa con tu proveedor de nómina (o un formato de exportación limpio)
- Panel de horas en tiempo real con avisos de horas extra antes del cierre de la nómina
- Registro de auditoría de cada fichaje, edición y aprobación para las revisiones de cumplimiento
- Un precio que escale con el tamaño del equipo, no bloqueos de funciones que obliguen a saltos de nivel caros
- Registro de descansos que trate por separado los descansos pagados y los no pagados
Plantillas y políticas de control horario que vale la pena usar
Una política de control horario clara evita la mayoría de las disputas antes de que empiecen. La plantilla básica cubre: cómo fichar la entrada y la salida, qué cuenta como tiempo pagado, cómo se registran los descansos, qué hacer si se olvida un fichaje, quién aprueba las hojas de horas y con qué frecuencia, y cómo se resuelven las disputas.
Funciona con el resto de Shifton
El control horario y la asistencia se conectan con el resto de Shifton: crea el cuadrante con el software de planificación de turnos, verifica las horas en el sitio con el seguimiento de la ubicación de los empleados y convierte las horas verificadas en pago con el software de gestión de nómina.
Preguntas frecuentes
¿Cómo fichan los empleados la entrada y la salida?
Con el módulo Asistencia activado, los empleados inician y terminan el turno con un toque en la app móvil o un clic en el navegador. Shifton registra las horas reales junto a las planificadas.
¿Cuánto cuesta el control horario?
El control horario no forma parte del plan gratuito. El plan gratuito cubre hasta 10 empleados solo con el módulo Funciones básicas, es decir, la planificación. El fichaje de entrada y salida viene con el módulo Asistencia: 1 $ por empleado al mes, con una prueba gratuita de hasta 60 días. Al activar cualquier módulo de pago también se activa el cargo de 1 $ por empleado de las Funciones básicas.
¿Puede Shifton comprobar que el empleado está realmente en el lugar de trabajo?
Sí, con el módulo Control de ubicación de trabajo además de Asistencia. En el teléfono, la app compara el GPS con la ubicación de trabajo, en el navegador comprueba la dirección IP y, en los centros donde el GPS falla, puedes permitir la coincidencia con la red Wi-Fi.
¿Cuánto añade la verificación de ubicación?
El Control de ubicación de trabajo cuesta 5 $ por empleado al mes con una prueba de 10 días, y solo funciona junto con Asistencia, a 1 $ por empleado al mes.
¿Qué pasa cuando alguien llega tarde?
Asistencia compara el inicio real con el planificado y registra los minutos de retraso. Los responsables pueden recibir un aviso a partir de un umbral, y se puede activar una penalización automática con un margen de minutos de retraso permitidos.
¿Dónde veo las horas planificadas frente a las reales?
El informe Horas de trabajo del empleado pone lado a lado el horario planificado y el real de cada turno, con la duración de los descansos, las horas de retraso y las salidas anticipadas de cada empleado.
¿Se pueden registrar los descansos por separado del turno?
El módulo Descansos (0,50 $ por empleado al mes) permite a los responsables fijar descansos dentro de los turnos, y con Asistencia también se registran el inicio y el fin reales de cada descanso.
¿Cómo llegan las horas a la nómina?
Los informes se exportan a un archivo que puedes pasar a nómina, y el módulo Nómina (0,50 $ por empleado al mes) convierte las horas trabajadas en un informe de salario bruto estimado. Para una conexión directa hay una API abierta y una integración con QuickBooks Online.
¿Puede un empleado empezar un turno que no estaba en el horario?
Los turnos no programados que tiene disponibles aparecen en el desplegable de Asistencia, y el empleado puede iniciarlos desde ahí.
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