Intervju s stranko. Kavarne Coffee Molly

Pozdravljeni našim naročnikom in vsem, ki ste po naključju prišli na stran podjetja Shifton. Danes vam predstavljamo intervju z enim od naših strank - lastnikom verige kavarn, ki že kar nekaj časa uporablja spletno storitev Shifton.

Shifton: Pozdravljeni. Seznanimo se!

Irina: Zdravo! Moje ime je Irina Uskova, sem lastnica in vodim verigo kavarn Coffee Molly v Nižnem Novgorodu (Rusija).

Shifton: Povejte nam nekaj več o vašem podjetju.

Irina: Do začetka leta 2021 je imela družba več kot 20 natakarjev z različnimi stopnjami zasedenosti. Coffee Molly deluje v mestu od leta 2014 in razvija koncept kavarn za pisarniške delavce. Danes je v Nižnem Novgorodu sedem kavarn z letnim prometom v višini 25 milijonov rubljev.

Shifton: Zakaj ste se odločili za sodelovanje z Shiftonom?

Irina: Posebnost trga je taka, da so naši zaposleni kar mlajši ljudje in zato pogosto menjajo službe. Za večino je to njihova prva zaposlitev. Zato delo s kadri vzame veliko časa in vključuje izbiro kandidatov, usposabljanje, mentorstvo in strokovni razvoj.

Že dolgo mi je jasno, da je treba ta proces jemati lahkotno, saj je glavni cilj ohraniti glavno «hrbtenico» natakarjev - 5-6 ljudi. Pomagajo novincem, da se hitro in enostavno prilagodijo.

Vsa ta burna dejavnost vpliva na delovni urnik vsakodnevno, zato ga je treba hitro spremljati, in v primeru sprememb je treba vse takoj obvestiti.

Shifton: Kako ste se prej spopadali s temi težavami?

Irina: Prej smo posodabljali preko splošnega klepeta, včasih smo morali osebno klicati zaposlene, da bi se prepričali, da so seznanjeni s spremembami. A bolj ko smo širili kavarne, bolj smo potrebovali avtomatizacijo celotne rutine.

Shifton: Ali vaše podjetje potrebuje avtomatizirano spletno orodje za razporejanje?

Irina: Seveda, tisti, ki sledijo trendom, vedo, da se trg prehranskih storitev vse bolj prilagaja IT-tehnologijam. Delo z urniki je vsakodnevna naloga administratorja in višjih baristov. V okviru razporejanja morajo upoštevati preference zaposlenih (osebne zadeve, druga služba itd.), učinkovitost natakarja v določeni kavarni in specifike dneva (vikend ali delovni dan). Poleg tega moramo organizirati usposabljanje za novince, izvesti inventuro ali splošno čiščenje, poiskati zamenjavo za bolne ali deliti izmeno med dvema zaposlenima. In seveda moramo upoštevati vse možne zamude in nadure.

Ta proces smo že dolgo časa avtomatizirali, toda rast podjetja se je nadaljevala, in želela sem nekaj več kot le program, ki bi določal delovne urnike. Iskala sem partnerske razvijalce, ki bi omogočili, da bi program lahko deloval tudi kot obračun plač za vsakega zaposlenega. Imela sem še več idej...

Shifton: Ali so se vaša pričakovanja uresničila, ko se je sodelovanje z Shiftonom širilo?

Irina: Da, zelo sem zadovoljna! Iskreno, ko sem po naključju našla Shifton, mi je nekaj časa vzelo, da sem opazila, kako prilagodljiv ta izdelek lahko je.

Na testnem odru sem postavila veliko vprašanj o tem, kaj še je načrtovano za uvedbo in katere funkcije ponuja Shifton, da bi bili zaposleni ob vsakem času prepričani v svoj delovni urnik in da bi vnaprej poznali znesek, ki ga bodo prejeli ob koncu vsakega meseca. Želela sem, da bi se plače obračunavale brez zamud in izvajale v realnem času ter bile na voljo posamezniku na njegovem pametnem telefonu v vsakem trenutku, in ne le na plačilni dan.

Shifton: Ste uspeli izpolniti svoje zahteve? Kako zadovoljni ste z podporo razvijalcev pri Shiftonu?

Irina: Vse moje zahteve so bile izpolnjene in tudi dojela sem, da je program možno posodobiti naprej glede na naše potrebe. Z razvijalci sem bila v tesnem stiku šest mesecev in jim sporočala, kaj nam je všeč in kaj še pričakujemo. Program smo hitro uvedli in takoj ugotovili, da ga želimo vedno bolj uporabljati in prilagoditi našim potrebam.

Shifton: Ste do zdaj uspešni?

Irina: Uspelo nam je doseči naslednje točke: avtomatizirali smo urnik za vsakega zaposlenega, pri čemer smo upoštevali njihove preference, dodelili smo natakarje poslovalnicam, prilagodili izračun bonusov in kazni. Prav tako smo odpravili napake pri izračunu plač, ko nekateri turnusi niso bili upoštevani ali so bili plačani dvakrat. Namestili smo aplikacijo na pametne telefone vseh zaposlenih, kjer takoj prejmejo obvestila o posodobitvah in obračunih plač. Prav tako smo zmanjšali čas, potrebovan za urnike, za 10-krat in zmanjšali fluktuacijo, saj zaposleni vidijo svoje izmene/plače in lahko vplivajo nanje, tako na splošno smo izboljšali proces načrtovanja časa za vse zaposlene.

Shifton: Zagotovo imate še več predlogov za prilagoditev orodja Shifton?

Irina: Da, seveda. Čakamo na bolj uporabniku prijazen vmesnik za urejanje sprememb v urnikih. Trenutno ni mogoče spremeniti vseh podrobnosti in za prilagajanje nekaterih parametrov je potrebno vse ustvarjati znova. Čakamo na bolj prilagodljive nastavitve v poročilih o plačah za splošna obdobja in možnost puščanja komentarjev o delu. Kar se tiče storitvenih funkcij, potrebujemo možnost, da zaposleni puščajo komentarje in pripravljajo poročila o opravljenih nalogah v aplikaciji. Zanima me tudi avtomatski izračun bonusov, odvisno od prodajnih kazalnikov ali izpolnjevanja KPI ter bolj prilagodljive nastavitve vmesnika aplikacije za udobje zaposlenih: kaj prikazovati na glavnem zaslonu, katera obvestila pošiljati in o čem poročati.

Shifton: Hvala za vaš podroben in informativen odziv, Irina. Ali lahko priporočite spletno storitev Shifton lastnikom drugih podjetij?

Irina: Orodje že priporočam svojim strankam, ki jim pomagam zagnati kavarne, saj Shifton pomaga prihraniti denar, je enostavno za uporabo in všeč zaposlenim. Pred uporabo Shiftona sem temeljito preizkusila več kot 10 različnih aplikacij in programov. Ko sem našla Shifton, sem že imela dogovor s programerjem, ki je bil pripravljen ustvariti podoben program za nas. In Shifton je popolnoma rešil vse moje težave s planiranjem in avtomatizacijo obračuna plač.