Phỏng vấn khách hàng. Chuỗi cà phê Coffee Molly

Xin chào các bạn đọc và những ai tình cờ ghé trang của công ty Shifton. Hôm nay, chúng tôi xin giới thiệu một buổi phỏng vấn với một trong những khách hàng của chúng tôi - chủ chuỗi quán cà phê, người đã sử dụng dịch vụ trực tuyến Shifton trong một thời gian dài.

Shifton: Chào bạn. Hãy cùng làm quen nào!

Irina: Xin chào! Tôi tên là Irina Uskova, tôi sở hữu và điều hành chuỗi quán cà phê Coffee Molly ở Nizhny Novgorod (Nga).

Shifton: Hãy nói cho chúng tôi biết thêm về doanh nghiệp của bạn.

Irina: Đầu năm 2021, công ty có hơn 20 nhân viên pha chế với mức độ công việc khác nhau. Coffee Molly đã hoạt động tại thành phố từ năm 2014, phát triển mô hình quán cà phê cho dân văn phòng. Hiện nay, có bảy quán cà phê tại Nizhny Novgorod với tổng doanh thu 25 triệu rúp mỗi năm.

Shifton: Tại sao bạn quyết định hợp tác với Shifton?

Irina: Đặc tính của thị trường là nhân viên của chúng tôi khá trẻ, vì vậy họ thường xuyên thay đổi công việc. Đối với hầu hết họ, đây là công việc đầu tiên. Do đó, công tác quản lý nhân sự tốn rất nhiều thời gian và bao gồm việc tuyển chọn ứng viên, đào tạo, hướng dẫn và phát triển chuyên môn.

Tôi đã hiểu rằng quá trình này cần phải thực hiện một cách nhẹ nhàng, vì điểm mấu chốt là duy trì «xương sống» chính của nhân viên pha chế - 5-6 người. Họ giúp các nhân viên mới thích nghi nhanh chóng và dễ dàng.

Tất cả hoạt động sôi nổi này ảnh hưởng đến lịch làm việc hàng ngày, vì vậy cần được giám sát kịp thời và nếu có thay đổi thì phải thông báo ngay cho mọi người.

Shifton: Bạn đã giải quyết những vấn đề này như thế nào trước đây?

Irina: Trước đây, chúng tôi gửi cập nhật trong một nhóm chat chung, đôi khi phải gọi điện cho nhân viên để chắc chắn rằng họ nhận thức được sự thay đổi. Nhưng càng mở rộng quán cà phê, chúng tôi càng cần tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại này.

Shifton: Công ty của bạn có cần dịch vụ lập kế hoạch lịch trực tuyến tự động không?

Irina: Tất nhiên rồi, người theo dõi xu hướng biết rằng thị trường dịch vụ ăn uống đang ngày càng tích hợp công nghệ IT. Việc lập lịch là công việc hàng ngày của quản trị viên và các nhân viên pha chế cấp cao. Trong quá trình lập lịch, họ phải tính đến sở thích của nhân viên (vấn đề cá nhân, công việc thứ hai, v.v.), hiệu quả của nhân viên pha chế tại từng quán cà phê cụ thể và đặc điểm của ngày (ngày nghỉ hay ngày thường). Ngoài ra, chúng tôi cần tổ chức đào tạo cho những người mới, thực hiện kiểm kê hoặc vệ sinh chung, tìm người thay thế khi bị ốm hoặc chia ca cho hai nhân viên. Và tất nhiên, chúng tôi phải tính đến mọi sự chậm trễ và làm thêm giờ có thể.

Chúng tôi đã tự động hóa quá trình này từ lâu, nhưng sự phát triển của công ty vẫn tiếp diễn, và tôi mong muốn có một chương trình không chỉ thiết lập lịch làm việc mà còn có thể đóng vai trò như một hệ thống trả lương cho từng nhân viên. Có nhiều ý tưởng hơn nữa...

Shifton: Kỳ vọng của bạn có thành hiện thực khi hợp tác với Shifton không?

Irina: Có, tôi hoàn toàn cảm thấy hài lòng với nó! Nói thật là, khi tình cờ tìm được Shifton, tôi mất một thời gian để nhận ra sản phẩm này linh hoạt thế nào.

Trong giai đoạn thử nghiệm, tôi đã đặt rất nhiều câu hỏi về những gì dự kiến triển khai và các chức năng mà Shifton cung cấp, để nhân viên có thể tự tin trước lịch làm việc của họ và biết trước số tiền họ sẽ nhận vào cuối mỗi tháng. Tôi muốn việc xử lý bảng lương được thực hiện không bị chậm trễ, diễn ra theo thời gian thực và có sẵn cho người dùng trên điện thoại thông minh của mình vào bất kỳ lúc nào, không chỉ vào ngày trả lương.

Shifton: Bạn có thực hiện được những yêu cầu của mình không? Bạn hài lòng thế nào với sự hỗ trợ từ các nhà phát triển của Shifton?

Irina: Tất cả yêu cầu của tôi đều được thực hiện, và tôi cũng nhận ra rằng chương trình có thể hiện đại hóa hơn nữa theo nhu cầu của chúng tôi. Tôi đã giao tiếp mật thiết với các nhà phát triển trong 6 tháng và chia sẻ những điều chúng tôi thích và những gì chúng tôi muốn thấy thêm. Chúng tôi đã triển khai chương trình nhanh chóng và nhận ra rằng chúng tôi muốn sử dụng nó ngày càng nhiều và tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.

Shifton: Bạn đã thành công cho đến bây giờ chưa?

Irina: Chúng tôi đã làm được những điều sau đây: chúng tôi tự động hóa lịch làm việc cho từng nhân viên, tính đến sở thích của họ, phân công nhân viên pha chế cho từng chi nhánh và điều chỉnh việc tính toán tiền thưởng và tiền phạt. Chúng tôi cũng đã loại bỏ các lỗi trong tính toán lương, khi một số ca làm việc không được tính đến hoặc được trả hai lần. Chúng tôi đã cài đặt ứng dụng lên điện thoại thông minh của tất cả nhân viên, nơi họ nhận ngay thông báo về cập nhật và bảng lương. Chúng tôi cũng giảm thời gian dành cho lập lịch làm việc xuống 10 lần, và giảm luân chuyển nhân sự, vì nhân viên thấy được ca làm việc/lương của họ và có thể ảnh hưởng đến chúng, nên nói chung chúng tôi đã cải thiện quy trình lập kế hoạch thời gian cho tất cả nhân viên.

Shifton: Chắc rằng bạn còn nhiều đề xuất về việc tùy chỉnh công cụ Shifton?

Irina: Vâng, đương nhiên. Chúng tôi đang chờ một giao diện thân thiện hơn để thực hiện các thay đổi trong lịch trình. Hiện nay không phải tất cả chi tiết có thể thay đổi, và để điều chỉnh các tham số cụ thể, bạn cần tạo lại từ đầu. Chúng tôi mong đợi các cài đặt linh hoạt hơn trong báo cáo lương cho các kỳ hạn chung và tùy chọn để lại bình luận về công việc. Về các chức năng dịch vụ, chúng tôi cần tùy chọn để nhân viên để lại bình luận và lập báo cáo về các công việc đã hoàn thành trong ứng dụng. Tôi cũng quan tâm đến việc tính toán tự động tiền thưởng dựa trên chỉ số bán hàng hoặc hoàn thành KPI và các cài đặt giao diện ứng dụng linh hoạt hơn để thuận tiện cho nhân viên: những gì hiển thị trên màn hình chính, thông báo gì cần gửi và báo cáo những gì.

Shifton: Cảm ơn bạn vì phản hồi chi tiết và nhiều thông tin, Irina. Bạn có thể giới thiệu dịch vụ trực tuyến Shifton đến các chủ doanh nghiệp khác không?

Irina: Tôi đã giới thiệu công cụ này cho những khách hàng, những người tôi giúp mở quán cà phê của họ, vì Shifton giúp tiết kiệm tiền, dễ sử dụng và nhân viên của tôi thích nó. Trước khi bắt đầu sử dụng Shifton, tôi đã thử nghiệm kỹ lưỡng hơn 10 ứng dụng và chương trình khác nhau. Đến khi tôi tìm thấy Shifton, tôi đã đồng ý với một nhà phát triển sẵn sàng tạo một chương trình tương tự cho chúng tôi. Và Shifton đã hoàn toàn giải quyết tất cả vấn đề của tôi với việc lập lịch và tự động hóa việc tính lương.