Wywiad z klientem. Sieć kawiarni Coffee Molly

Pozdrowienia dla naszych subskrybentów i wszystkich, którzy przypadkowo trafili na stronę Shifton. Dziś oferujemy wywiad z jednym z naszych klientów - właścicielem sieci kawiarni, który od dłuższego czasu korzysta z usługi online Shifton.

Shifton: Witaj. Poznajmy się!

Irina: Cześć! Nazywam się Irina Uskova, jestem właścicielką i zarządzam siecią kawiarni Coffee Molly w Niżnym Nowogrodzie (Rosja).

Shifton: Opowiedz nam trochę więcej o swoim biznesie.

Irina: Na początku 2021 roku firma miała ponad 20 baristów z różnym zakresem zatrudnienia. Coffee Molly działa w mieście od 2014 roku, rozwijając koncepcję kawiarni dla pracowników biurowych. Obecnie w Niżnym Nowogrodzie działa siedem kawiarni z rocznym obrotem wynoszącym 25 milionów rubli.

Shifton: Dlaczego zdecydowałaś się na współpracę z Shifton?

Irina: Specyfika rynku jest taka, że nasi pracownicy to dość młode osoby, dlatego często zmieniają pracę. Dla większości z nich jest to pierwsza praca. Praca z personelem wymaga dużo czasu i obejmuje selekcję kandydatów, szkolenie, mentoring i rozwój zawodowy.

Od dawna było dla mnie jasne, że ten proces należy traktować lekko, ponieważ najważniejsze jest zachowanie głównego «trzonu» baristów - 5-6 osób. Pomagają nowym pracownikom szybko i łatwo się zaaklimatyzować.

Cała ta intensywna działalność wpływa na harmonogram pracy codziennie, więc należy go szybko monitorować, a w razie zmian, wszyscy muszą być natychmiast powiadomieni.

Shifton: Jak radziłaś sobie z tymi problemami wcześniej?

Irina: Wcześniej wysyłaliśmy aktualizacje w ogólnym czacie, czasami musieliśmy dzwonić do pracowników osobiście, aby upewnić się, że są świadomi zmian. Ale im więcej kawiarni otwierałyśmy, tym bardziej potrzebowaliśmy zautomatyzować całą rutynę.

Shifton: Czy twoja firma potrzebuje zautomatyzowanej internetowej usługi harmonogramowej?

Irina: Oczywiście, ci którzy śledzą trendy wiedzą, że rynek usług gastronomicznych coraz bardziej adaptuje technologie IT. Praca nad grafikiem to codzienna rutyna administratora i starszych baristów. W ramach harmonogramowania powinni uwzględniać preferencje pracowników (sprawy osobiste, druga praca itp.), efektywność baristy w danej kawiarni i specyfikę dnia (weekend czy dzień powszedni). Ponadto musimy organizować szkolenia dla nowicjuszy, przeprowadzać inwentaryzacje lub generalne sprzątanie, znaleźć zastępstwo dla chorego, lub podzielić zmianę między dwóch pracowników. Oczywiście musimy również brać pod uwagę wszelkie możliwe opóźnienia i nadgodziny.

Zautomatyzowaliśmy ten proces już dawno temu, ale firma rosła, a ja chciałam czegoś więcej niż tylko programu ustawiającego grafiki pracy. Szukałam partnera deweloperskiego, który sprawiłby, że program mógłby również pełnić funkcję naliczania płac dla każdego pracownika. Pojawiło się jeszcze więcej pomysłów...

Shifton: Czy twoje oczekiwania się spełniły dzięki rozwojowi współpracy z Shifton?

Irina: Tak, jestem z tego całkowicie zadowolona! Szczerze mówiąc, gdy przypadkiem znalazłam Shifton, zajęło mi trochę czasu zauważyć, jak elastyczny może być ten produkt.

Na etapie testów zadawałam wiele pytań o to, co jeszcze jest planowane do wdrożenia i jakie funkcje oferuje Shifton, aby pracownicy byli pewni swojego harmonogramu pracy w każdej chwili i wiedzieli z wyprzedzeniem, jaką sumę otrzymają na koniec każdego miesiąca. Chciałam, aby naliczanie płac odbywało się bez opóźnień, w trybie rzeczywistym i było dostępne na smartfonie pracowników w dowolnym momencie, a nie tylko w dniu wypłaty.

Shifton: Czy udało ci się zrealizować swoje prośby? Jak oceniasz wsparcie od deweloperów Shifton?

Irina: Wszystkie moje prośby zostały spełnione, a także zdałam sobie sprawę, że program można dalej modernizować zgodnie z naszymi potrzebami. Przez 6 miesięcy ściśle współpracowałam z deweloperami i mówiłam, co nam się podoba i czego jeszcze oczekujemy. Szybko wdrożyliśmy program i od razu zrozumieliśmy, że chcemy go używać coraz więcej i dostosowywać go do naszych potrzeb.

Shifton: Czy do tej pory odniosłaś sukces?

Irina: Udało nam się zrealizować następujące punkty: zautomatyzowaliśmy harmonogram dla każdego pracownika, uwzględniając ich preferencje, przydzieliliśmy baristów do oddziałów i dostosowaliśmy system premi i kar. Usunęliśmy również błędy w obliczeniach wynagrodzeń, gdy niektóre zmiany nie były uwzględniane lub były opłacane dwa razy. Zainstalowaliśmy także aplikację na smartfonach wszystkich pracowników, gdzie natychmiast otrzymują powiadomienia o aktualizacjach i wynagrodzeniach. Zredukowaliśmy czas spędzany na planowaniu harmonogramu 10-krotnie i zmniejszyliśmy rotację, ponieważ pracownicy widzą swoje zmiany/pensje i mogą na nie wpływać, więc ogólnie poprawiliśmy proces planowania czasu dla wszystkich pracowników.

Shifton: Na pewno masz więcej sugestii dotyczących personalizacji narzędzia Shifton?

Irina: Tak, oczywiście. Czekamy na bardziej przyjazny interfejs do wprowadzania zmian w harmonogramach. Obecnie nie wszystkie szczegóły mogą być zmieniane, a do dostosowania pewnych parametrów trzeba stworzyć wszystko od nowa. Czekamy na bardziej elastyczne ustawienia w raportach płacowych dla ogólnych okresów oraz opcję zostawiania komentarzy na temat pracy. Jeśli chodzi o funkcje serwisowe, potrzebujemy opcji dla pracowników, aby mogli zostawiać komentarze i sporządzać raporty na temat wykonanych zadań w aplikacji. Jestem również zainteresowana automatycznym obliczaniem premii w zależności od wskaźników sprzedaży lub realizacji KPI oraz bardziej elastycznymi ustawieniami interfejsu aplikacji dla wygody pracowników: co wyświetlać na ekranie głównym, jakie powiadomienia wysyłać i o czym informować.

Shifton: Dziękuję za szczegółową i pouczającą opinię, Irina. Czy możesz polecić usługę online Shifton właścicielom innych firm?

Irina: Już polecam to narzędzie moim klientom, którym pomagam uruchomić ich kawiarnie, ponieważ Shifton pomaga oszczędzać pieniądze, jest łatwe w użyciu, a moim pracownikom się podoba. Przed rozpoczęciem korzystania z Shifton dokładnie przetestowałam ponad 10 różnych aplikacji i programów. Gdy znalazłam Shifton, byłam już dogadana z deweloperem, który był gotowy stworzyć podobny program dla nas. A Shifton całkowicie rozwiązał wszystkie moje problemy z harmonogramowaniem i automatyzacją naliczania płac.