Интервю с клиент: Кафенета Кофи Моли

Поздрави на нашите абонати и на всички, които случайно стигнаха до страницата на Шифтон. Днес предлагаме интервю с един от нашите клиенти - собственик на верига кафенета, който използва онлайн услугата Шифтон от доста време.

Шифтон: Здравейте. Да се запознаем!

Ирина: Здравейте! Казвам се Ирина Ускова, собственица и управител на верига кафенета Coffee Molly в Нижни Новгород (Русия).

Шифтон: Разкажете ни малко повече за вашия бизнес.

Ирина: Към началото на 2021 година компанията имаше над 20 баристи с различна степен на заетост. Coffee Molly работи в града от 2014 г., развивайки концепцията на кафенета за офис служители. Днес в Нижни Новгород има седем кафенета с общ оборот от 25 милиона рубли годишно.

Шифтон: Защо решихте да си партнирате с Шифтон?

Ирина: Спецификата на пазара е такава, че нашите служители са доста млади хора и затова често сменят работата си. За повечето от тях това е първата работа. Поради това работата с персонала отнема много време и включва подбор на кандидати, обучение, наставничество и професионално развитие.

Отдавна ми беше ясно, че този процес трябва да се приема леко, тъй като основното е да се запази основния «гръбнак» от баристи - 5-6 души. Те помагат на новите екипи да се адаптират бързо и лесно.

Всичката тази кипяща дейност влияе на графика на работа ежедневно, така че трябва да се следи своевременно и в случай на промени, всички трябва да бъдат уведомени незабавно.

Шифтон: Как се справяхте с тези въпроси преди?

Ирина: Преди това изпращахме актуализации в общ чат, понякога трябваше да звъним на служителите лично, за да сме сигурни, че са наясно с промените. Но колкото повече кафенета отваряхме, толкова повече се нуждаехме от автоматизация на цялото ежедневие.

Шифтон: Дали вашата компания се нуждае от автоматизирана онлайн услуга за графици?

Ирина: Разбира се, тези, които следват тенденциите, са наясно, че пазарът на хранителни услуги приема все повече IT-технологии. Работата по графиците е ежедневно рутина на администратора и старшите баристи. Като част от планирането, те трябва да отчитат предпочитанията на служителите (лични въпроси, втора работа и т.н.), ефективността на бариста в конкретно кафе и спецификата на деня (празничен или работен ден). Освен това трябва да организираме обучение за новаците, да проведем инвентаризация или общо почистване, да намерим заместител на болен служител или да разделим смяната между двама служители. И разбира се, трябва да се отчита всички възможни закъснения и извънредни часове.

Отдавна автоматизирахме този процес, но растежът на компанията продължи и исках нещо повече от просто програма, която да съставя работни графици. Търсех партньори разработчици, които да направят така, че програмата да може да работи и като система за разплащане за всеки служител. Имаше още повече идеи...

Шифтон: Изпълниха ли се вашите очаквания, след като сътрудничеството с Шифтон се разшири?

Ирина: Да, напълно съм доволна от това! Откровено казано, когато случайно намерих Шифтон, ми отне време, за да забележа колко гъвкав може да бъде този продукт.

В етапа на тестване задавах много въпроси относно това какво още се планира да се внедри и какви функции предлага Шифтон, така че служителите да са уверени във всеки момент в графика си на работа и да знаят предварително сумата, която ще получат в края на всеки месец. Исках разплащанията да се извършват без забавяне, в реално време и да са достъпни за човека на неговия смартфон във всеки даден момент, а не само на деня на плащане.

Шифтон: Успяхте ли да изпълните вашите заявки? Колко сте доволни от подкрепата на разработчиците на Шифтон?

Ирина: Всички мои заявки бяха изпълнени, също така осъзнах, че програмата може да се модернизира допълнително според нашите нужди. Тясно комуникирах с разработчиците 6 месеца и им казах какво ни харесва и какво още очакваме да видим. Внедрихме програмата бързо и веднага осъзнахме, че искаме да я използваме все повече и да я приспособяваме за нашите нужди.

Шифтон: Успявате ли досега?

Ирина: Успяхме да постигнем следните точки: автоматизирахме графика за всеки служител, вземайки предвид техните предпочитания, назначихме баристи към филиали и настроихме изчисляването на бонуси и глоби. Също така елиминирахме грешки в изчисленията на заплатите, когато някои смени не бяха отчетени или платени двойно. Инсталирахме приложението на смартфоните на всички служители, където те моментално получават известия за актуализации и разплащания. Намалихме времето за планиране на графици 10 пъти и намалихме текучеството, тъй като служителите виждат смени/заплатите си и могат да въздействат върху тях, така че общо подобрихме процеса на планиране на времето за всички служители.

Шифтон: Сигурно имате още предложения за настройка на инструмента Шифтон?

Ирина: Да, разбира се. Очакваме по-потребителски интерфейс за извършване на промени в графиците. В момента не всички детайли могат да бъдат променяни и за да се настроят определени параметри, трябва да се създаде всичко отново. Чакаме по-гъвкави настройки в докладите за заплати за общи периоди и опция за оставяне на коментари по работата. По отношение на функциите на обслужване, имаме нужда от възможността служителите да оставят коментари и да съставят отчети за изпълнените задачи в приложението. Също така ме интересува автоматично изчисляване на бонусите в зависимост от показателите за продажби или изпълнението на КПИ и по-гъвкави настройки на интерфейса на приложението за удобство на служителите: какво да се показва на главния екран, какви известия да се изпращат и за какво да се отчитат.

Шифтон: Благодарим ви за подробната и информативна обратна връзка, Ирина. Можете ли да препоръчате онлайн услугата Шифтон на собствениците на други компании?

Ирина: Вече препоръчвам инструмента на моите клиенти, на които помагам да стартират своите кафенета, тъй като Шифтон помага да се спестят пари, лесен е за използване и моите служители го харесват. Преди да започна да използвам Шифтон, изпробвах над 10 различни приложения и програми. Когато намерих Шифтон, вече бях уговорила с разработчик, който беше готов да създаде подобна програма за нас. И Шифтон напълно разреши всичките ми проблеми с планирането и автоматизацията на разплащанията.