Rozhovor so zákazníkom. Kaviarne Coffee Molly

Pozdrav vsem našim naročnikom in tistim, ki so po naključju prišli na stran podjetja Shifton. Danes ponujamo intervju z enim od naših strank - lastnikom verige kavarn, ki že dolgo uporablja spletno storitev Shifton.

Shifton: Pozdravljeni. Spoznajmo se!

Irina: Zdravo! Moje ime je Irina Uskova, sem lastnica in vodja verige kavarn Coffee Molly v Nižnem Novgorodu (Rusija).

Shifton: Povejte nam malo več o svojem poslu.

Irina: Na začetku leta 2021 je imelo podjetje več kot 20 natakarjev z različnimi stopnjami zasedenosti. Coffee Molly deluje v mestu od leta 2014, razvija koncept kavarn za pisarniške delavce. Danes je v Nižnem Novgorodu sedem kavarn s skupnim prometom 25 milijonov rubljev na leto.

Shifton: Zakaj ste se odločili za sodelovanje s Shiftonom?

Irina: Specifičnost trga je takšna, da so naši zaposleni precej mladi ljudje, zato pogosto menjajo službo. Za večino je to njihova prva zaposlitev. Zato delo z osebjem zahteva veliko časa in vključuje izbiro kandidatov, usposabljanje, mentorstvo in razvoj kompetenc.

Že dolgo mi je jasno, da je potrebno ta postopek jemati z lahkoto, saj je glavni cilj ohraniti glavno "hrbtenico" natakarjev - 5-6 ljudi. Ti pomagajo novincem, da se hitro in enostavno prilagodijo.

Vsa ta živahna dejavnost vpliva na urnik dela na dnevni ravni, zato ga je potrebno nenehno nadzorovati, v primeru sprememb pa je potrebno nemudoma obvestiti vse.

Shifton: Kako ste prej reševali te težave?

Irina: Prej smo pošiljali obvestila v splošni klepet, včasih smo morali osebno poklicati zaposlene, da bi se prepričali, da so seznanjeni s spremembami. Toda čim več kavarn smo odprli, tem bolj smo morali avtomatizirati celotno rutino.

Shifton: Ali vaše podjetje potrebuje avtomatizirano spletno storitev za načrtovanje?

Irina: Seveda, tisti, ki sledijo trendom, vedo, da se trg prehranskih storitev vedno bolj prilagaja IT-tehnologijam. Delo s spremembami je vsakodnevna rutina administratorja in starejše natakarice. Kot del načrtovanja morajo upoštevati preference zaposlenih (osebne zadeve, druga zaposlitev itd.), učinkovitost natakarja v določeni kavarni in specifičnost dneva (vikend ali delovni dan). Poleg tega moramo organizirati usposabljanje za novince, izvesti inventuro ali splošno čiščenje, najti nadomestilo za bolne ali razdeliti izmeno med dva zaposlena. In seveda moramo upoštevati vse možne zamude in nadure.

Ta postopek smo dolgo avtomatizirali, toda podjetje je raslo, in želela sem si nekaj več kot le program, ki bi sestavljal delovne urnike. Iskala sem partnerje razvijalce, ki bi poskrbeli, da bi program lahko deloval tudi kot plačilni sistem za vsakega zaposlenega. Imela sem še več idej...

Shifton: Ali so se vaša pričakovanja izpolnila, ko se je sodelovanje s Shiftonom širilo?

Irina: Da, vsekakor sem zadovoljna! Iskreno povedano, ko sem po naključju odkrila Shifton, je trajalo nekaj časa, da sem opazila, kako prilagodljiva je lahko ta programa.

V fazi testiranja sem postavljala mnoga vprašanja o tem, kaj je še načrtovano za implementacijo in katere funkcije Shifton ponuja, da bodo zaposleni vsak trenutek prepričani v svoj delovni urnik in da bodo vnaprej vedeli, koliko bodo prejeli na koncu vsakega meseca. Želela sem, da se izplačilo izvede brez zamud, v realnem času, in da je posamezniku na voljo na njegovem pametnem telefonu v vsakem trenutku, ne samo na plačilni dan.

Shifton: Ste uspeli izpolniti vaše zahteve? Kako ste zadovoljni s podporo razvijalcev Shiftona?

Irina: Vse moje zahteve so bile izpolnjene, in tudi ugotovila sem, da lahko program še bolj moderniziramo po naših potrebah. Tesno sem komunicirala z razvijalci 6 mesecev in jim povedala, kaj nam je všeč in kaj še pričakujemo. Program smo hitro implementirali in takoj ugotovili, da ga želimo uporabljati vedno več in ga prilagajati svojim potrebam.

Shifton: Ste do sedaj uspeli?

Irina: Uspelo nam je uresničiti naslednje točke: avtomatizirali smo razpored za vsakega zaposlenega, upoštevajoč njegove preference, dodelili natakarje podružnicam, in prilagodili izračun bonusov in kazni. Odpravili smo tudi napake pri izračunu plač, ko nekatere izmene niso bile upoštevane ali so bile plačane dvakrat. Nameščeno je bilo tudi aplikacijo na pametne telefone vseh zaposlenih, kjer takoj prejemajo obvestila o posodobitvah in izplačilih. Čas, porabljen za načrtovanje, smo zmanjšali za 10-krat in zmanjšali fluktuacijo, saj zaposleni vidijo svoje izmene/plače in lahko vplivajo nanje, zato smo na splošno izboljšali proces načrtovanja časa za vse zaposlene.

Shifton: Zagotovo imate še več predlogov za prilagoditev orodja Shifton?

Irina: Da, seveda. Čakamo na bolj uporabniku prijazen vmesnik za spreminjanje urnikov. Zdaj se ne morejo spremeniti vsi detajli, zato je treba določene parametre znova ustvariti. Čakamo na bolj prilagodljive nastavitve pri poročilih o plačah za splošna obdobja in možnost dodajanja komentarjev k delu. Kar zadeva funkcije storitve, potrebujemo možnost, da zaposleni pustijo komentarje in sestavijo poročila o opravljenih nalogah v aplikaciji. Zanima me tudi avtomatski izračun bonusov glede na prodajne kazalnike ali izpolnjevanje KPI in bolj prilagodljive nastavitve vmesnika aplikacije za udobje zaposlenih: kaj prikazati na glavnem zaslonu, katere obvestila poslati in o čem poročati.

Shifton: Hvala za vaše podrobne in informativne povratne informacije, Irina. Lahko priporočate spletno storitev Shifton tudi lastnikom drugih podjetij?

Irina: To orodje že priporočam svojim strankam, ki jim pomagam pri zagonu njihovih kavarn, saj Shifton pomaga prihranit denar, je enostaven za uporabo in je priljubljen med zaposlenimi. Preden sem začela uporabljati Shifton, sem temeljito preizkusila več kot 10 različnih aplikacij in programov. Do trenutka, ko sem našla Shifton, sem že imela dogovor z razvijalcem, ki je bil pripravljen za nas ustvariti podoben program. In Shifton je popolnoma rešil vse moje težave s načrtovanjem urnikov in avtomatizacijo izplačil.