Entretien avec un client. Coffee Molly Coffee Houses

Salutations à nos abonnés et à tous ceux qui sont arrivés par hasard sur la page de l'entreprise Shifton. Aujourd'hui, nous proposons une interview avec l'un de nos clients - le propriétaire d'une chaîne de cafés, qui utilise le service en ligne Shifton depuis assez longtemps.

Shifton: Bonjour. Faisons connaissance !

Irina: Bonjour ! Je m'appelle Irina Ouskova, je possède et gère une chaîne de cafés Coffee Molly à Nijni-Novgorod (Russie).

Shifton: Parlez-nous un peu plus de votre entreprise.

Irina: Au début de 2021, l'entreprise comptait plus de 20 barmans avec divers niveaux d'occupation. Coffee Molly opère dans la ville depuis 2014, développant le concept de cafés pour les travailleurs de bureau. Aujourd'hui, il y a sept cafés à Nijni-Novgorod avec un chiffre d'affaires total de 25 millions de roubles par an.

Shifton: Pourquoi avez-vous décidé de collaborer avec Shifton?

Irina: La spécificité du marché est telle que nos employés sont généralement de jeunes personnes, et donc changent souvent de travail. Pour la plupart d'entre eux, c'est leur premier emploi. Par conséquent, le travail avec le personnel prend beaucoup de temps et inclut la sélection des candidats, la formation, le mentorat et le développement professionnel.

Il est depuis longtemps évident pour moi que ce processus doit être abordé légèrement, car le principal objectif est de préserver l'«ossature» principale des barmans - 5-6 personnes. Ils aident les nouveaux arrivants à s'adapter rapidement et facilement.

Toute cette activité effervescente affecte le planning de travail au quotidien, donc il doit être surveillé rapidement, et en cas de changements, tout le monde doit être immédiatement informé.

Shifton: Comment avez-vous traité ces problèmes auparavant?

Irina: Auparavant, nous envoyions des mises à jour dans un chat général, parfois nous devions appeler personnellement les employés pour s'assurer qu'ils étaient au courant des changements. Mais plus nous ouvrions de cafés, plus nous avions besoin d'automatiser toute la routine.

Shifton: Votre entreprise a-t-elle besoin d'un service de planification en ligne automatisé ?

Irina: Bien sûr, ceux qui suivent les tendances savent que le marché des services alimentaires s'adapte de plus en plus aux technologies informatiques. Travailler sur les plannings est une routine quotidienne pour l'administrateur et les baristas seniors. Dans le cadre de la planification, ils doivent prendre en compte les préférences des employés (affaires personnelles, deuxième emploi, etc.), l'efficacité du barman dans un café particulier et les spécificités du jour (week-end ou semaine). De plus, nous devons organiser la formation des nouveaux, faire un inventaire ou un nettoyage général, trouver un remplaçant pour les malades ou diviser le service entre deux employés. Et bien sûr, nous devons prendre en compte tous les retards possibles et les heures supplémentaires.

Nous avions automatisé ce processus depuis longtemps, mais la croissance de l'entreprise a continué, et je voulais quelque chose de plus qu'un simple programme qui établit les plannings de travail. Je cherchais des développeurs partenaires qui feraient en sorte que le programme puisse aussi fonctionner comme une paie pour chaque employé. Il y avait encore plus d'idées...

Shifton: Vos attentes se sont-elles réalisées à mesure que la coopération avec Shifton s'est étendue ?

Irina: Oui, je me sens très bien avec ça ! Franchement, quand j'ai trouvé Shifton par accident, il m'a fallu un certain temps pour réaliser à quel point ce produit peut être flexible.

Lors de la phase de test, j'ai posé de nombreuses questions sur ce qui est prévu à être implémenté et quelles fonctions Shifton offre, afin que les employés à tout moment soient confiants dans leur planning de travail et sachent à l'avance la somme qu'ils recevront à la fin de chaque mois. Je voulais que la paie soit réalisée sans retard, en mode temps réel et accessible sur le smartphone d'une personne à tout moment donné, et pas seulement le jour de paie.

Shifton: Avez-vous réussi à exaucer vos demandes ? Êtes-vous satisfait du soutien des développeurs de Shifton ?

Irina: Toutes mes demandes ont été satisfaites, et j'ai également réalisé que le programme pouvait être modernisé davantage selon nos besoins. J'ai communiqué étroitement avec les développeurs pendant 6 mois et leur ai dit ce que nous aimons et ce que nous espérons encore voir. Nous avons implémenté le programme rapidement et avons immédiatement réalisé que nous voulions l'utiliser de plus en plus et le personnaliser pour nos besoins.

Shifton: Avez-vous réussi jusqu'à présent ?

Irina: Nous avons réussi à accomplir les points suivants : nous avons automatisé le planning pour chaque employé, en tenant compte de leurs préférences, nous avons assigné les barmans aux succursales, et ajusté le calcul des bonus et des amendes. Nous avons également éliminé les erreurs dans les calculs salariaux, lorsque certains services n'étaient pas pris en compte ou étaient payés deux fois. Nous avons également installé l'application sur les smartphones de tous les employés, où ils reçoivent instantanément des notifications sur les mises à jour et la paie. Nous avons réduit le temps passé sur la planification de 10 fois, et réduit la rotation, car les employés voient leurs services/salaires et peuvent les influencer, donc en général, nous avons amélioré le processus de planification du temps pour tous les employés.

Shifton: Vous avez sûrement plus de suggestions sur la personnalisation de l'outil Shifton ?

Irina: Oui, bien sûr. Nous attendons une interface plus conviviale pour effectuer des changements dans les plannings. Actuellement, tous les détails ne peuvent pas être modifiés, et pour ajuster certains paramètres, il faut tout recréer. Nous attendons des réglages plus flexibles dans les rapports salariaux pour les périodes générales et l'option de laisser des commentaires sur le travail. En ce qui concerne les fonctions du service, nous avons besoin de l'option pour que les employés puissent laisser des commentaires et rédiger des rapports sur les tâches accomplies dans l'application. Je suis également intéressée par le calcul automatique des bonus en fonction des indicateurs de vente ou de la réalisation des KPI et des réglages plus flexibles de l'interface de l'application pour la commodité des employés : ce qu'il faut afficher sur l'écran principal, quelles notifications envoyer et sur quoi rapporter.

Shifton: Merci pour votre retour détaillé et informatif, Irina. Pouvez-vous recommander le service en ligne Shifton aux propriétaires d'autres entreprises ?

Irina: Je recommande déjà l'outil à mes clients, à qui j'aide à lancer leurs cafés, puisque Shifton aide à économiser de l'argent, il est facile à utiliser et mes employés l'aiment. Avant de commencer à utiliser Shifton, j'ai testé en profondeur plus de 10 applications et programmes différents. Au moment où j'ai trouvé Shifton, j'avais déjà convenu avec un développeur qui était prêt à créer un programme similaire pour nous. Et Shifton a complètement résolu tous mes problèmes de planification et d'automatisation de la paie.