Et kundintervju. Coffee Molly Kaffehus

Hilsener til våre abonnenter og alle som ved en tilfeldighet kom til Shifton-siden. I dag tilbyr vi et intervju med en av våre kunder - eieren av en kafékjede, som har brukt Shiftons nettjeneste en god stund.

Shifton: Hei. La oss bli kjent!

Irina: Hei! Jeg heter Irina Uskova, og jeg eier og driver kafékjeden Coffee Molly i Nizjnij Novgorod (Russland).

Shifton: Fortell oss litt mer om virksomheten din.

Irina: Ved begynnelsen av 2021 hadde selskapet mer enn 20 bartendere med ulik grad av beskjeftigelse. Coffee Molly har vært i drift i byen siden 2014, og utvikler konseptet med kaffebarer for kontorarbeidere. I dag finnes det syv kaffehus i Nizjnij Novgorod med en total omsetning på 25 millioner rubler i året.

Shifton: Hvorfor bestemte du deg for å samarbeide med Shifton?

Irina: Markedets særegenhet er slik at våre ansatte er ganske unge mennesker, og derfor bytter de ofte jobb. For de fleste av dem er det deres første jobb. Derfor tar arbeidet med personell mye tid og inkluderer utvelgelse av søkere, opplæring, veiledning og profesjonell utvikling.

Det har lenge vært klart for meg at denne prosessen bør tas lett på, siden hovedpoenget er å bevare hoved «ryggraden» av bartendere - 5-6 personer. De hjelper nykommerne å tilpasse seg raskt og enkelt.

All denne livlige aktiviteten påvirker arbeidstidsplanen daglig, så den bør overvåkes fortløpende, og ved endringer må alle varsles umiddelbart.

Shifton: Hvordan har dere håndtert disse problemene tidligere?

Irina: Tidligere sendte vi oppdateringer i en generell chat, noen ganger måtte vi ringe ansatte personlig for å forsikre oss om at de var klar over endringene. Men jo flere kaffebarer vi åpnet, desto mer måtte vi automatisere hele rutinen.

Shifton: Trenger selskapet ditt en automatisert online planleggingstjeneste?

Irina: Selvfølgelig, de som følger trendene er klar over at matservicemarkedet mer og mer tilpasser IT-teknologier. Å arbeide med tidsplaner er en daglig rutine for administratoren og senior baristaene. Som en del av planleggingen må de ta hensyn til ansattes preferanser (personlige forhold, annen jobb, osv.), bartenderens effektivitet ved en bestemt kafé og dagens spesifikasjoner (helg eller hverdag). I tillegg må vi organisere opplæring for nykommere, gjennomføre varetelling eller generell rengjøring, finne en erstatning for syke eller dele vakten mellom to ansatte. Og selvsagt må vi ta hensyn til alle mulige forsinkelser og overtid.

Vi hadde automatisert denne prosessen for lenge siden, men selskapets vekst fortsatte, og jeg ønsket noe mer enn bare et program som ville sette arbeidstidsplaner. Jeg lette etter partnere som kunne gjøre det slik at programmet også kunne fungere som en lønnsregnskap for hver ansatt. Det dukket opp enda flere ideer...

Shifton: Innfridde forventningene dine seg etter at samarbeidet med Shifton utvidet seg?

Irina: Ja, jeg er veldig fornøyd med det! Ærlig talt, da jeg tilfeldig fant Shifton tok det en stund før jeg merket hvor fleksibelt dette produktet kan være.

Under testfasen spurte jeg mange spørsmål om hva som ellers er planlagt å implementeres og hvilke funksjoner Shifton tilbyr, slik at ansatte til enhver tid kan være sikre på arbeidsplanen sin og vite på forhånd summen de vil motta ved slutten av hver måned. Jeg ønsket at lønnsutbetalingene skulle utføres uten forsinkelser, og gjennomføres i sanntidsmodus og være tilgjengelig for en person på smarttelefonen sin til enhver tid, og ikke bare på lønningsdagen.

Shifton: Klarte dere å oppfylle ønskene deres? Hvor fornøyd er du med støtten fra Shifton-utviklerne?

Irina: Alle mine ønsker ble oppfylt, og jeg innså også at programmet kan moderniseres ytterligere etter våre behov. Jeg hadde tett kommunikasjon med utviklerne i 6 måneder og fortalte dem hva vi likte og hva vi ellers ønsket å se. Vi implementerte programmet raskt og innså umiddelbart at vi ønsket å bruke det mer og mer og tilpasse det etter våre behov.

Shifton: Har dere lykkes så langt?

Irina: Vi klarte å oppnå følgende punkter: vi automatiserte tidsplanen for hver ansatt, tok hensyn til deres preferanser, tildelte bartendere til filialer, og justerte beregningen av bonuser og bøter. Vi eliminerte også feil i lønnsberegningene, når noen skift ikke ble tatt i betraktning eller ble betalt for to ganger. Vi installerte også applikasjonen på smarttelefonene til alle ansatte, hvor de umiddelbart mottar varsel om oppdateringer og lønnsutbetaling. Vi reduserte også tiden brukt på planlegging med 10 ganger, og reduserte gjennomtrekk, siden ansatte ser sine skift/lønn og kan påvirke dem, så generelt forbedret vi tidsplanleggingsprosessen for alle ansatte.

Shifton: Du har sikkert flere forslag til tilpasning av Shifton-verktøyet?

Irina: Ja, selvfølgelig. Vi venter på et mer brukervennlig grensesnitt for å gjøre endringer i tidsplanene. Nå kan ikke alle detaljer endres, og for å justere visse parametere, må du lage alt på nytt. Vi venter på mer fleksible innstillinger i lønnsrapporter for generelle perioder og muligheten til å legge igjen kommentarer til arbeidet. Når det gjelder tjenestefunksjonene, trenger vi muligheten for ansatte til å legge igjen kommentarer og lage rapporter om de utførte oppgavene i applikasjonen. Jeg er også interessert i automatisk beregning av bonuser avhengig av salgsindikatorer eller oppfyllelse av KPI-er, og mer fleksible innstillinger i applikasjonsgrensesnittet for de ansattes bekvemmelighet: hva som skal vises på hovedskjermen, hvilke varsler som skal sendes, og hva som skal rapporteres om.

Shifton: Takk for din detaljerte og informative tilbakemelding, Irina. Kan du anbefale Shifton nettjeneste til eiere av andre selskaper?

Irina: Jeg anbefaler allerede verktøyet til kundene mine, som jeg hjelper med å starte sine kaffebarer, siden Shifton hjelper til med å spare penger, det er brukervennlig og mine ansatte liker det. Før vi begynte å bruke Shifton, testet jeg grundig mer enn 10 forskjellige applikasjoner og programmer. Da jeg fant Shifton, hadde jeg allerede avtalt med en utvikler som var klar til å lage et lignende program for oss. Og Shifton løste fullstendig alle mine problemer med planlegging og automatisering av lønnsutbetalinger.