Un’intervista con il cliente. Coffee Molly Coffee Houses

Saluti ai nostri abbonati e a tutti coloro che sono arrivati per caso sulla pagina dell'azienda Shifton. Oggi offriamo un'intervista con uno dei nostri clienti - il proprietario di una catena di caffè, che utilizza il servizio online Shifton da molto tempo.

Shifton: Ciao. Facciamo conoscenza!

Irina: Salve! Mi chiamo Irina Uskova, possiedo e gestisco una catena di caffetterie Coffee Molly a Nizhny Novgorod (Russia).

Shifton: Raccontaci un po' di più sulla tua attività.

Irina: All'inizio del 2021, l'azienda contava più di 20 barman con diversi gradi di occupazione. Coffee Molly è attiva in città dal 2014, sviluppando il concetto di caffetterie per impiegati. Oggi ci sono sette caffetterie a Nizhny Novgorod con un fatturato totale di 25 milioni di rubli all'anno.

Shifton: Perché hai deciso di collaborare con Shifton?

Irina: La specificità del mercato è tale che i nostri dipendenti sono piuttosto giovani e quindi cambiano spesso lavoro. Per la maggior parte di loro è il primo impiego. Quindi, il lavoro con il personale richiede molto tempo e include la selezione dei candidati, la formazione, il tutoring e lo sviluppo professionale.

È da tempo chiaro per me che questo processo deve essere affrontato con leggerezza, dato che il punto principale è preservare la «spina dorsale» principale dei barman - 5-6 persone. Aiutano i nuovi arrivati ad adattarsi rapidamente e facilmente.

Tutta questa attività frenetica influisce sul programma di lavoro quotidianamente, quindi deve essere monitorata tempestivamente, e in caso di cambiamenti, tutti devono essere informati immediatamente.

Shifton: Come hai affrontato questi problemi in passato?

Irina: In passato, inviavamo aggiornamenti in una chat generale, a volte dovevamo chiamare personalmente i dipendenti per assicurarci che fossero al corrente dei cambiamenti. Ma più caffetterie aprivamo, più avevamo bisogno di automatizzare tutta la routine.

Shifton: La tua azienda ha bisogno di un servizio di programmazione online automatizzato?

Irina: Certamente, chi segue le tendenze sa che il mercato dei servizi alimentari sta adattando sempre più le tecnologie IT. Lavorare sui programmi è una routine quotidiana dell'amministratore e dei baristi senior. Come parte della programmazione, devono tenere conto delle preferenze dei dipendenti (problemi personali, secondo lavoro, ecc.), dell'efficienza del barista in una particolare caffetteria e delle specificità del giorno (fine settimana o giorno feriale). Inoltre, dobbiamo organizzare la formazione per i nuovi arrivati, effettuare un inventario o una pulizia generale, trovare una sostituzione per i malati o dividere il turno tra due dipendenti. E ovviamente, dobbiamo tenere conto di tutti i possibili ritardi e straordinari.

Abbiamo automatizzato questo processo da molto tempo, ma la crescita dell'azienda è andata avanti, e volevo qualcosa di più di un semplice programma che impostasse i programmi di lavoro. Stavo cercando sviluppatori partner che facessero in modo che il programma potesse anche funzionare come sistema di retribuzione per ogni dipendente. C'erano ancora più idee...

Shifton: Le tue aspettative si sono realizzate man mano che la collaborazione con Shifton si ampliava?

Irina: Sì, mi trovo totalmente bene! Francamente, quando ho trovato accidentalmente Shifton ci è voluto un po' per notare quanto possa essere flessibile questo prodotto.

Nella fase di test, ho fatto molte domande su cosa si prevede di implementare e quali funzioni offre Shifton, in modo che i dipendenti in ogni momento fossero sicuri del proprio programma di lavoro e sappiano in anticipo la somma che riceveranno alla fine di ogni mese. Volevo che la retribuzione fosse eseguita senza ritardi, fosse effettuata in tempo reale e fosse disponibile su smartphone in qualsiasi momento, non solo al giorno di pagamento.

Shifton: Sei riuscita a soddisfare le tue richieste? Quanto sei soddisfatta del supporto dagli sviluppatori di Shifton?

Irina: Tutte le mie richieste sono state accolte, e ho anche realizzato che il programma può essere ulteriormente modernizzato secondo le nostre esigenze. Ho comunicato strettamente con gli sviluppatori per 6 mesi e ho detto loro cosa ci piace e cosa ci aspettiamo ancora di vedere. Abbiamo implementato il programma rapidamente e ci siamo resi subito conto che volevamo usarlo sempre di più e personalizzarlo per le nostre esigenze.

Shifton: Sei soddisfatta finora?

Irina: Siamo riusciti a realizzare i seguenti punti: abbiamo automatizzato il programma per ogni dipendente, tenendo conto delle loro preferenze, assegnato i barman alle filiali e regolato il calcolo dei bonus e delle multe. Abbiamo anche eliminato gli errori nei calcoli salariali, quando alcuni turni non venivano presi in considerazione o venivano pagati due volte. Abbiamo anche installato l'applicazione sugli smartphone di tutti i dipendenti, dove ricevono immediatamente notifiche su aggiornamenti e retribuzioni. Abbiamo anche ridotto il tempo impiegato per pianificare di 10 volte e ridotto il turnover, poiché i dipendenti vedono i loro turni/salari e possono influenzarli, quindi in generale abbiamo migliorato il processo di pianificazione del tempo per tutti i dipendenti.

Shifton: Sicuramente hai più suggerimenti sulla personalizzazione dello strumento Shifton?

Irina: Sì, certo. Stiamo aspettando un'interfaccia più user-friendly per apportare modifiche ai programmi. Ora non tutti i dettagli possono essere cambiati e per regolare certi parametri, bisogna creare tutto da capo. Stiamo aspettando impostazioni più flessibili nei report salariali per periodi generali e l'opzione di lasciare commenti sul lavoro. Per quanto riguarda le funzioni di servizio, abbiamo bisogno dell'opzione per i dipendenti di lasciare commenti e redigere rapporti sui compiti svolti nell'applicazione. Sono anche interessata al calcolo automatico dei bonus a seconda degli indicatori di vendita o del KPI raggiunto e a impostazioni più flessibili dell'interfaccia dell'applicazione per la comodità dei dipendenti: cosa mostrare nella schermata principale, quali notifiche inviare e su cosa riportare.

Shifton: Grazie per il tuo feedback dettagliato e informativo, Irina. Puoi raccomandare il servizio online Shifton agli imprenditori di altre aziende?

Irina: Raccomando già lo strumento ai miei clienti, a cui aiuto ad avviare le loro caffetterie, poiché Shifton aiuta a risparmiare denaro, è facile da usare e piace ai miei dipendenti. Prima di iniziare a usare Shifton, ho testato a fondo più di 10 diverse applicazioni e programmi. Quando ho trovato Shifton, avevo già accordato con un sviluppatore che era pronto a creare un programma simile per noi. E Shifton ha completamente risolto tutti i miei problemi con la programmazione e l'automazione delle buste paga.