Rozhovor se zákazníkem. Kavárny Coffee Molly

Zdravíme naše odběratele a všechny, kteří se náhodou dostali na stránku společnosti Shifton. Dnes nabízíme rozhovor s jedním z našich zákazníků - majitelem sítě kaváren, který používá online službu Shifton už docela dlouho.

Shifton: Dobrý den. Pojďme se seznámit!

Irina: Dobrý den! Jmenuji se Irina Uskova, vlastním a vedu síť kaváren Coffee Molly v Nižním Novgorodu (Rusko).

Shifton: Povíte nám něco víc o svém podnikání.

Irina: Na začátku roku 2021 měla společnost více než 20 barmanů s různou mírou zaměstnání. Coffee Molly působí ve městě od roku 2014 a rozvíjí koncept kaváren pro kancelářské pracovníky. Dnes je v Nižním Novgorodu sedm kaváren s celkovým obratem 25 milionů rublů ročně.

Shifton: Proč jste se rozhodla spolupracovat s Shifton?

Irina: Specifika trhu je taková, že naši zaměstnanci jsou většinou mladí lidé, a proto často mění zaměstnání. Pro většinu z nich je to jejich první práce. Proto práce s personálem zabírá hodně času a zahrnuje výběr uchazečů, školení, mentoring a profesionální rozvoj.

Již dlouho mi bylo jasné, že k tomuto procesu je třeba přistupovat s nadhledem, protože hlavním cílem je udržet hlavní «páteř» barmanů - 5-6 lidí. Ti pomáhají nováčkům rychle a snadno se adaptovat.

Tato bouřlivá aktivita ovlivňuje denní pracovní harmonogram, proto by měl být sledován včas, a v případě změn musí být všichni okamžitě informováni.

Shifton: Jak jste řešili tyto problémy dříve?

Irina: Dříve jsme aktualizace posílali do obecného chatu, někdy jsme museli zaměstnance osobně obvolávat, abychom se ujistili, že jsou si vědomi změn. Ale čím více kaváren jsme otevřeli, tím více jsme potřebovali automatizovat celou tuto rutinu.

Shifton: Potřebuje vaše společnost automatizovanou online službu pro plánování?

Irina: Samozřejmě, ti, kteří sledují trendy, vědí, že trh s potravinovými službami stále více přizpůsobuje IT technologie. Pracovní na plánech je každodenní náplní administrátora a seniorních barmanů. V rámci plánování musejí zohledňovat preference zaměstnanců (osobní záležitosti, druhá práce, atd.), efektivitu barmana na konkrétní kavárně a specifika dne (víkend nebo pracovní den). Kromě toho musíme organizovat školení pro nováčky, provádět inventuru nebo generální úklid, hledat náhradu za nemocné nebo rozdělit směnu mezi dva zaměstnance. A samozřejmě musíme zohlednit všechny možné zpoždění a přesčasy.

Tento proces jsme automatizovali už dávno, ale růst společnosti pokračoval, a chtěla jsem něco víc než jen program, který by nastavil pracovní plány. Hledala jsem partnerské vývojáře, kteří by udělali program, který by mohl také fungovat jako mzdová agenda pro každého zaměstnance. Měla jsem ještě více nápadů...

Shifton: Naplnila očekávání spolupráce s Shifton?

Irina: Ano, jsem s tím naprosto spokojená! Upřímně řečeno, když jsem náhodou našla Shifton, chvíli mi trvalo, než jsem si všimla, jak flexibilní tento produkt může být.

V testovací fázi jsem kladla mnoho otázek o tom, co dalšího se plánuje realizovat a jaké funkce Shifton nabízí, tak aby zaměstnanci kdykoliv byli jistí ve svém pracovním plánu a věděli předem, jakou částku dostanou na konci každého měsíce. Chtěla jsem, aby výpočet mezd byl prováděn bez zpoždění, v reálném čase a byl dostupný pro každého na jeho mobilu v daném okamžiku, a ne pouze na výplatní den.

Shifton: Podařilo se Vám splnit vaše požadavky? Jak jste spokojeni s podporou od vývojářů Shiftonu?

Irina: Všechny mé požadavky byly splněny a také jsem si uvědomila, že program může být dále modernizován podle našich potřeb. S vývojáři jsem úzce komunikovala 6 měsíců a říkala jsem jim, co se nám líbí a co ještě očekáváme. Program jsme implementovali rychle a okamžitě si uvědomili, že bychom jej chtěli používat více a více a přizpůsobit si ho pro naše potřeby.

Shifton: Dosáhli jste úspěchu zatím?

Irina: Podařilo se nám splnit následující cíle: zautomatizovali jsme plánování pro každého zaměstnance, zohledňujíc jejich preference, přiřadili barmany na pobočky a upravili výpočet bonusů a pokut. Také jsme odstranili chyby ve výpočtu mezd, kdy některé směny nebyly zohledněny nebo byly zaplaceny dvakrát. Aplikaci jsme také nainstalovali na smartphony všech zaměstnanců, kde okamžitě dostávají oznámení o aktualizacích a výpočtech mezd. Také jsme snížili čas strávený na plánování o 10násobek a snížili fluktuaci, jelikož zaměstnanci vidí své směny/výplaty a mohou je ovlivnit, takže obecně jsme zlepšili proces plánování času pro všechny zaměstnance.

Shifton: Jistě máte další návrhy na zakázkovou úpravu nástroje Shifton?

Irina: Ano, samozřejmě. Čekáme na uživatelsky přívětivější rozhraní pro provádění změn v plánech. Nyní nelze změnit všechny podrobnosti a pro úpravu určitých parametrů musíte vše vytvořit znovu. Čekáme na flexibilnější nastavení mzdových reportů pro obecné období a možnost přidání komentářů k práci. Co se týče funkcí služby, potřebujeme možnost, aby zaměstnanci mohli přidávat komentáře a zpracovávat zprávy o úkolech v aplikaci. Také mě zajímá automatický výpočet bonusů podle ukazatelů prodeje nebo plnění KPI a flexibilnější nastavení rozhraní aplikace pro pohodlí zaměstnanců: co zobrazit na hlavní obrazovce, jaká oznámení posílat a o čem informovat.

Shifton: Děkujeme za vaši detailní a informativní zpětnou vazbu, Irino. Můžete doporučit online službu Shifton majitelům jiných společností?

Irina: Už tento nástroj doporučuji svým zákazníkům, kterým pomáhám otevřít jejich kavárny, protože Shifton pomáhá šetřit peníze, je snadno použitelný a mým zaměstnancům se líbí. Než jsem začala používat Shifton, důkladně jsem testovala více než 10 různých aplikací a programů. Když jsem našla Shifton, už jsem souhlasila s vývojářem, který byl připraven vytvořit pro nás podobný program. A Shifton zcela vyřešil všechny mé problémy s plánováním a automatizací mezd.