Uma entrevista com o cliente. Cafeterias Coffee Molly

Saudações aos nossos assinantes e a todos que vieram à página da empresa Shifton por acaso. Hoje oferecemos uma entrevista com um de nossos clientes - o proprietário de uma cadeia de cafés, que utiliza o serviço online Shifton há bastante tempo.

Shifton: Olá. Vamos nos conhecer!

Irina: Olá! Meu nome é Irina Uskova, sou proprietária e gerente de uma cadeia de cafeterias Coffee Molly em Nizhny Novgorod (Rússia).

Shifton: Conte-nos um pouco mais sobre o seu negócio.

Irina: No início de 2021, a empresa tinha mais de 20 bartenders com diferentes graus de ocupação. O Coffee Molly opera na cidade desde 2014, desenvolvendo o conceito de cafeterias para trabalhadores de escritório. Hoje, há sete casas de café em Nizhny Novgorod, com um faturamento total de 25 milhões de rublos por ano.

Shifton: Por que você decidiu fazer parceria com o Shifton?

Irina: A especificidade do mercado é tal que nossos funcionários são pessoas bastante jovens, por isso eles muitas vezes mudam de emprego. Para a maioria deles, é o primeiro emprego. Portanto, o trabalho com o pessoal exige muito tempo e inclui seleção de candidatos, treinamento, mentoria e desenvolvimento profissional.

Há muito tempo está claro para mim que esse processo deve ser tratado de forma leve, já que o ponto principal é preservar o «núcleo» principal de bartenders - 5-6 pessoas. Eles ajudam os novatos a se adaptarem rápida e facilmente.

Toda essa atividade efervescente afeta a programação de trabalho diariamente, então ela deve ser monitorada prontamente, e em caso de alterações, todos devem ser notificados imediatamente.

Shifton: Como você lidava com essas questões antes?

Irina: Anteriormente, enviávamos atualizações em um chat geral, às vezes precisávamos ligar para os funcionários pessoalmente para garantir que estavam cientes das mudanças. Mas, quanto mais cafeterias abríamos, mais precisávamos automatizar toda a rotina.

Shifton: Sua empresa precisa de um serviço de agendamento online automatizado?

Irina: Claro, quem acompanha as tendências sabe que o mercado de serviços alimentares está cada vez mais adaptando tecnologias de TI. Trabalhar na elaboração de horários é uma rotina diária do administrador e dos baristas seniores. Como parte do agendamento, eles devem levar em conta as preferências dos funcionários (assuntos pessoais, segundo emprego, etc.), a eficiência do bartender em uma determinada cafeteria e as especificidades do dia (fim de semana ou dia de semana). Além disso, precisamos organizar treinamento para novatos, realizar um inventário ou limpeza geral, encontrar substituto para os doentes, ou dividir o turno entre dois funcionários. E, claro, devemos levar em consideração todos os possíveis atrasos e horas extras.

Automatizamos esse processo há muito tempo, mas a empresa continua crescendo, e eu queria algo mais do que apenas um programa que configurasse cronogramas de trabalho. Eu estava procurando desenvolvedores parceiras que pudessem fazer com que o programa também funcionasse como uma folha de pagamento para cada funcionário. Havia ainda mais ideias...

Shifton: Suas expectativas se concretizaram com a ampliação da cooperação com a Shifton?

Irina: Sim, estou completamente satisfeita! Para ser franco, quando encontrei Shifton por acaso, demorou um pouco para eu perceber o quão flexível esse produto pode ser.

No estágio de testes, fiz muitas perguntas sobre o que mais está planejado para ser implementado e quais funções o Shifton oferece, para que os funcionários a cada minuto estivessem confiantes em seus horários de trabalho e soubessem de antemão a quantia que receberiam no final de cada mês. Eu queria que a folha de pagamento fosse realizada sem atrasos, e fosse feita em tempo real e estivesse disponível para uma pessoa em seu smartphone a qualquer momento, e não apenas no dia do pagamento.

Shifton: Você conseguiu atender aos seus pedidos? Quão satisfeita você está com o suporte dos desenvolvedores da Shifton?

Irina: Todos os meus pedidos foram atendidos, e também percebi que o programa pode ser modernizado ainda mais de acordo com nossas necessidades. Comuniquei-me de perto com os desenvolvedores por 6 meses e disse a eles o que gostamos e o que mais esperamos ver. Implementamos o programa rapidamente e imediatamente percebemos que queríamos usá-lo cada vez mais e personalizá-lo para nossas necessidades.

Shifton: Você teve sucesso até agora?

Irina: Conseguimos realizar os seguintes pontos: automatizamos o cronograma para cada funcionário, levando em conta suas preferências, designamos bartenders para filiais, e ajustamos o cálculo de bônus e multas. Também eliminamos erros nos cálculos salariais, quando alguns turnos não eram contabilizados ou eram pagos em dobro. Também instalamos o aplicativo nos smartphones de todos os funcionários, onde eles recebem notificações instantâneas sobre atualizações e folha de pagamento. Também reduzimos o tempo gasto na elaboração de horários em 10 vezes, e reduzimos o turnover, já que os funcionários veem seus turnos/salário e podem influenciá-los, então, em geral, melhoramos o processo de planejamento de tempo para todos os funcionários.

Shifton: Com certeza você tem mais sugestões de personalização da ferramenta Shifton?

Irina: Sim, claro. Estamos aguardando uma interface mais amigável para fazer alterações nos cronogramas. Agora, nem todos os detalhes podem ser mudados, e para ajustar certos parâmetros, é preciso criar tudo de novo. Estamos esperando por configurações mais flexíveis nos relatórios de salários para períodos gerais e a opção de deixar comentários sobre o trabalho. Quanto às funções do serviço, precisamos da opção de os funcionários deixarem comentários e elaborarem relatórios sobre as tarefas realizadas no aplicativo. Também estou interessada no cálculo automático de bônus dependendo dos indicadores de vendas ou cumprimento de KPI e configurações mais flexíveis da interface do aplicativo para a conveniência dos funcionários: o que exibir na tela principal, quais notificações enviar, e do que relatar.

Shifton: Obrigado pelo seu feedback detalhado e informativo, Irina. Você pode recomendar o serviço online Shifton a proprietários de outras empresas?

Irina: Eu já recomendo a ferramenta aos meus clientes, aos quais ajudo a lançar suas cafeterias, já que o Shifton ajuda a economizar dinheiro, é fácil de usar e meus funcionários gostam dele. Antes de começar a usar o Shifton, testei minuciosamente mais de 10 aplicativos e programas diferentes. Quando encontrei o Shifton, já havia concordado com um desenvolvedor que estava pronto para criar um programa semelhante para nós. E o Shifton resolveu todos os meus problemas com programação e automação de folha de pagamento.