Pogosto se v vsakdanjem življenju srečujemo s pojmom načrtovanja. Enkrat na leto natančno in temeljito načrtujemo svoje potovanja, manj pogosto razmišljamo o spremembi delovnega mesta ali praznovanju obletnic in poročnih dni. Seveda skoraj vsi načrtujemo, kako naj mesečni proračun porabimo in kako bodo družinska sredstva razporejena. Na žalost mnogi lastniki podjetij in zaposleni na višjih položajih pozabljajo na nujnost napovedovanja potreb po delovni sili. Še bolj zanimivo je, da so direktorji, ki ne izkoriščajo profesionalnih upravljavcev kadrov. Sami opravljajo intervjuje in upravljajo zaposlene. Ta članek bo poskušal pojasniti, kaj je napovedovanje potreb po delovni sili, in dokazati, da je to pomemben in ključni del vodenja katerega koli podjetja.
Vsi razumemo, da je težje doseči uspeh brez usposobljenega osebja kot z ekipo strokovnjakov. Zato mora direktor ali kadrovik pravilno oceniti povpraševanje po delovni sili, izbrati najučinkovitejše metode izračuna in poiskati vire za pokrivanje te potrebe, preden začne iskati nove zaposlene. Ampak preden pridemo do tega, moramo začeti z osnovami in razumeti, kaj pomeni napovedovanje potreb po delovni sili.
Napovedovanje potreb po delovni sili je del večjega procesa načrtovanja delovne sile. Njegov glavni cilj je sestaviti seznam potrebnih položajev in strokovnjakov, ki lahko postanejo ključni pri rasti podjetja, doseganju ciljev in mejnikov v bližnji prihodnosti.
Cilji načrtovanja delovne sile:
-
Zagotoviti podjetju potrebno osebje ob nizkih časovnih in finančnih stroških;
-
Osnovati poslovanje s pravimi, strokovnimi delavci v najkrajšem možnem času;
-
Napovedovanje potreb po delovni sili omogoča zmanjšanje nepotrebnih segmentov delovne sile ali optimizacijo njihovega dela
-
Pravilno načrtovanje in postavitev zaposlenih zagotavlja ustrezno in zelo učinkovito uporabo virov katerega koli zaposlenega, glede na njihove spretnosti, znanje in zmogljivosti.
Dejavniki, ki jih je treba upoštevati za ustrezno načrtovanje delovne sile:
-
Kakšno je finančno stanje v vašem podjetju in kakšno je trenutno splošno stanje gospodarstva?;
-
Reorganizacija delovne sile (načrti o zmanjšanju, odpustu ali premeščanju zaposlenih na nova mesta. Prav tako je potrebno upoštevati upokojitve in porodniške odsotnosti);
-
Analiziranje in razumevanje situacije na trgu dela in med konkurenti je še ena ključna točka;
-
Raven plač v podjetju;
-
Morda eden najpomembnejših dejavnikov je imeti strateške načrte in cilje za podjetje.
Poznavanje trenutne stopnje razvoja vašega podjetja je eden izmed dejavnikov, ki se jih morate zavedati pri napovedovanju potreb po delovni sili. V večini primerov je učinkovito načrtovanje mogoče doseči v obdobjih aktivne rasti in ob času vzpostavljanja podjetja.
Preden se lotite napovedovanja potreb po delovni sili, je tudi ključnega pomena razumeti, da gre za proces zaporednih, premišljenih dejanj in odločitev, ki imajo jasne cilje pred seboj. Glavni cilj načrtovanja leži v zamisli, da mora vsako podjetje ali uspešen direktor podjetja zaposliti in zaposliti ustrezno usposobljeno osebje na vseh položajih, da se delo lahko opravi na kakovosten in učinkovit način.
Vrste napovedovanja potreb po delovni sili:
-
Strateško ali dolgoročno načrtovanje;
-
Taktično (situacijsko) načrtovanje.
Pri oblikovanju strateških načrtov je ključnega pomena razviti program, namenjen odkrivanju potencialnih zaposlenih, ki jih bo podjetje morda potrebovalo v prihodnosti. Ta proces prav tako zahteva ustvarjanje strateškega razvojnega programa za človeške vire, ki hkrati ocenjuje potrebo po teh virih na dolgi rok.
Taktično načrtovanje zahteva skrbno analizo povpraševanja po organizaciji zaposlenih v obdobju, ki ga določi direktor. Na primer, lahko zajema en mesec, četrtletje ali leto. Ta potreba bo odvisna od več dejavnikov: stopnje fluktuacije zaposlenih v določenem obdobju, števila upokojitev, porodniških odsotnosti ter zmanjšanj osebja.
Obdobja načrtovanja delovne sile
-
Kratkoročno načrtovanje — načrtovanje za do 2 leti;
-
Srednjeročno načrtovanje — strategija za 2 do 5 let;
-
Dolgoročno načrtovanje — načrtovanje za naslednjih 5 let in dlje.
Predstavljajmo si za trenutek, da ste novi vodja podjetja ali kadrovski strokovnjak. S čim bi morali začeti najprej pri napovedovanju potreb po delovni sili?
Najprej morate zbrati informacije o rezultatih in mejnikih, ki jih mora podjetje doseči v prihodnjem četrtletju ali letu. Če ste kadrovski strokovnjak, te informacije pridobite od svojih nadrejenih. Nato preučite vse kratkoročne in dolgoročne cilje, naloge in načrte podjetja.
V večini primerov vam bodo računovodje in direktorji oddelkov pomagali oblikovati vaše mnenje o podjetju, v katerem delate, in njegovih načrtih, ne glede na to, ali delate v kadrovski službi ali vodite podjetje.
Stvari, potrebne za uspešno načrtovanje:
-
Najprej morate skrbno pregledati podatke o zaposlenih. Potrebovali boste osebne mape, izročiti vprašalnike in zbrati informacije o spretnostih in sposobnostih delavcev, ki niso povezane z delom v podjetju;
-
Delovni urnik ali razpored vseh zaposlenih v podjetju;
-
Podatki o odstotku fluktuacije zaposlenih na različnih položajih znotraj oddelkov.
Na tej stopnji se opravlja temeljita analiza potreb po delovni sili v podjetju za različne položaje za določen časovni okvir. Takrat odgovarjate na veliko število vprašanj, ki so ključna za proces načrtovanja: koliko zaposlenih mora biti zaposlenih, kako usposobljeni morajo biti in kar je najpomembnejše, kdaj bo potrebno, da določeni delavci zasedejo določene položaje.
V tem procesu se tudi odločite, ali je smiselno pritegniti notranje človeške vire ali je prekvalifikacija obstoječih zaposlenih finančno smiselnejša odločitev.
Ni pomembno, ali ste direktor ali kadrovski strokovnjak. Zapomnite si, da mora biti vsak proces zaporeden, temeljiti na pretehtanih odločitvah in sistematičnem pristopu. Takoj ko se resneje lotite službe, ki ste ji posvetili svoje življenje, boste sposobni pristopiti k vsaki nalogi, tudi tako zapleteni, kot je načrtovanje delovne sile, z lahkoto, strastjo in zavzetostjo.
