מערכות יחסים בין מעסיק לעובדים הן הבסיס ליצירת מיקרו-אקלים בכל ארגון. מנהלים רבים נכשלים בללמוד את עקרונות התקשורת האפקטיבית עם עובדים ומאמינים שהם באופן טבעי מתברכים בכישורי תקשורת אפקטיביים. אל תשכחו שאנו חיים בזמנים משתנים ודינמיים ללא הפסקה. שוק העבודה המודרני מלא בנציגים בטוחים בתחרות מאוכלוסיות שונות. בעבר, עובדים נדרשו לשתוק אל מול תוקפנות בלתי פרובוקציונית, דעות קדומות, עונשים והשפלות. כיום, אפילו עובדים שאינם הכי מוכשרים נושאים את עצמם בכבוד ומשנים עבודות כרצונם מבלי לפחד מלהיות לא נחוצים בשוק העבודה. מעסיקים מנוסים יודעים עד כמה קשה למצוא עובדים מוסמכים, ישרים ונאמנים. זו הסיבה שתקשורת ארגונית מתואמת היטב משחקת תפקיד חשוב בכל חברה. על מנת שהעסק יתנהל כמו שעון, גם העובדים וגם המעסיקים צריכים להתפשר ולשקול כל מילה הנאמרת ונשמעת תוך שמירה על רמה של נימוס. הבה ננסה לברר את הדרכים הנכונות לתקשר עם עובדים ואת הצעדים שיש לנקוט על מנת להפוך את הצוות לכוח העבודה הכי יעיל שניהלתם אי פעם.
טכניקות תקשורת פנימיות הנפוצות ביותר
להיות בראש חברה זה לא הדבר הכי קל לעשות. החבות הפיננסית והעובדים עצמם הם התחומים שבאחריותך. מנהל חברה בכיר חייב להיות חכם, גמיש, לשקול את החלטותיו ללא הרף ולדעת את הדרכים הנכונות להאצלת סמכויות. קיימות הרבה סמינרים להנהלת צוות, וובינרים והכשרות, שבהם ניתן לקבל את הידע הנדרש ואת הכישורים הנחוצים. כל מעסיק שמכבד את עצמו חייב להשתתף לפחות באחד מהסמינרים האלו כדי להתעדכן במגמות השונות בניהול ושכירת עובדים. כמו כן, עליך לעבוד על סגנון הניהול שלך.
ככלל, קיימות כמה טכניקות תקשורת פנימיות הנידונות במהלך סמינרים מקצועיים שונים:
- סמכותי. כל ההחלטות החשובות מתקבלות אך ורק על ידי המעסיק. הוא כופה שליטה מערכתית קפדנית על ביצוע כל המטלות. תחת ניהול זה, כל יוזמה ואינדיבידואליות מכווצות באופן משמעותי
- אנרכיסטי. המעסיק משתדל להישאר מחוץ לעסקים היומיומיים של החברה ולעבודת העובדים ככל האפשר, ומאפשר דברים להתנהל בחופשיות מוחלטת תוך ויתור על כל אחריות לתוצאות
- דמוקרטי. המעסיק שואף להגדיל את תפקיד העובדים בקבלת ההחלטות, נותן להם הזדמנות להביע את דעתם ולקבל החלטות חשיבות שנייה באופן עצמאי. בנוסף, כל הפתרונות החדשים, המטרות הקולקטיביות ומטרות החברה נידונות בקביעות, כשכל עובד זכאי להצביע.
בנוסף לכך, מעסיקים יכולים להשתמש ביצירתיות משותפת בניהול עובדים. לב הסגנון הזה טמון בהשגת תוצאות חיוביות, הגדרות יעד ומטלות במאמץ משותף של העובדים והמעסיק.
כל אחת מהשיטות הללו היא טובה בדרכה ומועילה בנסיבות מסוימות. הגישה הסמכותית נותנת תוצאות סבירות בשליטה קבועה, אך ניתן להשתמש בה רק במצבים קריטיים. השיטה הדמוקרטית יכולה להתבצע כאשר ראש החברה אינטליגנטי מאוד ובעל כישורי ניהול טובים. ללא זה, כמעט בלתי אפשרי להשיג תוצאה טובה מטכניקת התקשורת הפנימית הדמוקרטית.
בעל חברה מנוסה חייב להיות בעל מידת חיזוי מסוימת. בראש ובראשונה, עליו לנתח את ההתנהגות והתכונות של כל חברי הצוות, לקבוע את הפוטנציאל של כל העובדים, ולחזות את האפשרות של מצבים שונים לעלול להתעורר. כל הגורמים הללו חייבים להילקח בחשבון כאשר מחפשים את סגנון התקשורת הארגונית הנכונה.
משוב הוא כישור בעל ערך בתקשורת עם עובדים
היכולת להקים משוב נכון נחשבת לאחת מכישורי התקשורת החשובים ביותר הנדרשים לתקשורת אפקטיבית עם עובדים בקרב מנהיגים של חברות כבר זמן רב. אפילו מנכ"לים צעירים ומנוסים חייבים להיות מסוגלים לדבר עם העובדים, לסדר כל אי הבנה, להלל או להעיר על דברים שניתן לשפר, להאציל סמכויות נכונה, ולתת עצות על משימות שונות. תקשורת עם חברי הצוות לא צריכה להיות בעיה עבור מנכ"ל. המנהל של החברה חייב להיות מסוגל ליצור קשר עם כל העובדים, אפילו אלו הכי לא סדירים וקפריזיים, היות ומשוב נכון הוא אבן היסוד של תקשורת בעלת תועלת הדדית...
- לתקן את התנהגותו של עובד בצוות
- לכוון עובד לצמיחה והתפתחות במחלקה מסוימת
- להביעה תודה ולהדגיש את חשיבותו של עובד
- לדרבן עובדים לקראת הישגים חדשים
- לקבוע את סיבת ההתנהגות הלא ראויה של עובד
כלל מספר 1: הייתה מדויק במטרות
לפני שישיבה עם עובד, הבן מהי המטרה שאתה שואף להשיג וכתוב זאת על נייר. שאל את עצמך: “מה אני רוצה להשיג במהלך הישיבה הזו”? כך תקל על השיחה בהרבה.
כלל מספר 2: היה לך זמן ומקום לשיחות
יש צורך חשוב שתדון רק באירועים האחרונים כשמדבר עם העובד. הנוהג הטוב ביותר הוא ליצור קשר עם עובד ולדון באירוע שקרה לו לאחרונה. אין טעם להעלות את הזמן שבו הוא איחר לעבודה לפני 3 שנים אם הוא הצליח לאחר להיכנס גם בשבוע שעבר. כשאתה רואה שחלק מהעובדים חווים בעיות עם הפרויקט אתמול או פעמיים, זה הזמן לדון בבעיה הזו ולתת לך כמה טיפים.
כלל מספר 3: התמזג את העובדים לשיחה
כל העובדים בכל החברות רוצים להיות נחוצים, חשובים ונשמעים. תן לעובדים שלך לבטא את עצמם. זהו דרך טובה לעודד את עצמאות ואחריות העובדים בקבלת ההחלטות במהלך השיחה...
כלל מספר 4: שבח בפומבי, קנטר בפרטי
זהו כלל חשוב מאוד! יש המון סיבות לעשות זאת. ביקורת פומבית מביישת ומנמיכה עמוקות את המוטיבציה של העובדים. לא יכולה להיות תקשורת נכונה אם ראש החברה מרשה לעצמו לבקר עובדים בפומבי עם מעט לעג...
כלל מספר 5: דון באירועים ובפעולות
זה לא מקובל לקחת באופן אישי או להדביק תוויות לאנשים בשום אופן. כשאתה מדבר עם העובדים שלך גם בפרטי וגם בציבור רק דון באירועים ובפעולות, לא בעובדים...
אופן שבו אתה מתקשר עם העובדים שלך והסגנון התקשורתי שבו אתה משתמש תלוי כולו בך. תוכל להתעלם מעצותינו ולהיכשל בהקמת משוב עם העובדים שלך, אבל כך יהיה מסלול הקריירה שלך קצר ביותר. כמנכ"ל עליך להבין דבר פשוט: גם אתה וגם העובדים שלך חייבים להיות מכוונים להשגת המטרות והמשימות המשותפות ולעשות את האווירה בצוות נעימה ככל האפשר. בהצלחה, מעסיקים יקרים. אל תוותרו על פיתוח הכישורים שלכם ותשיגו כל דבר!
