Често се сблъскваме с понятието планиране в ежедневието си. Веднъж годишно старателно планираме пътуванията си, по-рядко мислим за смяна на работното ни място или честване на юбилеи и дни на сватба. Разбира се, почти всички ние планираме как трябва да бъде изразходван месечният бюджет и как ще бъдат разпределени семейните средства. За съжаление, много собственици на бизнес и служители на високи позиции забравят за необходимостта от прогнозиране на потребността от работна сила. Още по-интересно е, че има изпълнителни директори, които не ползват професионални HR мениджъри. Те сами провеждат интервюта и управляват служителите. Тази статия ще се опита да обясни какво представлява прогнозиране на потребността от работна сила и да докаже, че това е необходима и важна част от управлението на всяка компания.
Всички разбираме, че е по-трудно да постигнем успех без квалифициран персонал, отколкото с екип от експерти. Затова един изпълнителен директор или HR мениджър трябва правилно да оцени потребността от работна сила, да избере най-ефикасните методи за изчисление и да намери източници за покриване на тази нужда, преди да търси нови служители. Но преди да стигнем дотам, трябва да започнем с основите и да разберем какво означава прогнозиране на нуждата от работна сила.
Прогнозиране на потребността от работна сила е част от по-голям процес на планиране на работната сила. Основната му цел е създаването на списък с необходимите позиции и експертите, които биха могли да станат жизненоважни при развитието на бизнеса на компанията, постигането на целите и етапите в близко бъдеще.
Цели на планирането на работната сила:
-
Осигуряване на компанията с необходимите служители, като същевременно се поддържат ниски разходи за време и финанси;
-
Поддържане на бизнеса снабден с подходящи, професионални работници в най-кратките възможни срокове;
-
Прогнозирането на търсенето на работна сила позволява съкращаване на ненужни сегменти от работната сила или оптимизиране на тяхната работа
-
Правилното планиране и разпределение на служителите осигурява подходящо и високоефективно използване на ресурсите на всеки служител, базирано на неговите умения, знания и способности.
Фактори, които трябва да се вземат под внимание за правилното планиране на работната сила:
-
Каква е финансовата ситуация във вашата компания и какво е текущото общо състояние на икономиката?;
-
Реорганизация на работната сила (планове за съкращаване, освобождаване или преместване на служители на нови позиции. Необходимо е също така да се вземат предвид пенсиониранията и отпуските по майчинство);
-
Анализирането и разбирането на ситуацията на пазара на труда и сред вашите конкуренти е друга важна точка;
-
Нивото на заплатите във фирмата;
-
Може би един от най-важните фактори е наличието на стратегически планове и цели за компанията.
Знаейки на какъв етап на развитие се намира вашата компания е от факторите, които трябва да имате предвид при прогнозирането на нуждите от работна сила. В повечето случаи, ефективното планиране може да бъде постигнато през периоди на активен растеж или при установяването на предприятието.
Преди да се заемете с прогнозирането на нуждите от работна сила, е също толкова важно да разберете, че това е процес на последователни, добре обмислени действия и решения, които имат ясни цели пред себе си. Основната цел на планирането лежи в идеята, че всяко предприятие или успешен директор на компания трябва да наеме и използва достатъчно квалифициран персонал на всички позиции, за да може работа да бъде извършена с високо качество и ефективност.
Видове прогнозиране на търсенето на работна сила:
-
Стратегическо или дългосрочно планиране;
-
Тактическо (ситуационно) планиране.
При създаването на стратегически планове е важно да се създаде програма, насочена към откриване на потенциални служители, които компанията може да изисква в бъдеще. Този процес изисква също така създаване на стратегическа програма за развитие на човешките ресурси, която едновременно да оцени необходимостта от тези ресурси в дългосрочен аспект.
Тактическото планиране изисква задълбочен анализ на търсенето в организацията на служителите в рамките на период, определен от изпълнителния директор. Например, може да обхваща месец, тримесечие или година. Тази необходимост ще зависи от няколко фактора: нивото на текучество на служителите в даден период, броят на пенсиониранията, отпуските по майчинство, както и съкращенията на персонала.
Периоди на планиране на работната сила
-
Краткосрочно планиране — планиране за до 2 години;
-
Средносрочно планиране — стратегия за 2 до 5 години;
-
Дългосрочно планиране — изготвяне на планове за следващите 5 години и след това.
Нека за момент си представим, че сте новият ръководител на компанията или HR експерт. С какво трябва да започнете първо по отношение на прогнозирането на потребността от работна сила?
Първо, трябва да съберете информация за резултатите и етапите, които компанията трябва да постигне през следващото тримесечие или година. Ако сте HR експерт, получете тази информация от вашите началници. След това изучете всички краткосрочни и дългосрочни цели, задачи и планове на предприятието.
В повечето случаи счетоводителите и директорите на отдели ще ви помогнат да вземете решение за предприятието, в което работите, и неговите планове, независимо дали работите в отдел човешки ресурси или управлявате мястото.
Необходими неща за успешно планиране:
-
Първо трябва внимателно да прегледате данните на служителите. Ще трябва да се снабдите с лични досиета, да раздадете въпросници, както и да съберете информация, касаеща уменията и способностите на работниците, които не са свързани с извършената работа в предприятието;
-
Работно разписание или график на всички служители в компанията;
-
Данни за процента на текучество на служителите на различни позиции в отделите.
На този етап се извършва задълбочен анализ на търсенето на работна сила в компанията за различни позиции за определен период от време. Това е моментът, в който отговаряте на голям брой въпроси, които са важни за процеса на планиране: колко служители трябва да бъдат наети, колко квалифицирани трябва да бъдат и най-важното, кога ще се изискват определени работници да запълнят конкретни позиции.
По време на този процес също така взимате решение дали да използвате вътрешни човешки ресурси или преквалификацията на съществуващите служители ще бъде по-финансово разумно решение.
Няма значение дали сте изпълнителен директор или HR професионалист. Запомнете, че всеки процес трябва да бъде последователен, базиран на премерени решения и систематичен подход. Веднага щом започнете да приемате работата малко по-сериозно, където сте посветили целия си живот, ще можете с лекота, страст и ентусиазъм да подходите към всяка задача, дори и толкова сложна като планиране на работната сила.
