টিম, স্টাফ ও ক্রুর জন্য ইস্পোর্টস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার

একটি ইস্পোর্টস সংগঠন আসলে এক নামের নিচে কয়েকটি ব্যবসা। কোচিং ও অ্যানালিস্ট স্টাফসহ একটি প্রতিযোগিতামূলক রোস্টার। ভিডিও ও লাইভ সম্প্রচার বের করা একটি কনটেন্ট ও প্রোডাকশন টিম। অ্যারেনা ও স্টুডিওতে ক্রু পাঠানো একটি ইভেন্ট বিভাগ। আর এই সবকিছু চালু রাখা সাপোর্ট ফাংশন। ইস্পোর্টস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারকে এই দলগুলোকে এক শিডিউলে ধরে রাখতে হয়, তারা একই ঘণ্টায় কাজ করে এমন ভান না করেই, কারণ তারা করে না।

জটিলতা হলো, এর প্রায় কিছুই এক জায়গায় ঘটে না। প্লেয়াররা তিনটি মহাদেশে থাকতে পারেন। এডিটররা অ্যাসিনক্রোনাসভাবে কাজ করেন। সম্প্রচার ক্রু চলে নির্দিষ্ট একটি স্লট ধরে, যা আর কারও দিনের হিসাব রাখে না। শিডিউলই একমাত্র জিনিস যা তাদের একসঙ্গে বাঁধে, আর সেটি যখন পিন করা মেসেজে থাকে, সপ্তাহখানেকের মধ্যেই তা সত্যি থাকা বন্ধ করে।

ইস্পোর্টস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারকে আসলে কী করতে হয়

ক্যাটাগরির নামটা সরিয়ে রাখলে চাহিদাগুলো একেবারে নির্দিষ্ট হয়ে যায়। এমন একটি শিডিউল প্রকাশ করা, যা প্রত্যেকে নিজের স্থানীয় সময়ে পড়ে। প্র্যাকটিস, প্রোডাকশন ও ইভেন্টের কাজ স্পষ্টভাবে আলাদা রাখা, অথচ সব মিলিয়ে একটি মোট হিসাবে দাঁড় করানো। যাঁরা ডেস্কে বসে মেইলের অপেক্ষায় নেই, তাঁদের কাছে পৌঁছানো। ঘণ্টা এত নির্ভুলভাবে রেকর্ড করা, যাতে মাসের শেষে পুনর্গঠনের কসরত ছাড়াই বেতন দেওয়া যায় ও চুক্তিভিত্তিক বিল মেটানো যায়।

এর বাইরের সবটাই ঐচ্ছিক। যে ইস্পোর্টস টিম ম্যানেজমেন্ট টুল এই চারটি ঠিকঠাক করে, সেটি এমন প্ল্যাটফর্মের চেয়ে বেশি ঘর্ষণ সরায় যার ফিচারের তালিকা লম্বা কিন্তু সংগঠনের কেউ দ্বিতীয়বার খুলে দেখে না।

টাইম জোনই আসল শিডিউলিং সমস্যা

নিজের অঞ্চলের বাইরের কোনো প্লেয়ার সই করানোর মুহূর্তেই বেশির ভাগ সংগঠন এটি টের পায়। বিকেল তিনটা বলে দেওয়া একটি ব্লক যিনি দিয়েছেন তাঁর কাছে অর্থবহ, বাকি সবার কাছে দ্ব্যর্থক। মাথায় হিসাব করা ততক্ষণই চলে যতক্ষণ কেউ ক্লান্ত না হয়, তারপর স্ক্রিম একজন কম নিয়ে শুরু হয় বা কেউ প্রোডাকশন কল মিস করেন।

প্রত্যেকের প্রোফাইলে টাইম জোন রেখে দিলে দ্ব্যর্থকতা উৎসেই মিটে যায়। শিডিউল একবার তৈরি হয় আর যে খোলে সে নিজের স্থানীয় সময়ে পড়ে, ফলে মাথায় হিসাবও থাকে না, চ্যাটে বারবার নিশ্চিত হওয়ার পর্বও থাকে না। ছড়িয়ে থাকা সংগঠনের ক্ষেত্রে এই একটিমাত্র ব্যবস্থা যত সেশন বাঁচায়, রিমাইন্ডারের যেকোনো শৃঙ্খলা তত বাঁচাতে পারে না। এটি যেকোনো জায়গা থেকে অ্যাক্সেস সত্যিই কাজে লাগার মতো করে তোলে, নিছক একটি টিকচিহ্ন নয়, কারণ মানুষ যেখানে আছেন সেখান থেকেই শিডিউল দেখেন।

প্র্যাকটিস ব্লক ও প্রতিযোগিতার ক্যালেন্ডার

প্রতিযোগিতার ক্যালেন্ডার কোথাও কঠিন, কোথাও পুরোপুরি তরল। ম্যাচের দিন মাস আগেই ঠিক হয়ে থাকে। প্র্যাকটিস, রিভিউ সেশন ও কোচের সঙ্গে ব্যক্তিগত কাজ তার চারপাশে অনবরত সরে বেড়ায় এবং একই কোচিং স্টাফের সময়ের জন্য প্রতিযোগিতা করে, যাঁদের কাছ থেকে প্রস্তুতি ও বিশ্লেষণও প্রত্যাশিত।

প্র্যাকটিস ব্লককে শিফট হিসেবে দেখলেই ব্যাপারটা সামলানো যায়। এর শুরু আছে, শেষ আছে, সঙ্গে যুক্ত মানুষের তালিকা আছে, আর সপ্তাহে এমন একটি জায়গা আছে যা বাকি সবকিছুর পাশে রেখে দেখা যায়। পুনরাবৃত্ত ধরনগুলো প্রতি সপ্তাহে নতুন করে বানানোর বদলে টেমপ্লেট হয়ে যায়। আগে থেকে নেওয়া প্রাপ্যতার মানে হলো, কারও ঘোষিত বিশ্রামের সময়ে কোনো সেশন বসবে না, আর যে শাখায় বার্নআউট বিমূর্ত দুশ্চিন্তা নয় বরং স্বীকৃত পরিচালন ঝুঁকি, সেখানে এর ওজন আরও বেশি। ক্যালেন্ডার সরে গেলে পরিবর্তন একবারই প্রকাশ হয় এবং প্রত্যেকের ফোনে পৌঁছায়, যিনি জেগে আছেন তাঁর মাধ্যমে ছড়ায় না।

কনটেন্ট ও প্রোডাকশন চলে অন্য ঘড়িতে

প্রোডাকশনের নিজস্ব ছন্দ আছে এবং তা প্রতিযোগিতার ছন্দের সঙ্গে খুব কমই মেলে। সম্প্রচারের শিফট বাঁধা থাকে অন-এয়ার সময়ের সঙ্গে। এডিটিং ও ডিজাইন চলে লম্বা টানে, শিথিল ডেডলাইনে। সোশ্যাল কভারেজ ঠিক তখনই সবচেয়ে ভারী, যখন বাকি সবাই খেলছে, অর্থাৎ সাধারণত সন্ধ্যা আর সপ্তাহান্তে।

যে আপসটা টেকে সেটি হলো প্রোডাকশনকে নিজের প্রজেক্টে রাখা, কিন্তু একই গ্রিডে। কোনো স্লটের বিপরীতে সম্প্রচার ক্রু সাজিয়ে সঙ্গে সঙ্গেই দেখা যায় ওই একই লোকেরা অন্য কোথাও আগে থেকে আটকে আছেন কি না। ওপেন শিফট ফাঁকগুলো ভরে দেয়: সন্ধ্যার একটি স্ট্রিম বা দেরির একটি এডিট একসঙ্গে সব উপযুক্ত লোককে দেওয়া যায় এবং কয়েক মিনিটেই কেউ নিয়ে নেন, ব্যক্তিগত মেসেজের চক্র লাগে না। ফ্রিল্যান্সার ও খণ্ডকালীন সহযোগীদের জন্য ঘণ্টার রিপোর্টই সেই নথি, যা পরে বিল মিটিয়ে দেয়।

ইভেন্ট ও টুর্নামেন্ট ক্রু

লাইভ ইভেন্ট এক বছরের কর্মী জটিলতাকে কয়েক দিনে ঠেসে দেয়। ক্রু স্থায়ী টিমের চেয়ে বড়, তার অর্ধেক অস্থায়ী, শিফট লম্বা ও একটির সঙ্গে আরেকটি জড়ানো, আর শিডিউল বদলায় ঘটনাস্থলেই। সেটআপ ও গোটানোর দিনগুলোর ধরন সাধারণ সপ্তাহের মতো কিছুই নয়।

মাল্টি-প্রজেক্ট শিডিউলিং এটি সামলায় প্রতিটি ইভেন্টকে দৈনন্দিন কাজ থেকে আলাদা রেখে, অথচ দুটোই থাকে এক সিস্টেমে। প্রতিটি শিফটে যুক্ত থাকে সেটি কোন লোকেশনের, ভূমিকা ও পদ ঠিক করে কাকে কোথায় দেওয়া যাবে, আর ঘণ্টা জমা হয় ইভেন্টের নামে, ফলে পরে তার কর্মী খরচ আলাদা করে পড়া যায়। যেসব সংগঠন ইভেন্টকে নিয়মিত ব্যবসা হিসেবে চালায়, তারা ইভেন্ট স্টাফিং দিকটিতে আরও বিস্তারিত পাবে।

ভূমিকা, অ্যাক্সেস ও একটিমাত্র নির্ভুল রোস্টার

ইস্পোর্টস সংগঠন বাড়ে ঝাঁকিতে, আর সেখানে আসলে কে কাজ করছে তার নথি পিছিয়ে থাকে। কেউ চুক্তিভিত্তিক হিসেবে ঢুকে স্থায়ী হয়ে যান। ট্রায়াল শেষ হয়। কনটেন্টের কেউ ইভেন্টের কাজও নিয়ে নেন। একটিমাত্র নির্ভরযোগ্য তালিকা না থাকলে শিডিউল হয় স্মৃতি থেকে, অ্যাক্সেসও দেওয়া হয় একই ভাবে।

ইস্পোর্টস রোস্টার ম্যানেজমেন্ট আসলে নামের তালিকা নয়, প্রতিশ্রুতির সমষ্টি, আর তার নিচের তালিকাটি হালনাগাদ থাকলেই কেবল সেটি কাজ করে। প্রত্যেকের জন্য পদ ও অনুমতির স্তরসহ একটিমাত্র কর্মী টেবিলই এই সংশোধন। অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা শিডিউল বানান ও প্রকাশ করেন, কর্মীরা নিজেরটা দেখেন, আর পার্থক্যটা প্রথা নয়, স্পষ্ট নিয়ম দিয়ে ঠিক করা। নতুন মানুষদের ইমেইলে আমন্ত্রণ যায় এবং তাঁরা গ্রহণ না করা পর্যন্ত অ্যাকাউন্টের অবস্থা দেখা যায়, ফলে যে শিডিউলে কারও থাকার কথা ছিল সেখান থেকে কেউ নিঃশব্দে বাদ পড়ে না। এক দফায় তালিকা ইমপোর্ট করাটা তখনই কাজে লাগে, যখন গোটা ইভেন্ট ক্রু একসঙ্গে এসে হাজির হয়।

ঘণ্টা, চুক্তি ও সঠিকভাবে পারিশ্রমিক দেওয়া

বেশির ভাগ ইস্পোর্টস সংগঠনে কর্মী খরচই সবচেয়ে বড় নিয়ন্ত্রণযোগ্য খাত, আর তা ছড়িয়ে থাকে বেতনভুক্ত কর্মী, খণ্ডকালীন ও ভিন্ন ভিন্ন শর্তে কাজ করা ফ্রিল্যান্সারদের মধ্যে। মাসের শেষে চ্যাট লগ ঘেঁটে কে কতটা কাজ করেছে তা পুনর্গঠন করা ধীর এবং বিতর্কিত।

প্রতিটি শিফটের প্রকৃত শুরু ও শেষ রেকর্ড করা টাইম ট্র্যাকিং এই পুরো কাজটিরই বিকল্প। বিরতি লেখা হয় শিফটের সঙ্গে, দেরি ও আগে চলে যাওয়া মোট হিসাবে মিশিয়ে না দিয়ে আলাদা সংখ্যা হিসেবে দেখানো হয়, আর ওভারটাইম সাধারণ ঘণ্টা থেকে আলাদা করেই রিপোর্ট হয়। বোনাস ও জরিমানা যুক্ত থাকে সংশ্লিষ্ট শিফটের সঙ্গে, আর যেখানে প্রযোজ্য সেখানে অসুবিধাজনক সময়ের জন্য বাড়তি রেট কাজ করে। কর্মঘণ্টার টেবিল যেহেতু প্রজেক্ট ও সময়কাল অনুযায়ী ফিল্টার হয় এবং পরিষ্কারভাবে এক্সপোর্ট হয়, চুক্তিভিত্তিক বিলিং ও বেতন দুটোই একই উৎস থেকে আসে, দুটি পরস্পরবিরোধী স্প্রেডশিট থেকে নয়।

ইস্পোর্টস টিম ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বেছে নেওয়া

যেকোনো প্ল্যাটফর্মকে বিচার করুন সেই দুটি জিনিস দিয়ে যা গ্রহণযোগ্যতা ঠিক করে। কাউকে জিজ্ঞেস না করেই কি একজন নিজের শিডিউল পাচ্ছেন, আর কোনো পরিবর্তন কি তাঁর কাছে এত দ্রুত পৌঁছাচ্ছে যে তিনি ব্যবস্থা নিতে পারেন? বাকি সব গৌণ, কারণ টিম যে শিডিউলে ভরসা রাখে না, এক মাসের মধ্যেই তার জায়গা নেয় পিন করা মেসেজ। দুটি রোস্টার চালানো গেমিং সংগঠনের ক্ষেত্রে এই পরীক্ষা যতটা খাটে, ছয়টি রোস্টারের ক্ষেত্রেও ততটাই, আর এ কারণেই বেশির ভাগ ইস্পোর্টস স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যার হইচই করে নয়, নিঃশব্দে ব্যর্থ হয়।

Shifton একটি ইস্পোর্টস সংগঠনের কর্মীবিষয়ক দিকটি শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত ঢেকে দেয়: দিন, সপ্তাহ ও মাসের ভিউতে শিফট শিডিউলিং, ওপেন শিফট ও অদলবদল, প্রাপ্যতা ও ছুটির আবেদন, বারবার ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেট, স্বয়ংক্রিয় বণ্টন, প্রতি ব্যক্তির টাইম জোন, বিরতিসহ টাইম ক্লক, বোনাস ও জরিমানা, মাল্টি-প্রজেক্ট কাঠামো এবং রিপোর্টিং, যা এই সবটাকে সংখ্যায় বদলে দেয়। এটি মানুষ ও ঘণ্টা সামলায়, ব্র্যাকেট বা সার্ভার নয়। টিমে দশজন পর্যন্ত এটি সময়ের সীমা ছাড়াই ফ্রি, যা ছোট সংগঠনকে পুরোপুরি ঢেকে দেয়, আর রোস্টার ও প্রোডাকশন টিম বড় হলে পেইড মডিউল গভীরতা যোগ করে। পরখ করার দ্রুততম উপায় হলো আগামী সপ্তাহটা টাইম জোনসহ এতে বসিয়ে দেখা, কতগুলো প্রশ্ন আর জিজ্ঞেস করা হচ্ছে না।